Năm 2014, Sau khi hoàn thiện phần mềm Hệ thống thông tin quản lý bảo tàng Việt Nam và Hệ thống thông tin quản lý di sản văn hoá phi vật thể, Cục Di sản văn hoá đã tổ chức nhiều lớp tập huấn cho lãnh đạo và các cán bộ trực tiếp thực hiện việc cập nhật phần mềm của 53/63 tỉnh, thành phố. Đồng thời, tiến hành kiểm tra 21/63 tỉnh, thành phố trên toàn quốc nhằm đƣa ra các biện pháp để ứng dụng các phần mềm quản lý di sản văn hoá một cách thiết
thực trong hoạt động toàn Ngành. Kết quả là 90% tỉnh, thành phố đƣợc trang bị cơ bản về cơ sở hạ tầng, đây là điều kiện thuận lợi để triển khai việc cập nhật cơ sở dữ liệu về di sản văn hoá tại các địa phƣơng.
Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong toàn ngành nhằm giúp cho công tác quản lý đƣợc bao quát, khoa học, chính xác và hỗ trợ tích cực các địa phƣơng trong hoạt động chuyên môn, xây dựng cơ sở dữ liệu quốc gia chuyên ngành Di sản văn hoá là vô cùng cấp thiết.
2.5.4. Thống kê tài liệu lưu trữ
Thống kê tài liệu lƣu trữ là sử dụng những phƣơng pháp, phƣơng tiện thích hợp để xác định rõ ràng và chính xác số lƣợng, thành phần tài liệu, tình hình và hệ thống bảo quản chúng trong các phòng, kho lƣu trữ.
Hàng năm, Cục Di sản văn hoá vẫn thực hiện thống kê trong công tác lƣu trữ. Nội dung thống kê bao gồm:
- Thống kê về số lƣợng hồ sơ, tài liệu trong kho; - Khối lƣợng tài liệu đã chỉnh lý đƣa vào khai thác; - Trang thiết bị kho lƣu trữ.
- Số lƣợng khai thác sử dụng tài liệu lƣu trữ;
- Số lƣợng các tin, bài, văn bản cập nhật vào phần mềm, trang Website của Cục.
Công cụ thống kê là các Sổ nhập tài liệu; Mục lục hồ sơ; Phiếu yêu cầu sử dụng tài liệu; Sổ theo dõi khai thác sử dụng tài liệu; Báo cáo thống kê định kỳ và các phần mềm.
Theo Thông tƣ số 09/2013/TT-BNV quy định chế độ báo cáo thống kê công tác văn thƣ, lƣu trữ và tài liệu lƣu trữ. Trƣớc ngày 15 tháng 01 năm kế tiếp của năm báo cáo, các Cục gửi báo cáo thống kê cơ sở công tác văn thƣ, lƣu trữ và tài liệu lƣu trữ về Lƣu trữ Bộ để tổng hợp. Cục Di sản văn hoá là một trong những Cục thực hiện khá nghiêm túc chế độ báo cáo và gửi báo cáo về Bộ đúng thời hạn.
(Báo cáo thống kê cơ sở công tác văn thƣ, lƣu trữ và tài liệu lƣu trữ năm 2015, 2016 của Cục Di sản văn hoá - Phụ lục 4).
2.6. Tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lƣu trữ
Thông qua công tác khai thác và sử dụng tài liệu thì vai trò, ý nghĩa của tài liệu lƣu trữ của Cục Di sản văn hoá mới đƣợc khẳng định. Đối tƣợng khai thác hồ sơ, tài liệu của Cục chủ yếu là cán bộ chuyên môn của Cục, các cán bộ trong khối quản lý nhà nƣớc của Bộ (các Cục, Vụ) và Hội đồng di sản văn hoá quốc gia. Ngoài ra, Phòng Thông tin - Tƣ liệu còn phục vụ khai thác tài liệu cho một số cơ quan, tổ chức ngoài Bộ và các địa phƣơng.
Mục đích khai thác tài liệu chuyên ngành: Việc khai thác, sử dụng tài liệu
chuyên ngành tại Cục Di sản văn hóa nhằm phát huy giá trị của hồ sơ, tƣ liệu đáp ứng nhu cầu quản lý, nghiên cứu, bảo vệ và phát huy giá trị di sản văn hóa và các nhu cầu chính đáng khác của tổ chức, cá nhân trong và ngoài cơ quan.
Số lƣợng khai thác tài liệu lƣu trữ các năm gần đây của Cục:
Năm 2013 2014 2015 2016 Số lƣợng ngƣời đến khai thác 192 lƣợt ngƣời 185 lƣợt ngƣời 220 lƣợt ngƣời 243 lƣợt ngƣời Số lƣợng tài liệu đƣa ra khai
thác 243 hồ sơ 205 hồ sơ 257 hồ sơ, 26 sách, luận văn 307 hồ sơ
Bảng 2.2. Số lượng khai thác tài liệu lưu trữ của Cục Di sản văn hoá
Công tác tổ chức khai thác và sử dụng là một khâu nghiệp vụ quan trọng trong quản lý công tác lƣu trữ. Hiện tại, Cục có 2 hình thức khai thác thông tin tài liệu lƣu trữ là hình thức trực tiếp và hình thức gián tiếp.
Hình thức khai thác trực tiếp: khai thác, sử dụng hồ sơ, tƣ liệu tại chỗ; cấp bảo sao tài liệu, bản chứng thực; trích dẫn tài liệu lƣu trữ.
Hình thức khai thác gián tiếp: khai thác thông tin tài liệu lƣu trữ trên phƣơng tiện thông tin đại chúng, trang thông tin điện tử; qua hòm thƣ điện tử.
Hình thức khai thác trực tiếp: Đây là hình thức khai thác tài liệu chủ yếu
của Cục, quy trình thủ tục nhƣ sau:
- Đối với cán bộ, công chức, viên chức và ngƣời lao động thuộc Cục Di sản văn hóa
+ Gửi yêu cầu cụ thể hoặc trực tiếp yêu cầu mƣợn hồ sơ, tài liệu tại Phòng Thông tin - Tƣ liệu; (Mẫu Phiếu đề nghị khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ - Phụ lục 5).
+ Khi mƣợn tài liệu số lƣợng nhiều (từ 10 hồ sơ trở lên) phải đƣợc sự đồng ý của Lãnh đạo Cục;
+ Ký tên vào sổ theo dõi mƣợn/trả tài liệu; + Bảo quản hồ sơ, trả đúng thời gian quy định. - Đối với các cơ quan, tổ chức, cá nhân khác
+ Phải có giấy giới thiệu của cơ quan, tổ chức ghi rõ mục đích, số lƣợng tài liệu cần khai thác và phải đƣợc sự đồng ý của Cục trƣởng Cục Di sản văn hóa.
+ Trƣờng hợp khai thác tài liệu phục vụ công tác nghiên cứu khoa học, nghiên cứu chuyên đề, làm luận văn, luận án tốt nghiệp… thì phải có đề cƣơng nghiên cứu, kèm theo giấy giới thiệu của cơ quan nơi công tác hoặc cơ sở đào tạo, nghiên cứu.
Hình thức khai thác gián tiếp:
- Cục Di sản văn hóa chủ động giới thiệu, tuyên truyền tài liệu thuộc thẩm quyền trên các phƣơng tiện thông tin đại chúng, trang thông tin điện tử phục vụ công tác chuyên môn, tuyên truyền quảng bá di sản.
- Các tổ chức, cá nhân sử dụng thông tin, tài liệu lƣu trữ tại Cục Di sản văn hóa trên các phƣơng tiện truyền thông đại chúng, trang thông tin điện tử phục vụ mục đích bảo tồn và phát huy giá trị di sản văn hóa phải đƣợc sự
đồng ý bằng văn bản của Cục Di sản văn hóa và phải trích dẫn, ghi rõ nguồn thông tin khi sử dụng.
Tài liệu khai thác nhiều nhất là những tài liệu về quản lý di tích (các đình, chùa, miếu, di tích lịch sử...) di sản văn hoá phi vật thể, các bảo tàng lịch sử, tài liệu Hán Nôm, đề tài nghiên cứu văn hoá.
Thời hạn giải quyết
+ Cán bộ Phòng Thông tin - Tƣ liệu khi nhận đƣợc yêu cầu khai thác hồ sơ, tƣ liệu sẽ căn cứ vào từng yêu cầu cụ thể, có thể xử lý ngay hoặc chủ động hẹn thời gian xử lý.
+ Đối với cán bộ Cục, quy định thời hạn trả hồ sơ, tƣ liệu đã mƣợn trong vòng 10 ngày kể từ ngày nhận hồ sơ, tƣ liệu tại Phòng Thông tin - Tƣ liệu.
Hiện tại, Cục Di sản văn hoá chƣa có quy định cụ thể nào về việc khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lƣu trữ. Cục đang dự thảo Quyết định ban hành quy chế khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lƣu trữ, trong dự thảo dự kiến quy định rõ về trách nhiệm khai thác sử dụng tài liệu; quy trình thủ tục khai thác tài liệu và việc trả phí, lệ phí sao chụp, khai thác hồ sơ, tƣ liệu của Cục.
Phòng Thông tin - Tƣ liệu theo dõi việc tổ chức khai thác tài liệu bằng Sổ theo dõi. Sổ theo dõi giúp Phòng quản lý đƣợc các nội dung:
- Ngày mƣợn - Tên ngƣời mƣợn
- Tên hồ sơ, tài liệu mƣợn - Ký nhận
Hình 2.5. Sổ khai thác tài liệu lưu trữ Cục Di sản văn hoá Công cụ tra tìm tài liệu
Tài liệu lƣu trữ của Cục là những tƣ liệu phản ánh đến di sản văn hoá quý giá không những của Việt nam mà là của thế giới. Không chỉ để nghiên cứu về văn hoá mà còn nhằm giới thiệu những di sản đó đến gần với nhân dân, Cục đã sớm tiến hành ứng dụng công nghệ thông tin trong ngành di sản ở Việt Nam. Việc này đã mang lại hiệu quả cao nhất trong việc khai thác đầy đủ thông tin, nhanh chóng, chính xác thông tin tài liệu lƣu trữ của Cục.
Bên cạnh các Mục lục hồ sơ, việc tích hợp phần mềm online trên Trang thông tin điện tử của Cục, giúp cho việc cập nhật, thao tác kỹ thuật đơn giản, thuận tiện khi đăng nhập vào trang web: http://dch.gov.vn/.
Việc tích hợp phần mềm online trên Trang thông tin điện tử của Cục rất dễ sử dụng, bất kỳ ai, khi nào cũng có thể tra tìm đƣợc thông tin tài liệu nhanh chóng tạo điều kiện cho ngƣời nghiên cứu tiếp cận gần hơn tài liệu lƣu trữ của Cục.
Từ năm 2003 đến năm 2014 tiến hành nâng cấp phần mềm Hệ thống quản lý thông tin bảo tàng theo mô hình mới và triển khai ứng dụng trên toàn quốc, nghiên cứu xây dựng Hệ thống quản lý thông tin di sản văn hoá phi vật thể và hƣớng dẫn triển khai ứng dụng trên toàn quốc với mục tiêu xây dựng cơ sở dữ liệu quốc gia về di sản văn hoá phi vật thể, đáp ứng yêu cầu quản lý nhà nƣớc, bảo vệ và phát huy giá trị các di sản văn hoá phi vật thể trên toàn
quốc. Theo phân cấp chức năng, các địa phƣơng đƣợc cập nhật và khai thác thông tin trên hệ thống này.
Thời gian Số lƣợng truy cập website
Năm 2014 4.435.719 lƣợt ngƣời Năm 2015 1.928.609 lƣợt ngƣời Năm 2016 16.020.734 lƣợt ngƣời
Bảng 2.3: Số lượng truy cập Website http://dch.gov.vn/
Việc xây dựng cơ sở dữ liệu và các hạ tầng thông tin về di sản văn hoá giúp cho Cục dần thay đổi cách quản lý hồ sơ từ phƣơng thức truyền thống chuyển sang phƣơng thức hiện đại đáp ứng yêu cầu phát triển của công nghệ thông tin trong đời sống xã hội. Tuy nhiên, việc xây dựng cơ sở dữ liệu di sản văn hoá còn chƣa đồng bộ, nhiều hồ sơ, tài liệu còn chƣa cập nhật vào phần mềm, thiếu sự chia sẻ thông tin nên gây khó khăn cho việc khai thác tra tìm tài liệu. Vì vậy, trong thời gian tới Cục cần đầu tƣ hơn nữa trong việc số hoá tƣ liệu di sản văn hoá đối với tài liệu truyền thống, nghiên cứu triển khai ứng dụng công nghệ thông tin trong việc giải quyết các thủ tục công nhận các di sản văn hoá của Cục.
2.7. Nhận xét, đánh giá về thực trạng quản lý công tác lƣu trữ tại Cục Di sản văn hoá Di sản văn hoá
Trên cơ sở những kết quả khảo sát công tác lƣu trữ của Cục Di sản văn hoá, chúng tôi đƣa ra một số nhận xét về tình hình quản lý và thực hiện công tác lƣu trữ của Cục nhƣ sau:
Ƣu điểm:
Công tác lƣu trữ hồ sơ, tài liệu của Cục đã đƣợc tập thể Lãnh đạo, công chức quan tâm và triển khai hiệu quả. Thể hiện ở những ƣu điểm sau:
Một là, Cục đã có bộ phận làm công tác văn thƣ, lƣu trữ bố trí ở hai
lƣu trữ đều có trình độ cao từ đại học trở lên, trong đó có 01 cán bộ đƣợc đào tạo đúng chuyên ngành CNTT nên tạo điều kiện thuận lợi cho việc tham mƣu và triển khai quản lý tốt các hoạt động lƣu trữ và quản lý tài liệu lƣu trữ, ứng dụng CNTT trong công tác lƣu trữ của cơ quan.
Hai là, Cục đang xây dựng Quy chế khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu
lƣu trữ. Đây là văn bản quan trọng trong việc quản lý, tổ chức khai thác hồ sơ, tài liệu về di sản văn hoá. Trong quy chế đã quy định về quy trình, thủ tục, thời gian giải quyết; phí, lệ phí và trách nhiệm của các đối tƣợng liên quan khi khai thác tài liệu lƣu trữ chuyên ngành của Cục. Quy chế sớm hoàn thiện và ban hành đƣợc coi là bƣớc đổi mới trong quản lý công tác lƣu trữ của Cục. Vì đây là văn bản đầu tiên Cục xây dựng nhằm quản lý thống nhất công tác lƣu trữ của Cục, tạo điều kiện thuận lợi để Cục ban hành các văn bản khác nhƣ Quy chế công tác văn thƣ, lƣu trữ của Cục, Danh mục hồ sơ, tài liệu của cơ quan, Danh mục bảng thời hạn bảo quản tài liệu lƣu trữ của Cục…
Ba là, Cục đã thực hiện tƣơng đối đầy đủ các nghiệp vụ lƣu trữ tài liệu cơ quan nói chung và tài liệu chuyên ngành nói riêng. Với khối lƣợng hồ sơ, tài liệu sản sinh hàng năm của Cục khá lớn, khoảng gần 400 mét tài liệu, nhƣng cán bộ văn thƣ, lƣu trữ của Cục đã tiến hành các nghiệp vụ nhƣ thu thập, phân loại, thống kê, bảo quản tài liệu. Bên cạnh đó, Phòng Thông tin, Tƣ liệu đã tiến hành việc cập nhập các dữ liệu di sản văn hoá vào phần mềm giúp tra tìm tài liệu nhanh chóng, hiệu quả.
Bốn là, Cơ sở vật chất và kinh phí cho công tác đã đƣợc bố trí thƣờng xuyên, tập trung vào các công việc trọng tâm nhƣ: ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý hồ sơ, tài liệu; đào tạo bồi dƣỡng nâng cao trình độ cán bộ làm công tác thông tin, tƣ liệu; đầu tƣ mua sắm trang thiết bị bảo quản tài liệu. Cục Di sản văn hoá có hai kho chứa tài liệu lƣu trữ: kho 1 có diện tích 18m2 đặt ở tầng 1, bảo quản tài liệu lƣu trữ từ trƣớc năm 1995. Kho hai có diện tích 72m2 chứa tài liệu lƣu trữ từ năm 1995 đến nay. Cả hai kho đều có
hệ thống điều hoà, quạt, thiết bị chiếu sáng. Trang thiết bị bảo quản tài liệu đầy đủ gồm tủ, giá, cặp, hộp, bìa đựng tài liệu. Định kỳ cán bộ lƣu trữ vệ sinh kho, tránh bụi bẩn cho tài liệu.
Ƣu điểm nổi bật trong công tác lƣu trữ của Cục là việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý hồ sơ, tài liệu. Cục gần nhƣ đã đi đầu trong các đơn vị thuộc Bộ Văn hoá, Thể thao và Du lịch về việc triển khai ứng dụng CNTT trong hoạt động hành chính nhà nƣớc nói chung và hoạt động lƣu trữ hồ sơ, tài liệu chuyên ngành di sản nói riêng. Trải qua thời gian, Cục đã từng bƣớc xây dựng, cải tiến các phần mềm để phù hợp với sự phát triển công nghệ thông tin và nhu cầu thực tiễn cơ quan. Ứng dụng CNTT đã giúp Cục quản lý cơ sở dữ liệu di sản văn hoá của toàn Ngành và với lƣợng truy cập lớn giúp Cục tuyên truyền, quảng bá về di sản văn hoa trên toàn quốc cho bạn bè trong nƣớc và quốc tế rất hiệu quả.
Kinh phí hàng năm đƣợc bố trí cho việc duy trì, cải tiến các phần mềm quản lý và khai thác tài liệu lƣu trữ. Năm 2015, Cục đầu tƣ lắp đặt thiết bị kết nối mạng của Bộ VH-TT-DL, quản trị kỹ thuật, cập nhật dữ liêụ và vận hành hệ thống ứng dụng công nghệ thông tin: Trang thông tin điện tử, phần mềm phòng chống virus, phần mềm quản lý di tích, phần mềm quản lý hồ sơ di tích quốc gia, phần mềm quản lý di sản văn hóa trên toàn quốc, hệ thống hòm thƣ điện tử. tổ chức Hội thảo “Ứng dụng công nghệ hiện đại vào trƣng bày bảo tàng”; Hội thảo “Ứng dụng công nghệ thông tin trong việc bảo vệ và phát huy giá trị di sản văn hóa khu vực Đông Nam Á”. Năm 2016, đầu tƣ kinh phí hoàn thiện hệ thống thông tin quản lý bảo tàng và di sản văn hóa phi vật thể; triển khai xây dựng phần nội dung cho việc nâng cấp phần mềm quản lý thông tin hiện vật và quản lý thông tin di tích.