9. Bố cục Luận văn
1.2. Thực trạng công tác lập hồ sơ, quản lý hồ sơ của Trƣờng ĐHHP
ĐHHP
1.2.1. Quy định, hướng dẫn về lập hồ sơ hiện hành và quản lý hồ sơ của các cơ quan nhà nước có thẩm quyền
*Văn bản của Nhà nước
- Nghị định số 110/2004/NĐ – CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thƣ dành 3 Điều của Mục 3 trong Chƣơng 3 quy định về lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ tài liệu vào lƣu trữ cơ quan, tổ chức. Trong đó đề cập đến nội dung việc lập hồ sơ hiện hành và yêu cầu đối với hồ sơ đƣợc lập; giao nộp tài liệu vào lƣu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức và trách nhiệm đối với công tác lập hồ sơ, giao nộp tài liệu vào lƣu trữ hiện hành;
- Luật Lƣu trữ đƣợc Quốc hội nƣớc Cộng hòa Xã hội chủ nghĩa Việt Nam thông qua ngày 01/01/2011 (có hiệu lực từ ngày 01/7/2011) quy định về trách nhiệm lập hồ sơ và nộp lƣu hồ sơ, tài liệu vào lƣu trữ cơ quan;
Việc xây dựng, ban hành văn bản chỉ đạo, hƣớng dẫn nghiệp vụ về lập hồ sơ và nộp lƣu hồ sơ, tài liệu vào lƣu trữ hiện hành ở các cơ quan, tổ chức Đảng và Nhà nƣớc đã đƣợc quan tâm đúng mức và cơ bản đáp ứng yêu cầu công tác của cơ quan, đơn vị. Tuy nhiên, công tác văn thƣ cũng nhƣ công tác lập hồ sơ hiện hành của các tổ chức chính trị - xã hội chƣa đƣợc quy định trong các văn bản nghiệp vụ.
*Văn bản của UBND thành phố Hải Phòng
- Công văn số 6267/UBND-NC ngày 26/8/2013 về việc triển khai thông tƣ số 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2014 của Bộ Nội vụ hƣớng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thƣ, lƣu trữ của các cơ quan, tổ chức.
- Công văn số 5596/UBND-NC ngày 30/7/2014 về việc chấn chỉnh, nâng cao hiệu quả công tác lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lƣu trữ cơ quan, lƣu trữ lịch sử.
- Quyết định số 693/QĐ - UBND ngày 03 tháng 4 năm 2015 của UBND Thành phố Hải Phòng về việc Ban hành Quy định công tác văn thƣ, lƣu trữ trên địa bàn thành phố Hải Phòng.
*Văn bản của Sở Nội vụ và Chi cục Văn thư lưu trữ thành phố Hải Phòng
- Công văn số 2350/SNV-VTLT ngày18/9/2014 về việc hƣớng dẫn lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lƣu trữ cơ quan, lƣu trữ lịch sử. - Công văn số 23/CCVTLT-QLVTLT ngày 25/01/2013 của Chi cục Văn thƣ - Lƣu trữ về việc hƣớng dẫn thực hiện Nghị định số 01/2013/NĐ-CP và Thông tƣ số 07/2012/TT-BNV.
- Kế hoạch số 258/KH-CCVTLT ngày 13/11/2014 công tác văn thƣ, lƣu trữ 5 năm 2016-2020.
1.2.2. Tình hình công tác lập hồ sơ và quản lý hồ sơ Trƣờng ĐHHP
1.2.2.1. Công tác lập hồ sơ Trường ĐHHP
*Khái niệm hồ sơ
Khái niệm hồ sơ có rất nhiều cách hiểu khác nhau:Hồ sơ là tập hợp các văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một sự việc, một vấn đề, một đối tƣợng, hoặc có một, hoặc một số đặc điểm hình thành trong quá trình giải quyết công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan, tổ chức hoặc một cá nhân.[6,Tr.187]
Hồ sơ là một tập văn bản (hoặc một văn bản) có liên quan về một vấn đề, sự việc (hay môt ngƣời) hình thành trong quá trình giải quyết vấn đề, sự việc đó hoặc đƣợc kết hợp lại do có những điểm giống nhau về hình thức nhƣ cùng loại văn bản, cùng tác giả, cùng thời gian ban hành.[19, Tr.333]
Hồ sơ là một tập tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tƣợng cụ thể hoặc có một đặc điểm chung, hình thành trong quá
trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân. [8, Tr.2]
Thứ hai lập hồ sơ là việc tập hợp và sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phƣơng pháp nhất định. [13, Tr.2]
Công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lƣu trữ hiện hành của cơ quan là nhiệm vụ bắt buộc của mỗi cán bộ, công chức, viên chức trong quá trình giải quyết công việc.
*Tác dụng của việc lập hồ sơ đối với Trường ĐHHP
-Trƣớc hết việc lập hồ sơ hiện hành do cán bộ, giảng viên trực tiếp giải quyết công việc lập; đƣợc tiến hành đồng thời với quá trình giải quyết công việc. Việc lập hồ sơ hiện hành đảm bảo văn bản, tài liệu phản ánh đúng công việc, chất lƣợng hồ sơ khi nộp vào lƣu trữ đạt yêu cầu.
- Việc lập hồ sơ giúp cho cán bộ, công chức nắm chắc thành phần, nội dung và khối lƣợng văn bản hình thành khi giải quyết công việc, tránh đƣợc tình trạng phân tán, thất lạc tài liệu; việc lập hồ sơ công việc sẽ giúp cho các cán bộ, giảng viên mới tiếp xúc công việc, khi tiến hành thực hiện công việc sẽ hiểu đƣợc cần phải xây dựng những văn bản nào hoặc các bƣớc triển khai công việc mà không cần phải có ngƣời hƣớng dẫn.
- Công tác lập hồ sơ nhằm quản lý đƣợc toàn bộ công việc của trƣờng, phân loại văn bản, công văn, giấy tờ một cách khoa học, hợp lý, quản lý hồ sơ đƣợc chặt chẽ, lƣu giữ những hồ sơ cần thiết, có giá trị, tránh việc lập hồ sơ trùng lặp hoặc công việc quan trọng nhƣng không đƣợc lập thành hồ sơ; lập hồ sơ tốt sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc giao nộp những hồ sơ có giá trị vào lƣu trữ nhà trƣờng.
* Lề lối làm việc Trường ĐHHP
Trƣớc hết là nhận thức và chỉ đạo của Ban Giám hiệu nhà trƣờng đối với công tác văn thƣ lƣu trữ: Lãnh đạo nhà trƣờng chƣa thật sự hiểu hết vai trò và tầm quan trọng của công tác văn thƣ, lƣu trữ nên chƣa quan tâm và đầu tƣ đúng mức cho công tác này. Ngay về mặt tƣ tƣởng thì trong đội ngũ Ban Giám hiệu nhà trƣờng đã không coi trọng và không chỉ đạo để đƣa ra những quy định cho công tác văn thƣ, lƣu trữ đi vào nề nếp mà luôn làm theo thói quen hình thành từ rất lâu. Do không chú trọng và quan tâm thƣờng xuyên đến công tác này nên nhà trƣờng chƣa ban hành đƣợc nhiều văn bản quy định về công tác văn thƣ, lƣu trữ. Trong khi đó, do đặc thù công tác này rất cần sự chỉ đạo từ lãnh đạo nhà trƣờng để thay đổi về mặt tƣ tƣởng của toàn thể cán bộ, giảng viên nhà trƣờng.
Thực tiễn trong công tác soạn thảo văn bản của nhà trƣờng đã nói lên đƣợc cách nhìn nhận và thói quen làm việc của nhà trƣờng. Tùy vào từng chức năng và nhiệm vụ của mỗi phòng mà cán bộ phòng đó sẽ soạn thảo văn bản, sau khi soạn thảo xong cán bộ sẽ trình trƣởng phòng hoặc phó trƣởng phòng ký nháy duyệt về mặt nội dung và chuyên viên soạn thảo văn bản có trách nhiệm trình Ban Giám hiệu phụ trách kỳ và đƣa xuống văn thƣ lấy số. Với cách thức soạn thảo văn này văn bản sai về mặt thể thức rất nhiều bởi văn bản trƣớc khi trình ký không đƣợc cán bộ văn thƣ kiểm tra về mặt thể thức mà đƣa thẳng lên Ban Giám hiệu ký. Lề lối làm việc này đã đƣợc hình thành từ rất lâu và hiện nay vẫn diễn ra điều này sẽ làm cho văn bản Trƣờng ĐHHP thiếu tính pháp lý và giá trị không cao đối với cơ quan, đơn vị nhận đƣợc văn bản. Cán bộ soạn thảo văn bản chƣa hiểu đƣợc vai trò, tầm quan trọng của việc soạn thảo đúng thể thức mặc dù đã đƣợc cán bộ văn thƣ nhắc nhở nhƣng do nhà trƣờng chƣa có quy định cụ thể việc duyệt thể thức văn bản trƣớc khi trình ký, văn bản khi đƣợc ký đƣa xuống văn thƣ dù biết sai nhƣng vẫn đóng
do hiểu đƣợc cách thức làm việc và lo ngại khi đã có chữ ký không đóng sẽ là gây khó dễ và sách nhiễu đồng nghiệp.
Trong việc ban hành văn bản Trƣờng ĐHHP tiến hành nhƣ sau: Văn bản sau khi soạn thảo có một số phòng làm hai bản gốc, một số phòng làm một bản gốc. Sau khi trình ký văn thƣ giữ một bản, phòng soạn thảo giữ một bản sau đó đơn vị soạn thảo nhân bản và phát hành và gửi các đơn vị, cơ quan liên quan giải quyết. Một số phòng soạn thảo làm hai bản gốc, một số phòng chỉ làm một bản gốc. Nên văn thƣ giữ một bản nên phòng soạn thảo sẽ không còn bản lƣu điều này gây nên sự không thống nhất trong việc lƣu văn bản giữa các phòng trong trƣờng điều này gây khó khăn cho công tác lập hồ sơ và thu tài liệu đối với cán bộ văn thƣ.
Trong việc lƣu giữ tài liệu đi và đến của các phòng cũng diễn ra không theo nề nếp. Cán bộ, giảng viên để chung tất cả các loại tài liệu cùng với nhau tạo thành bó. Đây là thói quen đã có từ lâu và ăn sâu vào tiềm thức của mỗi cán bộ, giảng viên nên khi cần các cán bộ, giảng viên tìm rất khó gây tình trạng đình trệ trong công việc thậm chí một số cán bộ phòng khi thấy nhiều mang hủy bớt đi mà không biết đâu là văn bản cần lƣu giữ để phục vụ chính mình và phục vụ mục đích chung của nhà trƣờng.
Cuối hàng năm, khi cán bộ văn thƣ đi thu thập hồ sơ, tài liệu thì các cán bộ không giao nộp đƣợc tài liệu và cho rằng tất cả tài liệu là của mình là quan trọng cứ để ở các bó khi nào cần thì tìm trong đó sẽ có ngay chứ giao nộp cho cán bộ văn thƣ sẽ bị mất hoặc khi cần thì phải đi xa để lấy. Cán bộ các phòng chỉ giao nộp những tài liệu là bản photo, thậm chỉ là những tài liệu không phản ánh đƣợc chức năng, nhiệm vụ của mình điều này gây khó khăn rất lớn cho cán bộ làm công tác văn thƣ lƣu trữ khi làm nhiệm vụ của mình.
Qua việc nắm đƣợc lề lối làm việc của Ban Giám hiệu và cán bộ, giảng viên Trƣờng ĐHHP đối với tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động thì
chúng ta thấy rằng văn bản, tài liệu Trƣờng ĐHHP không đảm bảo về mặt thể thức theo quy định hiện hành, tài liệu không sắp xếp khoa học bởi thiếu sự hiểu biết về công tác văn thƣ lƣu trữ.
* Các bước của công tác lập hồ sơ
-Bƣớc một là mở hồ sơ: Ngƣời mở hồ sơ là công chức, viên chức đƣợc giao nhiệm vụ. Lấy một tở bìa do cán bộ văn thƣ cơ quan phát sau đó căn cứ vào công việc cụ thể của mình và điều các yếu tố thông tin lên bìa hồ sơ nhƣ: Số ký hiệu hồ sơ, tiêu đề hồ sơ, năm mở hồ sơ.
- Bƣớc hai là thu thập văn bản đƣa và hồ sơ: Thu thập kịp thời, đầy đủ tài liệu hình thành trong quá trình giải quyết công việc để đƣa vào hồ sơ; tài liệu đƣa vào hồ sơ phải là bản chính, bản gốc hoặc bản sao có giá trị nhƣ bản chính; tài liệu về việc nào phải đƣợc đƣa và đúng hồ sơ của việc đó không đƣa nhầm vào hồ sơ khác.
- Bƣớc ba là kết thúc hồ sơ: Khi công việc giải quyết xong thì hồ sơ đƣợc kết thúc, ngƣời lập hồ sơ có trách nhiệm: Kiểm tra mức độ đầy đủ của văn bản, tài liệu có trong hồ sơ, nếu thiếu cần bổ sung cho đủ; xem xét loại ra khỏi hồ sơ bản trùng, bản nháp, bản thảo nếu đã có bản chính.
+ Sắp xếp các văn bản, tài liệu trong hồ sơ: Để cố định trật tự văn bản, tài liệu, đảm bảo mối quan hệ giữa tài liệu với nhau, làm cho hồ sơ phản ánh vấn đề, sự việc một cách rõ ràng. Tùy từng hồ sơ mà có cách sắp xếp cho phù hợp nhƣ: Sắp xếp theo trình tự giải quyết công việc hoặc theo thời gian, tên loại, tác giả văn bản. Dù sắp xếp theo cách nào thì cũng cần phản ánh công việc và lôgic hợp lý.
+Biên mục hồ sơ: Chỉ biên mục hồ sơ khi công việc đã giải quyết xong hoặc vụ việc kết thúc. Trƣớc khi biên mục chúng tôi kiểm tra lại lần cuối các văn bản tài liệu trong hồ sơ, nếu thấy thiếu thì thu thập, bổ sung cho đầy đủ, kiểm tra lại và sắp xếp các văn bản trong hồ sơ. Việc biên mục hồ sơ gồm:
+ Đánh số tờ để cố định vị trí các văn bản trong hồ sơ, đảm bảo không bị thất lạc và tra tìm đƣợc nhanh chóng. Khi đánh số tờ dùng bút chì đen để đánh bên góc phải mỗi văn bản, đánh từ số tờ đầu tiên đến cuối cùng có trong hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản.
+ Viết mục lục văn bản nhằm hệ thống các văn bản, tài liệu và vị trí sắp xếp của chúng trong hồ sơ. Viết mục lục văn bản, tài liệu là ghi các thông tin từ văn bản, tài liệu có trong hồ sơ vào tờ mục lục văn bản, tài liệu nhằm thống kê và cố định thứ tự những văn bản, tài liệu đƣợc sắp xếp, đánh số. Cấn viết đầy đủ chính xác các thành phần cần thiết của văn bản vào mục lục hồ sơ. Mục lục văn bản, tài liệu nếu nhiều trang phải đánh số trang riêng và đặt ở đầu hồ sơ ngay sau tờ bìa.
Chúng ta thấy rằng để lập hồ sơ hoàn chỉnh, khoa học phải tiến hành đầy đủ từng bƣớc và mỗi cán bộ, giảng viên phải tự lập hồ sơ công việc cho mình.
Qua khảo sát thực tế tại 11 phòng của Trƣờng ĐHHP chúng tôi thấy rằng các phòng này vẫn chƣa lập đƣợc hồ sơ công việc cho mình.
Để tham gia học cao học theo diện nhà trƣờng cử đi học thì hồ sơ gồm có các loại văn bản sau:
- Thông báo tuyển sinh sau đại học.
- Đơn xin tham gia dự tuyển thạc sĩ của giảng viên. - Công văn cử tham gia dự tuyển của nhà trƣờng. - Giấy báo trúng tuyển.
- Quyết định cử đi học của Trƣờng ĐHHP.
Những loại văn bản liên quan đến việc đi học cao học của một giảng viên trong trƣờng và có thể lập thành một hồ sơ, trong khi hàng năm nhà trƣờng có khoảng 50 cán bộ, giảng viên tham gia học thạc sĩ, 20 cán bộ, giảng viên tham gia nghiên cứu sinh thì đã có khoảng 70 hồ sơ đƣợc hình thành mà đây chỉ là một mảng hoạt động nhỏ của nhà trƣờng. Tài liệu nghiên cứu khoa
học của trƣờng chiếm khối lƣợng lớn rất lớn. Hàng năm, nhà trƣờng có hàng nghìn khóa luận tốt nghiệp, đồ án tốt nghiệp của sinh viên các hệ chính quy, tại chức và liên thông. Hàng trăm đề tài nghiên cứu khoa học của cán bộ, giảng viên và sinh viên từ đề tài cấp trung ƣơng cấp thành phố, cấp trƣờng và cấp khoa, phòng. Các bài báo viết trên tạp chí khoa học của nhà trƣờng.
Tất cả các loại tài liệu này luôn ở trong tình trạng chất đống, bó gói và nằm rải rác ở các phòng không đƣợc sắp xếp, bảo quản. Hai năm gần đây, cuối mỗi năm cán bộ văn thƣ đến từng đơn vị hƣớng dẫn và thu tài liệu theo chủ trƣơng của nhà trƣờng đề ra. Tài liệu thu đƣợc là trùng thừa và không có giá trị cao bởi các phòng chỉ nộp những tài liệu phát hành chung toàn trƣờng mà phòng nào cũng có không phản ánh đƣợc chức năng, nhiệm vụ của từng phòng. Điều này gây ra khó khăn rất lớn cho việc quản lý hồ sơ của cả cán bộ văn thƣ và cán bộ lƣu trữ kiêm nhiệm của nhà trƣờng. Bởi tài liệu thu về không lập đƣợc hồ sơ mà chỉ ở dạng tập lƣu văn bản mà tập lƣu văn bản thì cán bộ văn thƣ đã có bản gốc.
Hiện nay ở 11 phòng chức năng của nhà trƣờng có khoảng 50m tài liệu