9. Bố cục Luận văn
3.2. Giới thiệu phần mềm quản lý văn bản/quản lý hồ sơ
3.2.1. Các nút chức năng của phần mềm phục vụ công tác quản lý hồ
sơ điện tử.
Phần mềm quản lý văn bản/quản lý hồ sơ Trƣờng ĐHHP có tên HP – eOFFICE đƣợc truy cập dƣới địa chỉ: http://qlvb.hpnet.vn.
Hình 01: Đăng nhập vào phần mềm
Phần mềm có chứa rất nhiều nút chức năng khác nhau nhƣng chúng tôi tìm hiểu những nút chức năng liên quan đến quản lý hồ sơ điện tử nhƣ sau:
+ Văn bản đến: Chứa toàn bộ văn bản đến (văn bản văn thƣ cập nhật và đã đƣợc Hiệu trƣởng nhà trƣờng phê duyệt).
+ Văn bản đi: Chứa toàn bộ văn bản đi của nhà trƣờng chù trì soạn thảo (sau khi đƣợc duyệt, lấy dấu và đƣợc văn thƣ đƣa vào hệ thống).
+ Hồ sơ công việc: Chứa nhiều hồ sơ khác nhau do văn thƣ scan và quản lý (sau khi công việc giải quyết xong sẽ đƣợc scan để quản lý).
+ Tất cả: Chứa toàn bộ văn bản văn thƣ cập nhật trình Hiệu trƣởng. + Chƣa vào sổ: Chứa những văn bản chƣa đƣợc đánh số.
+ Đang xử lý: Chứa văn bản đã đƣợc phê duyệt và gửi các phòng, chuyên viên xử lý đƣợc giao nhiệm vụ tiến hành xử lý công việc.
+ Hoàn thành: Gồm những văn bản đã xử lý xong.
+ Qúa hạn: Chứa văn bản đã giao nhƣng chƣa xử lý xong theo thời gian quy định.
+ Bị chuyển trả: Chứa văn bản chuyển nhầm đơn vị xử lý văn bản. + Đƣợc đánh dấu: Chỉ văn bản có tầm quan trọng cần xử lý ngay.
3.2.2. Nhiệm vụ của cán bộ văn thư trong việc sử dụng phần mềm
Lãnh đạo nhà trƣờng, lãnh đạo các phòng và chuyên viên phụ trách công tác văn thƣ, lƣu trữ ở các phòng sẽ đƣợc sử dụng phần mềm này. Tùy theo chức năng, nhiệm vụ mà phần mềm sẽ phân quyền cụ thể việc sử dụng tính tăng trong phần mềm.
Cán bộ làm công tác văn thƣ nhà trƣờng sẽ là đầu mối trong việc đăng nhập, chuyển giao văn bản đi – đến của tất cả các đơn vị. Đồng thời căn cứ vào ý kiến của Hiệu trƣởng quản lý hồ sơ điện tử, cuối hàng năm căn cứ vào hồ sơ điện tử thu hồ giờ giấy tại các đơn vị.
Cán bộ văn thƣ sau khi đăng nhập tên và mật khẩu vào sẽ sử dụng phần mềm với những nhiệm vụ sau:
- Chuyển giao văn bản đến trình Hiệu trƣởng duyệt trên phần mềm: Sau đi đăng nhập vào tài khoản, cán bộ văn thƣ vào mục “VB đến” rồi “thêm mới” văn bản đến. Trong đó loại sổ, ngày nhận văn bản và số đến đã đƣợc mặc định theo ngày. Cán bộ văn thƣ điền đầy đủ thông tin văn bản đến vào các mục còn lại theo (hình 02) và ấn vào nút “cập nhật”. Sau khi ấn nút cập nhật văn bản sẽ đƣợc chuyển lên Hiệu trƣởng phê duyệt.
Hình 02: Thêm mới văn bản đến
- Cập nhật văn bản đi: Việc cập nhật văn bản đi tùy vào nhu cầu của từng đơn vị mà cán bộ văn thƣ sẽ cập nhật chứ không nhất thiết văn bản nào cũng cập nhật. Việc cập nhật văn bản đi tạo tiền đề lập hồ sơ điện tử để quản lý đƣợc tốt nhất. Sau khi scan cán bộ văn thƣ đăng nhập vào phần mềm, sau ấn vào nút “VB đi” và nhấn vào nút “thêm mới” nhƣ hình 03
Sau đó điền các thông tin cần thiết của văn bản rồi ấn vào nút “cập nhật” văn bản sẽ ở mục văn bản đến. Văn bản đi văn thƣ cập nhật chủ yếu để lấy căn cứ dữ liệu lập hồ sơ công việc trên phần mềm.
Hình 04: Thêm mới văn bản đi
Với đề tài luận văn của mình chúng tôi tìm hiểu việc quản lý hồ sơ điện tử thông qua phần mềm quản lý văn bản này.