- Tạo thuận lợi cho công tác lưu trữ Tài liệu hình thàn hở Văn phòng Trung ương Đảng không chỉ có giá trị thực tiễn trước mắt mà còn có ý nghĩa
2.2.1. Xây dựng danh mục hồ sơ của Văn phòng Trung ương Đảng
Danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức là bảng kê có hệ thống những hồ sơ dự kiến hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức trong năm kèm theo ký hiệu và thời hạn bảo quản của mỗi hồ sơ, được dùng làm căn cứ để các đơn vị, cá nhân lập hồ sơ.
Lập danh mục hồ sơ là một nội dung công việc quan trọng trong công tác văn thư - lưu trữ nói chung và lập hồ sơ hiện hành nói riêng. Bản danh mục hồ sơ được xây dựng cho từng năm, thường vào cuối năm trước để kịp sử dụng vào đầu năm sau. Sở dĩ có thể dự kiến trước vì thành phần và nội dung văn bản của một cơ quan nói chung, của từng đơn vị, tổ chức trong cơ quan nói riêng phụ thuộc vào chức năng, nhiệm vụ cụ thể của cơ quan, đơn vị đó. Nhiệm vụ cụ thể trong năm được xác định căn cứ vào kế hoạch công tác năm của từng cơ quan, đơn vị.
Danh mục hồ sơ có tác dụng giúp cho cơ quan, tổ chức lập hồ sơ và quản lý hồ sơ, tài liệu trong giai đoạn văn thư được chủ động, chặt chẽ và khoa học; đồng thời là căn cứ để kiểm tra, đôn đốc việc lập hồ sơ của các đơn vị, cá nhân; góp phần nâng cao ý thức và trách nhiệm của mỗi cá nhân trong cơ quan, tổ chức đối với việc lập hồ sơ và chuẩn bị giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành. Hơn nữa, việc xây dựng bản danh mục hồ sơ sẽ giúp các đơn vị chủ động khi lập hồ sơ phản ánh nhiệm vụ công tác của mình; danh mục hồ sơ cũng chính là bảng thống kê hồ sơ phản ánh những công việc mà cán bộ, chuyên viên phải
giải quyết. Mỗi cán bộ, chuyên viên sẽ theo danh mục hồ sơ đó mà lập hồ sơ công việc thuộc phạm vi nhiệm vụ của mình.
Việc xây dựng và ban hành danh mục hồ sơ của Văn phòng Trung ương Đảng cũng đã từng được quan tâm triển khai thực hiện, cụ thể là bản Danh mục hồ sơ năm 2002 (được ban hành kèm theo Quyết định số 225-QĐ/VPTW, ngày 03-4-2002) và bản Danh mục hồ sơ mẫu năm 2003 (được ban hành kèm theo Quyết định số 610-QĐ/VPTW, ngày 24-3-2003). Trên thực tế, bản Danh mục hồ sơ mẫu năm 2003 được xây dựng trên cơ sở bản Danh mục hồ sơ năm 2002 nhưng có bổ sung hồ sơ của Vụ Địa phương III do đơn vị này mới được thành lập theo Quyết định số 538-QĐ/VPTW, ngày 27-11-2002 của Văn phòng Trung ương Đảng. Hai bản Danh mục hồ sơ này được lập trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ và tổ chức bộ máy của Văn phòng Trung ương Đảng và các đơn vị trực thuộc (khi chưa hợp nhất) và thực tiễn tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của Văn phòng Trung ương Đảng (cũ).
Ưu điểm của hai bản Danh mục hồ sơ này là đã xây dựng được bản kê có hệ thống các hồ sơ dự kiến hình thành trong các đơn vị, tổ chức của Văn phòng Trung ương Đảng và xác định thời hạn bảo quản cụ thể đối với từng loại hồ sơ.
Ví dụ:
STT
Số ký hiệu hồ
sơ
Tên hồ sơ Thời hạn
bảo quản
Đơn vị, ngƣời
lập hồ sơ Ghi chú