CHƯƠNG 3: XÂY DỰNG CHIẾN LƯỢC GIỚI THIỆU SẢN PHẨM MOTOROLA Z TẠI THỊ TRƯỜNG
3.3.2. Bước 2: TỔ CHỨC EVENT.
* Mục tiêu của chương trình.
- Giới thiệu những sản phẩm đã thành công tại thị trường VN trong thời gian vừa qua (khẳng định vị thế thương hiệu)
- Giới thiệu sản phẩm mới của Motorola (tạo ấn tượng mạnh về sự xuất hiện của sản phẩm với giới truyền thông và giới công chúng)
- Tạo ấn tượng cho khách hàng về nhãn hiệu Motorola: Hiện đại, mới lạ, cá tính và phù hợp mọi đối tượng.
* Đối tượng tham dự.
- Các đối tác của công ty.
- Các nhà cung cấp thiết bị, dịch vụ viễn thông. - Các nhà phân phối điện thọai di động.
- Các khách hàng tại TP HCM.
- Giới công chúng: phóng viên các báo, đài truyền hình, những người nổi tiếng.
* Nội dung chi tiết của chương trình
A. Công tác chuẩn bị
a1. Thời gian: Từ ngày 24/03 đến ngày 08/04/2006 a2. Tổ chức công việc:
Chia thành các bộ phận như sau:
♦ Ban điều hành chính
Nhiệm vụ :
o Nắm rõ kế hoạch cụ thể và lên danh sách, kế hoạch phân bổ công việc cho các phòng ban và những nhân sự tham gia.
Thời gian thực hiện: 24/03 đến 25/03/06
o Họp các phòng ban và phân công nhân sự vào các bộ phận thích hợp, và phân công công việc cụ thể cho các bộ phận.
Thời gian thực hiện: 26/03/06
o Kiểm tra, đôn đốc, giám sát hoạt động của các bộ phận để chương trình diễn ra đúng kế hoạch.
Thời gian thực hiện: 27/03 đến 08/04/06
♦ Bộ phận chuẩn bị khách mời
o Dự kiến số lượng cụ thể và lên danh sách khách mời Vip (là các đại diện của các đối tác, nhà phân phối lớn, doanh nhân, nghệ sĩ nổi tiếng…), khách mời là những đối tượng đăng ký tham dự sớm nhất, các phóng viên của các tòa báo, phóng viên của hai đài truyền hình HTV và VTV.
Tổng số lượng dự kiến: 280 người. Thời gian thực hiện: 26/03 đến 27/03/06
o Chuẩn bị thư mời cho tất cả các đối tượng tham dự. Thời gian chuẩn bị: 28/03
o Gửi thư mời đến khách mời Vip, các phóng viên của các tòa báo, đài truyền hình (đối tượng 1)
Số lượng dự kiến: 80 khách
Thời gian thực hiện: 29/03 đến 30/03/06
o Gọi điện thọai kiểm tra và xác định số lượng khách nói trên, bao nhiêu người đã nhận được thư mời.
Thời gian thực hiện: 31/03 đến 02/04/06
o Liên hệ với trung tâm tin nhắn để xác định cụ thể số khách gửi tin nhắn đăng ký tham dự chương trình đã may mắn được tham dự buổi event (đối tượng 2)
Số lượng dự kiến: 200 khách
Thời gian thực hiện: 01/04 đến 02/04/06
o Gọi điện thọai cho các khách may mắn và xác định địa chỉ liên lạc của từng người. Thời gian thực hiện: 03/04 đến 04/04/06
o Gửi thư mời đến đối tượng may mắn tham gia chương trình. Thời gian thưc hiện: 05/04 đến 06/04/06
o Gọi điện đến tất cả các khách mời để nhắc lại chương trình và xác định số lượng chính xác khách tham dự chương trình ( các khách mời là đối tượng 1 có đi cùng người thân hay không )
Thời gian thực hiện: 07/04 đến ngày 08/04/06
o Báo cáo về ban điều hành số lượng khách sẽ tham dự trong chương trình một cách cụ thể và chính xác.
Thời gian thực hiện: 08/04/06
♦ Bộ phận tổ chức chương trình
Nhiệm vụ :
o Phân công nhân sự làm lễ tân, đón tiếp khách mời để hướng dẫn khách mời.
Số lượng dự kiến: 04 nhân viên công ty (bộ phận chuẩn bị khách mời), 08 promoter thuê bên ngòai.
Thời gian thực hiện: từ ngày 27/03 đến 31/03/06
o Chuẩn bị những tờ giới thiệu, catalog về sản phẩm cho tất cả khách mời. Thời gian chuẩn bị: 29/03 đến 05/04/06
o Liên hệ với công ty dịch vụ bảo vệ Thăng Long để thuê lực lượng bảo vệ. Số lượng dự kiến: 10 nhân viên bảo vệ
o Liên hệ thuê mướn khu vực hồ bơi của khách sạn Sheraton. Thời gian thực hiện: 27/03 đến 29/03/06
o Đặt Tiệc Buffet cho chương trình dựa trên số lượng khách mời dự kiến. Số lượng dự kiến: 300 khách mời
Thời gian thực hiện: 28/03 đến 31/03/06
o Chuẩn bị quà tặng cho tất cả các khách mời, quà dành cho giới nghệ sĩ, phóng viên, các nhà phân phối, đại diện doanh nghiệp.
Dự kiến: Đối với khách mời là đối tượng 1: tặng một dây đeo điện thoại thời trang và một phần quà giá trị ( tiền mặt)
Đối với khách mời là đối tượng 2: tặng một dây đeo điện thoại thời trang Thời gian thực hiện: 29/03 đến 03/04/06
o Chuẩn bị thùng phiếu rút thăm trúng thưởng và quà trúng thưởng cho đợt rút thăm của đêm tổ chức sự kiện.
Thời gian thực hiện: 05/04 đến 07/04/06
o Liên hệ làm sân khấu (dựng sân khấu trên bảng thiết kế mẫu, ánh sáng, âm thanh theo kịch bản ), trưng bày bàn ghế, trang trí ngoại cảnh chung quanh khu vực, phục trang nhân viên.
Thời gian thực hiện: 29/03 đến 08/04/06
o Thuê MC, ca sĩ, người mẫu biểu diễn trong chương trình. Thời gian thực hiện: 27/03 đến 03/04/06
o Liên hệ dựng Video, quay phim. Thời gian thực hiện: 28/03 đến 03/04/06
o Sắp xếp, liên hệ các bộ phận biểu diễn tổng duyệt chương trình. Thời gian thực hiện: 07/04 đến 08/04/06
o Gửi báo cáo cho ban điều hành về kết quả chuẩn bị. Thời gian thực hiện: 07/04/06
o Liên hệ với các bộ phận khác để sắp xếp công việc sao cho hiệu quả ( bộ phận tài chính, khách mời …)
Thời gian thực hiện: 28/03 đến 07/04/06
♦ Bộ phận tài chính
Nhiệm vụ :
o Dự trù ngân sách cho các chi phí của các bộ phận (thuê promoter, sân bãi, tiệc, lực lượng bảo vệ, biểu diễn chương trình, dàn dựng sân khấu …)
Thời gian thực hiện: 28/03 đến 30/03/06
o Thu nhận những báo cáo về chi phí của các bộ phận, theo dõi chi phí của các bộ phận và báo cáo cho phòng kế toán trong thời gian nhanh nhất để không bị động trong những chi phí phát sinh đột suất.
Thời gian thực hiện: 30/03 đến 08/04/06 B.Thực hiện chương trình
b1. Thời gian thực hiện : ngày 08/04/06 đến 09/04/06 b2. Nội dung công việc :
♦ Ban điều hành chính
o Họp các bộ phận để tổng kết, kiểm tra lại tất cả các khâu chuẩn bị của các bộ phận.
Thời gian thực hiện: 08/04/06
o Theo dõi mọi hoạt động sao cho mọi thứ diễn ra đúng theo kịch bản chương trình, theo sát từng bộ phận để giải quyết kịp thời các vấn đề phát sinh.
Thời gian thực hiện: từ 8h đến 22h ngày 09/04/06
♦ Bộ phận chuẩn bị khách mời
o Kiểm tra và thống kê tất cả các khách mời đến dự.
Cách thức thực hiện: 04 nhân viên kiểm tra thư mời của tất cả các khách đến dự và hướng dẫn khách mời ký tên để nhận quà của chương trình.
Thời gian tiến hành: 18h đến 20h ngày 09/04/06
o Tổng kết số lượng khách đã đến tham dự chương trình một cách cụ thể. Thời gian tiến hành: 20h đến 22h ngày 09/04/06
♦ Bộ phận tổ chức chương trình
o Kiểm tra lại sân khấu, âm thanh, ánh sáng và các vấn đề liên quan đến biểu diễn. Thời gian tiến hành: 8h đến 15h ngày 09/04/06
o Cho chạy thử chương trình theo đúng kịch bản. Thời gian tiến hành: 8h đến 12h ngày 09/04/06
o Tập hợp và phân công công việc cụ thể cho bộ phận lễ tân, bảo vệ. Thời gian tiến hành: 9h đến 11h ngày 09/04/06
o Giám sát hoạt động của bộ phận lễ tân và bảo vệ trong chương trình. Thời gian tiến hành: 17h30 đến 21h30 ngày 09/04/06
o Giám sát và kiểm tra các hoạt động biểu diễn của các nghệ sĩ có mặt trong chương trình.
Thời gian: 19h đến 20h45 ngày 09/04/06
o Theo dõi, phối hợp cho các hoạt động diễn ra theo đúng trình tự kịch bản. Thời gian: từ 19h đến 21h30 ngày 09/04/06
o Kiểm tra, giám sát việc sắp xếp, trưng bày thức ăn và đồ uống. Thời gian tiến hành: 19h đến 20h15 ngày 09/04/06
o Bảo quản tài sản của công ty. Thời gian tiến hành: 08/04 đến 09/04/06
o Tổ chức dọn dẹp và kiểm tra tài sản, di chuyển vật dụng về công ty. Thời gian tiến hành: từ 21h30 ngày 09/04/06
♦ Bộ phận tài chính
o Giữ gìn và kiểm tra quà dành cho khách mời. Thời gian: 9h đến 17h ngày 09/04/06
o Phân chia các lọai quà cho từng đối tượng một cách cụ thể. Thời gian tiến hành: từ 9h đến 12h ngày 09/04/06
o Tổng kết chi phí phát sinh cho toàn bộ chương trình. Thời gian thực hiện: 09/04/06
C.Đánh giá, tổng kết hiệu quả chương trình
c1. Thời gian: từ 10/04 đến 16/04/06 c2. Nội dung công việc
Các bộ phận tổng kết hoạt động của bộ phận mình, rút ra kinh nghiệm và kết quả đạt được.
Thời gian thực hiện: 10/04 đến 11/04/06
Bộ phận tổ chức chương trình thu thập thông tin về chương trình trên các phương tiện thông tin đại chúng và tổng kết, báo cáo lại cho ban điều hành chương trình.
Thời gian thực hiện: 10/04 đến 15/04/06
Bộ phận tài chính tổng kết chi trả cho các hoạt động nghệ thuật, các khỏan chi phí chưa thanh toán cho các tổ chức, đơn vị, cá nhân liên quan.
Thời gian thực hiện: 10/04 đến 14/04/06
Tất cả các bộ phận họp tổng kết hoạt động. Khen thưởng và phê bình, đánh giá hiệu quả của tất cả các hoạt động trong suốt quá trình thực hiện event.
Thời gian thực hiện: 15/04/06
Gửi báo cáo tổng kết, chi phí toàn bộ chương trình cho ban giám đốc và bộ phận kế toán.
Thời gian thực hiện: 16/04/06
KỊCH BẢN CỤ THỂ CỦA EVENTTên chương trình: Alo - Báu Vật Bị Đánh Cắp