Để chuẩn bị cho việc giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lƣu trữ các Phòng chuyên môn lập Biên bản giao nhận hồ sơ và Mục lục hồ sơ nộp lƣu. Khi tiến hành giao nộp Phòng Thông tin - Tƣ liệu có trách nhiệm thực hiện các công việc:
- Kiểm tra số lƣợng hồ sơ.
- Tiến hành kiểm tra, đối chiếu từng văn bản, tài liệu có trong hồ sơ có khớp với Bảng kê đã lập đi kèm với hồ sơ.
Nếu trƣờng hợp hồ sơ, văn bản trong hồ sơ bị thiếu, cán bộ Phòng Thông tin - Tƣ liệu nhắc nhở cán bộ chuyên môn ở các Phòng bổ sung, hoàn thiện.
Tài liệu nộp vào Phòng Thông tin - Tƣ liệu đƣợc đăng ký vào Sổ nhập hồ sơ, tài liệu (trên phần mềm Excel máy tính) của Phòng.
Hồ sơ, tài liệu các Phòng nộp vào lƣu trữ hầu hết đều đã đƣợc lập hồ sơ nghiêm chỉnh nên rất dễ dàng cho việc kiểm tra, đối chiếu khi tiến hành giao nộp. Cán bộ lƣu trữ chỉ việc kiểm tra lại đối chiếu những hồ sơ còn thiếu văn bản, hồ sơ bị trùng thừa loại ra. Những năm gần đây hầu nhƣ không còn tình trạng nộp vào lƣu trữ những tài liệu còn bó gói, lộn xộn trong thùng.
Trong thời gian tiến hành giao nộp, nếu có Phòng ban, cá nhân nào khai thác sử dụng đều phải có sự đồng ý của Trƣởng phòng của bên giao và bên
nhận đồng ý, ghi vào Sổ theo dõi. Việc này thể hiện việc quản lý hồ sơ, tài liệu của Cục chặt chẽ, không bị xảy ra mất mát, thất lạc tài liệu.
Tuy nhiên, công tác chuẩn bị giao nhận tài liệu của Cục chƣa đƣợc tốt, Cục chƣa lập Kế hoạch thu nhận tài liệu hàng năm và chƣa xây dựng đƣợc Danh mục hồ sơ nên trong quá trình lập hồ sơ còn gặp nhiều khó khăn, chƣa có sự chỉ đạo, kiểm tra đối với công tác lập hồ sơ của lãnh đạo cơ quan; phƣơng pháp lập hồ sơ đối với các cán bộ chuyên môn chƣa thống nhất, chƣa cập nhật đầy đủ hay bị trùng lặp hồ sơ.
Stt Loại hồ sơ, tài liệu Số lƣợng
(hồ sơ)
Số mét giá
1 Hồ sơ di sản văn hoá và thiên nhiên thế giới 19 14
2 Hồ sơ di tích quốc gia đặc biệt 85 27
3 Hồ sơ bảo vật quốc gia 118 23
4 Hồ sơ di sản văn hoá phi vật thể 214 40
5 Hồ sơ tu bổ di tích 4019 115
6 Hồ sơ điều tra khảo sát các làng cổ Việt Nam 162 27
7 Báo cáo kết quả khai quật khảo cổ 482 6
8
Tài liệu Hán Nôm, ấn phẩm, tài liệu tiếng nƣớc ngoài, luận văn, luận án, đề tài khoa học, kỷ yếu hội thảo, băng đĩa…
98
Tổng 8594 350
Bảng 2.1. Số lượng tài liệu đã thu thập vào Phòng Thông tin - Tư liệu
2.5.2. Phân loại tài liệu lưu trữ
Phân loại tài liệu lƣu trữ là căn cứ vào những đặc trƣng phổ biến của tài liệu để phân chia chúng ra các khối, các nhóm, hoặc các đơn vị chi tiết lớn,
nhỏ khác nhau nhằm mục đích quản lý và sử dụng có hiệu quả những tài liệu đó. Đây là công việc có ý nghĩa rất quan trọng do tài liệu lƣu trữ của Cục Di sản đa dạng về chủng loại và số lƣợng. Tài liệu lƣu trữ đƣợc phân loại càng chi tiết, cụ thể càng thuận lợi cho công tác xác định giá trị tài liệu, thống kê và tổ chức công cụ tra tìm; tổ chức khai thác sử dụng tài liệu. Tài liệu đƣợc phân loại khoa học cũng phục vụ đắc lực cho công tác xây dựng cơ sở dữ liệu chuyên ngành di sản văn hoá.
2.5.2.1. Phân loại tài liệu trong kho lưu trữ
Văn phòng Cục và Phòng Thông tin - Tƣ liệu có trách nhiệm phân loại tài liệu và hoàn thiện hồ sơ lƣu trữ của Cục.
Đối với các hồ sơ, tài liệu chuyên ngành di sản văn hoá do các phòng, ban thuộc Cục giao nộp vào lƣu trữ phần lớn các tài liệu đã đƣợc lập hồ sơ sơ bộ nên tài liệu đƣợc thu thập đến đâu, đƣợc cán bộ Phòng Thông tin - Tƣ liệu chỉnh lý, hoàn thiện hồ sơ đến đấy.
Căn cứ sự thay đổi về chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức, tài liệu lƣu trữ Cục Di sản văn hoá đƣợc chia thành 02 phông.
Phông tài liệu lƣu trữ Cục Bảo tồn Bảo tàng: là toàn bộ tài liệu lƣu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của Cục Bảo tồn Bảo tàng từ năm 1995-2002
Phông tài liệu lƣu trữ Cục Di sản văn hoá: là toàn bộ tài liệu lƣu trữ của Cục Di sản văn hoá từ năm 2003 đến nay
Tài liệu trong Phông Lƣu trữ Cục Bảo tồn Bảo tàng tƣơng đối ít, chủ yếu tài liệu gồm hai nhóm:
- Tài liệu quản lý hành chính;
- Tài liệu bảo tồn, bảo tàng, bao gồm: Hồ sơ công nhận di tích lịch sử; Hồ sơ cấp phép khai quật khảo cổ; Hồ sơ cấp phép tu bổ di tích; Hồ sơ xếp hạng bảo tàng.
Trong quá trình khảo sát, do tài liệu Phông Cục Bảo tồn, Bảo tàng ít, chúng tôi tập trung khảo sát Phông tài liệu lƣu trữ Cục Di sản văn hoá.
2.5.2.2. Phân loại tài liệu trong phông lưu trữ
Phông lƣu trữ Cục Di sản văn hoá (2003-2017) phân thành hai nhóm sau: - Tài liệu quản lý hành chính.
- Tài liệu chuyên ngành di sản văn hoá
Nhóm tài liệu quản lý hành chính
Đối với nhóm tài liệu hành chính của Cục, hiện nay chƣa đƣợc quản lý thống nhất, tài liệu không tiến hành nộp lƣu vào Phòng Thông tin - Tƣ liệu mà do cán bộ chuyên môn và văn thƣ giữ.
Đối với khối công văn đi của Cục, cán bộ văn thƣ phân loại theo từng năm, trong năm xếp văn bản theo số, ngày tháng ban hành văn bản (số nào nhỏ xếp lên trên, số lớn xếp xuống dƣới) xong cho vào từng hộp. Ngoài hộp có ghi rõ: Công văn đi tháng 01-6; Công văn đi từ tháng 7-12…
Nhóm tài liệu chuyên ngành di sản văn hoá
Tài liệu chuyên ngành di sản văn hoá nhiều, chiếm hầu hết khối tài liệu lƣu trữ của Cục, đƣợc bảo quản tập trung ở Kho Lƣu trữ Phòng Thông tin - Tƣ liệu. Phòng Thông tin - Tƣ liệu có trách nhiệm chỉnh lý và hoàn thiện các hồ sơ về: khai quật khảo cổ học, hồ sơ xếp hạng di tích quốc gia, hồ sơ xếp hạng di tích quốc gia đặc biệt; hồ sơ các di sản văn hoá và thiên nhiên thế giới của Việt Nam; hồ sơ bảo vật quốc gia…
Hiện tại, Phòng Thông tin - Tƣ liệu đã tiến hành chỉnh lý đƣợc 3495 hồ sơ di tích quốc gia; 85 hồ sơ di tích quốc gia đặc biệt; 19 hồ sơ di sản và thiên nhiên thế giới; 482 hồ sơ dự án khảo cổ học; 4019 hồ sơ dự án tu bổ di tích; 214 hồ sơ di sản văn hoá phi vật thể quốc gia; 118 hồ sơ bảo vật quốc gia; 162 Hồ sơ điều tra khảo sát các làng cổ Việt Nam.
Qua khảo sát, Phòng Thông tin - Tƣ liệu đang sử dụng phƣơng án Loại tài liệu - đơn vị hành chính - Thời gian để phân loại tài liệu. Tức là trong khối tài liệu chuyên ngành di sản, tài liệu đƣợc phân thành các nhóm tài liệu (mỗi nhóm phản ánh chức năng của mỗi Phòng chuyên môn); trong mỗi nhóm tài
liệu phân theo địa giới hành chính (các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ƣơng); tài liệu trong mỗi tỉnh, thành phố chia theo năm.
Các nhóm tài liệu chuyên ngành di sản văn hoá bao gồm: - Nhóm tài liệu di tích
- Nhóm tài liệu di sản và thiên nhiên thế giới - Nhóm tài liệu khảo cổ học
- Nhóm tài liệu tu bổ di tích
- Nhóm tài liệu di sản văn hoá phi vật thể - Nhóm tài liệu bảo tàng
Mỗi nhóm hồ sơ trên, bao gồm nhiều loại hồ sơ khác nhau; - Nhóm tài liệu quản lý di tích
+ Hồ sơ công nhận di tích cấp quốc gia
+ Hồ sơ công nhận di tích cấp quốc gia đặc biệt
- Nhóm tài liệu di sản và thiên nhiên thế giới
+ Hồ sơ di sản văn hoá thế giới
+ Hồ sơ danh thắng cảnh thiên nhiên thế giới
- Tài liệu khảo cổ học
+ Hồ sơ xây dựng quy chế thăm dò, khai quật khảo cổ + Hồ sơ cấp phép khai quật khảo cổ
+ Hồ sơ giao di vật, cổ vật, bảo vật quốc gia cho các bảo tàng + Hồ sơ giám định di vật, cổ vật, bảo vật quốc gia
- Nhóm tài liệu tu bổ di tích
+ Hồ sơ quy hoạch di tích
+ Hồ sơ thẩm định dự án bảo quản, tu bổ và phục hồi di tích
+ Hồ sơ thẩm định hồ sơ thiết kế kỹ thuật bảo quản, tu bổ và phục hồi di tích. - Nhóm tài liệu di sản văn hoá phi vật thể
+ Hồ sơ các di sản văn hoá là Kiệt tác di sản truyền khẩu và phi vật thể của nhân loại, báu vật nhân văn sống của nhân loại.
+ Hồ sơ các hoạt động bảo vệ và phát huy giá trị các di sản + Hồ sơ các dự án bảo vệ và phát huy giá trị các di sản tiêu biểu + Hồ sơ cấp phép sƣu tầm, nghiên cứu di sản
- Nhóm tài liệu bảo tàng:
+ Hồ sơ thành lập các bảo tàng quốc gia và bảo tàng chuyên ngành; + Hồ sơ thẩm định các dự án xây dựng, trƣng bày và hoạt động của các bảo tàng;
+ Hồ sơ giám định đƣa di vật, cổ vật quốc gia ra nƣớc ngoài; + Hồ sơ xếp hạng bảo tàng.
Sau khi đã phân loại tài liệu lƣu trữ di sản văn hoá đƣợc phân về các nhóm lớn, cán bộ lƣu trữ tiến hành hệ thống hoá các hồ sơ, tài liệu theo đơn vị hành chính. Việc hệ thống hoá chủ yếu áp dụng cho Hồ sơ xếp hạng di tích cấp quốc gia, Hồ sơ di tích quốc gia đặc biệt và Hồ sơ di sản văn hoá phi vật thể, Hồ sơ thành lập và xếp hạng các bảo tàng.
Hình.2.2. Kho tài liệu lưu trữ Cục Di sản văn hoá
Sau khi tài liệu đã đƣợc chia theo địa giới hành chính, cán bộ lƣu trữ chia tài liệu theo thứ tự các năm (thƣờng là theo thứ tự các đợt công nhận).
Đối với hệ thống công văn đi của Cục, đƣợc sắp xếp theo trình tự số ký hiệu, ngày tháng ban hành văn bản.
Đối với, các hồ sơ chuyên môn, các văn bản trong hồ sơ đƣợc sắp xếp theo trình tự giải quyết công việc.
Hình 2.3. Mục lục hồ sơ tài liệu của Cục Di sản văn hoá
Việc phân loại và hệ thống hoá khoa học tài liệu của Cục Di sản văn hoá đã thực hiện trên cơ sở dựa vào đặc điểm tài liệu và thời gian tài liệu để phân loại sắp xếp thuận tiện bảo quản, tra tìm tài liệu nhanh chóng, chính xác. Tóm lại, công tác phân loại tài liệu lƣu trữ của Cục đã thực hiện nghiêm túc và khoa học. Khối lƣợng hồ sơ, tài liệu của Cục lớn, để khắc phục tình trạng kho tàng chứa tài liệu và phục vụ đông đảo nhu cầu khai thác tài liệu lƣu trữ nên Cục phải tiến hành chỉnh lý, phân loại tài liệu để thuận lợi cho bảo quản, sử dụng lâu dài.
2.5.2.3. Xác định giá trị tài liệu
Xác định giá trị tài liệu là dựa trên những nguyên tắc, phƣơng pháp và tiêu chuẩn nhất định để nghiên cứu và quy định thời hạn bảo quản cho từng loại hình tài liệu, lựa chọn những tài liệu có giá trị nộp lƣu vào kho lƣu trữ bảo quản theo thời hạn thích hợp, phục vụ nghiên cứu, sử dụng lâu dài và loại ra để tiêu hủy những tài liệu hết giá trị. [37, tr.88]
Đây là công việc đòi hỏi tính chính xác và thận trọng cao vì công tác xác định giá trị tài liệu có tính quyết định đối với số phận tài liệu. Tuy nhiên, cho đến nay cơ sở để xác định giá trị tài liệu của Cục Di sản văn hoá chƣa ban hành văn bản nào quy định cụ thể thời hạn bảo quản tài liệu của Cục.
Thông tƣ số 09/2011/TT-BNV, ngày 03/6/2011 quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức, Cục chỉ áp dụng đƣợc với một số tài liệu hành chính, còn phần lớn tài liệu của Cục hình thành trong hoạt động chuyên môn, do đó gây khó khăn trong công tác xác định giá trị.
Qua khảo sát, tác giả nhận thấy Phòng Thông tin - Tƣ liệu đã có bƣớc xác định giá trị tài liệu qua việc loại bỏ, tiêu huỷ những hồ sơ, tài liệu trùng thừa, bị bao hàm, bản thảo... khi các đơn vị nộp hồ sơ chuyên ngành di sản văn hoá. Công việc này thực hiện nhiều cho các hồ sơ thoả thuận tu bổ, tôn tạo các di tích lịch sử văn hoá. Còn đối với các hồ sơ, tài liệu khi nộp lƣu vào Phòng Thông tin - Tƣ liệu hầu hết đƣợc lƣu trữ và bảo quản vĩnh viễn.
2.5.3. Ứng dụng CNTT trong quản lý tài liệu lưu trữ
Nhằm đáp ứng yêu cầu hiện đại hoá trong quản lý, điều hành công việc, Cục Di sản văn hoá đã sớm từng bƣớc đầu tƣ xây dựng hạ tầng công nghệ thông tin phục vụ cho quản lý nói chung và trong công tác lƣu trữ hồ sơ, tƣ liệu của Cục nói riêng, đồng thời quảng bá các di sản văn hoá:
Năm 1997, Cục trang bị hệ thống máy vi tính, xây dựng phần mềm quản lý trống đồng Việt Nam, một chƣơng trình hệ chuyên biệt quản lý cổ vật đặc sắc của Việt Nam. Xây dựng phần mềm quản lý bảo tàng (1998), phần mềm quản lý di tích (1999).
Từ năm 2002 đến nay Cục liên tục triển khai công tác tƣ liệu hoá (đĩa CD ROM) quá trình trung tu, tu bổ, tôn tạo tại một số ti tích; số hoá sách Cổ vật Việt Nam, giới thiệu 846 cổ vật đặc sắc, giúp cho các cơ quan quản lý nhà nƣớc thực hiện việc tra cứu nhận dạng cổ vật, chống thất thoát các tài sản vô giá này.
Năm 2003-2004, xây dựng phần mềm quản lý thông tin hiện vật các bảo tàng và di tích lịch sử văn hoá.
Năm 2006, Trang thông tin điện tử với tên miền www.dch.gov.vn của Cục ra đời, tích hợp phần mềm online tạo tiền đề cho việc xây dựng cơ sở dữ liệu toàn Ngành. Với lƣợng truy cập lớn đây là nơi tuyên truyền quảng bá về di sản văn hoá trên toàn quốc cho bạn bè trong nƣớc và quốc tế hiệu quả cao.
Các phần mềm Cục Di sản văn hoá đang sử dụng: - Tại Cục:
+ Phần mềm quản lý hồ sơ di tích, dự án tu bổ di tích, khảo cổ học. + Phần mềm quản lý sách, tạp chí và phim, ảnh
- Trên toàn quốc:
+ Hệ thống quản lý bảo tàng;
+ Hệ thống thông tin quản lý Di sản văn hoá phi vật thể
Hình.2.4. Phần mềm Hệ thống thông tin quản Di sản văn hoá phi vật thể
Năm 2014, Sau khi hoàn thiện phần mềm Hệ thống thông tin quản lý bảo tàng Việt Nam và Hệ thống thông tin quản lý di sản văn hoá phi vật thể, Cục Di sản văn hoá đã tổ chức nhiều lớp tập huấn cho lãnh đạo và các cán bộ trực tiếp thực hiện việc cập nhật phần mềm của 53/63 tỉnh, thành phố. Đồng thời, tiến hành kiểm tra 21/63 tỉnh, thành phố trên toàn quốc nhằm đƣa ra các biện pháp để ứng dụng các phần mềm quản lý di sản văn hoá một cách thiết
thực trong hoạt động toàn Ngành. Kết quả là 90% tỉnh, thành phố đƣợc trang bị cơ bản về cơ sở hạ tầng, đây là điều kiện thuận lợi để triển khai việc cập nhật cơ sở dữ liệu về di sản văn hoá tại các địa phƣơng.
Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong toàn ngành nhằm giúp cho công tác quản lý đƣợc bao quát, khoa học, chính xác và hỗ trợ tích cực các địa phƣơng trong hoạt động chuyên môn, xây dựng cơ sở dữ liệu quốc gia chuyên