* Các yêu cầu chức năng phần mềm:
STT CÁC YÊU CẦU CHỨC
NĂNG STT
CÁC YÊU CẦU CHỨC NĂNG
1 Quản lý kho lƣu trữ 26 Tích hợp thiết bị ngoại vi 2 Quản lý phông lƣu trữ 27 Quản trị danh mục loại văn
bản
3 Quản lý mục lục 28 Quản trị danh mục lĩnh vực văn bản
4 Quản lý hộp số 29 Quản trị danh mục cơ quan ban hành
5 Quản lý hồ sơ 30 Quản trị danh mục ngôn ngữ 6 Quản lý tài liệu 31 Quản trị danh mục độ mật 7 Gắn mã vạch hồ sơ lƣu trữ 32 Quản trị danh mục chế độ sử
dụng
8 Nạp thông tin dữ liệu 33 Quản trị danh mục tình trạng vật lý
9 Xuất thông tin dữ liệu 34 Quản trị danh mục thời hạn bảo quản
10 Đánh dấu tài liệu quan trọng 35 Quản trị cơ cấu tổ chức CCVTLT
11 Ký số tài liệu 36 Quản trị danh mục ngƣời dùng CCVTLT
12
Cập nhật văn bản chuyên ngành quy định về văn thƣ, lƣu trữ
37 Quản trị phân quyền ngƣời dùng CCVTLT
13
Tra cứu văn bản chuyên ngành quy định về văn thƣ, lƣu trữ
38 Quản lý tham số hệ thống
14 Cung cấp tài liệu lƣu trữ qua
email 39
Sao lƣu (backup) dữ liệu hệ thống
15 Cập nhật mƣợn tài liệu gốc 40 Khôi phục dữ liệu hệ thống 16 Cập nhật trả tài liệu gốc 41 Đăng nhập phần mềm 17 Theo dõi mƣợn - trả tài liệu
gốc 42 Nhật ký truy cập
18 Cấp phát bản chứng thực tài
liệu 43 Phân trang hồ sơ
19 Tra cứu hồ sơ lƣu trữ 44 Hƣớng dẫn sử dụng bằng tài liệu
20 Tìm kiếm nâng cao 45 Hƣớng dẫn sử dụng bằng clip 21 Báo cáo thống kê tổng hợp số
liệu tài liệu số hóa 46 Thông báo nhắc việc 22 Báo cáo thống kê chi tiết tài
liệu số hóa 47 Tra cứu văn bản, tài liệu 23 Báo cáo thống kê tình hình
mƣợn trả tài liệu 48
Cung cấp giao thức trao đổi dữ liệu với các hệ thống khác 24
Báo cáo thống kê tình hình cấp phát bản chứng thực tài liệu
49 Hiển thị tài liệu số hóa
25 Upload tài liệu scan theo thao tác kéo thả hàng loạt
Các Cục thuộc Bộ cần đẩy mạnh công tác bồi dƣỡng, đào tạo nhân lực hiểu biết CNTT, nâng cao khả năng ứng dụng CNTT phù hợp với yêu cầu sử dụng.
Tóm lại, ứng dụng CNTT trong công tác lƣu trữ là yêu cầu cấp thiết, đi đúng với xu hƣớng chung của xã hội, phù hợp với Kế hoạch ứng dụng CNTT trong hoạt động của Bộ VH-TT-DL giai đoạn 2016-2020. Tạo cơ sở dữ liệu và hệ thống quản lý chặt chẽ hồ sơ, tài liệu, phục vụ việc tra cứu thông tin, khai thác nhanh chóng, chính xác, mọi lúc mọi nơi. Góp phần đổi mới mạnh mẽ công tác cải cách hành chính của Bộ VH-TT-DL nói riêng và cải cách nền hành chính nhà nƣớc ta nói chung.
3.2. Giải pháp quản lý tài liệu lƣu trữ
3.2.1. Nâng cao hiệu quả tổ chức thu thập tài liệu vào lưu trữ
Để tổ chức khoa học tài liệu lƣu trữ và khai thác tài liệu lƣu trữ có hiệu quả thì cần phải thu thập bổ sung đầy đủ các hồ sơ, tài liệu vào lƣu trữ. Tài liệu lƣu trữ của các Cục còn chƣa đƣợc quản lý tập trung thống nhất, một số Cục, cán bộ, chuyên viên giải quyết công việc xong tự lƣu hồ sơ của mình. Để nâng cao hiệu quả thu thập tài liệu vào lƣu trữ, các Cục phải xác định những hồ sơ, tài liệu cần thu thập vào Lƣu trữ.
Đối với Cục Di sản văn hoá: các hồ sơ, tài liệu cần thu thập vào lƣu trữ
để phân loại và quản lý thống nhất gồm:
+ Các hồ sơ, tài liệu hành chính phổ biến của Cục: tài liệu tổ chức cán bộ, tài liệu về thi đua khen thƣởng, tài liệu tổng hợp, tài liệu về nâng lƣơng, bổ nhiệm cán bộ; báo cáo tổng kết…. Hiện tại, khối tài liệu này chƣa từng nộp vào lƣu trữ mà vẫn do chuyên viên của Cục giữ.
+ Các công trình khoa học, Luận án Tiến sỹ, Luận Văn thạc sỹ, các đề tài nghiên cứu khoa học cấp Bộ…vẫn nằm rải rác ở từng Phòng chuyên môn và chƣa nộp hết vào Lƣu trữ Cục.
Đối với các Cục Mỹ thuật, Nhiếp ảnh và Triển lãm, Cục Điện ảnh, Cục Nghệ thuật biểu diễn: đa số hồ sơ, tài liệu lƣu trữ vẫn lƣu ở các Phòng, ban
thuộc Cục mà chƣa tiến hành nộp triệt để vào lƣu trữ.
Để thực hiện việc nộp lƣu tài liệu vào lƣu trữ cơ quan đƣợc hiệu quả, cán bộ lƣu trữ của các Cục cần phải xây dựng Kế hoạch thu thập hồ sơ cụ thể và gửi cho từng phòng, ban. Đôn đốc, nhắc nhở cán bộ chuyên môn các phòng, ban nộp lƣu tài liệu vào lƣu trữ. Trong trƣờng hợp, các phòng, ban muốn giữ tài liệu lại phòng làm việc thì cán bộ lƣu trữ phải báo cáo Chánh văn phòng, Lãnh đạo Cục để có hƣớng xử lý.
Khi tiến hành thu thập phải lập “Mục lục hồ sơ nộp lƣu” và “Biên bản giao nhận tài liệu” để theo dõi, kiểm tra từng hồ sơ, tài liệu khi giao nộp. Những hồ sơ, tài liệu chƣa đạt yêu cầu, cán bộ lƣu trữ nhắc nhở, hƣớng dẫn cán bộ chuyên môn hoàn thiện trƣớc khi nộp lƣu.
Các Cục chƣa có Sổ Nhập tài liệu vào lƣu trữ. Cán bộ lƣu trữ các Cục cần lập Sổ để quản lý và theo dõi số lƣợng, chất lƣợng hồ sơ, tài liệu các phòng, ban nộp vào lƣu trữ. Mẫu Sổ Nhập tài liệu lƣu trữ - Phụ lục 10.
Việc thu thập, chỉnh lý tài liệu lƣu trữ là những công việc quan trọng trong quản lý hồ sơ, tài liệu của Cục. Có thu thập đầy đủ các hồ sơ, tài liệu thì cán bộ lƣu trữ mới phân loại, xác định đúng giá trị và đƣa vào bảo quản, khai thác hiệu quả tài liệu lƣu trữ. Sớm xây dựng và ban hành Danh mục hồ sơ của Cục, tạo điều kiện thuận lợi rất nhiều cho cán bộ lƣu trữ trong việc nâng cao hiệu quả thu thập tài liệu vào lƣu trữ cơ quan.
Tài liệu sau khi thu thập vào Lƣu trữ phải tiến hành phân loại, xác định giá trị tài liệu để phục vụ khai thác tài liệu. Việc phân loại tài liệu dựa vào đặc trƣng cơ cấu tổ chức của Cục và đặc điểm tài liệu để lựa chọn phƣơng án phân loại tài liệu phù hợp. Ở các Cục, chủ yếu sử dụng phƣơng án phân loại “Cơ cấu tổ chức - Thời gian”.
Ví dụ: Tài liệu Cục Mỹ thuật, Nhiếp ảnh và Triển lãm, phân loại nhƣ sau:
- Phòng Mỹ thuật + Năm 2015
Hồ sơ tổ chức cuộc thi triển lãm Tranh Thiếu nhi toàn quốc năm 2015 của Cục Mỹ thuật, Nhiếp ảnh và Triển lãm.
+ Năm 2016
Hồ sơ tổ chức triển lãm mỹ thuật “Chào Xuân Đinh Dậu năm 2017” của Cục Mỹ thuật, Nhiếp ảnh và Triển lãm.
- Phòng Nhiếp ảnh + Năm 2017
Hồ sơ tổ chức cuộc thi Ảnh nghệ thuật Hà Nội lần thứ 47 năm 2017 của Cục Mỹ thuật, Nhiếp ảnh và Triển lãm.
Bên cạnh, những văn bản đã đƣợc ban hành, các Cục cần phải nghiên cứu bổ sung thêm văn bản quản lý công tác văn thƣ, lƣu trữ, bao gồm các công việc về: Lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lƣu trữ Cục; công tác thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê tài liệu lƣu trữ của Cục.
3.2.2. Nâng cao hiệu quả tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ chuyên ngành
Nâng cao hiệu quả tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lƣu trữ là yêu cầu cần thiết đối với các cục thuộc Bộ. Tuy nhiên, ở phần này, tác giả đƣa ra một số đề xuất nhằm tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lƣu trữ chuyên ngành di sản văn hoá đối với Cục Di sản văn hoá. Đây là vấn đề quan trọng, cần sớm triển khai, thực hiện tại Cục Di sản văn hoá, bởi vì:
- Tài liệu lƣu trữ của Cục Di sản văn hoá có khối lƣợng tài liệu lƣu trữ nhiều nhất trong các cục thuộc Bộ VH-TT-DL (hơn 350 mét) chủ yếu là các hồ sơ, tài liệu chuyên ngành di sản văn hoá đã đƣợc phân loại, xác định giá trị và có công cụ tra tìm.
- Tài liệu chuyên ngành di sản văn hoá là tài liệu có tính đặc thù riêng, bao gồm các hồ sơ xếp hạng di tích, hồ sơ tu bổ di tích, hồ sơ di sản văn hoá phi vật thể… các hồ sơ, tài liệu lƣu trữ của Cục phản ánh chân thực các di sản văn hoá của Việt Nam. Giữ gìn và phát huy giá trị những tài liệu đó là góp phần giữ gìn và phát huy các giá trị văn hoá của nƣớc ta.
- Công tác tổ chức, khai thác tài liệu lƣu trữ của Cục chƣa phát huy hiệu quả tài liệu chuyên ngành vốn có của Cục đang lƣu giữ. Số lƣợt ngƣời khai thác tài liệu ít, chủ yếu là cán bộ, công chức trong cơ quan. Tài liệu khai thác chủ yếu là hồ sơ di tích.
Vì vậy, để nâng cao hiệu quả tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu chuyên ngành di sản văn hoá, Cục Di sản văn hoá cần phải đổi mới hình thức khai thác, chia sẻ thông tin và đẩy mạnh ứng dụng CNTT trong tra cứu, khai thác sử dụng tài liệu chuyên ngành.
Ngoài việc cung cấp thông tin theo hình thức truyền thống, Cục cần đẩy mạnh hình thức cung cấp thông tin bằng cách giới thiệu thông tin tài liệu lƣu trữ đến với độc giả qua hình thức giới thiệu, tuyên truyền tài liệu trên các phƣơng tiện thông tin đại chúng hoặc giới thiệu qua mạng internet... Để thực hiện đƣợc việc giới thiệu thông tin tài liệu lƣu trữ Cục cần biên soạn các Bản giới thiệu tóm tắt về các hồ sơ, tƣ liệu về các di sản văn hoá, kèm theo video, hình ảnh minh hoạ.
Giới thiệu tài liệu lƣu trữ chuyên ngành trên mạng internet các Cục cần hoàn thiện các phần mềm quản lý tài liệu chuyên ngành: phần mềm quản lý di tích, phần mềm quản lý hiện vật và hệ thống thông tin bảo tàng; hệ thống quản lý di sản văn hoá phi vật thể và nâng cấp hệ thống dịch vụ công khai thác trực tuyến tài liệu lƣu trữ.
- Xây dựng chuẩn dữ liệu đầu vào và chuẩn dữ liệu trao đổi thông tin tài liệu lƣu trữ;
trên “phòng đọc trực tuyến”.
- Hoàn thiện nâng cấp hệ thống công cụ tra tìm tài liệu: sổ theo dõi khai thác, phiếu yêu cầu khai thác tài liệu.
- Hƣớng dẫn các đơn vị thu thập cơ sở dữ liệu tài liệu lƣu trữ từ các nguồn nộp lƣu trên cơ sở dữ liệu đã đƣợc chuẩn hóa.
- Thiết lập hệ thống an ninh an toàn mạng.
Ngoại trừ các hồ sơ, tài liệu lƣu trữ thuộc Danh mục hồ sơ, tài liệu hạn chế sử dụng, Cục cần có sự chia sẻ rộng rãi thông tin tài liệu lƣu trữ chuyên ngành để đƣa giá trị thông tin tài liệu đến gần hơn độc giả.
Để cung cấp dịch vụ khai thác tài liệu trực tuyến hiệu quả, Cục Di sản văn hoá cần phải sớm ban hành Quy chế khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ của Cục và xây dựng văn bản quy định về thu phí tài liệu. Quy định cụ thể mức thu phí khai thác sử dụng tài liệu tạo điều kiện cho công tác khai thác sử dung tài liệu lƣu trữ, góp phần minh bạch hoá các thông tin về tài liệu.
Trong thời đại phát triển ứng dụng CNTT, khai thác trực tuyến tài liệu phù hợp với xu thế phát triển, có thể mang lại nhiều lợi ích, nhanh chóng, hiện đại. Độc giả có thể khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ mọi lúc, mọi nơi. Vì vậy cần xây dựng và đƣa vào hoạt động chính thức dịch vụ khai thác tài liệu trực tuyến trong tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lƣu trữ chuyên ngành là một nhiệm vụ quan trọng và cần triển khai sớm.
3.2.3. Tổ chức giao nộp tài liệu lưu trữ vào Lưu trữ lịch sử.
Theo Khoản 2, Điều 20 của Luật Lƣu trữ và Thông tƣ số 17/2014/TT- BNV ngày 20/11/2014 tài liệu lƣu trữ của các Cục thuộc nguồn nộp lƣu tài liệu lƣu trữ vào Lƣu trữ lịch sử (Trung tâm Lƣu trữ Quốc gia III).
Tổ chức giao nộp tài liệu lƣu trữ lịch nhằm xác định những tài liệu có giá trị lịch sử đƣa vào bảo quản theo chế độ, tổ chức khai thác sử dụng rộng rãi tài liệu lƣu trữ cho toàn dân và quản lý thống nhất Phông lƣu trữ quốc gia Việt Nam. Việc nộp tài liệu có giá trị vĩnh viễn vào Lƣu trữ lịch sử, giúp các
Cục giải quyết đƣợc vấn đề kho tàng, trang thiết bị bảo quản tài liệu lƣu trữ và phát huy giá trị tài liệu lƣu trữ di sản văn hoá.
Việc tổ chức giao nộp tài liệu vào Lƣu trữ lịch sử thực hiện theo hƣớng dẫn tại Thông tƣ số 16/2014/TT-BNV ngày 20/11/2014 của Bộ Nội vụ. Trách nhiệm của Lãnh đạo và bộ phận Lƣu trữ tại các Cục:
- Lựa chọn hồ sơ, tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn và thống kê thành Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lƣu.
- Tài liệu chƣa đƣợc phân loại, lập hồ sơ, cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lƣu phải chỉnh lý trƣớc khi giao nộp.
- Thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu của cơ quan xem xét, thông qua Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lƣu và trình Lãnh đạo Cục quyết định.
- Gửi văn bản kèm theo Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lƣu đề nghị Lƣu trữ lịch sử kiểm tra, thẩm định.
- Hoàn thiện Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lƣu sau khi có văn bản thẩm định của Lƣu trữ lịch sử.
Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lƣu đƣợc lập thành 03 bản: Lƣu trữ Cục giữ 01 bản, Lƣu trữ lịch sử giữ 02 bản và đƣợc lƣu trữ vĩnh viễn tại các Cục và Lƣu trữ lịch sử.
- Vận chuyển tài liệu đến Lƣu trữ lịch sử để giao nộp. - Thủ tục khi giao nộp tài liệu:
+ Giao nộp hồ sơ, tài liệu theo Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lƣu (đã duyệt và thẩm định).
+ Giao nộp các văn bản hƣớng dẫn chỉnh lý bao gồm: bản Lịch sử đơn vị hình thành phông và Lịch sử phông, hƣớng dẫn phân loại lập hồ sơ, hƣớng dẫn xác định giá trị tài liệu và công cụ tra cứu kèm theo khối tài liệu; Danh mục tài liệu đóng dấu chỉ các mức độ mật (nếu có).
Để quản lý thống nhất tài liệu lƣu trữ và giải quyết kho tàng, trang thiết bị bảo quản tài liệu lƣu trữ, Lƣu trữ các Cục cần nghiên cứu các văn bản
hƣớng dẫn và tình hình thực tế công tác lƣu trữ của Cục để xây dựng Kế hoạch trình Lãnh đạo Cục thực hiện nộp lƣu tài liệu vào Lƣu trữ lịch đúng quy trình và quy định của Nhà nƣớc. Sau khi nộp lƣu tài liệu vào Lƣu trữ lịch sử, lƣu trữ Cục tiến hành sắp xếp, bố trí lại những tài liệu không thuộc nguồn nộp lƣu vào Lƣu trữ lịch sử để phục vụ nhu cầu khai thác và chuẩn bị thu thập, tiếp nhận những tài liệu khác của các phòng, ban nộp vào.
Tiểu kết Chƣơng 3.
Từ những nguyên nhân của hạn chế trong công tác lƣu trữ ở các Cục thuộc Bộ VH-TT-DL, tại Chƣơng 3, chúng tôi nghiên cứu và đƣa ra hai nhóm giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả quản lý công tác lƣu trữ ở các Cục thuộc Bộ VH-TT-DL gồm: nhóm giải pháp quản lý hoạt động lƣu trữ và nhóm giải pháp quản lý tài liệu lƣu trữ. Trong đó nhóm giải pháp quản lý hoạt động lƣu trữ bao gồm: nâng cao nhận thức cho lãnh đạo, công chức các Cục về công tác lƣu trữ; hoàn thiện các văn bản quản lý công tác lƣu trữ của cơ quan trong