2.2. Hiện trạng ứng dụng thành tựu khoa học và công nghệ trong công tác
2.2.1. Ứng dụng trong bảo quản dự phòng (bảo quản ngăn ngừa)
Từ năm 1993, Thư viện Quốc gia Việt Nam đã được nhà nước đầu tư 75
tỷ đồng (khoảng 5 triệu đô la) để xây dựng và cải tạo lại trụ sở lẫn trang thiết bị để trở thành một thư viện hiện đại. Trong đó vấn đề bảo quản dự phịng đã được quan tâm, thư viện đã trang bị nhiều thiết bị chuyên dụng phục vụ cho công tác bảo quản tài liệu.
2.2.1.1. Hạn chế tác động của môi trƣờng tự nhiên
Hạn chế sự tác động của môi trường tự nhiên là việc quản lý mơi trường bên trong và bên ngồi của nơi mà vốn tài liệu được lưu giữ, sử dụng và trưng bày sao cho đảm bảo được sự tồn tại lâu dài của vốn tài liệu. Việc bảo quản dự phịng liên quan đến việc tạo ra một mơi trường tốt, sử dụng kiến thức đúng đắn và tốt nhất để ngăn ngừa và duy trì tài liệu tránh khỏi những nguyên nhân gây ra sự xuống cấp, hư hại bên trong và bên ngồi tài liệu. Đó là hạn chế sự tác động của nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng, bụi bẩn.
Các loại hình tài liệu khác nhau được phân chia vào các kho khác nhau như: kho sách, kho báo tạp chí, kho tài liệu Đơng Dương, kho tài liệu Hán Nôm để thuận tiện cho cán bộ thư viện làm vệ sinh kho và quản lý tài liệu trong kho.
- Để hạn chế sự tác động của nhiệt độ bên ngoài: Thư viện Quốc gia đang sử dụng hệ thống điều hòa nhiệt độ sử dụng cho toàn bộ các kho tài liệu, giá trị nhiệt độ dao động từ 18 độ C đến 23 độ C, do đó tồn bộ các kho tài liệu luôn được trong nhiệt độ tốt nhất cho việc bảo quản tài liệu.
- Để kiểm soát nhiệt độ và độ ẩm trong kho,Thư viện Quốc gia Việt Nam sử dụng thiết bị TWPI, nhờ thiết bị điện tử này mà chỉ số về nhiệt độ và độ ẩm tương đối trong kho được hiển thị trực tiếp trên màn hình, nhìn vào đó ta có thể theo dõi được sự thay đổi về nhiệt độ do tác động của thời tiết mà điều chỉnh nhiệt độ và độ ẩm trong kho tài liệu quý hiếm, để cho môi trường bên trong kho tài liệu này luôn ổn định ở mức tốt nhất. Thiết bị này, được đặt tài các kho như: kho tài liệu Hán Nôm, kho tài liệu Đông Dương, kho vi phim.
- Để hạn chế tác động của ánh sáng bên ngoài: thư viện đã sử dụng rèm che ở các cửa sổ, có màu sáng (màu đồng nhạt). Kính được lắp đặ ở các cửa sổ có khả năng hạn chế tia cực tím.
- Để tạo sự lưu thơng khơng khí thư viện đã lắp đạt nhiều quạt thơng gió trong trường hợp hệ thống điều hịa khơng được sử dụng.
- Đối với vấn đề ánh sáng trong kho, ở các hành lang, trước đây Thư viện Quốc gia đã lắp đặt hệ thống đèn halogen trong kho sách để chiếu sáng. Trong q trình sử dụng thư viện nhận thấy có nhiều bất tiện, mỗi một kho tài liệu được lắp đặt rất nhiều đèn nhưng chỉ có một cơng tắc gây lãng phí trong q trình sử dụng và các bóng đèn nhanh hỏng (bị cháy). Hiện nay Thư viện sử dụng đèn huỳnh quang để thay thế cho hệ thống đèn halogen.
2.2.1.2. Ngăn chặng sự xâm hại của vi sinh vật và côn trùng
Bên cạnh việc duy trì điều kiện khí hậu tiêu chuẩn và ổn định, để kiểm sốt hoạt động của các sinh vật có hại cho kho tài liệu, Thư viện Quốc gia Việt Nam thực hiện bằng nhiều cách khác nhau.
- Từ nhiều năm nay Thư viện Quốc gia đã ký hợp đồng với Viện Khoa học Lâm nghiệp Trung ương phòng chống mối mọt cho các kho sách báo, nhà cửa ở thư viện, sử dụng các phương pháp hóa sinh, biện pháp này là cách chống mối mọt tận gốc, toàn diện cho thư viện và không gây ô nhiễm môi trường.
- Lắp đặt các cửa ra vào và cửa sổ khít với khung cửa, để các sinh vật có hại khơng vào được kho sách. Thư viện cũng sử dụng bẫy dính cơn trùng và các hóa chất để đuổi và diệt cơn trùng. Đối với các loại bẫy, thư viện đang sử dụng nhiều nhất là loại bẫy dính cơn trùng gồm các loại: dạng phẳng, dạng chữ nhật, dạng dạng hình liều.
- Phương pháp sử dụng hóa chất, thư viện tiến hành đặt các tấm giấy có phủ lớp băng phiến trên bề mặt trong các trang sách, sử dụng viên thuốc hóa học để đánh bả và hun trùng tài liệu.
- Bên cạnh giá sách thông thường các kho tài liệu được trang bị hệ thống kho nén để gìn giữ và bảo vệ tài liệu tránh những nhân tố ảnh hưởng tiêu cực như ánh sáng, bụi bẩn, côn trùng,…
2.2.1.3. Phòng chống thiên tai, hỏa hoạn
Thiên tai như bão lụt, động đất, sóng thần và hỏa hoạn,…có sức phá hoại tài liệu ghê gớm. Khi thiên tai xảy ra, không chỉ một số tài liệu mà thông thường
một bộ phận lớn tài liệu hoặc toàn bộ kho tài liệu đều có nguy cơ bị phá hủy nghiêm trọng.
Năm 1998, Thư viện Quốc gia Việt Nam đã xảy ra một vụ cháy xuất phát tại phịng đọc Microfilm. Được lực lượng có mặt tại chỗ tích cực cứu chữa kịp thời, cùng với sự tăng cường nhanh chóng của lực lượng phịng cháy chữa cháy của Công an thành phố, Công an quận, Công an phường nên đã hạn chế được thiệt hại. Tuy khơng có thiệt hại đáng kể về người và tài sản, nhưng đây cũng là bài học kinh nghiệm quý giá để Thư viện Quốc gia Việt Nam và các thư viện khác cần quan tâm hơn nữa đến công tác bảo quản, tránh gây ra những hậu quả đáng tiếc phá hủy kho tàng xuất bản phẩm của dân tộc.
Để phòng chống những thiệt hại do thiên tai gây ra đối với vốn tài liệu, Thư viện Quốc gia Việt Nam ngoài những vấn đề mang yếu tố con người thì cũng đã có các biện pháp:
- Cải tạo và xây dựng lại tồn bộ tịa nhà kiên cố, chắc chắn, sàn nhà được nâng lên cao. Các kho tài liệu đều được bố trí từ tầng 2 đến tầng 5 tịa nhà trung tâm của thư viện, việc bố trí các kho sách ở trên cao sẽ bảo vệ được tài liệu, tránh bị hư hỏng do nguyên nhân lụt lội.
Hỏa hoạn là mối nguy hiểm thường trực và đáng lo ngại nhất của Thư viện Quốc gia Việt Nam nói riêng và các thư viện nói chung. Vì vậy, Thư viện ln chú trọng cơng tác phịng cháy chữa cháy:
- Trang bị hệ thống báo cháy và chữa cháy tự động trong kho sách
- Thường xuyên kiểm tra, bảo dưỡng, thay thế các thiết bị của hệ thống báo cháy tự động theo định kỳ.
- Tuần tra, phát hiện dấu hiệu của hỏa hoạn để ngăn chặn kịp thời.
- Kiểm tra hệ thống điện, hạn chế, thủ tiêu những nguyên nhân có thể gây ra cháy nổ.
2.2.1.4. Hạn chế sự lão hóa của tài liệu
Thư viện Quốc gia ngoài việc tạo cho tài liệu một mơi trường lưu trữ tốt thì vẫn chưa có biện pháp nào khác để hạn chế sự tự lão hóa của tài liệu.
2.2.1.5. Loại trừ tác động xấu của con ngƣời
Những hành động xấu của con người đối với tài liệu cũng là nguyên nhân phá hỏng tài liệu hoặc đẩy nhanh quá trình hư hỏng tài liệu. Yếu tố con người tác động xấu lên tài liệu ở đây gồm 2 đối tượng chủ yếu đó là cán bộ thư viện – những người trực tiếp quản lý vốn tài liệu và bạn đọc của thư viện.
Thư viện Quốc gia đã xây dựng nội quy mang tính bắt buộc đối với cán bộ thư viện và bạn đọc trong q trình làm việc tại các phịng đọc và các kho sách như: khơng được mang các chất độc hại, có nguy cơ gây cháy nổ vào thư viện, không được mang đồ ăn thức uống vào kho tài liệu và phịng đọc, khơng được hút thuốc là trong phịng đọc, khơng được viết vẽ lên tài liệu thư viện, không được lấy cắp tài liệu, xé trang tài liệu hoặc hình ảnh trong tài liệu,…Cán bộ thư viện và bạn đọc buộc phải tuân theo các nội qui, quy định được đặt ra trong quá trình làm việc và sử dụng thư viện.
Trong năm 1998, Thư viện Quốc gia Việt Nam đã bị mất một số cuốn sách có giá trị, trong đó chỉ có 3 cuốn xác định được kẻ gian đang tìm cách mang tài liệu ra ngồi (02/08/2008), số sách cịn lại đều khơng xác định được thời điểm mất.
Một số biện pháp đảm bảo an ninh cho bộ sưu tập tài liệu Thư viện Quốc gia Việt Nam:
- Sử dụng các loại khóa, then và bản lề an toàn.
- Lắp lưới, song sắt vào các cửa sổ xung quanh tòa nhà phục vụ bạn đọc. - Sử dụng cổng từ để kiểm soát bạn đọc mang tài liệu ra, vào thư viện. Tháng 05 năm 2002, cùng với việc khai trương phòng đọc tự chọn sách tiếng Việt, thư viện đã trang bị hệ thống an ninh tự động – hệ thống camera được lắp đặt trong các phòng đọc, hành lang và các vị trí khác trong khn viên thư viện nhằm phát hiện đột nhập kịp thời và hỗ trợ xác định đối tượng khả nghi. Màn hình theo dõi được đặt tại phịng bảo vệ của thư viện.
đa phương tiện (Multimedia). Các thiết bị an ninh được sử dụng để hỗ trợ cán bộ thư viện quản lý tài liệu thư viện. Cho đến nay, việc mất cắp tài liệu số (CD, DVD) chưa hề xảy ra.