TT
Tiêu chí đánh giá
Các mức độ đo lường kết quả công việc
Kém Trung bình
Khá Tốt
1 Khối lượng công việc hoàn thành 2 Chất lượng công việc hoàn thành
3 Quy trình thực hiện công việc được giao 4 Sáng kiến trong quá trình giải quyết công việc 5 Thái độ tích cực, Tinh thần trách nhiệm trong
công việc
(Nguồn: Tác giả )
Cách thức sử dụng kết quả đo lường thực hiện công việc để phân loại mức độ hoàn thành nhiệm vụ của công chức trên cơ sở 5 tiêu chí đánh giá và phương pháp đánh giá. Để đảm bảo thống nhất trong xác định kết quả và là cơ sở cho phân loại, tất cả các cách thức đánh giá đều phải quy về các mức độ hoàn thành công việc bao gồm: kém/trung bình/khá/tốt. Căn cứ vào số lượng các mức độ đạt được để chuyển sang phân loại công chức theo 5 cấp độ: Không hoàn thành nhiệm vụ, hoàn thành nhiệm vụ ở mức trung bình, hoàn thành nhiệm vụ ở mức khá, hoàn thành nhiệm vụ ở mức tốt, hoàn thành nhiệm vụ ở mức xuất sắc. Sau khi phân loại, các cấp độ đánh giá này sẽ được chuyển đổi tương ứng với việc xếp hạng công chức, theo đó: Loại A = Hoàn thành nhiệm vụ ở mức xuất sắc; Loại B = Hoàn thành nhiệm vụ ở mức tốt; Loại C = Hoàn thành nhiệm vụ ở mức khá; Loại D = Hoàn thành nhiệm vụ ở mức trung bình; Loại E = Không hoàn thành nhiệm vụ.
1.3. Mô hình nghiên cứu
Để đánh giá các yếu tố tâm lý ảnh hưởng đến quá trình thực thi công việc của CCVP cấp quận/huyện có thể ứng dụng phương pháp phân tích nhân tố khám phá (EFA) kết hợp hồi quy tuyến tính đa biến. Khi xem xét về mức độ đáp ứng yêu cầu công việc của nhân viên, nhiều nghiên cứu đã chỉ ra rằng yếu tố năng lực tâm lý có ảnh hưởng đến mức độ đáp ứng yêu cầu công việc của họ. Luthans, F., Avolio [32] đã chứng minh yếu tố năng lực tâm lý bao gồm sự tự tin, niềm hi vọng, sự kiên cường, sự lạc quan có tác động đến mức độ đáp ứng yêu cầu công việc. Tương tự nghiên cứu của Nguyễn Quốc Nghi [6] cũng cho thấy các yếu tố năng lực tâm lý và yếu tố môi trường làm việc rất quan trọng tác động đến mức độ đáp ứng với yêu cầu công việc của nhân viên, các yếu tố của nó sẽ tác động đến cán bộ viên chức giúp họ nâng cao năng lực công tác. Động lực làm việc cũng có ảnh hưởng nhất định đến mức độ đáp ứng yêu cầu công việc, khi nhân viên có động cơ làm việc hoặc có những thay đổi tích cực trong động cơ làm việc, yếu tố này sẽ có tác động tích cực đến việc mức độ đáp ứng yêu cầu công việc của nhân viên Mai Anh [1]. Nguyễn Quốc Nghi đã xác định nhóm yếu tố đặc điểm cá nhân (giới tính, số người phụ thuộc, tuổi, thâm niên, trình độ học vấn) cũng có ảnh hưởng không nhỏ đến mức độ đáp ứng yêu cầu công việc của nhân viên [7]. Dựa vào các kết quả nghiên cứu của các tác giả, mô hình nghiên cứu các yếu tố tâm lý ảnh hưởng đến khả năng đáp ứng yêu cầu công việc của CCVP tại Ủy ban nhân dân cấp quận/huyện như sau:
Hình 1.1. Mô hình tác động của yếu tố tâm lý tới quá trình thực thi công việc của công chức văn phòng
Nguồn: Nghiên cứu của tác giả
Các tiêu chí đánh giá thuộc các nhóm nhân tố có khả năng ảnh hưởng đến mức độ đáp ứng yêu cầu công việc của CCVP được đo lường bằng thang đo Likert 5 mức độ.
QUÁ TRÌNH THỰC THI CÔNG VIỆC (5 tiêu chí) TRÍ TUỆ CẢM XÚC ( 9 tiêu chí) NHẬN THỨC VỀ VỊ THẾ XÃ HỘI (11 tiêu chí) NHẬN THỨC VỀ NHIỆM VỤ CỦA VĂN PHÒNG ( 10 tiêu chí) YÊN TÂM NGHỀ NGHIỆP ( 11 tiêu chí)
TIẾU KẾT CHƯƠNG 1
Trong chương 1, tác giả đã tổng hợp và xây dựng được các khái niệm liên quan đến đề tài nghiên cứu như: khái niệm văn phòng, công tác văn phòng và đã đưa ra được khái niệm mới như: tâm lý công chức văn phòng cũng như đặc điểm và đặc biệt là nội dung các yếu tố tâm lý trong quá trình thực thi công việc của CCVP. Tác giả cũng đã xây dựng và đưa ra các tiêu chí đánh giá quá trình thực thi công việc của CCVP.
Qua những nội dung trình bày trong chương 1, có thể thấy CCVP vai trò rất quan trọng trong tổ chức bộ máy của UBND cấp quận/huyện. Hoạt động nghề nghiệp của CCVP có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng, hiệu quả thực hiện nhiệm vụ chính trị của các cơ quan, đơn vị. Bên cạnh trình độ, nghiệp vụ thì đảm bảo các yếu tố tâm lý tích cực và phù hợp là nhân tố quyết định chất lượng và hiệu quả cho công tác quản lý của lãnh đạo và sự phát triển của cơ quan.. CCVP có tâm lý tốt sẽ làm chủ được công việc bản thân, tạo được sự kết nối giữa các bộ phận trong và ngoài cơ quan; xây dựng và duy trì văn hóa công sở và tạo dựng hình ảnh và uy tín cho tổ chức, củng cố lòng tin cho các cá nhân và các đơn vị. Vì vậy việc nghiên cứu để xác định tác động của các yếu tố tâm lý tới quá trình thực thi công việc của CCVP là vấn đề cần thiết và cấp bách.
Chương 2: KHẢO SÁT, ĐÁNH GIÁ SỰ TÁC ĐỘNG CỦA YẾU TỐ TÂM LÝ TỚI QUÁ TRÌNH THỰC THI CÔNG VIỆC CỦA CÔNG CHỨC VĂN PHÒNG ỦY BAN NHÂN DÂN CẤP QUẬN, HUYỆN TẠI ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ HÀ NỘI
2.1. Cơ cấu tổ chức và nhiệm vụ của các vị trí việc làm trong văn phòng ủy ban nhân dân cấp quận, huyện tại Hà Nội nhân dân cấp quận, huyện tại Hà Nội
2.1.1. Những quy định của Nhà nước về vị trí, trách nhiệm, quyền hạn của CCVP
Các vấn đề về vị trí, trách nhiệm, quyền hạn của CCVP cũng được thể hiện trong các nghị định của Chính phủ, tiêu biểu như:
Nghị định 29/2012 về việc tuyển dụng, sử dụng và quản lý viên chức.
Nghị định số 37/2014/NĐ-CP(2014), Quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn
thuộc Ủy ban nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, Chính phủ nước
Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam.
Quyết định số: 09/2015/QĐ-TTg (2015), Ban hành Quy chế thực hiện cơ chế một
cửa, cơ chế một cửa liên thông tại cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương của
Thủ tướng chính phủ nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam.
Các văn bản trên là cơ sở pháp lý để tác giả luận văn nghiên cứu các vấn đề theo yêu cầu của đề tài đặt ra.
2.1.2. Cơ cấu tổ chức Văn phòng
Ủy ban nhân dân cấp quận, huyện là chính quyền của các địa phương trực thuộc thành phố, tỉnh. Các cơ quan giúp việc của chính quyền địa phương cấp quận, huyện thông thường gồm các phòng, ban trực thuộc như: Văn phòng Ủy ban nhân dân, Phòng Tài chính - Kế hoạch, Phòng Nội vụ, Phòng Tài nguyên - môi trường, Phòng Công thương, Phòng Nông nghiệp-PTNT, Phòng Tư pháp, Phòng Giáo dục- Đào tạo, Phòng Y tế, Phòng Lao động- Thương binh xã hội, Thanh tra huyện, Phòng Văn hóa - thông tin. Theo quy định tại Nghị định số 37/2014/NĐ-CP ngày 05/5/2014 của Chính phủ về việc quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc UBND quận, huyện, văn phòng UBND được tổ chức, làm việc theo chế độ thủ trưởng, cơ cấu tổ chức của Văn phòng gồm:
* Chánh văn phòng và không quá 03 phó chánh văn phòng. Chánh văn phòng quản lý và điều hành mọi hoạt động văn phòng; Phó Chánh văn phòng chịu trách nhiệm trước Chánh văn phòng về các lĩnh vực được phân công.
* Cán bộ, công chức, nhân viên được phân công tổng hợp và theo dõi các lĩnh vực kinh tế, văn hóa – xã hội, an ninh, quốc phòng.
* Các bộ phận trực thuộc Văn phòng:
- Bộ phận tổng hợp: có nhiệm vụ nghiên cứu xây dựng chương trình công tác của UBND, tổng hợp, báo cáo định kỳ và đột xuất; đề xuất, biên tập các đề án, các văn bản giúp Thường trực HĐND, UBND trong việc chỉ đạo các cấp, các ngành, các đơn vị trên địa bàn thực hiện nhiệm vụ theo chức năng nhiệm vụ của Văn phòng.
- Bộ phận hành chính – quản trị, kế toán – tài vụ:
+ Công tác văn thư – lưu trữ: Đảm bảo công tác tiếp nhận văn bản đến và xử lý văn bản đi một cách chính xác, nhanh nhạy, kịp thời, phục vụ đắc lực cho sự chỉ đạo điều hành của thường trực HĐND, UBND và Văn phòng; Kiểm tra chặt chẽ các nội dung văn bản đến, văn bản đi, thể thức và hình thức văn bản của Thường trực HĐND, UBND và Văn phòng trước khi phát hành; quản lý và sử dụng các loại con dấu theo đúng quy định hiện hành của Nhà nước và của cơ quan.
+ Công tác quản trị, kế toán – tài vụ: Tổ chức quản lý toàn bộ cơ sở vật chất do cơ quan Văn phòng quản lý; Lập các dự toán kinh phí hàng năm, hàng quý và phải đảm bảo kinh phí phục vụ các hoạt động; Quản lý đội xe và đảm bảo hoạt động tốt để phục vụ Lãnh đạo huyện và Văn phòng; Đảm bảo phục vụ tốt các hội nghị, cuộc họp và làm việc thường xuyên cũng như đột xuất của Thường trực HĐND-UBND, Văn phòng tại trụ sở làm việc của HĐND-UBND; Xây dựng và chăm sóc cây cảnh, tổ chức thực hiện công tác vệ sinh trong cơ quan; Tổ chức thực hiện công tác bảo vệ cơ quan.
+ Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ hành chính: giúp Chánh Văn phòng quản lý, theo dõi, kiểm tra các đơn vị thực hiện công tác cải cách thủ tục hành chính, đúng quy định và theo quy chế tổ chức và hoạt động của bộ phận tiếp nhận và trả kết quả thuộc Văn phòng.
Việc bố trí, sử dụng cán bộ, công chức, nhân viên của Văn phòng phải căn cứ vào vị trí việc làm, chức danh, tiêu chuẩn chuyên môn, nghiệp vụ, đảm bảo phát huy được phẩm chất, năng lực để hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao. Tuỳ theo quy mô hoạt động, tính chất công việc và biên chế được giao, Chánh Văn phòng có thể bố trí cán bộ, công chức phụ trách riêng từng lĩnh vực hoặc kiêm nhiệm một số lĩnh vực trên cơ sở tinh gọn, hiệu quả.
2.1.3.Phân công nhiệm vụ tại các vị trí việc làm
2.1.3.1. Chánh Văn phòng
Lãnh đạo chung, toàn diện các hoạt động của Văn phòng; chịu trách nhiệm toàn bộ các hoạt động của đơn vị trước Thường trực HĐND-UBND, làm chủ tài khoản của Văn phòng HĐND-UBND quận/huyện.
Trực tiếp phụ trách các hoạt động của HĐND quận/huyện ở các lĩnh vực kinh tế, công tác nội vụ, nội chính, ngoại vụ; tài vụ, quản trị, hậu cần; công tác tổ chức, cán bộ, thi đua – khen thưởng của đơn vị; ký các văn bản của đơn vị và ký nháy các văn bản tham mưu cho HĐND-UBND quận/huyện. Xử lý toàn bộ các văn bản gửi đến thường trực HĐND-UBND quận/huyện và Văn phòng.
2.1.3.2. Phó Chánh Văn phòng
Giúp Chánh Văn phòng điều hành các hoạt động của Văn phòng khi Chánh văn phòng đi vắng và uỷ quyền bằng văn bản. Phụ trách lĩnh vực Văn hoá – xã hội, công tác Văn thư, Lưu trữ, công tác kiểm soát thủ tục hành chính, công tác cải cách hành chính, công nghệ thông tin, tiếp công dân và giải quyết khiếu nại, tố cáo.
Trực tiếp theo dõi và chỉ đạo bộ phận tổng hợp, bộ phận Văn thư, Lưu trữ; Trung tâm giao dịch một cửa; bộ phận tiếp công dân; ký các văn bản của đơn vị và ký nháy các văn bản tham mưu cho HĐND-UBND huyện theo lĩnh vực phân công; xử lý toàn bộ các văn bản gởi đến thường trực HĐND-UBND huyện và Văn phòng khi Chánh Văn phòng đi công tác và chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng những công việc giao phụ trách.
2.1.3.3. Chuyên viên:
Chịu trách nhiệm phụ trách bộ phận Tổng hợp; trực tiếp theo dõi tham mưu các công việc khối kinh tế; tổng hợp các báo cáo tháng, quý, 6 tháng, 9 tháng, năm; tham dự họp, ghi biên bản cuộc họp và thông báo kết luận họp thường kì UBND quận/huyện, họp khối kinh tế.
Ghi biên bản họp giao ban thường trực UBND huyện hàng tuần nếu phó Chánh văn phòng không tham gia họp.
Trực tiếp phụ trách Trung tâm giao dịch "một cửa"; theo dõi và tham mưu công việc thuộc lĩnh vực văn hóa-xã hội, công tác cải cách hành chính; tổng hợp các báo cáo hằng ngày, tuần, tháng, quý, 6 tháng, 9 tháng, năm tại Trung tâm giao dịch “Một cửa”; tham dự họp, ghi biên bản cuộc họp và thông báo kết luận các cuộc họp khối phụ trách.
Trực tiếp theo dõi và tham mưu công tác UBND-HĐND quận/huyện, một số công việc thuộc lĩnh vực Nội chính, Nội vụ, Ngoại vụ; tham dự họp, ghi biên bản họp và thông báo kết luận các cuộc họp lĩnh vực phụ trách;
Tổng hợp báo cáo công tác hàng tuần, lập chương trình công tác tuần của thường trực HĐND-UBND quận/huyện. Cập nhật phản ảnh báo chí liên quan đến quận/huyện, giấy mời, các văn bản chỉ đạo của UBND-HĐND thành phố khi Chánh văn phòng đi công tác.
Phụ trách bộ phận tiếp công dân; theo dõi và tham mưu công tác tiếp công dân; giải quyết khiếu nại, tố cáo; lĩnh vực nội chính; công tác kiểm soát thủ tục hành chính. Tham dự họp, ghi biên bản cuộc họp và thông báo kết luận các cuộc họp lĩnh vực phụ trách.
Theo dõi và tham mưu công tác lĩnh vực công nghệ, thông tin thuộc đơn vị Văn phòng phụ trách; trực tiếp theo dõi, quản lý Website Văn phòng HĐND-UBND quận/huyện; tham mưu một số nhiệm vụ thuộc lĩnh vực khối kinh tế; tham dự họp, ghi biên bản cuộc họp và thông báo kết luận các cuộc họp lĩnh vực phụ trách. Theo dõi và tổng hợp báo cáo công việc trong tuần, lập chương trình công tác tuần của thường trực HĐND-UBND quận/huyện.
Theo dõi nắm thông tin kịp thời phản ánh của báo chí liên quan đến quận/huyện; cập nhật thường xuyên giấy mời họp và các văn bản chỉ đạo của UBND- HĐND thành phố.
Theo dõi, quản lý sử dụng hệ thống cầu truyền hình trực tuyến của huyện, hệ thống âm thanh, máy chiếu tại các hội trường; ghi biên bản và thông báo kết luận họp cơ quan Văn phòng.
Phụ trách và chịu trách nhiệm về công tác lưu trữ các văn bản đi, đến, quản lý kho lưu trữ của huyện; quản lý toàn bộ các con dấu của HĐND-UBND quận/huyện, dấu Văn phòng, đóng dấu các văn bản HĐND-UBND, Văn phòng ký phát hành; kiêm nhiệm công tác thủ quỹ cơ quan Văn phòng. Thực hiện các nghiệp vụ về công tác Văn thư theo đúng quy định của nhà nước. Chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ tài sản, công cụ, dụng cụ phục vụ cho công việc đảm nhận
Tham mưu cho lãnh đạo Văn phòng kế hoạch và các thủ tục tiêu huỷ tài liệu tại kho lưu trữ huyện khi hết thời hạn sử dụng.
Vào sổ công văn đi, đến; phát hành các loại văn bản (văn bản HĐND-UBND huyện, Văn phòng ký và văn bản cấp trung ương gửi đến chuyển cho các đơn vị, địa phương) và thực hiện nghiệp vụ về công tác Văn thư theo quy định pháp luật.
Thực hiện công tác kế toán đơn vị, nghiệp vụ kế toán và quản lý toàn bộ tài sản thuộc Văn phòng quản lý, sử dụng. Theo dõi và tham mưu toàn bộ hoạt động của bộ phận Quản trị, Tài vụ, Hậu cần cho lãnh đạo Văn phòng. Phụ trách theo dõi công tác tổ chức đơn vị Văn phòng như quản lý toàn bộ hồ sơ đối với các hợp đồng lao động làm việc tại đơn vị; theo dõi đề xuất việc nâng lương… cho lãnh đạo thường trực