STT N m Số lƣợng tên sách Số lƣợng cuốn sách Tổng kinh phí (triệu đồng) 1 2008 121 2 150 100.649 2 2009 158 2.824 124.783 3 2010 192 4252 150.995 4 2011 408 7500 230.538 5 2012 265 5024 179.832 6 2013 310 6420 200.896
Biểu đồ 2.7: Kinh phí đầu tư phát triển nguồn lực thông tin
Với số liệu thống kê của các năm từ 2008 – 2013 chỉ ra rất rõ kinh phí bổ sung là khác nhau và kinh phí phân bổ cho các giai đoạn cũng khác nhau, tùy thuộc vào nhu cầu cũng nhƣ sự chỉ đạo của Nhà trƣờng. Năm 2011 kinh phí bổ sung tăng mạnh nhất do trƣờng đƣợc Bộ Y tế giao nhiệm vụ đăng cai tổ chức Hội nghị khoa học tuổi trẻ ngành y dƣợc cả nƣớc. Vì thế hoạt động thông tin thƣ viện cũng đƣợc tăng cƣờng đầu tƣ cùng với sự phát triển chung của nhà trƣờng.
Công tác thanh lý tài liệu
Đồng thời với việc chú trọng bổ sung chất lƣợng, tập trung vào các ngành mũi nhọn của trƣờng, thƣ viện thƣờng xuyên tổ chức thanh lọc tài liệu theo định kỳ
vào giữa tháng 7 hàng năm. Công tác này đƣợc thực hiện trong nhóm công tác nghiệp vụ thƣ viện triển khai khi sinh viên đã nghỉ hè, đòi hỏi khá nhiều công sức và thời gian của các cán bộ thƣ viện.
Việc thanh lọc đƣợc tiến hành kỹ càng, cẩn thận đối với các tài liệu có nội
dung cũ, không có giá trị sử dụng với bạn đọc nhƣ: các báo, tạp chí cũ, các tài liệu cũ nát, lâu năm, và đã có xuất bản mới thay thế. Danh mục các tài liệu thanh lý chủ yếu là các sách mà các số liệu thống kê về y tế không còn đƣợc sát thực và đã có các số liệu mới thay thế. Các tài liệu thanh lý đƣợc lập danh mục và xin ý kiến Nhà trƣờng để có thể cung cấp miễn phí cho bạn đọc nếu có nhu cầu. Ngoài ra, đây cũng đƣợc coi là nguồn tƣ liệu tham gia trao đổi hữu hiệu với các đầu mối trong hệ thống nếu có quan tâm đến các số liệu thống kê của các năm cũ. Thanh lý tài liệu giúp thƣ viện có thêm diện tích kho để bổ sung các tài liệu mới. Đó cũng là hình thức để nâng cao chất lƣợng vốn tài liệu ngày càng phong phú, đa dạng của Thƣ viện Trƣờng ĐHĐDNĐ
Tóm lại, công tác phát triển nguồn lực thông tin của Thƣ viện đƣợc đẩy mạnh, các nguồn tin đƣợc cập nhật tƣơng đối kịp thời. Những phƣơng thức bổ sung trên đã bƣớc đầu phát huy hiệu quả tốt tại Thƣ viện. Tuy nhiên, để có một nguồn lực thông tin phong phú và đa dạng, đáp ứng tốt hơn nữa nhu cầu tin của NDT, Thƣ viện cần đƣợc đầu tƣ nhiều hơn nữa về mọi mặt, đặc biệt là nâng cao trình độ của cán bộ làm công tác bổ sung, đẩy mạnh ứng dụng CNTT và truyền thông hiện đại, mở rộng quan hệ hợp tác với các cơ quan thông tin – thƣ viện khác trong và ngoài ngành. Trong giai đoạn đổi mới giáo dục hiện nay, để thực hiện lộ trình tiến tới đào tạo theo học chế tín chỉ, cần phải phát triển nguồn lực thông tin hơn nữa cả về số lƣợng và chất lƣợng.
2.2.2 Thực trạng hoạt động xử lí tài liệu của thư viện
Định nghĩa xử lý thông tin nói chung, xử lý tài liệu nói riêng: Là việc biến đổi thông tin từ dạng thức ban đầu thành dạng thức mới nhằm đáp ứng các nhiệm vụ của hoạt động thông tin.
Công tác xử lý nghiệp vụ bao gồm mô tả hình thức và mô tả nội dung tài liệu. Đây là hai khâu quan trọng trong hoạt động nghiệp vụ TT-TV. Tài liệu khi đã
thành tài sản của thƣ viện đều phải qua quá trình xử lý chuyên môn nghiệp vụ hoàn chỉnh mới đƣa ra phục vụ NDT. Mỗi tài liệu khi bổ sung vào thƣ viện phải đƣợc cán bộ bổ sung lựa chọn cho phù hợp với chiến lƣợc phát triển của thƣ viện (kế hoạch bổ sung và mục đích phục vụ). Bắt đầu nhập vào thƣ viện đến khi phục vụ độc giả, tài liệu phải qua tất cả các khâu xử lý nghiêp vụ theo một chu trình nhất định. Trong Thƣ viện, công tác nghiệp vụ cần đƣợc thực hiện một cách nhanh nhất để sớm đƣa tài liệu ra phục vụ độc giả nhƣng vẫn bảo đảm đúng kỹ thuật.
Tuy nhiên tại Thƣ viện, công tác xử lý tài liệu chủ yếu đƣợc thực hiện với các loại hình tài liệu truyền thống nhƣ sách, báo/tạp chí, luận án, báo cáo đề tài NCKH, ít xử lý với tài liệu điện tử dạng file word và pdf.
Sơ đồ 2.2: Quy trình xử lý thông tin tại Thư viện Trường ĐHĐDNĐ
* Công tác xử lí hình thức
Xử lý hình thức tài liệu là một khâu quan trọng trong quá trình xử lý tài liệu, cung cấp cho tài liệu một mô tả duy nhất, không mơ hồ, giúp cùng một lúc có thể xác định đƣợc tài liệu, sắp xếp chúng, đƣa chúng vào các hệ thống tra cứu và tìm kiếm các tài liệu đó.
Công tác xử lý tài liệu đƣợc thực hiện theo quy trình và phối kết hợp của các cán bộ thƣ viện trong các khâu. Khi tài liệu đƣợc về đến thƣ viện, cán bộ sẽ tiến hành nhập tài liệu vào sổ theo dõi (sổ đăng ký cá biệt và sổ tổng quát) để có thể quản lý đƣợc số lƣợng đầu tài liệu và số bản hiện có. Sau đó, cán bộ thƣ viện sẽ tiến hành biên mục tài liệu. Hiện nay, thƣ viện biên mục theo chuẩn ISBD (International Standart Bibliographic Description, mô tả theo chuẩn quốc tế ISBD). CBTV sẽ nhập vào biểu mẫu nhập tin. Các đăng ký cá biệt này sẽ đƣợc in ra và dán trực tiếp lên gáy của tài liệu, sau đó xếp lên giá của từng kho. Từ năm 2009 tài liệu đƣợc xử lý và lƣu trữ trong cơ sở dữ liệu (CSDL) trực tuyến OPAC của phần mềm thƣ viện Elib Lite do công ty cổ phần Viet THT cung cấp. Tài liệu sẽ đƣợc lựa chọn theo mức độ cấp thiết xử lý trƣớc nhƣ các tài liệu giảng dạy trong cùng kỳ học, các tài liệu là giáo trình cho sinh viên và học viên sau đó là các tài liệu tham khảo đƣợc biên mục và sử dụng phần mềm Elib Lite quản lý thƣ viện.
Phần mềm Elib Lite có khả năng tổ chức dữ liệu theo khổ mẫu MARC21, bạn đọc có thể truy cập theo nhiều điểm truy cập khác nhau và dễ dàng tìm thấy tài liệu. Với các trƣờng tác giả, tên tài liệu, từ khóa, năm xuất bản…
VD: Mô tả thƣ mục đƣợc tuân thủ theo quy tắc mô tả ISBD DV 0006069
DV 0006087
627
PHÙNG VĂN KHƢƠNG
Hƣớng dẫn quy trình ngƣời bệnh: Chăm sóc bệnh nhân đái tháo đƣờng / Phùng Văn Khƣơng, Phạm Văn Vĩnh .-H: Giáo dục, 2000 .- 248 tr ; Hình vẽ, 21cm
627 K PH-K
Trong thời gian qua, Thƣ viện đang tiến hành xây dựng kho luận văn số hóa, tiến hành số hóa một phần luận văn đó là phần mục lục và tóm tắt luận văn để cung cấp các thông tin gần nhất cho bạn đọc. Với hình thức số hóa này, bạn đọc có thể tra cứu tài liệu trên mục lục trực tuyến OPAC của thƣ viện một cách dễ dàng, tiện lợi.
Xử lí nội dung tài liệu là quá trình phân tích nội dung của tài liệu bao gồm các công việc: Phân loại tài liệu; định từ khoá; tóm tắt; chú giải,…nhằm đáp ứng nhu cầu tra cứu thông tin của ngƣời dùng tin.
Việc mô tả nội dung tài liệu có thể đƣợc thực hiện ở nhiều mức độ khác nhau. Tại Thƣ viện Trƣờng ĐHĐDNĐ, qui trình xử lí nội dung tài liệu chỉ dừng lại ở công việc: phân loại, định từ khoá, tóm tắt, chú giải, định kí hiệu xếp giá.
+ Định từ khoá
Là quá trình phân tích nội của tài liệu, từ đó cán bộ định từ khoá sẽ lựa chọn từ hoặc cụm từ phù hợp nhất với nội dung của tài liệu nói đến để mô tả nội dung của tài liệu. (Từ khoá là từ hoặc cụm từ ổn định, đơn nghĩa đƣợc sử dụng để mô tả nội dụng chính của tài liệu và để tìm tin trong hệ thống tìm tin của tƣ liệu).
Từ khoá đƣợc xác định phải phản ánh đúng chủ đề nội dung tài liệu, thông dụng, đúng đắn theo thuật ngữ khoa học; súc tích; ngắn gọn; chính xác; hiện đại; đơn nghĩa và khách quan. Để đạt đƣợc các yêu cầu này, đòi hỏi ngƣời làm công tác định từ khoá phải là ngƣời có sự hiểu biết sâu, rộng, có khả năng phân tích, tổng hợp thông tin.
Để mô tả nội dung tài liệu trong công tác định từ khoá, ta sử dụng ngôn ngữ định từ khoá tự do và ngôn ngữ định từ khoá có kiểm soát.
- Ngôn ngữ từ khoá tự do là: ngƣời xử lý tự suy xét và định từ khoá theo cách nhìn nhận chủ quan của chủ thể xử lý.
- Ngôn ngữ từ khoá kiểm soát là: sử dụng các phƣơng tiện kiểm soát từ để định từ khoá nhƣ: Bộ từ khoá của Thƣ viện Quốc gia; Từ điển Từ chuẩn chuyên ngành hoặc đa ngành, Bảng đề mục chủ đề…
Hiện nay, Thƣ viện Trƣờng Đ H Đ D N Đ đang sử dụng từ khoá tự do, tức là không dựa vào sự trợ giúp của các công cụ kiểm soát từ vựng.
+ Phân loại
Là công đoạn mô tả nội dung tài liệu, qua đó xác định đƣợc nội dung chính của tài liệu và đƣợc thể hiện bằng một thuật ngữ của khung phân loại.
Hiện nay, Thƣ viện không thực hiện định chủ đề và phân loại theo các bảng phân loại hiện đang phổ biến nhƣ BBK, DDC do chƣa thực sự phù hợp với tài liệu
chuyên ngành sâu trong y học. Thƣ viện Trƣờng ĐHĐDNĐ sử dụng bảng phân loại Đề mục chủ đề Y học do Viện Thông tin Thƣ viện y học Trung ƣơng biên soạn. Đây là bảng phân loại rất đơn giản và không phổ biến nên việc sử dụng khung phân loại này thực tế đã k h ô n g mang lại n h i ề u lợi ích cho Thƣ viện trong việc trao đổi và chia sẻ các nguồn dữ liệu biên mục sao chép qua mạng, gây khó khăn cho công tác tìm kiếm tài liệu.
Danh mục chủ đề
A.Y dƣợc học nói chung B.Quản lý, cận lâm sàng C.Lâm sàng
D.Các khoa học liên quan E.Tra cứu
F.Sách toàn văn
G.Bài nghiên cứu khoa học H.Luận văn/luận án
Hình 2.1: Giao diện phần mềm Elib - Lite
ww w. th em eg al le ry .co m Company Logo Tài khoản đã được đăng nhập
Trong từng chủ đề lại đƣợc chia nhỏ thành các lớp con theo các lĩnh vực nghiên cứu khoa học.
Hình 2.2: Các lớp con trong từng Đề mục chủ đề
Nhƣ vậy, trong bảng phân loại Đề mục chủ đề Y học thì các môn loại (lớp) cơ bản đƣợc tổ chức theo lĩnh vực nghiên cứu, là bộ công cụ mô tả nội dung đặc trƣng của ngành y tế. Ở lớp bao quát nhất của bảng phân loại đƣợc chia thành các lớp chính, kết hợp với nhau bao quát toàn bộ tri thức thế giới. Hơn nữa, Thƣ viện đã tổ chức phục vụ bạn đọc theo hình thức kho mở, tài liệu đƣợc sắp xếp theo môn loại khoa học, bạn đọc có thể trực tiếp tiếp xúc và khai thác tài liệu ngay tại kho, tạo ra hứng thú cho bạn đọc và đỡ mất công sức cho cán bộ thƣ viện.
Ngày nay, với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học kỹ thuật đã xuất hiện rất nhiều các ngành khoa học mới, các lĩnh vực nghiên cứu mới có liên quan đến y học. Tuy nhiên, bảng phân loại Đề mục chủ đề y học của Viện thông tin thƣ viện y học lại rất đơn giản, cấu trúc phân cấp chƣa chi tiết, cụ thể theo từng cấp nên chƣa phân
loại sâu từng lĩnh vực y tế, một số lớp vẫn còn đang bỏ trống. Ví dụ:
B.QUẢN LÝ, CẬN LÂM SÀNG B3.Quản lý, kinh tế y tế
Mới dừng lại ở việc phân chia thành các lớp chính và các phân lớp, chƣa phân loại thành các phân đoạn nhỏ trong quản lý y tế nhƣ: Quản lý hệ thống y tế, Quản lý trang thiết bị y tế, Quản lý hành chính nhà nƣớc, Quản lý dƣợc, Quản lý bệnh viện….
Qui trình phân loại của thư viện được thực hiện như sau:
+ Phân tích tài liệu nhằm xác định nội dung và hình thức tài liệu có tác dụng đối với đọc giả và ý nghĩa nghiên cứu khoa học. Trƣớc hết phải căn cứ vào trang tên sách, trên trang tên sách các yếu tố mô tả có tính chất thông tin sẽ giúp ta nắm sơ bộ về nội dung tài liệu đó, gồm các yếu tố: tên tác giả, tên tác phẩm, nhà xuất bản, năm xuất bản…
Lời giới thiệu, mục lục của sách phản ánh một cách tổng quát về nội dung của tài liệu, mục đích của tác giả, mối liên quan và các chủ đề trình bày trong tài liệu.
Nếu các yếu tố trên vẫn chƣa xác định đƣợc nội dung của tài liệu thì cần phải đọc chính văn.
+ Xác định vị trí môn loại: Trong giai đoạn này cán bộ phân loại phải nắm vững cơ cấu của bảng phân loại mà thƣ viện áp dụng, đặc biệt là vị trí và ký hiệu của những đề mục chính. Sau khi đã xác định tài liệu thuộc lĩnh vực tri thức nào thì dựa theo nguyên tắc cấu tạo của bảng phân loại từ tổng quát đến cụ thể đi tới đề mục cần thiết.
Khi đã xác định đƣợc nội dung tài liệu bao gồm những vấn đề gì ta có thể sử dụng ngay bảng tra chủ đề chữ cái để tìm những ký hiệu phân loại của chủ đề đó.
+ Định ký hiệu cho tài liệu. Để định ký hiệu cho tài liệu, cán bộ thƣ viện cần phải nghiên cứu kỹ bảng phân loại, nắm vững đặc điểm kết cấu của bảng phân loại. Sau khi xác định tài liệu đó thuộc môn loại chính rồi thì tiếp tục tra cứu trực tiếp trong bảng chính của khung phân loại ( ở bảng tra cứu chủ đề của khung phân loại
để tìm ra loại nhỏ thuộc môn loại lớn hơn mà cuốn sách đó đề cập tới để xác định chính xác ký hiệu của tài liệu.
VD về phân loại theo bảng phân loại Đề mục chủ đề Y học do Viện Thông tin Thƣ viện y học Trung ƣơng biên soạn mà Thƣ viện Trƣờng ĐHĐDNĐ
- Điều dƣỡng sản phụ khoa: C41
- Khoa học dinh dƣỡng và trí thông minh của trẻ: C9 - Món ăn cho ngƣời bệnh tim: C16
- Chữa bệnh tại nhà: triệu chứng và điều trị: E3 - Các bệnh hệ tiêu hóa: C18
- Phục hồi chức năng cho ngƣời bị tai biến : C42 ………..
Định từ khoá tài liệu
Trên cơ sở phân tích các thông tin đặc trƣng nội dung của tài liệu, các cán bộ xử lí thông tin xác định các khía cạnh nghiên cứu của tài liệu. Mỗi tài liệu đƣợc xác định bởi những khái niệm đặc trƣng cho nội dung tài liệu. Những khái niệm đó có thể là đối tƣợng mà tài liệu đề cập đến, phƣơng diện, công cụ tác động lên đối tƣợng, tính chất của đối tƣợng, phạm vi địa điểm, không gian, thời gian mà đối tƣợng đƣợc nghiên cứu,…
Sau khi xây dựng đƣợc các khái niệm, cán bộ xử lí thông tin tiến hành giản lƣợc các khái niệm sao cho cô đọng, ngắn gọn, xúc tích. Sau đó đối chiếu những khái niệm đó với danh mục từ trong Bộ từ khoá
Thực tế, tại Thƣ viện Trƣờng ĐHĐDNĐ, do trình độ xử lý nội dung của cán bộ biên mục chƣa cao, kiến thức về chuyên ngành y còn yếu nên dẫn tới tình trạng từ khóa vừa thừa vừa thiếu, thừa về số lƣợng và thiếu độ chính xác, các từ khoá trùng lặp không phản ánh đúng và sát nội dung tài liệu.
Thêm vào đó, do trình độ ngoại ngữ của cán bộ biên mục còn yếu, đặc biệt là tiếng anh chuyên ngành nên khi xử lý tài liệu ngoại văn gặp rất nhiều khó khăn trong dịch nhan đề và từ khóa, từ khóa dịch sai nghĩa cũng đồng nghĩa với việc không thể tìm ra tài liệu đó nếu chỉ dùng duy nhất một cách tìm.
Tóm tắt tài liệu