khoa học.
Tài liệu hình thành ở Văn phòng Trung ương Đảng bao gồm nhiều tài liệu có nội dung quan trọng chứa đựng bí mật quốc gia như phản ánh về chủ trương, chính sách đối ngoại, chiến lược quốc phòng, công tác bảo đảm an ninh trật tự, công tác nhân sự và bí mật nội bộ Đảng… cần phải được quản lý chặt chẽ, tránh thất lạc, mất mát tài liệu, lộ lọt thông tin. Ví dụ: tài liệu về công tác nhân sự chuẩn bị Đại hội X của Đảng, nếu để rời lẻ, không được lập hồ sơ và quản lý chặt chẽ sẽ có nguy cơ thất lạc tài liệu, lộ lọt thông tin hoặc thông tin không đầy đủ ảnh hưởng đến kết quả thực tế về công tác nhân sự của Đại hội.
Mặt khác, qua việc lập hồ sơ hiện hành giúp cho lãnh đạo Văn phòng nắm được thành phần, nội dung và khối lượng văn bản hình thành trong hoạt động hàng năm của cơ quan một cách hệ thống, đầy đủ và chính xác (nếu như việc lập hồ sơ được thực hiện nề nếp và có chất lượng). Từ đó có thể xác định được hồ sơ, tài liệu nào là quan trọng, có giá trị cần được bảo quản chu đáo; phát hiện những văn bản bị phân tán, thất lạc do cho mượn tuỳ tiện; giữ gìn được bí mật nhà nước và bí mật tài liệu hình thành trong hoạt động của Văn phòng Trung ương Đảng.
Ví dụ: Căn cứ vào các hồ sơ tên gọi và hồ sơ vụ việc, hồ sơ hội nghị được lập ở Phòng Văn thư có thể nắm được khối lượng và thể loại văn bản được ban hành trong một thời gian nhất định. Nếu như tài liệu bị mất mát, thất lạc thì cũng rất dễ phát hiện.