Mức độ đáp ứng NCT Tổng số Cán bộ LĐQL Cán bộ GV HS - SV SL (ngƣời) TL (%) SL (ngƣời) TL (%) SL (ngƣời) TL (%) SL (ngƣời) TL (%) TỐT 386 28 15 20 44 11.7 327 35.3 KHÁ 568 42 56 74.7 225 60 287 31 TRUNG BÌNH 350 25 4 5.3 98 26.1 248 26.8 KÉM 71 5 0 0 8 2.2 63 6.9 Tổng số 1375 100 75 100 375 100 925 100
Hình 2.9: Biểu đồ thể hiện tỷ lệ đánh giá nguồn lực Thông tin tại Trung tâm của NDT
28%
42% 25%
5%
Những cố gắng của Trung tâm trong việc bổ sung và cập nhật nguồn tài liệu trong thời gian qua đã đƣợc bạn đọc trong toàn trƣờng đánh giá cao. Có tới 28% bạn đọc đánh giá Trung tâm đã đáp ứng tốt NCT của họ, 42% bạn đọc cho rằng nguồn lực thông tin của Trung tâm đã đáp ứng đƣợc phần nào NCT của họ. Còn lại 30% bạn đọc chƣa thỏa mãn với sự đáp ứng của Trung tâm.
2.5.1.2 Cơ sở vật chất
Hoàn thành một phần “ Dự án xây dựng Thƣ viện điện tử”, Trung tâm đã trang bị cho mình một cơ sở hạ tầng rộng rãi, khang trang thoáng mát, một hệ thống cơ sở vật chất đƣợc đầu tƣ mới và hiện đại. Tại Trung tâm TT – TV Khu A đã trang bị một cơ sở vật chất tƣơng đối đồng bộ, bao gồm:
• Tổng diện tích sử dụng: 4500 m2 với trên 2500 chỗ ngồi đọc; • 1 phòng hội thảo sức chứa 80 đại biểu;
• Hệ thống các phòng: Đọc, Mƣợn, Đọc Báo - Tạp chí; Khai thác Internet, Học nhóm, Tự học .v.v…
* Hệ thống các kho tài liệu mở:
* Hệ thống cơ sở dữ liệu điện tử ( Libol 6.0).
* Hệ thống mạng thông tin đƣợc kết nối, truy cập, khai thác và sử dụng các nguồn thông tin qua mạng Internet, mạng LAN.
* Hệ thống máy lạnh công suất lớn (10 máy); * Hệ thống cổng từ kiểm soát (01 cổng); * Hệ thống camera quan sát (15 máy);
* Máy Scaner, phần mềm quản lý, máy tính và nhiều trang thiết bị hiện đại, tiên tiến, tự động hoá các hoạt động của Trung tâm.
2.5.1.3 Nguồn nhân lực
Cán bộ thƣ viện - những ngƣời nắm giữ kho tàng văn hóa của nhân loại - đã từng đƣợc xếp vào nhóm ngành kinh doanh thông tin với nhiệm vụ chính là lƣu giữ những thành tựu và bảo tồn tri thức. Dần dần, họ trở thành
những ngƣời cung ứng dịch vụ, dịch giả, giáo viên và ngƣời hƣớng dẫn – hiển nhiên trở thành một bộ phận của ngành công nghiệp dịch vụ. CBTV theo tôi, đang làm trong một ngành nghề có chức năng truyền cảm hứng. Cán bộ thƣ viện ngày nay không đơn thuần chỉ tổ chức, cung cấp và dịch thuật thông tin mà còn làm thay đổi nhận thức của ngƣời sử dụng thƣ viện, kết hợp với họ trên con đƣờng tự hoàn thiện mình.
Trung tâm hiện có 18 cán bộ, đƣợc tuyển dụng và tuyển chọn thông qua sự kết hợp giữa Nhà trƣờng và Trung tâm. Nguồn nhân lực đƣợc tuyển chọn thông qua các tiêu chí về trình độ chuyên môn và năng lực. Trong quá trình làm việc, Trung tâm còn liên tục tổ chức các buổi học tập nhằm nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ, ngoại ngữ và tin học để tạo đà cho sự phát triển cho Trung tâm trong tƣơng lai.
Các cán bộ ở Trung tâm luôn có sự hợp tác, trao đổi và giúp đỡ nhau trong công việc, luôn phát huy tinh thần sáng tạo, năng động, ham học hỏi. Chính tinh thần đoàn kết này là tiền đề cho việc Trung tâm luôn hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ đƣợc giao và luôn là đơn vị vững mạnh của Nhà trƣờng trong nhiều năm liền.
2.5.1.4 Công tác hướng dẫn, đào tạo NDT
Công tác hƣớng dẫn, đào tạo NDT đã đƣợc Trung tâm thực hiện thƣờng xuyên. Chƣơng trình, tài liệu hƣớng dẫn sử dụng và khai thác thông tin tại Trung tâm đƣợc Nhà trƣờng xét duyệt và chính thức đƣa vào thực hiện từ năm học 2005 – 2006. Ngay từ đầu năm học, xuất phát từ những yêu cầu cụ thể đặt ra của NDT, Trung tâm đã tổ chức hƣớng dẫn sử dụng, khai thác nguồn tài nguyên tại Trung tâm cho các sinh viên năm thứ nhất mới vào nhập học tại Trƣờng.
2.5.2 Điểm yếu
2.5.2.1 Nguồn lực thông tin
Mặc dù Trung tâm đã có nhiều nỗ lực trong việc bổ sung vốn tài liệu song chƣa đảm bảo phục vụ tối đa nhu cầu của NDT. Trong thời đại “bùng
nổ thông tin” nhƣ hiện nay thì vấn đề cập nhật thông tin của tài liệu còn chƣa kịp thời. Nhiều tài liệu đã xuất hiện trên thị trƣờng nhƣng Trung tâm lại chƣa có để phục vụ bạn đọc. Lựa chọn nguồn tài liệu bổ sung vẫn còn nhiều hạn chế, nhiều tài liệu vẫn chƣa thực sự sát với chƣơng trình học, vẫn còn xảy ra hiện tƣợng: có tên sách rất cần cho bạn đọc thì số lƣợng ít trong khi có sách nhu cầu đọc không nhiều thì bổ sung nhiều. Điều này đã làm hạn chế hứng thú đọc của NDT.
Nguồn tin điện tử hiện chƣa có để phục vụ bạn đọc làm giảm đi đáng kể niềm tin của bạn đọc về một Thƣ viện điện tử. Theo dự kiến, Tháng 9/2010 Trung tâm sẽ bổ sung nguồn tin điện tử tuy nhiên do ngân sách bổ sung hạn chế nên số lƣợng bổ sung lần này sẽ không nhiều, và chỉ tập trung vào một số ngành thiết yếu (khoảng hơn 1000 biểu ghi). Nguồn tin này sẽ phục vụ đƣợc một phần nhu cầu của bạn đọc tuy nhiên không thể thỏa mãn đƣợc NDT toàn trƣờng khi mà Trung tâm đang hƣớng NDT tới một trình độ mới: NDT điện tử.
2.5.2.2 Nguồn nhân lực
Đội ngũ cán bộ hiện nay còn mỏng so với quy mô của Trung tâm, tuy các cán bộ Thƣ viện đã đƣợc phân bổ vào từng phòng nhất định nhƣng do công việc nên Trung tâm phải thƣờng xuyên chuyển dịch cán bộ giữa các phòng nên hiệu quả hoạt động còn hạn chế.
Đội ngũ cán bộ trẻ khá nhiệt tình trong công việc nhƣng còn thiếu kinh nghiệm trong việc quản lý và xử lý tài liệu. Vấn đề bồi dƣỡng, đào tạo nâng cao trình độ cán bộ Thƣ viện tại Trung tâm không thƣờng xuyên, thiếu nghiêm túc, đôi khi chỉ mang tính chất hình thức.
Ngoài ra, chế độ lƣơng, thƣởng cho cán bộ Trung tâm hiện nay còn thấp, trong khi đó cƣờng độ lao động cao dẫn tới không kích thích đƣợc các cán bộ Thƣ viện chuyên tâm vào công việc, nâng cao hiệu quả hoạt động của cả Trung tâm.
Những nhƣợc điểm trên của nguồn nhân lực đã hạn chế hiệu quả hoạt động của Trung tâm khiến việc triển khai Thƣ viên theo hƣớng TV điện tử còn gặp nhiều khó khăn.
2.5.2.3 Cơ sở vật chất
Hệ thống cơ sở vật chất tại Trung tâm TT – TV Khu A đƣợc trang bị hiện đại, đáp ứng yêu cầu của một Thƣ viện điện tử. Tuy nhiên, tại hai cơ sở là Hà Nam và Thƣ viện khu B vẫn còn rất nhiều hạn chế. Hai cơ sở này vẫn mang đậm tính truyền thống về cả nội dung và hình thức hoạt động. Nhà trƣờng đã duyệt “Dự án xây dựng Thƣ viện Khu B” đồng bộ với Thƣ viện Khu A của Trung tâm và dự kiến quý 3/ 2010 sẽ tiến hành xây dựng Thƣ viện Khu B mới. Thƣ viện Khu B xây dựng hiện đại sẽ đáp ứng đƣợc một số lƣợng NDT đông đảo là các bạn HS – SV và Giảng viên học tập và giảng dạy tại Khu B Trƣờng ĐHCNHN.
2.5.2.4 Người dùng tin
Với một số lƣợng NDT đông đảo nhƣ hiện nay việc đáp ứng tốt nhu cầu tin là một việc làm tƣơng đối khó. Hơn nữa, Trung tâm còn phải thỏa mãn nhu cầu của không chỉ cán bộ, giảng viên mà của cả 4 hệ đào tạo HS – SV của Nhà trƣờng ( ĐH, CĐ, Trung cấp, công nhân nghề). Ý thức và nhận thức của mỗi hệ đào tạo lại khác nhau. Vì thế, không phải bạn HS – SV nào đến Thƣ viện cũng hiểu dƣợc Thƣ viện và quý trọng Thƣ viện.
Việc tiếp cận CNTT trong việc tìm tin của SV hệ CĐ, ĐH tƣơng đối thuận lợi nhƣng với hệ Trung cấp và công nhân tƣơng đối khó khăn. Chính vì vậy, trong quá trình hoạt động của mình Trung tâm đã có những biện pháp hƣớng dẫn, giúp đỡ hoặc tổ chức các hình thức tìm tin sao cho dễ hiểu, khoa học nhất để tất cả bạn đọc đến với Thƣ viện đều dễ dàng trong việc tìm tin và tra cứu thông tin. Các khẩu hiệu tại Trung tâm cũng giúp NDT nâng cao ý thức trong việc giữ gìn nguồn tin cũng nhƣ cơ sở vật chất tại Thƣ viện.
2.5.2.5 Bộ máy tra cứu tìm tin.
Tại Trung tâm TT – TV Trƣờng ĐHCNHN, bạn đọc chủ yếu tìm tin dƣới 2 hình thức: thông qua cơ sở dữ liệu và thông qua danh mục tài liệu. Tuy nhiên cả hai hình thức này vẫn chƣa đáp ứng đƣợc mong muốn của ngƣời sử dụng. Với danh mục sách, một quyển chỉ một bạn đƣợc sử dụng, thời gian tra cứu lâu làm hạn chế tới thời gian của các bạn khác, Danh mục trong quá trình sử dụng có thể bị rách, nát hoặc mất trang, nếu không đƣợc bổ sung kịp thời sẽ không giới thiệu tới bạn đọc đƣợc hết tài liệu trong kho. Danh mục sách chỉ cung cấp tới bạn đọc về tên tài liệu, đăng ký cá biệt, tên tác giả, tên nhà xuất bản và năm xuất bản mà không có tóm tắt nội dung tài liệu, khiến bạn đọc phân vân trong khi lựa chọn tài liệu để tìm tin. Sách đƣợc bổ sung trong kho có thể chƣa đƣợc bổ sung trong danh mục sách dẫn đến tình trạng để sách “chết” trong kho một thời gian làm ảnh hƣởng đến nhu cầu đọc của NDT cũng nhƣ giá trị thời sự của tài liệu đó.
Với cơ sở dữ liệu, bạn đọc có thể tìm kiếm tài liệu mà mình mong muốn trong một thời gian nhanh nhất với chỉ một lệnh tìm qua tên tác giả hoặc tên tài liệu, máy tính sẽ cung cấp cho ngƣời đọc mô tả tài liệu, tóm tắt nội dung tài liệu để bạn đọc lựa chọn tài liệu đúng với nhu cầu của mình đồng thời có thể tham khảo một số tài liệu có nội dung tƣơng tự. Libol 6.0 với modul bạn đọc khá thân thiện với NDT. Đây là giao diện thông minh và thỏa mãn nhu cầu tìm tin của hầu hết NDT. Tuy nhiên, do hạn chế về số máy tra cứu (phòng đọc có 10 máy) nên thƣờng xuyên máy tra cứu trong tình trạng quá tải, vị trí tra cứu thƣờng lộn xộn, ồn ào gây mất trật tự Thƣ viện.
2.5.2.6 Sản phẩm và dịch vụ Thông tin – Thư viện
Hiện nay, mặc dù Trung tâm đã rất cố gắng trong việc đƣa ra các hình thức dịch vụ mới, phục vụ nhu cầu đa dạng của NDT trong toàn Trƣờng, song công tác này triển khai còn chƣa hiệu quả. Còn nhiều sản phẩm và dịch vụ còn thiếu và yếu. Thông tin tóm tắt, tổng luận, dịch tài
liệu, dịch vụ tƣ vấn và những sản phẩm dịch vụ TT – TV có giá trị gia tăng cao rất hữu ích đối với ngƣời làm công tác quản lý và nghiên cứu khoa học ở Trƣờng ĐHCNHN nhƣng hiện nay, công việc này chƣa đƣợc triển khai thực hiện.
Dịch vụ in ấn, sao chép, dịch vụ học nhóm, dịch vụ trao đổi thông tin, tƣ vấn thông tin mặc dù đã thực hiện song do chất lƣợng chƣa cao nên chƣa thu hút NDT trong việc sử dụng các hình thức phục vụ dịch vụ này.
Trung tâm vẫn khó thoát khỏi vỏ bọc truyền thống lâu đời do chậm đổi mới. Vì vậy, dịch vụ TT-TV tại Trung tâm còn rất nghèo nàn:
Mô hình dịch vụ thông tin tài liệu còn đơn điệu, chủ yếu cung cấp các dịch vụ phổ biến nhƣ mƣợn và gia hạn tài liệu, đọc tại chỗ, tra cứu, sao chụp tài liệu.
Dịch vụ hỏi đáp, tham khảo còn ở mức đơn giản: sinh viên chủ động, nhân viên TV bị động.
Số lƣợng và loại hình tài liệu còn chƣa phong phú, rải rác và chƣa đồng bộ về chuẩn biên mục.
Cơ sở hạ tầng CNTT còn lạc hậu (Cơ sở 2 và Hà Nam). Tốc độ tiếp cận công nghệ mới còn chậm.
Nhân viên TV chƣa đƣợc đào tạo nâng cao về chuyên ngành TT-TV nói chung và phong cách phục vụ bạn đọc nói riêng.
Công tác quảng bá các dịch vụ TV ít đƣợc chú trọng.
2.5.2.7 Chia sẻ nguồn lực thông tin
Trong thời đại CNTT nhƣ hiện nay, vấn đề chia sẻ nguồn thông tin tại Trung tâm TT – TV còn nhiều hạn chế. Là một thành viên của Hội Liên hiệp Thƣ viện Phía bắc Trung tâm có nhiều thuận lợi trong việc trao đổi thông tin giữa các TV miền Bắc nhƣng còn hạn chế với các TV trên toàn lãnh thổ Việt Nam.
Phần mềm Libol 6.0 với phân hệ ILL: Quản lý những giao dịch trao đổi tƣ liệu với các thƣ viện khác theo chuẩn quốc tế dƣới các vai trò là thƣ viện cho mƣợn và thƣ viện yêu cầu mƣợn. Cho phép bạn đọc của thƣ viện này có thể mƣợn sách tại các thƣ viện khác. Đây là một phần mềm rất hữu ích đối với Thƣ viện trong việc thực hiện các hoạt động liên Thƣ viện trong thời gian tới.
Tóm lại, qua việc phân tích những điểm mạnh và điểm yếu trong công tác hoạt động của Trung tâm TT – TV Trƣờng ĐHCNHN cho thấy, mặc dù Trung tâm đã có rất nhiều cố gắng và cũng đã đạt đƣợc những kết quả đáng khích lệ, song công tác tìm và tạo lập nguồn lực thông tin vẫn chƣa đƣợc quan tâm đúng mức. Do vậy, để chuẩn bị cho việc vận hành và khai thác Thƣ viện điện tử trong thời gian tới, Trung tâm cần phải phát huy những thế mạnh và khắc phục những mặt còn hạn chế đồng thời có những giải pháp hữu hiệu để nâng cao chất lƣợng hoạt động của Trung tâm trong thời gian tới.
CHƢƠNG 3: MỘT SỐ KIẾN NGHỊ VÀ GIẢI PHÁP NHẰM TĂNG CƢỜNG CHẤT LƢỢNG VÀ HIỆU QUẢ CHO CÔNG TÁC ĐẢM BẢO
THÔNG TIN TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN – THƢ VIỆN TRƢỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP HÀ NỘI
3.1 Tăng cƣờng nguồn lực thông tin.
Hiệu quả hoạt động của cơ quan TT – TV trƣớc hết phụ thuộc vào chất lƣợng và sự đầy đủ các nguồn thông tin. Bất kỳ một cơ quan TT – TV nào muốn hoàn thành tốt chức năng nhiệm vụ của mình trƣớc tiên phải xây dựng đƣợc vốn tài liệu đầy đủ, lớn mạnh về số lƣợng, phong phú về chủng loại, với chất lƣợng tốt, phù hợp với yêu cầu ngày càng cao của NDT.
Trong những năm qua, đƣợc sự quan tâm của lãnh đạo Nhà trƣờng Trung tâm đã xây dựng cho mình một nguồn tin khá phong phú về chủng loại và phù hợp với chƣơng trình giảng dạy đa ngành, đa lĩnh vực của Nhà trƣờng. Tuy nhiên, cùng với sự phát triển nhƣ vũ bão của Công nghệ, của Khoa học và sự thay đổi chóng mặt của Thông tin, đã đặt ra những hạn chế cho nguồn tin tại Trung tâm. Đó là những hạn chế về số lƣợng, chất lƣợng và tính thời sự của Thông tin về các lĩnh vực nghiên cứu và đào tạo. Chính những hạn chế này đã kìm hãm khả năng đáp ứng thông tin cho bạn đọc. Vì vậy, một trong những mục tiêu quan trọng nhất hiện nay đặt ra với Trung tâm là phải tăng cƣờng nguồn lực Thông tin tại cơ quan mình.
3.1.1 Củng cố nguồn lực thông tin
Với nguồn lực thông tin hiện có, Trung tâm phải có kế hoạch thanh lọc, thanh lý những tài liệu cũ, nát, không còn giá trị sử dụng. Làm tốt công tác này, kho tài liệu của Trung tâm không những không bị giảm đi về chất lƣợng mà còn tạo điều kiện tăng diện tích kho để bảo quản tốt các tài liệu mới bổ sung.
Vấn đề hồi cố tài liệu cần đƣợc Trung tâm tiến hành thƣờng xuyên, có kế hoạch cụ thể cho cả hai khu: Khu A và B.
Cơ sở dữ liệu điện tử khi mua về cũng cần đƣợc quản lý chặt chẽ và có những thông báo đến bạn đọc để bạn đọc dễ dàng tiếp cận, sử dụng nguồn tin phù hợp với mình.