9. Bố cục Luận văn
3.3. Quản lý hồ sơ điện tử Trƣờng ĐHHP
3.3.2. Nội dung quản lý hồ sơ điện tử
Qua khái niệm quản lý hồ sơ điện tử chúng ta có thể thấy rằng việc quản lý hồ sơ điện tử bao gồm: tạo lập hồ sơ trên phần mềm; Sửa đổi nội dung trên phần mềm và thay đổi trạng thái trên phần mềm.
* Tạo lập hồ sơ trên phần mềm
Tạo lập hồ sơ trên phần mềm là dựa vào những công cụ có sẳn trên phần mềm để tạo lập hồ sơ.
Để tạo lập đƣợc hồ sơ trên phần mềm cán bộ văn thƣ tiến hành các bƣớc sau: Bƣớc 1: Cán bộ văn thƣ đăng nhập vào tài khoản (Hình 01)
Hình 05: Hồ sơ công việc
Bƣớc 3: Ân vào nút “tạo hồ sơ mới” cửa sổ sẽ hiện ra nhƣ hình 06
Hình 06: Cửa sổ đăng nhập thông tin hồ sơ
Bƣớc 4: Điền các thông tin trong mục “thông tin hồ sơ công việc” bao gồm:
Tiêu đề hồ sơ: Tên hồ sơ đƣợc viết gắn gọn phản ánh toàn bộ nội dung trong hồ sơ.
Ví dụ: Hồ sơ 1: Hồ sơ về việc cử cán bộ, giảng viên đi nghiên cứu sinh ở Liên Bang Nga theo học bổng hiệp định năm 2015
Hồ sơ 2: Hồ sơ về việc báo cáo công tác tuyển sinh THPT Quốc gia năm 2015.
Hồ sơ 3: Hồ sơ về việc xét khen thƣởng kỷ niệm chƣơng vì sự nghiệp giáo dục năm 2015.
Nội dung hồ sơ: Bao gồm công việc giải quyết của hồ sơ.
Ví dụ nhƣ với Hồ sơ 1 thì nội dung hồ sơ bao gồm: Thông báo tuyển sinh nghiên cứu sinh du học Nga theo học bổng hiệp định; đơn xin tham dự tuyển sinh du học Nga của cán bộ; công văn về việc cử cán bộ tham dự; thông báo trúng tuyển của Bộ giáo dục và đạo tạo; quyết định của trƣờng cử cán bộ đi nghiên cứu sinh ở Nga; bản cam kết của cán bộ đƣợc cử đi học.
Ngày tạo hồ sơ: Ngày cán bộ văn thƣ tạo hồ sơ.
Ví dụ: Hồ sơ đƣợc tạo lập ngày 20/2/2015, ngày hồ sơ bắt đầu
Hạn xử lý hồ sơ: Căn cứ vào quá trình giải quyết công việc ghi hạn xử lý hồ sơ.
Ví dụ: hạn kết thúc xử lý hồ sơ ngày 16/6/2015
Lãnh đạo phụ trách: Ngƣời trực tiếp đƣợc giao chỉ đạo công việc. Ví dụ: Vũ Đức Văn – Trƣởng phòng Tổ chức Cán bộ
Chuyên viên xử lý hồ sơ: Ngƣời đƣợc giao giải quyết công việc.
Ví dụ: Nguyễn Đức Cƣờng – Chuyên viên phụ trách làm hồ sơ cho thạc sĩ, tiến sĩ.
Ý kiến lãnh đạo: Ý kiến của Ban Giám hiệu trong quá trình giải quyết hồ sơ. Ví dụ: Hiệu trƣởng chỉ đạo hoàn thành hồ sơ đúng tiến độ.
Chuyên viên phối hợp: Cán bộ văn thƣ theo dõi quá trình giải quyết công Ví dụ: Nguyễn Thị Thu Hoài – cán bộ văn thƣ phụ trách quản lý phần mềm. Bƣớc 5: Lƣu hồ sơ và thêm văn bản liên quan vào hồ sơ: Sau khi “lƣu hồ sơ ” cửa sổ sẽ hiện ra mục “văn bản trong hồ sơ” và “trao đổi ý kiến”
Văn thƣ sẽ “thêm” vào văn bản liên quan, văn bản khác và thêm vào ý kiến xử nếu có và ấn nút “lƣu hồ sơ” thêm một lần nữa.
Ví dụ: Trong quá trình giải quyết công việc còn thiếu bản cam kết của giảng viên thì văn thƣ sẽ scan sau đó thêm vào văn bản liên quan rồi lƣu hồ sơ. Nhƣ vậy việc tạo lập hồ sơ mới đã hoàn thành, việc tạo lập hồ sơ giúp cán bộ văn thƣ có thể biết đƣợc bao nhiêu hồ sơ đƣợc hình thành trong hoạt động của nhà trƣờng điều này rất tốt cho công tác quản lý hồ sơ.
Hình 07:Thêm văn bản vào hồ sơ *Thay đổi trạng thái hồ sơ
Để thay đổi trạng thái hồ sơ cán bộ văn thƣ vào mục “hồ sơ công việc”, sau đó vào mục “sửa hồ sơ”, vào mục “ tình trạng xử lý” cửa sổ sẽ hiện ra ba trạng thái hồ sơ gồm: chƣa rõ; đang thực hiện; đã hoàn thành, cán bộ văn thƣ chọn trạng thái phù hợp từng hồ sơ khác nhau.
Trạng thái hồ sơ thay đổi theo tiến trình giải quyết công việc. Việc thay đổi trạng thái hồ sơ rất quan trọng giúp các bộ văn thƣ biết đƣợc hồ sơ nào đã
xử lý xong, hồ sơ nào ở tình trạng chƣa xử lý và đang sử lý.
Có thể nói việc quản lý hồ sơ điện tử trên phần mềm quản lý văn bản/quản lý hồ sơ điện tử giúp cán bộ văn thƣ theo dõi đƣợc tình trạng hiện tại của hồ sơ, biết đƣợc hồ sơ đã hoàn chỉnh chƣa, cần bổ sung những gì và nhắc nhở cán bộ trực tiếp giao công việc hoàn thành để cán bộ văn thƣ scan đƣa vào hồ sơ điện tử.
3.3.3. Bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử
Nếu nhƣ ở tài liệu giấy việc bảo quản tài liệu cần phòng, kho, và các điều kiện đảm bảm tài liệu không bị hƣ hỏng, thì việc bảo quản tài liệu chính là đảm bảo độ tin cậy, tính xác thực và có thể ở trạng thái sẵn sàng cho tiếp cận khai thác, sử dụng.
Độ tin cậy của tài liệu lƣu trữ điện tử rất quan trọng bởi độ tin cậy của một tài liệu chính là khả năng của tài liệu để làm một bằng chứng đáng tin cậy. Với Trƣờng ĐHHP thì tài liệu trong hồ sơ điện tử sẽ đƣợc scan từ bản giấy và có dấu đỏ dƣới dạng file pdf. Cán bộ văn thƣ là ngƣời trực tiếp tạo ra và quản lý hồ sơ điện tử vì vậy những văn bản trong hồ sơ sau khi đƣợc chỉnh sửa, ban hành sau đó scan đƣa vào hồ sơ điện tử nên hồ sơ điện tử Trƣờng ĐHHP là tài liệu đáng tin cậy đƣợc sử dụng thƣờng xuyên thay tài liệu giấy bởi sự nhanh chóng và tiện lợi của tài liệu điện tử.
Đối với tài liệu điện tử ngoài độ tin cậy thì tính xác thực là một yếu tố không thể thiếu bởi tính xác thực của tài liệu dùng để chỉ sự bền vững qua thời gian của các đặc điểm ban đầu của tài liệu đó xét về khía cạnh bối cảnh, cấu trúc và nội dung. Một tài liệu xác thực là tài liệu giữ lại đƣợc độ tin cậy ban đầu (tính nguyên bản) của nó[1,6]. Tài liệu điện tử Trƣờng ĐHHP đƣợc scan từ tài liệu giấy (khi tài liệu giấy là bản gốc, bản chính) vì vậy luôn ở dạng file pdf và đƣợc giao cho văn thƣ lập hồ sơ điện tử và quản lý chặt chẽ nên luôn giữ đƣợc độ tin cậy. Tài liệu điện tử Trƣờng ĐHHP đƣợc quản lý
dƣới dạng file pdf và thông qua phần mềm quản lý văn bản do UBND thành phố Hải Phòng cấp vì vậy độ tin cậy và tính xác thực rất cao. Khi cán bộ, giảng viên cần thì cán bộ văn thƣ luôn cung cấp để phục vụ công tác học tập, nghiên cứu khoa học và giải quyết công việc khi cần.
3.3.4. Khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử
Tài liệu ở bất kỳ dạng văn bản giấy hay văn bản điện tử thì mục đích cuối cùng vẫn là đáp ứng nhu cầu khai thác, sử dụng khi cần thiết. Bởi nếu nhƣ chúng ta dù có rất nhiều tài liệu quý hiếm và độ tin cậy cao nhất nhƣng tài liệu đó không đƣợc khai thác sử dụng, không phát huy đƣợc giá trị thì tài liệu đó sẽ là tài liệu chết. Khác với tài liệu giấy tài liệu lƣu trữ điện tử đƣợc khai thác dƣới dạng các file dữ liệu. Nếu nhƣ ở tài liệu giấy ngƣời khai thác, sử dụng cần phải đến nơi để khai thác và sử dụng thì tài liệu điện tử khi đã đảm bảo độ tin cậy và tính xác thực thì thông qua việc kết nối mạng hoặc phần mềm nào đó thì con ngƣời có thể dễ dàng khai thác, sử dụng tài liệu. Đối với Trƣờng ĐHHP thì việc khai thác tài liệu điện tử thông qua phần mềm quản lý văn bản. Khi các đơn vị có nhu cầu thì chỉ cần liên hệ trực tiếp với văn thƣ nhà trƣờng thì tài liệu đó sẽ đƣợc chuyển đến ngƣời cần một cách nhanh chóng, chính xác và kịp thời mà ngƣời khai thác không cần đến tận nơi để tìm kiếm. Dù ở xa cũng có đƣợc tài liệu đáng tin cậy mà cán bộ, giảng viên cần. Đây là một trong những ƣu điểm nổi bật của tài liệu lƣu trữ điện tử mà Trƣờng ĐHHP đã phát huy đƣợc để thỏa mãn nhu cầu của cán bộ, giảng viên trong trƣờng.
Qua đây chúng ta có thể thấy rằng việc khai thác và sử dụng tài điện tử Trƣờng ĐHHP thông qua phần mềm: https://qlvb.hpnet.vn đƣợc nhà trƣờng phát huy tối đa bởi những lợi ích mà phần mềm này mang lại.
Tiểu kết chƣơng 3
Nhƣ vậy thông qua phần mềm quản lý văn bản/ quản lý hồ sơ chúng tôi đã nêu nên đƣợc các bƣớc quản lý tài liệu, hồ sơ điện tử ở Trƣờng ĐHHP. Việc quản lý hồ sơ điện tử giúp lãnh đạo nhà trƣờng theo dõi đƣợc quá trình giải quyết công việc của cán bộ, giảng viên. Giúp cán bộ văn thƣ căn cứ vào hồ sơ điện tử theo dõi đƣợc hồ sơ nào đã hoàn thiện, hồ sơ nào chƣa hoàn thiện để từ đó nhắc nhở cán bộ, giảng viên hoàn thiện công việc để Scan đƣa vào hồ sơ. Quản lý hồ sơ điện tử giúp cho cán bộ văn thƣ hƣớng dẫn trực tiếp các phòng cách lập hồ sơ công việc bằng giấy thông qua việc chỉ trực tiếp trên phần mềm. Quản lý hồ sơ điện tử giúp cán bộ văn thƣ chủ động hơn trọng việc đáp ứng yêu cầu khai thác sử dụng tài liệu bởi độ tin cậy mà tài liệu điện tử mang lại. Bên cạnh đó cuối mỗi năm căn cứ vào đó thu hồ sơ, tài liệu giấy đƣợc chính xác tránh tình trạng các đơn vị không giao nộp hoặc không nộp đầy đủ hồ sơ, tài liệu.
KẾT LUẬN
Đối với tất cả các cơ quan, khi đƣợc thành lập công tác văn thƣ, lƣu trữ là một hoạt động không thể thiếu, bởi công tác này phải ánh đầy đủ và trung thực nhất quá trình làm việc cũng nhƣ kết quả làm việc của cơ quan đó. Trƣờng ĐHHP là đơn vị sự nghiệp hoạt động lĩnh vực đào tạo. Mọi hoạt động của nhà trƣờng đều thể hiện qua công tác văn thƣ, lƣu trữ bởi “công tác văn thƣ là của ngõ của cơ quan”.
Chính vì thế làm tốt công tác văn thƣ, lƣu trữ là vấn đề đƣợc đặt ra đối với Trƣờng ĐHHP. Qua quá trình khảo sát công tác văn thƣ, lƣu trữ chúng tôi thấy rằng công tác này chƣa đƣợc nhà trƣờng quan tâm đúng mức vì vậy tài liệu luôn ở trong tình trạng bó gói và mất mát. Đặc biệt cán bộ nhà trƣờng lúng túng trong công tác lập hồ sơ công việc và quản lý tài liệu bởi không biết phải làm nhƣ thế nào và bắt đầu từ đầu để tài liệu đƣợc sắp sếp khoa học, không bị mất mất và thất lạc.
Với lý do trên, việc nghiên cứu danh mục hồ sơ và quản lý hồ sơ điện tử đƣợc chúng tôi chọn làm đề tài cho luận văn thạc sĩ của mình. Qua nghiên cứu đề tài đã đặt ra và giải quyết đƣợc một số vấn đề sau:
Đề tài nghiên cứu một cách có hệ thống một số vấn đề lý luân về công tác lập hồ sơ, xây dựng danh mục hồ sơ và quản lý hồ sơ.
Đề tài đã khảo sát trực tiếp 11 phòng tại Trƣờng ĐHHP về công tác lập hồ sơ và quản lý hồ sơ. Từ kết quả khảo sát này, đề tài đã đánh giá đƣợc thực trạng, phân tích ƣu điểm, hạn chế và tìm ra nguyên nhân của những hạn chế.
Để khắc phục những tồn tại trên chúng tôi đã xây dựng đƣợc danh mục hồ sơ cho Trƣờng ĐHHP và đƣa ra cách thức quản lý hồ sơ điện tử trên phần mềm để dựa vào đó nhà trƣờng lập đƣợc hồ sơ công việc và quản lý tốt hồ sơ điện tử.
Bên cạnh việc xây dựng bản danh mục hồ sơ và quản lý hồ sơ điện tử cho Trƣờng ĐHHP chúng tôi có một số kiến nghị giúp công tác văn thƣ lƣu trữ ngày càng hoàn thiện nhƣ sau:
Thứ nhất, lãnh đạo Trƣờng ĐHHP đặt công tác văn thƣ, lƣu trữ nói chung, công tác lập hồ sơ công việc nói riêng là nhiệm vụ hàng ngày và phải hoàn thành để mỗi cán bộ, giảng viên có ý thức, trách nhiệm trong việc lập hồ sơ công việc.
Thứ hai, nhà trƣờng đƣa ra những chế tài cụ thể khi cán bộ, giảng viên không lập hồ sơ công việc nhƣ cuối năm không đƣợc bình xét thi đua vì không hoàn thành nhiệm vụ; không đƣợc nâng lƣơng trƣớc thời hạn,…
Thứ ba, nhà trƣờng ban hành văn bản cụ thể hƣớng dẫn về công tác văn thƣ lƣu trữ.
Thứ tƣ, nhà trƣờng mời giảng viên chuyên ngành văn thƣ, lƣu trữ, phối hợp với Chi cục văn thƣ lƣu trữ thành phố Hải Phòng mở các buổi tập huấn về công tác văn thƣ, lƣu trữ giúp cán bộ, giảng viên hiểu hơn về công tác này.
Thứ năm, lãnh đạo phòng Hành chính – Quản trị và cán bộ phụ trách công tác văn thƣ, lƣu trữ cần có trách nhiệm hơn đối với công việc mình phụ trách bằng những việc làm cụ thể: Tham mƣu để ban hành văn bản hƣớng dẫn về công tác lập hồ sơ, cử cán bộ phụ trách công tác văn thƣ, lƣu trữ đến từng đơn vị hƣớng dẫn cụ thể,..
TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vƣơng Đình Quyền (1990): Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ. Nhà xuất bản Đại học và Trung học chuyên nghiệp, Hà Nội.
2. Trịnh Thu Hà (2006): Lập hồ sơ hiện hành ở các ban Đảng trực thuộc Ban Chấp hành Trung ương, Thực trạng và giải pháp, Hà Nội
3. Trần Thị Hằng (2007): Nghiên cứu xây dựng danh mục hồ sơ và xác định thành phần tài liệu cơ bản trong một số hồ sơ hiện hành tại Văn phòng Tập đoàn Bưu chính viễn thông Việt Nam, Hà Nội
4. Lê Tuấn Hùng (2004): Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản – một giải pháp để hoàn thiện hệ thống thông tin quản lý của Bộ Khoa học và Công nghệ, Hà Nội.
5. Hƣớng dẫn số 822/HD-VTLTNN ngày 26/8/2015 của Cục văn thƣ lƣu trữ Nhà nƣớc về việc quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ trong môi trường mạng.
6. Dƣơng Văn Khảm (2011): Từ điển giải thích nghiệp vụ văn thư, lưu trữ Việt Nam, Nhà xuất bản Văn hóa thông tin, Hà Nội.
7. Kế hoạch số 258/KH-CCVTLT ngày 13/11/2014 công tác văn thư, lưu trữ 5 năm 2016-2020.
8. Luật lƣu trữ(2011). Tạp chí Văn thƣ Lƣu trữ Việt Nam, số 12.
9. Kiều Thị Ngọc Mai(2000): Vài ý kiến về công tác quản lý tài liệu và lập hồ sơ ở Cơ quan quản lý hành chính nhà nước. Tạp chí Lƣu trữ Việt Nam, số 6. 10. TS. Vũ Đăng Minh (2008): Xây dựng quy chế quản lý hồ sơ điện tử về cán bộ, công chức. Tạp chí Tổ chức nhà nƣớc số 11.
11. Tô Duy Nghĩa(2002): Một vài suy nghĩ trong việc lập hồ sơ vấn đề của Uỷ ban Kiểm tra Trung ương. Tạp chí Lƣu trữ Việt Nam, số 2.
12. Nghị định số 01/2013/NĐ – CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Luật Lưu trữ.
13. Nghị định số 110/2004/NĐ - CP của Chính phủ vềcông tác văn thư.
14. Nghị định số 09/2010/ NĐ – CP sửa đổi một số điều Nghị định 110/2004/NĐ – CP của Chính Phủ về công tác văn thư.
15. TS. Nguyễn Lệ Nhung,Cẩm nang tài liệu lưu trữ điện tử, lƣợc dịch.
16. Nguyễn Thị Trang Nhung(2011): Nghiên cứu xây dựng Danh mục hồ sơ và xác định Danh mục tài liệu trong một hồ sơ của ngân hàng nhà nước Việt Nam, Hà Nội.
17. Vũ Thị Phụng(2008): Giá trị của tài liệu lưu trữ và trách nhiệm của các cơ quan lưu trữ Việt Nam. Tạp chí Văn thƣ Lƣu trữ Việt Nam, số 12.
18. Hoàng Tùng Phong(2011): Xây dựng danh mục và xác định thời hạn bảo