2.3.1 .1Cơ cấu Vốn tài liệu
2.3.1.2 Tổ chức vốn tài liệu
Cơ cấu Vốn tài liệu của Trung tâm đƣợc tổ chức thành các bộ phận nhƣ sau: - Phòng đọc tại chỗ Khu A - Phòng mƣợn về nhà Khu A - Phòng đọc tại chỗ Khu B - Phòng mƣợn về nhà Khu B - Phòng đọc tại chỗ Hà Nam - Phòng mƣợn về nhà Hà Nam - Kho Ngoại văn Khu A
- Kho mở Khu A
Hiện tại, vốn tài liệu của trung tâm đƣợc chia tại các phòng, kho nhƣ sau:
Bảng 2.7: Thống kê tài liệu theo địa điểm lƣu giữ:
STT TÊN KHO SỐ TÊN SÁCH SỐ LƢỢNG BẢN TỶ LỆ (%)
1 Phòng đọc A 2.822 14.176 17.8
2 Phòng mƣợn A 908 36.332 45.6
3 Phòng đọc B 1.164 9.310 11.7
4 Phòng mƣợn B 550 10.757 13.5
5 Kho mở A 248 3.589 4.5
6 Kho ngoại văn 736 1.419 1.9
7 Phòng đọc HN 38 2.653 3.3
8 Phòng mƣợn HN 17 1.335 1.7
Hình 2.4: Biểu đồ thể hiện số lƣợng bản sách giữa các phòng, kho tại Trung tâm TT – TV Trƣờng ĐHCNHN.
Với tổng số 79.571 bản sách, tài liệu của Trung tâm đƣợc phân bổ về lƣu giữ các kho nhằm mục đích tạo điều kiện thuận lợi hơn trong việc phục vụ NDT.
* Phòng đọc tại chỗ Khu A
Hiện nay, kho phòng đọc lƣu giữ khoảng 18% tổng số tài liệu của Trung tâm với vốn tài liệu tƣơng đối đầy đủ phong phú và đa dạng ở tất cả các lĩnh vực tài liệu. Phòng đọc tại chỗ Khu A phục vụ số lƣợng học sinh đơng nhất trong tồn Thƣ viện. Trung bình 1 ngày phịng đọc phục vụ khoảng 700 lƣợt bạn đọc. Phòng đọc là nơi sinh viên đến để học tập thƣờng xuyên và đông đảo nhất. Qua điều tra cho thấy, phần lớn sinh viên đến là do ở đây tập trung nhiều tài liệu sát với chƣơng trình học tập, hơn nữa, phịng đọc là mơi trƣờng học tập lý tƣởng cho các bạn sinh viên xa nhà khi mà Phòng đọc đƣợc trang bị một cơ sở vật chất tƣơng đối hiện đại, rộng rãi, thoáng mát. Các tài liệu trong kho đa dạng phong phú, là cơ sở thuận lợi cho sinh viên đến để học tập trau dồi kiến thức ngoài giảng đƣờng. Sách trong kho đƣợc chia thành các lĩnh vực, sắp xếp theo khổ sách và số đăng ký cá biệt. Ngồi ra phịng đọc cịn lắp đặt 08 máy tính giúp cho việc tra cứu thơng tin của sinh viên đƣợc nhanh chóng và thuận tiện hơn rất nhiều. Nhìn chung, phƣơng thức tổ chức kho tài liệu tại phòng đọc sinh viên khá hợp lý, vừa đơn giản mà khoa học, phù hợp với đặc điểm của tài liệu và phƣơng thức tổ chức phục vụ ngƣời dùng tin.
* Kho Phòng mƣợn Khu A
Với 36.332 bản chiếm 45.6% tổng số tài liệu Thƣ viện, phòng mƣợn Khu A đƣợc coi là nơi lƣu giữ tài liệu đầy đủ nhất trong hệ thống các kho.
Tài liệu trong phòng mƣợn Khu A chủ yếu là các loại tài liệu tham khảo, sách giáo trình các mơn học cơ bản. Các tài liệu này nhằm trang bị cho sinh viên những kiến thức cơ bản về mơn học trong chƣơng trình đào tạo của nhà trƣờng. Ngồi các tài liệu giáo trình, Kho mƣợn cịn cho sinh viên mƣợn những tài liệu tham khảo có liên quan đến mơn học vì vậy, kho mƣợn khu A có số lƣợng bản ấn phẩm nhiều nhất trong các kho của Trung tâm.
* Kho phòng đọc Khu B
Kho sách phòng đọc tại chỗ khu B có 9.310 bản sách chiếm 11.7% tổng số kho sách Thƣ viện. Do đặc thù Khu B đào tạo chủ yếu 4 Khoa là Khoa Hóa, Khoa Kinh tế, Cơ khí và Dệt may thời trang nên tài liệu ở 4 lĩnh vực này đƣợc tập trung chủ yếu ở Phịng này. Ngồi ra, các lĩnh vực khác cũng đƣợc bổ sung tại kho này, nhƣng số lƣợng có hạn chế hơn.
* Kho phòng mƣợn Khu B
Kho phịng mƣợn khu B có 10.757 bản sách chiếm 13.5 % tổng số kho sách Thƣ viện. Cũng tƣơng tự nhƣ kho phòng đọc Khu B, sách tại kho mƣợn đa số tập trung ở 4 lĩnh vực đào tạo tại Khu B. Trong đó lĩnh vực Kinh tế có tới 4859 bản sách chiếm hơn 45% tổng số tài liệu phòng mƣợn Khu B.
* Kho phòng đọc và phòng mƣợn Hà Nam
Kho phịng đọc và phịng mƣợn Hà Nam có tỷ lệ sách khơng nhiều nhƣ các phòng, kho khác ( chiếm 5% tổng số tài liệu Thƣ viện), lí do vì cơ sở Hà Nam mới đƣợc đầu tƣ không lâu ( 2 năm trở lại đây) và mới chỉ hạn chế 1 số ít hệ cao đẳng của 03 Khoa : CNTT, Điện, Kinh tế.
* Kho mở Khu A
Kho mở là một bƣớc phát triển mới của Trung tâm. Kho mở là phƣơng thức tổ chức cho phép ngƣời đọc trực tiếp tiếp cận kho tàng sách báo của Thƣ viện, tạo điều kiện cho họ xem sách báo và chọn sách báo trực tiếp trên giá, đồng thời giúp bạn đọc trong quá trình tìm kiếm tài liệu có thể nảy sinh nhu cầu mới. Kho mở mới đƣợc đi vào hoạt động (khoảng 1 năm ) với số lƣợng tài liệu là 3.589 bản sách chiếm 4.5 % tổng số sách Thƣ viện.
Kho mở đƣợc bổ sung các loại sách giáo trình và tham khảo ở tất cả các lĩnh vực mà Nhà trƣờng đào tạo, tuy nhiên, mỗi đầu sách đƣợc giới hạn từ 3-5 quyển. Ngồi ra, kho mở cịn có một lƣợng sách tƣơng đối lớn của Quỹ Châu Á và Cục Sở hữu Trí tuệ cung cấp thơng qua đƣờng biếu, tặng.
Các tài liệu này đều bằng tiếng Anh, tập trung ở các lĩnh vực: cơ khí, CNTT, điện tử và động lực. Tài liệu sau khi đƣợc nhập về, qua khâu xử lý sẽ đƣợc dán chỉ từ và đƣa lên giá. Tài liệu đƣợc sắp xếp theo khổ cở, theo số đăng ký cá biệt rất khoa học và dễ hiểu, giúp bạn đọc dễ dàng tìm đƣợc tài liệu theo lĩnh vực mình ƣa thích và chọn đƣợc tài liệu mình cần.
*Kho ngoại văn
Kho ngoại văn có số lƣợng tài liệu khơng nhiều, chỉ chiếm gần 2% tổng số tài liệu Thƣ viện. 100% sách Tiếng Anh, bao gồm cả giáo trình và sách tham khảo. Tài liệu tại kho Ngoại văn không cho mƣợn về nhà mà chỉ cung cấp đọc tại chỗ cho cả Giáo viên và sinh viên. Tuy nhiên, do kho ngoại văn chỉ cung cấp cho 1 số ít giáo viên và rất kén sinh viên, nên hàng ngày chỉ có khoảng 20 đến 25 lƣợt ngƣời đến đọc và mƣợn tài liệu.
* Kho báo, tạp chí
Ngồi các phịng, kho sách kể trên, Trung tâm cịn có thêm 01 Kho Báo tạp chí ở Khu A ( các Khu B và Hà Nam khơng tách biệt phịng báo và phịng đọc). Tổng số đầu báo, tạp chí của Trung tâm là 150 đầu bao gồm cả tiếng Việt và Tiếng Anh. Số lƣợng bản tƣơng đối lớn hơn 10.000 bản. Đối với tài liệu này, cán bộ trung tâm đã tổ chức thành khu vực, sắp xếp theo từng loại, từng ngăn. Các loại báo ra hàng ngày đƣợc sắp xếp thành một giá riêng để phục vụ bạn đọc vì đây là nguồn cung cấp thơng tin nhanh nhất, chính xác và cập nhật, đồng thời cũng có số lƣợng độc giả yêu cầu và thƣờng xuyên nhất.
Đối với báo, tạp chí đã cũ khơng cịn giá trị sử dụng, ít đƣợc u cầu thì cán bộ Trung tâm sắp xếp, đóng thành tập để vào một vị trí nhất định. Cách tổ chức nhƣ vậy đã tiết kiệm đƣợc diện tích kho, tránh tình trạng tài liệu bị lộn xộn, gây khó khăn cho cơng tác phục vụ.
2.3.2 Hoạt động phát triển nguồn lực thơng tin.
Hoạt động phát triển nguồn tin hay cịn gọi là công tác bổ sung vốn tài liệu là cơng việc quan trọng có tính chất quyết định đến tồn bộ hoạt động của bất cứ một trung tâm thông tin nào. Bởi lẽ, thông tin hay vốn tài liệu là yếu tố đầu tiên để trung tâm thơng tin hình thành, tồn tại và phát triển. Nếu Trung tâm không thƣờng xuyên bổ sung thêm tài liệu mới thì qua một thời gian hoạt động, tài liệu trong Trung tâm sẽ lạc hậu, giá trị thông tin trong tài liệu không cịn, khơng đáp ứng đƣợc nhu cầu thơng tin luôn thay đổi của bạn đọc, không thu hút đƣợc bạn đọc đến với Trung tâm. Tình trạng này nếu kéo dài, trung tâm thơng tin sẽ khơng cịn lý do để tồn tại.
Tại Trung tâm TT – TV Trƣờng ĐHCNHN việc xây dựng, tổ chức và phát triển nguồn lực thơng tin chủ yếu dựa vào nhiệm vụ chính là cung cấp tài liệu về các lĩnh vực mà Nhà trƣờng đào tạo. Chất lƣợng phục vụ bạn đọc của Trung tâm phụ thuộc rất nhiều vào khâu bổ sung tài liệu và tổ chức kho.
Công việc bổ sung bao gồm các khâu chính sau: xây dựng chính sách và kế hoạch bổ sung; tiếp cận các nguồn tài liệu; chọn hình thức và phƣơng thức bổ sung. Để cơng tác bổ sung tài liệu có hiệu quả trƣớc hết Trung tâm cần xây dựng một chính sách phát triển nguồn tin một cách hợp lý: “Bất kỳ một cơ quan thông tin, thƣ viện (sau đây viết tắt là CQTTTV) nào muốn hoàn thành tốt chức năng, nhiệm vụ của mình, muốn đạt đƣợc hiệu quả phục vụ tốt nhất, điều quan tâm trƣớc tiên là phải xây dựng cho đƣợc một vốn tài liệu đủ lớn về số lƣợng, phong phú về chủng loại với chất lƣợng tốt, phù hợp với yêu cầu ngày càng cao của ngƣời dùng tin. Tuy nhiên để làm đƣợc điều đó, các CQTTTV khơng thể bổ sung ồ ạt các loại tài liệu có trên thị trƣờng (do khơng đủ kinh phí để mua và xử lý, cũng nhƣ không đủ kho tàng, giá kệ để lƣu trữ) mà phải tiến hành lựa chọn, cân nhắc kỹ càng từng
loại tạp chí, từng cuốn sách. Cơ sở của việc lựa chọn đó là các nguyên tắc, quy tắc lựa chọn tài liệu đƣợc thể hiện trong chính sách lựa chọn tài liệu (selection policy). Những nguyên tắc này đƣợc xây dựng dựa trên chức năng, nhiệm vụ mà CQTTTV đƣợc giao phó. Mặt khác, công tác xây dựng nguồn tin không chỉ đơn giản là lựa chọn và đặt mua tài liệu mà còn bao gồm nhiều vấn đề khác nhƣ các thủ tục đặt hàng, mua bán, vấn đề phối hợp bổ sung, thanh lọc tài liệu cũ, các vấn đề liên quan đến quản lý tài chính,... hay nói khác đi mỗi CQTTTV phải cần có một chính sách phát triển nguồn tin. Chính sách phát triển nguồn tin là một tài liệu quan trọng hàng đầu đối với bất kỳ một CQTTTV nào, là một văn bản xác định phƣơng hƣớng phát triển vốn tài liệu của cơ quan cùng các quy định, quy chế, thủ tục lựa chọn tài liệu, nhà cung cấp tài liệu, phù hợp với khả năng tài chính cũng nhƣ cơ cấu tổ chức của từng CQTTTV, khẳng định phƣơng châm bổ sung tài liệu, các diện chủ đề mà thƣ viện quan tâm thu thập cũng nhƣ các thủ tục thanh lọc tài liệu.” (TS. Nguyễn Viết Nghĩa - Trung tâm Thông tin Tƣ liệu KHCN Quốc gia ). Chính sách phát triển nguồn tin là kim chỉ nam cho các hoạt động xây dựng nguồn tin, nó đƣa ra các chỉ dẫn cần thiết cho việc thực hiện công tác bổ sung, đồng thời nó cũng là cơng cụ giao lƣu, phối hợp trong một hệ thống cơ quan TT – TV, làm cho việc phối hợp giữa các cơ quan TT – TV trở nên dễ dàng hơn.
Là một Thƣ viện của một Trƣờng ĐH đào tạo đa ngành, đa lĩnh vực, Trung tâm TT – TV Trƣờng ĐHCNHN luôn chú trọng tới công tác bổ sung vốn tài liệu trong hoạt động Thƣ viện của mình.
2.3.2.1 Diện bổ sung
Diện bổ sung đƣợc Thƣ viện xây dựng nhờ sự trợ giúp của các cán bộ chuyên môn, các ngành, các giới, bạn đọc, dựa vào bảng phân loại. Nó thƣờng xuyên đƣợc xem xét, loại bỏ các đề mục cũ, bổ sung các đề mục mới theo sự phát triển của Khoa học và công nghệ, kinh tế, xã hội…
Để nguồn lực thơng tin có chất lƣợng cao, đáp ứng nhu cầu học tập, giảng dạy và nghiên cứu của đội ngũ ngƣời dùng tin trong toàn trƣờng, căn cứ vào các lĩnh vực và các chuyên ngành đào tạo của Trƣờng, hàng năm Trung tâm lên kế hoạch bổ sung tài liệu cho phù hợp.
- Các tài liệu phục vụ cho nghiên cứu, giảng dạy và học tập là: sách giáo trình, sách tham khảo, tài liệu tra cứu và các loại tạp chí chuyên ngành.
- Các tài liệu phục vụ cho mục đích giải trí và nâng cao đời sống cho bạn đọc là: các sách chính trị xã hội, sách văn học và các loại báo và tạp chí của cơ quan Trung Ƣơng xuất bản.
- Các tài liệu nghiệp vụ Thƣ viện phục vụ cho chính cán bộ thƣ viện: đây là một phần nhỏ nhƣng rất quan trọng để cho cán bộ Thƣ viện có điều kiện tiếp cận và bổ sung kiến thức mới về lĩnh vực thƣ viện học.
- Ngoài các dạng tài liệu là sách thì Thƣ viện cịn bổ sung các dạng khác nhƣ băng, đĩa CD-ROM.
2.3.2.2 Nguồn bổ sung
Trung tâm TT – TV Trƣờng ĐHCNHN bổ sung tài liệu thông qua hai nguồn là tặng biếu và nguồn mua.
* Nguồn mua
Nguồn mua tài liệu là nguồn bổ sung chính của Trung tâm. Cuối mỗi năm Trung tâm lập dự toán kế hoạch bổ sung tài liệu, làm cơ sở để xin kinh phí cho những năm tiếp theo và căn cứ vào số lƣợng kinh phí đƣợc cấp, nhu cầu tài liệu giữa các ngành đào tạo của Trƣờng để mua tài liệu cho phù hợp. Tài liệu đƣợc mua qua hệ thống các Nhà xuất bản nhƣ: NXB Khoa học và Kỹ thuật; NXB Thống kê; NXB Chính trị Quốc Gia; NXB Giáo dục; NXB Tài chính…
Ngồi ra, để phục vụ cơng tác học tập tại Nhà trƣờng, Trung tâm cịn mua tài liệu từ các Trƣờng nhƣ: ĐH Bách Khoa; ĐH Kinh tế quốc dân…
Bên cạnh việc hợp tác với một số NXB trong nƣớc trong việc bổ sung tài liệu, Trung tâm còn tạo nguồn bổ sung bằng cách liên hệ với cán bộ giảng viên trong Nhà trƣờng có điều kiện mua đƣợc những tài liệu mới, đặc biệt là những tài liệu nƣớc ngoài, các tài liệu này đƣợc nhập về Trung tâm làm tài liệu cho Sinh viên, cán bộ nghiên cứu. Tuy nguồn bổ sung này không thƣờng xuyên, ổn định nhƣng những tài liệu đƣợc bổ sung theo cách này có giá trị thơng tin rất cao, mới và góp phần làm phong phú kho tài liệu của Trung tâm.
Tình hình bổ sung nguồn tin tại Trung tâm đƣợc thể hiện nhƣ sau:
Bảng 2.8: Thống kê lƣợng sách bổ sung từ năm 2005 – tháng 9/2010 ( Chƣa kể số lƣợng bổ sung báo, tạp chí )
Năm Đầu ấn phẩm Số ấn phẩm Kinh phí ( VnĐ)
2005 119 4.920 75.520.000 2006 25 750 45.920.000 2007 138 8.950 138.237.000 2008 0 0 0 2009 0 0 0 Tháng 9/2010 269 7.168 399.726.500
Hình 2.5: Biểu đồ thể hiện số lƣợng sách bổ sung từ năm 2005- tháng 9/2010 0 1000 2000 3000 4000 5000 6000 7000 8000 9000 10000 2005 2006 2007 2008 2009 Thán g 9/ 2010 Số ấn phẩm
Theo số liệu thống kê ở bảng 11, có thể thấy lƣợng tài liệu bổ sung hàng năm tại Trung tâm trung bình khoảng hơn 3.500 bản sách. Tài liệu đƣợc bổ sung khá đều đặn ở các năm, tuy nhiên riêng hai năm 2008 và 2009 Trung tâm không bổ sung sách qua nguồn mua do trong hai năm này, Thƣ viện tiến hành di chuyển và xây dựng Thƣ viện điện tử. Đến năm 2010, sau khi đã ổn định cả về cơ sở vật chất lẫn hoạt động, Trung tâm bắt đầu tiến hành bổ sung trở lại. Dự kiến trong năm 2010 sẽ có hai đợt bổ sung tài liệu với tổng kinh phí lên khoảng gần 1 tỷ VnĐ. Các đợt bổ sung tài liệu sẽ bám sát chƣơng trình đào tạo, sự đổi mới của đất nƣớc, thế giới về kinh tế - xã hội. Đảm bảo bổ sung đúng chỗ, đúng lúc và hợp lý.
* Nguồn tặng biếu
Bên cạnh nguồn bổ sung phải trả tiền, Trung tâm còn nhận nguồn tài liệu lƣu chiểu từ các ấn phẩm do Trƣờng xuất bản, và bắt đầu từ năm học 2010 Trung tâm sẽ nhận lƣu chiểu các Khóa luận, đồ án, thiết kế tốt nghiệp