- Các đ/c Phó Văn phòng
10 năm Chuyên viên theo dõ
2.2.3. Nhận xét chung
Qua tình hình về lập hồ sơ hiện hành ở Văn phòng Trung ương Đảng, chúng tôi có những nhận xét, đánh giá sau đây:
Ưu điểm
- Nhìn chung, Văn phòng Trung ương Đảng đã có sự quan tâm, chỉ đạo về lập hồ sơ hiện hành đối với các cơ quan, tổ chức, đặc biệt là ở Văn phòng Trung ương, thể hiện ở các văn bản hướng dẫn và việc kiểm tra, đôn đốc thực hiện.
- Các văn bản quy định, hướng dẫn về lập hồ sơ hiện hành đã cơ bản phản ánh được khá cụ thể, chi tiết về yêu cầu chung của lập hồ sơ hiện hành cũng như trách nhiệm lập hồ sơ hiện hành đối với từng đơn vị trực thuộc và cách lập hồ sơ đối với một số loại tài liệu. Nhờ đó đã có tác dụng trong thực tiễn đáp ứng được yêu cầu đặt ra.
- Tài liệu ở Văn phòng Trung ương nhìn chung đã được cán bộ ở các đơn vị lập hồ sơ, điển hình là Vụ Hành chính, Vụ Thư ký, Vụ Nội chính, Cục Lưu trữ.... Trong những năm gần đây, đa số các đơn vị, chuyên viên, cán bộ trong Văn phòng Trung ương đã dựa vào danh mục hồ sơ mẫu của Văn phòng Trung ương Đảng ban hành năm 2003 và căn cứ vào tình hình thực tế tài liệu để tiến hành lập hồ sơ hoặc phân loại, sắp xếp tài liệu trước khi nộp về Phòng Lưu trữ hiện hành. Tuy nhiên, chất lượng lập hồ sơ của các đơn vị có sự khác nhau. Trong đó, các đơn vị như Vụ Hành chính, Vụ Thư ký đã thực hiện tương đối tốt. - Nhiều cán bộ, chuyên viên đã có ý thức về lập hồ sơ hiện hành nên đối với các hồ sơ quan trọng như: hội nghị Trung ương, hội nghị Bộ Chính trị, hội nghị Ban Bí thư, hội nghị do các đồng chí trong Bộ Chính trị, Ban Bí thư triệu tập và chủ trì, hội nghị cán bộ, lễ mít tinh, lễ tang, công văn lưu… đã được lập hồ sơ hoàn chỉnh, có chất lượng tốt.
Có thể nói, do một số đơn vị, cá nhân của Văn phòng Trung ương Đảng làm tương đối tốt việc lập hồ sơ hiện hành, nên tài liệu hình thành ở các đơn vị đó nhìn chung đã được quản lý chặt chẽ, tra tìm dễ dàng, góp phần nâng cao hiệu suất công tác của cán bộ, chuyên viên. Mặt khác, do nhiều đơn vị đã lập được hồ sơ hiện hành nên việc giao nộp hồ sơ, tài liệu cho Phòng Lưu trữ hiện
hành được tiến hành tương đối thuận lợi. Tài liệu giao nộp vào đây được chỉnh sửa nhanh chóng, khai thác sử dụng dễ dàng, phục vụ có hiệu quả công tác nghiên cứu, tham mưu giúp việc Ban Chấp hành Trung ương, Bộ Chính trị, Ban Bí thư của Văn phòng Trung ương Đảng.
Tồn tại
Bên cạnh những ưu điểm nêu trên, công tác lập hồ sơ hiện hành ở Văn phòng Trung ương Đảng còn nhiều bất cập, có thể nêu ra một số tồn tại như sau:
- Không ít cán bộ, chuyên viên của một số đơn vị như: Vụ Tổng hợp, Vụ Kinh tế, Vụ Địa phương I, Vụ Địa phương II, Vụ Địa phương III chưa nhận thức được trách nhiệm, ý nghĩa và tầm quan trọng của lập hồ sơ hiện hành và trách nhiệm của mình đối với công việc này. Trước đây, ngay cả sau khi đã ban hành Danh mục hồ sơ mẫu năm 2003, hầu hết cán bộ, chuyên viên ở các đơn vị này (khi chưa hợp nhất không có Vụ Kinh tế) cũng không thực hiện theo đúng quy định. Do đó, chất lượng hồ sơ được lập không đảm bảo yêu cầu như thiếu hoàn chỉnh, các hồ sơ hầu hết không được biên mục bên trong gây rất nhiều khó khăn trong quá trình giải quyết công việc, quản lý văn bản, khai thác và sử dụng tài liệu. Đặc biệt, vẫn còn có cán bộ, chuyên viên giao nộp tài liệu ở tình trạng bó gói, chưa phân loại, sắp xếp theo quy định…
- Hiện nay, chức năng, nhiệm vụ và tổ chức bộ máy của Văn phòng Trung ương đã có nhiều thay đổi, trong khi đó Văn phòng chưa ban hành văn bản mới quy định, hướng dẫn cụ thể, chi tiết về lập hồ sơ hiện hành nên gây ra sự lúng túng, khó khăn đối với các đơn vị mới được thành lập hoặc sáp nhập, từ đó làm ảnh hưởng đến công tác văn thư, lưu trữ nói riêng và toàn bộ hoạt động của cơ quan nói chung.
- Hồ sơ được lập theo đặc trưng tên gọi, tác giả chiếm một khối lượng khá lớn. Theo tôi, hồ sơ tên gọi chỉ nên lập đối với công văn lưu (do Vụ Hành chính lập) vì lập hồ sơ theo đặc trưng này giúp cho việc quản lý tài liệu của Văn phòng
được thuận lợi, qua đó nắm được tổng khối lượng văn bản và khối lượng từng loại văn bản đã ban hành trong một thời gian nhất định. Tuy nhiên, hạn chế của việc lập hồ sơ theo đặc trưng này là không thể hiện được mối liên hệ giữa các văn bản trong hồ sơ, gây khó khăn cho việc tra tìm và nghiên cứu, vì xét về lâu dài, hồ sơ tên gọi không phục vụ cho công tác tra tìm và khai thác sử dụng mà chủ yếu tra tìm tài liệu theo chuyên đề, vấn đề, vụ việc. Do vậy, lập hồ sơ lấy tên gọi của tài liệu làm đặc trưng chính chỉ nên thực hiện ở Vụ Hành chính (văn thư cơ quan) là thích hợp, tạo thuận lợi cho công tác văn thư nói chung và công tác quản lý văn bản nói riêng.
Việc lập hồ sơ theo đặc trưng tác giả chỉ giúp chúng ta phần nào nhận biết được mức độ quan trọng và giá trị lưu trữ của các văn bản trong hồ sơ, nhưng lại làm cho văn bản phản ánh về một vấn đề, sự việc bị xé lẻ, không giữ được mối liên hệ khách quan, gây khó khăn cho việc tổ chức khoa học tài liệu cũng như việc tra tìm và khai thác sử dụng tài liệu. Trong khi đó, xu hướng chung là tài liệu được tra tìm, sử dụng chủ yếu theo vấn đề.
Đối với các đơn vị có chức năng tham mưu, nghiên cứu tổng hợp về các lĩnh vực như: kinh tế, văn hoá, xã hội, quốc phòng, an ninh, đối ngoại… hồ sơ hiện hành chủ yếu nên lập theo đặc trưng vấn đề kết hợp với một số đặc trưng khác như: tên loại, tác giả, thời gian. Thế nhưng trong thời gian qua, hồ sơ của các đơn vị này hầu hết lại được lập theo đặc trưng tác giả. Tồn tại này xuất phát từ các văn bản hướng dẫn của Văn phòng Trung ương còn chưa cụ thể hoặc thiếu hợp lý. Hơn nữa, vì lập hồ sơ theo đặc trưng tác giả là cách làm đơn giản, dễ thực hiện nhất, cho nên dễ được cán bộ, chuyên viên hưởng ứng.
- Văn phòng Trung ương chưa xây dựng, ban hành được danh mục hồ sơ hàng năm mà chủ yếu dựa vào bản Danh mục hồ sơ mẫu được ban hành từ năm 2003 (đến nay không còn phù hợp). Do đó đã ảnh hưởng nhiều đến chất lượng và hiệu quả của việc lập hồ sơ hiện hành.
- Về nghiệp vụ văn thư và lập hồ sơ hiện hành của cán bộ, chuyên viên còn nhiều hạn chế. Vai trò của cán bộ văn thư - lưu trữ, nhất là cán bộ của Phòng Lưu trữ hiện hành trong việc hướng dẫn công tác lập hồ sơ hiện hành của cơ quan chưa được phát huy, chưa có sự hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc, nhắc nhở thường xuyên và triệt để đối với các đơn vị.
- Thiếu các hình thức khen thưởng, xử phạt cụ thể trong việc tổ chức thực hiện công tác này. Mấy năm trở lại đây, Phòng Lưu trữ hiện hành sau khi thu thập tài liệu giao nộp đã có báo cáo kết quả việc lập hồ sơ hiện hành, trong đó có nêu rõ những đơn vị điển hình làm tốt và những đơn vị chưa làm tốt. Song, lãnh đạo cơ quan cũng chưa có các biện pháp mạnh để biểu dương những đơn vị, cá nhân đã thực hiện tốt và phê bình, nhắc nhở hay tính vào thành tích thi đua cuối năm đối với những đơn vị, cá nhân chưa thực hiện tốt việc lập hồ sơ hiện hành.
Tiểu kết chương 2
Công tác lập hồ sơ hiện hành ở Văn phòng Trung ương Đảng đã được lãnh đạo Văn phòng quan tâm, một số văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác này đã được ban hành, nhiều đơn vị đã thực hiện tương đối tốt, đáp ứng được yêu cầu đặt ra, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác văn thư, lưu trữ cũng như góp phần nâng cao hiệu suất, hiệu quả công việc mà mỗi đơn vị, chuyên viên đảm nhiệm. Tuy nhiên, vẫn còn một số đơn vị, cán bộ, chuyên viên chưa ý thức được trách nhiệm lập hồ sơ hiện hành, các hồ sơ công việc đã không được lập hoặc có lập nhưng không đạt yêu cầu. Vấn đề đặt ra cho công tác lập hồ sơ hiện hành ở Văn phòng Trung ương Đảng hiện nay là tìm ra các giải pháp để đưa công tác lập hồ sơ hiện hành vào tổ chức nề nếp trong tất cả các đơn vị, đảm bảo các yêu cầu được đặt ra.
CHƢƠNG 3- GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƢỢNG CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ HIỆN HÀNH Ở VĂN PHÒNG TRUNG ƢƠNG ĐẢNG