Thư viện Quốc gia Việt Nam đã xây dựng kế hoạch và quy trình bảo quản, tuy nhiên do nhiều ngun nhân làm cho tính hồn thiện và hệ thống của quy trình chưa thực sự được đảm bảo ở nhiều phương diện.
Quy trình bảo quản tài liệu tại Thư viện Quốc gia Việt Nam cần tuân theo các quy chuẩn bảo quản như sau:
Quy định chuẩn về điều kiện môi trường cho các loại tài liệu như sau: [18, tr.118 - 194].
- Về kiểm soát nhiệt độ và độ ẩm tƣơng đối.
Kiểm soát được nhiệt độ và độ ẩm tương đối là rất quan trọng trong công tác bảo quản tài liệu thư viện. Sự dao động lên xuống thất thường về nhiệt độ và độ ẩm tương đối cũng gây ra tác hại xấu cho tài liệu. Do đó quy định chuẩn để kiểm sốt chúng ln đi song song với nhau.
+ Đối với giấy và các loại tài liệu truyền thống khác: Theo tiêu chuẩn:
ISO NP 11799 – Yêu cầu lưu trữ đối với tài liệu thư viện và lưu trữ ISO/TC46 SC 10 - Yêu cầu lưu trữ đối với tài liệu thư viện và lưu trữ.
Vật liệu Dải nhiệt độ Dải độ ẩm tƣơng đối
Giấy 13 - 200 C 45% - 55%
Giấy da 13 - 200 C 45% - 55%
Da và các loại khác 13 - 200 C 45% - 55%
Bảng 7 – Môi trường tiêu chuẩn lưu trữ tài liệu giấy, giấy da, da và các loại khác.
Giấy, giấy da, da và các loại tài liệu truyền thống khác nên được lưu trữ trong dải nhiệt độ từ 13 – 20 độ C và độ ẩm tương đối là 45 % - 55%.
+ Đối với tài liệu ảnh: Theo tiêu chuẩn: ISO 3897 - ảnh – lưu trữ
Loại Nhiệt độ ±/24h ±/năm Độ ẩm tƣơng đối ±/24h ±/năm
Ảnh chụp
Phim âm bản <180C 10C 20C 30% - 40% 5% 5% ảnh đen trắng <180C 10C 20C 30%-40% 5% 5% Phim Nitrate <110C 10C 20C 30%-40% 5% 5% Phim âm bản màu <20C 10C 20C 30%-40% 5% 5% Phim màu <20C 10C 20C 30%-40% 5% 5% Ảnh màu <20C 10C 20C 30%-40% 5% 5%
Ảnh động
Phim màu -50C 10C 20C 30%-40% 2% 5%
Phim đen trắng <160C 10C 20C 30%-40% 2% 5% Phim nitrate đen trắng 40
C 10C 20C 30%-40% 2% 5% Vi phim đen trắng <180C 10C 20C 30%-40% 5% 5%
Tài liệu ảnh, được chia thành 2 dạng, ảnh chụp và ảnh động. Đối với ảnh chụp môi trường lưu trữ phù hợp là: nhiệt độ dưới 18 độ C, mức dao động 1 độ C trong ngày và 2 độ C trong năm, độ ẩm tương đối là 30 – 40%, mức dao động 5% trong ngày và năm.
+ Đối với tài liệu nghe nhìn: Theo tiêu chuẩn IASA TC03 - Bảo quản di
sản nghe nhìn
Kho Nhiệt độ ±/24h ±/năm Độ ẩm tƣơng đối ±/24h ±/năm Kho lưu trữ 50
C- 100C 10C 30C 30% 5% 5%
Khosử dụng ~200
C 10C 30C 40% 5% 5%
Bảng 9 – Môi trường tiêu chuẩn lưu trữ tài liệu nghe nhìn
Tài liệu nghe nhìn sẽ có 2 tiêu chuẩn khác nhau, đối với kho lưu trữ nhiệt độ thích hợp là 5 – 10 độ C, mức dao động 1 độ C trong ngày và 3 độ C trong năm, độ ẩm tương đối là 30%, mức dao động là 5 % cho cả ngày và năm. Đối với kho sử dụng, nhiệt độ thích hợp khoảng 20 độ C, độ ẩm 40%, mức dao động của nhiệt độ và độ ẩm trong ngày và năm tương tự như kho lưu trữ.
+ Đối với tài liệu từ tính:
Theo tiêu chuẩn: IASA TC03 - Bảo quản di sản nghe nhìn SMPTE RP 190-1996 - Bảo quản băng từ
Kho Nhiệt độ ±/24h ±/năm Độ ẩm tƣơng đối ±/24h ±/năm Kho lưu trữ 50C- 100C 10C 30C 30% 5% 5% Khosử dụng ~200
C 10C 30C 40% 5% 5%
Bảng 10 – Môi trường tiêu chuẩn lưu trữ tài liệu từ tính + Đối với tài liệu quang học: Theo tiêu chuẩn:
ISO DP 10090 - Tiêu chuẩn trao đổi thông tin trên đĩa quang AES xy-xxxx - Tiêu chuẩn bảo quản đĩa quang
Tài liệu Nhiệt độ ±/24h ±/năm Độ ẩm tƣơng đối ±/24h ±/năm
Đĩa quang ~200C 10C 30C 40% 5% 5%
Bảng 11 – Môi trường tiêu chuẩn lưu trữ tài liệu quang học
- Về kiểm soát ánh sáng.
Theo IFLA, Quy định chuẩn trong việc kiểm soát ánh sáng đối với các loại tài liệu như sau:
Cường độ ánh sáng sử dụng dao động từ 50 - 300 lux. Trong đó:
Tia cực tím: tốt nhất là 0 và khơng được vượt quá 75 àW/lumen.
Với những tài liệu được triển lãm, ánh sáng chiếu trực tiếp lên bề mặt tài liệu cần phải thấp, dao động trong khoảng 50-70 lux trong 8 giờ trưng bày.
- Về kiểm sốt chất lƣợng khơng khí.
Các chất ơ nhiễm cũng góp phần đáng kể làm hư hỏng các tài liệu lưu trữ. Hai dạng ơ nhiễm chính là dạng khí và dạng bụi.
- Các loại khí gây ơ nhiễm chủ yếu là khí đi-ơ-xít sunfuarơ, ơxít nitơ, pê- rơ-xít và ơ-zơn-catalyze. Các chất khí này xúc tiến các phản ứng hóa học có hại dẫn đến việc hình thành acid trong các tư liệu lưu trữ.
Theo quy định của Cục lưu trữ Nhà nước, kho tài liệu cần ln duy trì lượng gió lưu thơng trong kho, với tốc độ 5m/giây. Lưu lượng gió luân chuyển khoảng từ 1-8 lần thể tích kho trong 1 giờ. Chế độ khí độc hại trong kho phải hạn chế ở mức tiêu chuẩn: + Khí sunfuarơ: <0,15mg/m3 + Khí ơxít nitơ: <0,1 mg/m3 + Khí CO2 : <0,15mg/m3 Địa điểm Cƣờng độ ánh sáng thích hợp Phịng đọc 200 - 300 lux Kho lưu trữ 50 - 200 lux
- Các chất ô nhiễm dạng bụi chủ yếu bao gồm bồ hóng, muội than, các chất bụi mài mòn, bụi đất và các loại vật liệu bị biến dạng.
- Vật liệu phù hợp cho việc lƣu giữ và trƣng bày tài liệu.
Việc sử dụng những vật liệu thích hợp trong lưu giữ và bảo quản vốn tài liệu là hồn tồn cần thiết. Có thể việc lựa chọn và sử dụng hệ thống các giá, khoang và tủ trưng bày. Vật liệu đó thường phải đáp ứng các tiêu chuẩn sau:
+ Có tính trơ và khơng bốc hơi. Tính chất khơng bay hơi có thể ví dụ
qua hợp chất MDF với thành phần chính tạo thành là gỗ, nó từng được sử dụng để làm giá chứa tài liệu. Tuy nhiên trong thành phần của nó có khoảng hơn 10% các chất phụ gia trong đó có cả formadelhyt là chất ảnh hưởng tiêu cực đến tài liệu.
+ Vật liệu để sản xuất giấy phải khơng có chứa acid. Thành phần lignin
thực chất là acid hữu cơ có trong các thành phần giấy sẽ tạo nên độ acid vì vậy cần phải hạn chế thành phần này. Các chất tẩy trắng giấy gồm: clo, kiềm cũng có thể làm cho giấy bị acid hóa.
Nên sử dụng các lớp bảo vệ bằng plastic như màng phim Mylar trong trưng bày triển lãm tài liệu.
Vật liệu lưu giữ sử dụng loại giá bên ngoài có phủ lớp kim loại đang được sử dụng phổ biến với cả hai loại: giá trưng bày, giá nén và một số loại giá chuyên dụng khác dành cho bản đồ và sơ đồ.
Đối với dạng vật liệu lưu giữ các băng, đĩa thì nhất thiết khơng được nhiễm từ.
Bên cạnh các vấn đề liên quan đến chất lượng của vật liệu lưu giữ, cịn có một số quy chuẩn khác đặt ra:
Đối với tài liệu dạng ảnh, vật liệu chứa đựng phải qua kiểm tra chất lượng theo tiêu chuẩn PAT (Photograph Activity Test). Đây là tiêu chuẩn quốc tế do Viện lưu giữ hình ảnh vĩnh viễn của Mỹ đưa ra. Nó bao gồm các bước kiểm tra
đo đạc giữa vật liệu được chỉ định và vật liệu ảnh, kiểm tra các thành phần khác như chất lượng vật liệu, chất phụ gia, nhãn tài liệu và chất lượng băng hình.
Chất lượng giấy bọc và lót đồ vật, bảo vệ tài liệu khi cần thiết cũng là điều đáng bàn, thường là chúng được chế tạo với thành phần không chứa acid. Đối với tài liệu giấy thì yêu cầu độ kiềm ở mức trung bình là phù hợp nhưng đối với các tài liệu dạng sợi dệt hoặc dạng ảnh thì độ kiềm được yêu cầu cao hơn.
- Phƣơng pháp kê đặt giá và lƣu giữ tài liệu.
Các giá sách, báo - tạp chí trong kho tài liệu nên được xếp theo một khoảng cách chuẩn nhất định, thuận tiện cho việc di chuyển cũng như khi có các sự cố xảy ra. Cụ thể là:
+ Khoảng cách tối thiểu giữa các giá tài liệu: o Trong kho tự chọn: 110cm o Trong kho bảo quản: 75cm
+ Khoảng cách tối thiểu giữa đầu hồi các giá và tường: 45cm + Khoảng cách tối thiểu giữa đầu hồi các giá: 60cm
+ Ngăn giá dưới cùng cách sàn ít nhất 15cm + Các giá tài liệu xếp vng góc với cửa sổ
+ Sách, báo-tạp chí phải được dựng đứng trên giá. Nên xếp tài liệu đầy giá để các tài liệu không bị nghiêng; không nên xếp tài liệu chặt. Nếu giá tài liệu không đầy, nên sử dụng ke giữ tài liệu để giữ tài liệu đứng thẳng. Tài liệu nên được xếp từ bên trái của giá ở góc cuối nhà trở ra để khi cần thiết mở rộng kho sách bằng cách bổ sung các giá mới. Sách trên giá được xếp từ ngăn trên cùng xuống ngăn dưới, từ tay trái sang tay phải. Sách phải được lưu giữ trên cỡ giá phù hợp. Sách khổ lớn không nên đặt cạnh sách khổ nhỏ. Đối với tài liệu dạng tờ rời: cần lưu giữ các tài liệu có cùng kích cỡ trên cùng một đợt giá.
+ Đối với các tài liệu quá khổ: nên đặt chúng trong các ngăn hoặc hộp kín có chất lượng phù hợp với việc lưu trữ. Nếu nhiều tài liệu đặt cùng trong một hộp thì nên có lớp giấy lụa khơng chứa acid ngăn cách giữa chúng.
+ Đối với tài liệu dạng ảnh: nên xếp chúng nằm ngang vì như vậy sẽ tránh được các hư hại cơ học như nếp gấp, quăn mép… Các bức ảnh nên được đặt trong các kẹp đựng tài liệu hoặc trong các phong bì khơng chứa acid.
Ngoài ra, Thư viện Quốc gia cần hoàn thiện công tác bảo quản vi phim và hồn thiện quy trình số hóa để bảo quản lâu dài tài liệu số hóa
- Xây dựng và hồn thiện quy trình tạo lập và bảo quản vi phim, cụ thể
như sau:
+ Phân tích hiện trạng vốn tài liệu vi phim
o Đối với phim ít sử dụng được đựng vào túi đã hút hết khơng khí ( túi chân khơng). Lưu trữ trong điều kiện môi trường nhiệt độ 100
C và độ ẩm 40%
o Phim đang bị phân hủy hay cịn goi là phim bị chua (giấm) hoặc bị dính: phân tích hiện trạng, tìm rõ ngun nhân.
+ Xử lý và vệ sinh phim bị hư hỏng theo các bước:
o Bước 1: Tiến hành khảo sát tổng quát tình trạng của phim. o Bước 2: Xử lý phim bị hỏng
Mở hộp đựng phim dùng giấy A-D đặt lên trên cuộn phim, đóng hộp lại để trong phịng.
Nhiệt độ Thời gian
550C F/ 130C 1 – 2 tuần 410C F/50C 3 tuần 350C F/20C 4 tuần 250C F/-40C 6 tuần
Đợi một khoảng thời gian ( xem bảng trên)
Lấy giấy A-D ra và so sánh với dải màu trên cây bút chì có chỉ dẫn, màu tương ứng của cây bút chì.
Ghi lại số dải màu trùng nhất với giấy A-D vừa được thử.
Giấy A-D chỉ sử dụng một lần.
Mức độ Tình trạng phim Điều kiện bảo quản
0 Tốt – chưa bị hỏng Bảo quản mát
1 Bắt đầu có hiện tượng hỏng Cần giám sát chặt 1,5 Bắt đầu phân hủy nhanh Lưu trữ lạnh
2 Phân hủy nhanh Nên làm nhân bản
3 Sắp xảy ra co ngót và cong vênh Làm ngay nhân bản hoặc chuyển dạng số hóa o Bước 3: Vệ sinh phim
Dùng dẻ mềm ( giẻ nhung)
Dùng cồn nhẹ (Isopropyl) lau ẩm để khơ cho vào hộp kín, dùng hạt zeolet để hút mùi chua.
+ Xử lý phim dính:
Do phim bảo quản trong mơi trường độ ẩm cao dẫn đến chất gelatin bị dính.
Cách khắc phục: Tháo gỡ phim nhẹ ra sau đó để nơi khơ mát, dùng máy hút ẩm một thời gian nhất định, sau khi phim đã khô cuộn lại và bảo quản theo nhiệt độ và độ ẩm đã qui định.
- Hồn thiện quy trình số hóa:
+ Bƣớc 1: Đặt nhiều câu hỏi trƣớc.
Trước khi xây dựng dự án số hóa cần cân nhắc những vấn đề sau đây: o Tại sao cần số hóa tài liệu / để làm gì?
o Đối tượng phục vụ là ai? o Số lượng tài liệu cần số hóa?
o Ai sở hữu tài liệu đó?
o Bản quyền tài liệu thuộc về ai? o Thời gian thực hiện dự án?
o Ngân sách ở đâu (để tạo lập và duy trì)?
o Ai, cấp nào chịu trách nhiệm giải quyết khó khăn của dự án (nếu có)?
o Số hóa tài liệu như thế nào?
o Định dạng sản phẩm là gì? (ảnh/văn bản)
o Mô tả tài liệu như thế nào / dùng chuẩn biên mục gì?
o Quy định các chính sách truy cập tài liệu số? (ai/mức độ truy cập, miễn phí hay có thu phí...)
o Bảo quản và duy trì phục vụ như thế nào?
Lưu ý rằng, cần phải xây dựng một khung thời gian thích hợp cho dự án số hóa. Quy trình số hóa cần đến một sự nỗ lực rất lớn. Thời gian cho quản lý, báo cáo, quản lý nhân sự, thao tác và tổ chức file dữ liệu, sao lưu, kiểm soát chất lượng và xây dựng giao diện người dùng tin một cách thích hợp (trẻ em, người lớn tuổi, tàn tật…).
Tính tốn thời gian làm một công việc hết bao nhiêu thời gian – trong thực tế nó mất nhiều thời gian.
Bản quyền cực kỳ quan trọng trong việc lựa chọn tài liệu để số hóa. Vì tài liệu sau khi số hóa sẽ được đưa lên Internet. Trước khi số hóa hãy tuân thủ luật bản quyền tác giả của Việt Nam cũng như luật bản quyền quốc tế.
+ Bƣớc 2: Lựa chọn tài liệu
Thư viện Quốc gia Việt Nam đã lựa chọn trong số vốn tài liệu của mình những tài liệu có giá trị để số hóa và bảo quản như:
o Tài liệu quý hiếm, có giá trị.
o Tài liệu có nguy cơ bị mất vĩnh viễn do hư hỏng về mặt vật lí: mối mọt, rách nát... Tuy nhiên, cần căn cứ vào giá trị sử dụng của tài liệu để
quyết định có số hóa tài liệu hay khơng và có chính sách bảo quản thích hợp. Hiện những bộ sưu tập số của Thư viện đều gồm những tài liệu quý hiếm được số hóa từ kho Đơng Dương, tài liệu Hán Nôm được thu thập trong nhân dân từ sau tháng 10 năm 1954, luận án tiến sỹ,… nhằm cung cấp cho bạn đọc, nghiên cứu tìm hiểu về Việt Nam.
+ Bƣớc 3: Thiết bị cho số hóa tài liệu
o Máy vi tính: Phần cứng và phần mềm máy tính ln biến đổi
nhanh chóng. May thay, những máy tính hiện tại có thể xử lý dữ liệu rất nhanh, đảm bảo rất tốt cho công việc quét ảnh và các cơng tác số hóa khác. Bạn hãy lựa chọn loại máy tính cá nhân có cấu hình RAM, dung lượng ổ cứng, và Chip xử lý có tốc độ cao nhất trong thời điểm hiện tại. Ngoài ra các thiết bị khác cũng rất quan trọng là ổ ghi CD-R/DVD-R, ổ CD-ROM/DVD (để sao lưu dữ liệu trên CD), mà hình càng lớn càng tốt (gợi ý: 17’’ hoặc lớn hơn: nhằm kiểm tra độ trung thực của ảnh số).
Máy vi tính là cơng cụ quan trọng trong q trình số hóa tài liệu, Thư viện Quốc gia Việt Nam đã trang bị cho các bộ phận thực hiện số hóa tài liệu máy vi tính của các hãng có uy tín trên thị trường như: Dell, Acer, Samsung… thơng số