Việc phân loại và hệ thống hoá khoa học tài liệu của Cục Di sản văn hoá đã thực hiện trên cơ sở dựa vào đặc điểm tài liệu và thời gian tài liệu để phân loại sắp xếp thuận tiện bảo quản, tra tìm tài liệu nhanh chóng, chính xác. Tóm lại, công tác phân loại tài liệu lƣu trữ của Cục đã thực hiện nghiêm túc và khoa học. Khối lƣợng hồ sơ, tài liệu của Cục lớn, để khắc phục tình trạng kho tàng chứa tài liệu và phục vụ đông đảo nhu cầu khai thác tài liệu lƣu trữ nên Cục phải tiến hành chỉnh lý, phân loại tài liệu để thuận lợi cho bảo quản, sử dụng lâu dài.
2.5.2.3. Xác định giá trị tài liệu
Xác định giá trị tài liệu là dựa trên những nguyên tắc, phƣơng pháp và tiêu chuẩn nhất định để nghiên cứu và quy định thời hạn bảo quản cho từng loại hình tài liệu, lựa chọn những tài liệu có giá trị nộp lƣu vào kho lƣu trữ bảo quản theo thời hạn thích hợp, phục vụ nghiên cứu, sử dụng lâu dài và loại ra để tiêu hủy những tài liệu hết giá trị. [37, tr.88]
Đây là công việc đòi hỏi tính chính xác và thận trọng cao vì công tác xác định giá trị tài liệu có tính quyết định đối với số phận tài liệu. Tuy nhiên, cho đến nay cơ sở để xác định giá trị tài liệu của Cục Di sản văn hoá chƣa ban hành văn bản nào quy định cụ thể thời hạn bảo quản tài liệu của Cục.
Thông tƣ số 09/2011/TT-BNV, ngày 03/6/2011 quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức, Cục chỉ áp dụng đƣợc với một số tài liệu hành chính, còn phần lớn tài liệu của Cục hình thành trong hoạt động chuyên môn, do đó gây khó khăn trong công tác xác định giá trị.
Qua khảo sát, tác giả nhận thấy Phòng Thông tin - Tƣ liệu đã có bƣớc xác định giá trị tài liệu qua việc loại bỏ, tiêu huỷ những hồ sơ, tài liệu trùng thừa, bị bao hàm, bản thảo... khi các đơn vị nộp hồ sơ chuyên ngành di sản văn hoá. Công việc này thực hiện nhiều cho các hồ sơ thoả thuận tu bổ, tôn tạo các di tích lịch sử văn hoá. Còn đối với các hồ sơ, tài liệu khi nộp lƣu vào Phòng Thông tin - Tƣ liệu hầu hết đƣợc lƣu trữ và bảo quản vĩnh viễn.
2.5.3. Ứng dụng CNTT trong quản lý tài liệu lưu trữ
Nhằm đáp ứng yêu cầu hiện đại hoá trong quản lý, điều hành công việc, Cục Di sản văn hoá đã sớm từng bƣớc đầu tƣ xây dựng hạ tầng công nghệ thông tin phục vụ cho quản lý nói chung và trong công tác lƣu trữ hồ sơ, tƣ liệu của Cục nói riêng, đồng thời quảng bá các di sản văn hoá:
Năm 1997, Cục trang bị hệ thống máy vi tính, xây dựng phần mềm quản lý trống đồng Việt Nam, một chƣơng trình hệ chuyên biệt quản lý cổ vật đặc sắc của Việt Nam. Xây dựng phần mềm quản lý bảo tàng (1998), phần mềm quản lý di tích (1999).
Từ năm 2002 đến nay Cục liên tục triển khai công tác tƣ liệu hoá (đĩa CD ROM) quá trình trung tu, tu bổ, tôn tạo tại một số ti tích; số hoá sách Cổ vật Việt Nam, giới thiệu 846 cổ vật đặc sắc, giúp cho các cơ quan quản lý nhà nƣớc thực hiện việc tra cứu nhận dạng cổ vật, chống thất thoát các tài sản vô giá này.
Năm 2003-2004, xây dựng phần mềm quản lý thông tin hiện vật các bảo tàng và di tích lịch sử văn hoá.
Năm 2006, Trang thông tin điện tử với tên miền www.dch.gov.vn của Cục ra đời, tích hợp phần mềm online tạo tiền đề cho việc xây dựng cơ sở dữ liệu toàn Ngành. Với lƣợng truy cập lớn đây là nơi tuyên truyền quảng bá về di sản văn hoá trên toàn quốc cho bạn bè trong nƣớc và quốc tế hiệu quả cao.
Các phần mềm Cục Di sản văn hoá đang sử dụng: - Tại Cục:
+ Phần mềm quản lý hồ sơ di tích, dự án tu bổ di tích, khảo cổ học. + Phần mềm quản lý sách, tạp chí và phim, ảnh
- Trên toàn quốc:
+ Hệ thống quản lý bảo tàng;
+ Hệ thống thông tin quản lý Di sản văn hoá phi vật thể