Nhƣ vậy, trong bảng phân loại Đề mục chủ đề Y học thì các môn loại (lớp) cơ bản đƣợc tổ chức theo lĩnh vực nghiên cứu, là bộ công cụ mô tả nội dung đặc trƣng của ngành y tế. Ở lớp bao quát nhất của bảng phân loại đƣợc chia thành các lớp chính, kết hợp với nhau bao quát toàn bộ tri thức thế giới. Hơn nữa, Thƣ viện đã tổ chức phục vụ bạn đọc theo hình thức kho mở, tài liệu đƣợc sắp xếp theo môn loại khoa học, bạn đọc có thể trực tiếp tiếp xúc và khai thác tài liệu ngay tại kho, tạo ra hứng thú cho bạn đọc và đỡ mất công sức cho cán bộ thƣ viện.
Ngày nay, với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học kỹ thuật đã xuất hiện rất nhiều các ngành khoa học mới, các lĩnh vực nghiên cứu mới có liên quan đến y học. Tuy nhiên, bảng phân loại Đề mục chủ đề y học của Viện thông tin thƣ viện y học lại rất đơn giản, cấu trúc phân cấp chƣa chi tiết, cụ thể theo từng cấp nên chƣa phân
loại sâu từng lĩnh vực y tế, một số lớp vẫn còn đang bỏ trống. Ví dụ:
B.QUẢN LÝ, CẬN LÂM SÀNG B3.Quản lý, kinh tế y tế
Mới dừng lại ở việc phân chia thành các lớp chính và các phân lớp, chƣa phân loại thành các phân đoạn nhỏ trong quản lý y tế nhƣ: Quản lý hệ thống y tế, Quản lý trang thiết bị y tế, Quản lý hành chính nhà nƣớc, Quản lý dƣợc, Quản lý bệnh viện….
Qui trình phân loại của thư viện được thực hiện như sau:
+ Phân tích tài liệu nhằm xác định nội dung và hình thức tài liệu có tác dụng đối với đọc giả và ý nghĩa nghiên cứu khoa học. Trƣớc hết phải căn cứ vào trang tên sách, trên trang tên sách các yếu tố mô tả có tính chất thông tin sẽ giúp ta nắm sơ bộ về nội dung tài liệu đó, gồm các yếu tố: tên tác giả, tên tác phẩm, nhà xuất bản, năm xuất bản…
Lời giới thiệu, mục lục của sách phản ánh một cách tổng quát về nội dung của tài liệu, mục đích của tác giả, mối liên quan và các chủ đề trình bày trong tài liệu.
Nếu các yếu tố trên vẫn chƣa xác định đƣợc nội dung của tài liệu thì cần phải đọc chính văn.
+ Xác định vị trí môn loại: Trong giai đoạn này cán bộ phân loại phải nắm vững cơ cấu của bảng phân loại mà thƣ viện áp dụng, đặc biệt là vị trí và ký hiệu của những đề mục chính. Sau khi đã xác định tài liệu thuộc lĩnh vực tri thức nào thì dựa theo nguyên tắc cấu tạo của bảng phân loại từ tổng quát đến cụ thể đi tới đề mục cần thiết.
Khi đã xác định đƣợc nội dung tài liệu bao gồm những vấn đề gì ta có thể sử dụng ngay bảng tra chủ đề chữ cái để tìm những ký hiệu phân loại của chủ đề đó.
+ Định ký hiệu cho tài liệu. Để định ký hiệu cho tài liệu, cán bộ thƣ viện cần phải nghiên cứu kỹ bảng phân loại, nắm vững đặc điểm kết cấu của bảng phân loại. Sau khi xác định tài liệu đó thuộc môn loại chính rồi thì tiếp tục tra cứu trực tiếp trong bảng chính của khung phân loại ( ở bảng tra cứu chủ đề của khung phân loại
để tìm ra loại nhỏ thuộc môn loại lớn hơn mà cuốn sách đó đề cập tới để xác định chính xác ký hiệu của tài liệu.
VD về phân loại theo bảng phân loại Đề mục chủ đề Y học do Viện Thông tin Thƣ viện y học Trung ƣơng biên soạn mà Thƣ viện Trƣờng ĐHĐDNĐ
- Điều dƣỡng sản phụ khoa: C41
- Khoa học dinh dƣỡng và trí thông minh của trẻ: C9 - Món ăn cho ngƣời bệnh tim: C16
- Chữa bệnh tại nhà: triệu chứng và điều trị: E3 - Các bệnh hệ tiêu hóa: C18
- Phục hồi chức năng cho ngƣời bị tai biến : C42 ………..
Định từ khoá tài liệu
Trên cơ sở phân tích các thông tin đặc trƣng nội dung của tài liệu, các cán bộ xử lí thông tin xác định các khía cạnh nghiên cứu của tài liệu. Mỗi tài liệu đƣợc xác định bởi những khái niệm đặc trƣng cho nội dung tài liệu. Những khái niệm đó có thể là đối tƣợng mà tài liệu đề cập đến, phƣơng diện, công cụ tác động lên đối tƣợng, tính chất của đối tƣợng, phạm vi địa điểm, không gian, thời gian mà đối tƣợng đƣợc nghiên cứu,…
Sau khi xây dựng đƣợc các khái niệm, cán bộ xử lí thông tin tiến hành giản lƣợc các khái niệm sao cho cô đọng, ngắn gọn, xúc tích. Sau đó đối chiếu những khái niệm đó với danh mục từ trong Bộ từ khoá
Thực tế, tại Thƣ viện Trƣờng ĐHĐDNĐ, do trình độ xử lý nội dung của cán bộ biên mục chƣa cao, kiến thức về chuyên ngành y còn yếu nên dẫn tới tình trạng từ khóa vừa thừa vừa thiếu, thừa về số lƣợng và thiếu độ chính xác, các từ khoá trùng lặp không phản ánh đúng và sát nội dung tài liệu.
Thêm vào đó, do trình độ ngoại ngữ của cán bộ biên mục còn yếu, đặc biệt là tiếng anh chuyên ngành nên khi xử lý tài liệu ngoại văn gặp rất nhiều khó khăn trong dịch nhan đề và từ khóa, từ khóa dịch sai nghĩa cũng đồng nghĩa với việc không thể tìm ra tài liệu đó nếu chỉ dùng duy nhất một cách tìm.
Tóm tắt tài liệu
Tóm tắt là quá trình xử lý ngữ nghĩa và viết tóm tắt nội dung của tài liệu nhằm mục đích thông tin cho ngƣời sử dụng nội dung của tài liệu đƣợc tóm tắt. Đây là khâu rất quan trọng và cần thiết giúp NDT có thể rút ngắn thời gian tra tìm tài liệu thông qua một bài tóm tắt ngắn gọn, súc tích phản ánh đầy đủ nội dung tài liệu. Tại Thƣ viện, công tác này mới chỉ thực hiện đối với sách, bài trích tạp chí, luận án và đề tài NCKH. Điểm đáng chú ý là thƣ viện đã chuẩn hóa đƣợc phƣơng pháp làm tóm tắt bài báo khoa học theo quy định của Ủy ban quốc tế các nhà biên tập Tạp chí Y học (ICMJE). Theo Ủy ban này, tóm tắt nên cung cấp các bối cảnh hoặc nền tảng cho nghiên cứu và nên nêu rõ mục tiêu của nghiên cứu, các thủ tục cơ bản (bao gồm lựa chọn các đối tƣợng nghiên cứu hoặc động vật thí nghiệm, phƣơng pháp quan sát hoặc phân tích), kết quả (có tác động đặc biệt và ý nghĩa thống kê, nếu có) và kết luận. Định dạng và chiều dài cần thiết cho tóm tắt khác nhau giữa các tài liệu
Tóm tắt bài báo khoa học thƣờng có 2 định dạng: tóm tắt không có cấu trúc đƣợc sử dụng cho các bài viết nhƣ: báo cáo ca lâm sàng, nhận xét kỹ thuật, bài tổng quan, bài bình luận theo yêu cầu và tiểu luận minh họa bằng hình ảnh, bài xã luận, thƣ gửi ban biên tập và các loại bài báo khác. Tóm tắt có cấu trúc với các bài nghiên cứu.
Với các bài báo tổng quan tiến hành làm tóm tắt dƣới dạng không cấu trúc, theo thể loại tóm tắt thông tin nhƣ đã trình bày ở trên. Độ dài tóm tắt giới hạn trong khoảng 150-200 từ.
Với các bài báo nghiên cứu: tiến hành làm tóm tắt dƣới dạng có cấu trúc, thƣờng gồm 5 mục: đặt vấn đề, mục đích (mục tiêu), vật liệu và phƣơng pháp (hoặc đối tƣợng và phƣơng pháp), kết quả và kết luận. Độ dài tóm tắt giới hạn trong khoảng 200-300 từ.
Tóm tắt đối với luận án, chuyên khoa II và đề tài NCKH thực hiện nhƣ với bài báo nghiên cứu nhƣng độ dài lớn hơn là từ 400-500 từ.
Tính đến thời điểm hiện tại, thƣ viện đã làm tóm tắt đƣợc 1.735 bài trích của 36 tạp chí y học.
Kết quả của hoạt động xử lí tài liệu:
Dựa vào tính chất hoạt động tại các cơ quan thông tin - thƣ viện thì sản phẩm thông tin - thƣ viện là kết quả của quá trình xử lý thông tin do cá nhân/tập thể thực hiện nhằm thỏa mãn nhu cầu của NDT. Quá trình đó bao gồm: phân loại, biên mục, định từ khóa, tóm tắt…cũng nhƣ quá trình phân tích, tổng hợp thông tin.
Các sản phẩm do Thƣ viện Trƣờng ĐHĐDNĐ tạo lập gồm :
Hệ thống mục lục truyền thống
Đây là sản phẩm đƣợc thƣ viện xây dựng từ lâu. Mục lục, danh mục tài liệu của thƣ viện đƣợc thể hiện trên các phiếu ( phích ), đƣợc sắp xếp theo một trình tự nhất định phản ánh vốn tài liệu của thƣ viện.
Mục lục truyền thống của Thƣ viện Trƣờng ĐHĐDNĐ đƣợc phân chia theo loại hình tài liệu và ngôn ngữ tài liệu. Trong từng loại, dạng tài liệu và ngôn ngữ đó, các phiếu mô tả đƣợc sắp xếp và xây dựng thành hệ thống mục lục truyền thống: mục lục chữ cái và mục lục phân loại. Hiện tại, Thƣ viện đang sử dụng bảng quy tắc mô tả ISBD và áp dụng bảng phân loại đề mục chủ đề y học của Viện thông tin y học trung ƣơng trong xử lý tài liệu và xây dựng các loại mục lục.
+ Mục lục chữ cái: là loại mục lục trong đó các phiếu đƣợc sắp xếp theo một trật tự vẫn chữ cái tên tác giả hoặc theo tên tài liệu.
+ Mục lục phân loại: là mục lục, trong đó các phiếu mô tả đƣợc sắp xếp theo trật tự môn loại tri thức đƣợc trình bày trong tài liệu
Thư mục
Thƣ mục là một sản phẩm thông tin, thƣ viện mà phần chính là tập hợp các biểu ghi thƣ mục (có/không có tóm tắt/chú giải) đƣợc sắp xếp theo một trật tự xác định phản ánh các tài liệu có chung một/một số dấu hiệu về nội dung và/hoặc hình thức.
Hiện nay, thƣ viện trƣờng ĐHĐDNĐ đã tạo lập các loại thƣ mục:
- Thƣ mục giới thiệu sách mới
Thƣ mục giới thiệu sách mới đƣợc tổ chức biên soạn thƣờng xuyên khi có những đợt tài liệu mới nhập về. Tài liệu sau khi đƣợc xử lý hoàn chỉnh sẽ đƣợc nhập vào CSDL. Qua CSDL Phòng nghiệp vụ sẽ tổ chức thành những bản Thƣ mục
giới thiệu sách mới. Trong các bản Thƣ mục giới thiệu sách mới tài liệu sẽ đƣợc sắp xếp theo môn loại/lĩnh vực.
Thƣ mục sách mới tại Thƣ viện chỉ phản ánh tài liệu mới, mang tính thông báo, không có lời nói đầu, không có mục lục, không có bảng tra. Tuy nhiên, nhờ có thƣ mục này mà tài liệu mới đƣợc bổ sung về thƣ viện đƣợc phổ biến đầy đủ, kịp thời tới NDT trong Trƣờng ĐHĐDNĐ, giúp họ nhanh chóng tiếp cận đƣợc những tài liệu cần thiết phục vụ cho học tập, giảng dạy và nghiên cứu khoa học.
Ngày nay, khi mà lƣợng thông tin lớn nói chung và thông tin Y tế nói riêng đƣợc sản sinh ra hàng ngày, hàng giờ thì việc thƣờng xuyên bổ sung tài liệu mới của thƣ viện là một yêu cầu tất yếu. Và nhiệm vụ của thƣ viện là phải làm sao giúp NDT tiếp cận đƣợc sớm nhất những tài liệu mới đó để họ có thể sử dụng cho các mục đích khác nhau của mình. Hiện tại, các thƣ mục này ngoài bản in còn đƣợc tải lên mạng internet giới thiệu trên trang web của Trƣờng.
- Thƣ mục tóm tắt luận án, luận v n:
Đây là loại thƣ mục tóm tắt một cách có hệ thống các luận án, luận văn tại Thƣ viện Trƣờng ĐHĐDNĐ theo chuyên ngành và đƣợc trình bày ngắn gọn, cô đọng, chính xác. Nó là công cụ hữu ích giúp đông đảo các cán bộ, giảng viên, học, viên cao học và những sinh viên năm cuối của Trƣờng tra cứu và tìm kiếm tài liệu.
- Thƣ mục chuyên ngành:
Thƣ viện đã biên soạn phục vụ kịp thời, phản ánh những sự kiện, vấn đề của tình hình y tế. Hiện nay, thƣ viện đã biên soạn đƣợc một số thƣ mục chuyên đề nhƣ:
+ Thƣ mục chuyên đề về điều dƣỡng + Thƣ mục về y học cổ truyền
+ Thƣ mục về chăm sóc sức khỏe cho ngƣời bệnh + Thƣ mục về chăm sóc sức khỏe sinh sản
Tuy nhiên, trong xu thế hợp tác liên kết và chia sẻ nguồn lực thông tin ngày nay, việc biên soạn các bản mục lục liên hợp, trao đổi thƣ mục giữa các thƣ viện trƣờng đại học là rất cần thiết, đặc biệt là ở các thƣ viện có cùng chuyên ngành đào tạo. Nhƣng vấn đề hợp tác chia sẻ hiện vẫn chƣa đƣợc thƣ viện trƣờng ĐHĐDNĐ
quan tâm một cách thích đáng, chƣa có sự phối hợp với các thƣ viện khác để biên soạn các thƣ mục liên hợp.
Cơ sở dữ liệu
Cơ sở dữ liệu thƣ mục chứa các thông tin giúp bạn đọc thông qua nó để tra cứu đến tài liệu gốc. Khả năng truy nhập thông tin qua các CSDL trở nên đa dạng và phong phú hơn nhiều lần so với qua các bộ máy tra cứu truyền thống ( hệ thống mục lục, bản thƣ mục, hộp phiếu dữ kiện…). Ngoài ra nhờ các loại CSDL khác nhau mà có thể thoả mãn đƣợc không chỉ nhu cầu tra cứu thông tin, mà còn cả nhu cầu về chính bản thân thông tin (CSDL dữ kiện, CSDL toàn văn…).
Xét theo tính chất phản ánh thông tin về đối tƣợng, CSDL bao gồm: CSDL thƣ mục, CSDL dữ kiện, CSDL toàn văn.
Hiện nay, Thƣ viện Trƣờng ĐHĐDNĐ đang xây dựng đƣợc các CSDL thƣ mục và CSDL điện tử, bao gồm:
- CSDL sách gồm các biểu ghi về các tài liệu dạng sách với 1.735 biểu ghi. - CSDL toàn văn luận án, luận văn: 118 Biểu ghi
- CSDL sách điện tử: 122 Biểu ghi
Website của thư viện:
Là một phần của trang web của Trƣờng ĐHĐDNĐ, trang web của Thƣ viện
ở địa chỉ http://www.ndun.edu.vn/ là cổng thông tin giúp bạn đọc hiểu hơn về thƣ
viện cũng nhƣ là đầu mối thông tin của rất nhiều nguồn tin y tế trực tuyến có chất lƣợng cao trong và ngoài nƣớc. Thƣ viện đã bắt đầu xây dựng CSDL thƣ mục và đƣa lên trang web phục vụ NDT tra cứu tài liệu trực tuyến. Ở đây, các thông tin về danh mục sách mới, các sản phẩm và dịch vụ của thƣ viện cũng đƣợc giới thiệu tạo thuận lợi cho công tác tra cứu và tìm kiếm thông tin của bạn đọc mọi nơi mọi lúc. Thông qua trang web của thƣ viện, các chức năng, nhiệm vụ của thƣ viện đƣợc nêu rất rõ.
Đặc biệt, trang web của thƣ viện có các thông tin chung về các dịch vụ có trong Thƣ viện, các nguồn tƣ liệu, cách thức hỗ trợ bạn đọc, dự án hợp tác và liên kết web tới các khối các trƣờng Y – Dƣợc, các báo điện tử đƣợc liên kết đến để bạn
đọc có thể tra cứu và sử dụng, khai thác tối đa các ngồn tin. Với giao diện thân thiện, ở đây bạn đọc không chỉ truy cập đƣợc đến CSDL trực tuyến của thƣ viện mà còn có thể truy cập đến các CSDL thƣ mục và các CSDL toàn văn sách điện tử và CSDL luận văn, các nguồn tin điện tử trong và ngoài nƣớc. (xem phụ lục 3).
2.2.3 Công tác tổ chức kho và bảo quản tài liệu
* Công tác tổ chức kho tài liệu
Mỗi loại hình kho đều phải phù hợp với đặc điểm vốn tài liệu và đặc điểm nhu cầu tin của ngƣời sử dụng và mỗi thƣ viện khác nhau thì vấn đề tổ chức kho tài liệu cũng khác nhau. Tổ chức kho phụ thuộc vào loại hình, nhiệm vụ của thƣ viện, phụ thuộc vào thành phần vốn tài liệu, số lƣợng và đối tƣợng bạn đọc. Căn cứ vào đặc điểm của mình, Thƣ viện Trƣờng ĐHĐDNĐ đã tổ chức sắp xếp vốn tài liệu của mình thành những kho khác nhau.
Căn cứ vào các đặc điểm và thành phần vốn tài liệu của Thƣ việnTtrƣờng ĐHĐDNĐ đƣợc tổ chức theo sơ đồ sau:
Sơ đồ 2.3: Tổ chức kho tài liệu Thư viện Trường ĐHĐDNĐ
Tổ chức kho tài liệu ở Thƣ viện Trƣờng đại học ĐDNĐ Kho đóng Kho mở Phòng mƣợn giáo trình Phòng mƣợn sách tham khảo Phòng đọc Giáo viên Phòng đọc Sinh viên Phòng đọc báo/tạpchí
Tổ chức kho đóng:
Mặc dù kho mở ngày càng chiếm ƣu thế nhƣng những ƣu điểm của kho đóng