9. Bố cục Luận văn
2.1. Những vấn đề chung về danh mục hồ sơ
2.1.2. Cơ sở để xây dựng danh mục hồ sơ
- Các văn bản quy định về chức năng nhiệm vụ quyền hạn, cơ cấu tổ chức, quy chế làm việc của nhà trƣờng.
- Các văn bản về phân công nhiệm vụ của lãnh đạo quản lý, cán bộ, công chức, viên chức của Ban Giám hiệu.
- Quy chế tổ chức hoạt động của Ban Giám hiệu và các phòng chức năng.
- Kế hoạch, nhiệm vụ công tác hàng năm của nhà trƣờng.
Căn cứ vào những cơ sở trên chúng tôi thu thập đƣợc một số văn bản phục vụ cho việc xây dựng danh mục hồ sơ Trƣờng ĐHHP.
1. Quyết định số 12/QĐ - BGH ngày 11 tháng 2 năm 2014 về việc phân công nhiệm vụ công tác đối với các đồng chí trong Ban Giám hiệu Trƣờng ĐHHP.
2. Quyết định số 161/QĐ – ĐHHP ngày 29 tháng 8 năm 2014 của Hiệu trƣởng Trƣờng Đại học Hải Phòng về việc ban hành Quy chế tổ chức và hoạt động của Trƣờng ĐHHP.
3. Webside. http.//www.dhhp.edu.vn.
Nhƣ vậy qua việc tìm hiểu những nội dung cơ bản về danh mục hồ sơ nói chung, căn cứ vào khảo sát thực tế Trƣờng ĐHHP chúng tôi xin đƣa ra bản danh mục hồ sơ của 11 phòng để dựa vào đó cán bộ văn thƣ hành năm có thể triển khai đến từng phòng, dựa vào bản danh mục đó các cán bộ, giảng viên có thể lập đƣợc hồ sơ công việc cho mình.
2.1.3. Phương pháp xây dựng danh mục hồ sơ
Phƣơng pháp xây dựng danh mục hồ sơ nói chung. Có hai phƣơng pháp xây dựng danh mục hồ sơ:
- Thứ nhất cán bộ văn thƣ xây dựng dự thảo danh mục hồ sơ của trƣờng lấy ý kiến đóng góp của các phòng, ban, cá nhân hoàn thiện dự thảo, trình lãnh đạo văn phòng hoặc phòng hành chính để trình ngƣời đứng đầu ký ban hành.
- Thứ hai các phòng dự kiến danh mục hồ sơ của đơn vị mình theo hƣớng dẫn nghiệp vụ văn thƣ, cán bộ văn thƣ tổng hợp thành danh mục hồ sơ của trƣờng, bổ sung, chỉnh sửa (nếu hoàn thiện dự thảo, trình ngƣời đứng đầu cơ quan quản lý ban hành).
Lựa chọn phƣơng pháp xây dựng danh mục hồ sơ Trƣờng ĐHHP: Trƣờng ĐHHP là đơn vị sự nghiệp trực thuộc UBND thành phố Hải Phòng. Trƣờng có 11 phòng chức năng nhƣng việc lập hồ sơ và thu thập tài liệu lƣu trữ còn gặp rất nhiều hạn chế. Chính vì thế, để giúp việc thu thập tài liệu vào lƣu trữ phục vụ khai thác hiệu quả chúng tôi lựa chọn phƣơng pháp thứ nhất tức là văn thƣ là ngƣời lập ra danh mục hồ sơ sau đó gửi đến các đơn vị để các đơn vị theo đó sắp xếp hợp lý và hiệu quả hơn.
2.1.4. Xây dựng khung đề mục, khung phân loại của danh mục hồ sơ
Khung đề mục của danh mục hồ sơ đƣợc xây dựng theo cơ cấu tổ chức hoặc theo lĩnh vực hoạt động của cơ quan. Căn cứ tình hình thực tế của mỗi cơ quan để chọn khung đề mục danh mục hồ sơ cho phù hợp, bảo đảm việc
lập hồ sơ đƣợc đầy đủ, chính xác và thuận tiện. Những cơ quan có cơ cấu tổ chức ổn định, chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị đƣợc phân định rõ ràng thì áp dụng khung đề mục danh mục hồ sơ theo cơ cấu tổ chức. Những cơ quan có cơ cấu tổ chức phức tạp, không ổn định, không rõ ràng thì xây dựng khung đề mục danh mục hồ sơ theo lĩnh vực hoạt động.
Nếu theo cơ cấu tổ chức thì lấy tên các đơn vị trong cơ quan; theo lĩnh vực hoạt động thì lấy tên các lĩnh vực hoạt động chủ yếu của cơ quan làm đề mục lớn (các phần) của danh mục hồ sơ.
Trong từng đề mục lớn bao gồm các đề mục nhỏ là các vấn đề thuộc chức năng nhiệm vụ của đơn vị - đối với khung đề mục theo cơ cấu tổ chức. hoặc là các vấn đề trong phạm vi một lĩnh vực hoạt động - đối với khung đề mục theo lĩnh vực hoạt động.
Trong mỗi đề mục nhỏ, các hồ sơ đƣợc sắp xếp theo trình tự từ chung đến riêng, từ tổng hợp đến cụ thể, có kết hợp với vị trí và tầm quan trọng của hồ sơ. Đối với Trƣờng ĐHHP có cơ cấu tổ chức ổn định thì chúng tôi chọn xây dựng khung đề mục danh mục hồ sơ theo cơ cấu tổ chức
2.2. Danh mục hồ sơ Trƣờng ĐHHP
Trong khuôn khổ luận văn tốt nghiệp thạc sĩ, chúng tôi dự thảo bản danh mục hồ sơ năm 2016 của Trƣờng ĐHHP trên cơ sở khảo sát chức năng, nhiệm vụ và thực tế tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của trƣờng.
Số và ký hiệu
hồ sơ Tiêu đề mục và tiêu đề hồ sơ
Thời hạn bảo quản Đơn vị/ ngƣời lập hồ sơ Ghi chú I. PHÒNG ĐÀO TẠO 1. Hoạt động đào tạo
01.ĐT Tập văn bản hƣớng dẫn của Bộ GDĐT, UBND TP Hải Phòng, Sở GDĐT chỉ đạo, hƣớng dẫn công tác đào tạo. HS nguyên tắc Đ/C Khiêm, Đ/C Toàn 02.ĐT Hồ sơ về việc xin mở mã ngành đào
tạo hệ trung cấp chính quy năm 2016. 20 năm
Đ/C Khiêm
03.ĐT
Văn bản quy định về hoạt động đào tạo, kiểm tra chƣơng trình đào tạo của Hội đồng trƣờng năm 2016.
Vĩnh viễn
Đ/C Khiêm
04.ĐT
Hồ sơ về việc thành lập hội đồng xét tốt nghiệp đối với các lớp cuối khóa năm 2016.
20 năm Đ/C Lƣơng
05.ĐT
Văn bản về thời gian đào tạo các
ngành kỹ thuật năm 2016. 20 năm Đ/C Toàn
06.ĐT
Hồ sơ về việc thành lập các hội đồng bảo vệ luận văn, đồ án tốt nghiệp cho sinh viên cuối khóa năm 2016
20 năm Đ/C Lƣơng
07.ĐT
Hồ sơ về việc thành lập các nhóm thực tập cho sinh viên năm thứ 3 và thứ 4 năm 2016
5 năm Đ/C Lƣơng
08.ĐT
Hồ sơ về việc thành lập hội đồng chấm thi tốt nghiệp cho sinh viên cuối khóa năm 2016.
20 năm Đ/C Lan Anh 09.ĐT Hồ sơ về việc thành lập các đoàn
lớp sƣ phạm năm 2016. Khiêm 10. ĐT 1. Biên bản các cuộc họp giao ban đào
tạo hàng tháng năm 2016. 5 năm
Đ/C Toàn
11. ĐT
2. Hồ sơ về việc thành lập hội đồng thi cấp chứng chỉ tin học, ngoại ngữ theo chuẩn Châu Âu năm 2016.
20 năm Đ/C Bảo 12.ĐT 3. HS dự kiến phát sinh 4. 2. Văn bằng – Chứng chỉ 13.ĐT
Tập văn bản Quy định việc cấp văn bằng, chứng chủ của Bộ GDĐT và Sở GDĐT. HS Nguyên tắc Đ/C Huyền 14.ĐT
Hồ sơ về việc xin cấp phôi bằng tốt nghiệp cho sinh viên chính quy theo chỉ tiêu năm 2016.
20 năm Đ/C Phong
15.ĐT
Hồ sơ về việc cấp chứng chỉ giáo dục thể chất cho sinh viên chính quy năm 2016.
20 năm
Đ/C Phong
16.ĐT
Hồ sơ về việc xác minh bằng tốt nghiệp, bảng điểm cho sinh viên đã tốt nghiệp từ năm 2013 trở về trƣớc, năm 2016. 10 năm Đ/C Huyền 17.ĐT HS dự kiến phát sinh
II. PHÒNG KHẢO THÍ VÀ ĐẢM BẢO CHẤT LƢỢNG
5. 1. Công tác quản lý, đảm bảo chất lƣợng
01. KT&ĐBCL
Tập văn bản của Bộ GDĐT và UBND T về việc hƣớng dẫn quy chế đào tạo, quy chế chấm thi và ra đề thi
HS Nguyên
tắc 02.KT&ĐBCL Kế hoạch đào tạo năm học 2015 –
2016. Vĩnh viễn Đ/C Hùng 03.KT&ĐBCL
Văn bản về chƣơng trình đào tạo năm 2016.
Vĩnh
viễn Đ/C Kiên
04.KT&ĐBCL
Hồ sơ về việc đào tạo sinh viên tham gia các kỳ thi Olympic trong nƣớc năm 2016.
50 năm Đ/C Kiên
05.KT&ĐBCL
Hồ sơ về việc quản lý phần mềm đào
tạo năm 2016. 10 năm Đ/C
Kiên
06.KT&ĐBCL
Kế hoạch đào tạo, đảm bảo chất
lƣợng năm 2016. 20 năm Đ/C
Nga 07.KT&ĐBCL Biên bản các cuộc họp giao ban hàng
tháng đảm bảo chất lƣợng năm 2016. 5 năm
Đ/C Thắng
08.KT&ĐBCL
Văn bản về việc thẩm tra văn bằng của sinh viên các lớp chính quy đã ra trƣờng năm 2016.
20 năm Đ/C Thủy
09.KT&ĐBCL Hồ sơ về việc kiểm định việc ra đề thi của giảng viên năm 2016.
10 năm Đ/C Nga
10.KT&ĐBCL
Báo cáo về chất lƣợng đào tạo, kiểm định chất lƣợng hàng năm, năm 2016. Vĩnh viễn Đ/C Hùng 11.KT&ĐBCL HS dự kiến phát sinh
6. 2. Công tác tuyển sinh
12.KT&ĐBCL
Hồ sơ về việc thành lập Hội đồng
tuyển sinh đại học năm 2016. 20 năm Đ/C Tính
13.KT&ĐBCL
Hồ sơ về việc thành lập các ban: Ban đề thi, coi thi, chấm thi, cơ sở vật chất năm 2016.
20 năm Đ/C Tính
14.KT&ĐBCL
Hồ sơ về việc thành lập Hội đồng tuyển sinh kỳ thi liên thông từ Cao đẳng lên đại học năm 2016.
20 năm Đ/C Thắng
15.KT&ĐBCL
Hồ sơ về việc thành lập hội đồng thi chuẩn đầu ra ngoại ngữ và tin học năm 2016.
20 năm Đ/C Hùng
16.KT&ĐBCL
Hồ sơ về việc chấm phúc khảo của thí sinh trong kỳ thi liên thông năm 2016.
10 năm Đ/C Hùng
17.KT&ĐBCL
Hồ sơ về việc thành lập hôị đồng
tuyển sinh TCNN năm 2016. 20 năm Đ/C Nga
18.KT&ĐBCL
HS dự kiến phát
sinh
III. PHÒNG QUẢN LÝ KHOA HỌC
1. 1. Hoạt động nghiên cứu khoa học của giảng viên
01.QLKH
Tập văn bản về hƣớng dẫn, quy định của Bộ giáo dục đào tạo, Sở Khoa học và công nghệ trong công tác nghiên cứu khoa học.
HS Nguyên tắc Đ/C Minh; Đ/C Thủy 02.QLKH
Hồ sơ về việc phê duyệt đề tài NCKH cấp trƣờng của TS. Vũ Thị Loan – giảng viên khoa Giáo dục Chính trị, năm 2016
20 năm Đ/C Huyền
03.QLKH Quyết định về việc phê duyệt các đề tại NCKH cấp Thành phố năm 2016. 50 năm Đ/C Minh 04.QLKH
Quyết định về việc thành lập Hội đồng nghiệm thu giáo trình cấp Trƣờng năm 2016.
20 năm
Đ/C Thủy
05.QLKH Biên bản nghiệm thu bài thảo luận
chuyên đề các khoa năm 2016. 20 năm
Đ/C Hà 06.QLKH HS dự kiến phát sinh 2. Tạp chí khoa học
07.QLKH Hồ sơ về thành lập ban biên tập tạp
chí khoa học năm 2016. 20 năm
Đ/C Minh
08.QLKH
Thông báo về việc viết bài trên tạp chí khoa học Trƣờng ĐHHP hàng tháng, năm 2016. 5 năm Đ/C Huyền 09.QLKH
Hồ sơ về việc thành lập hội đồng xét duyệt các bài viết trên tạp chí khoa học năm 2016. 20 năm Đ/C Thủy 10.QLKH HS dự kiến phát sinh
2. 3. Nghiên cứu khoa học sinh viên
11.QLKH
Tập văn bản về hƣớng dẫn, quy định về công tác nghiên cứu khoa học đối với sinh viên.
HS Nguyên tắc Đ/C Thủy 12.QLKH Hồ sơ thành lập Hội đồng NCKH
sinh viên cấp trƣờng năm 2016 10 năm
Đ/C Thủy
13.QLKH
Tập văn bản về thành lập các nhóm NCKH cấp khoa của sinh viên năm 2016.
10 năm
Đ/C Huyền
14.QLKH
Quyết định về việc phê duyệt các đề tài NCKH của sinh viên cấp trƣờng năm 2016.
10 năm Đ/C Hà
14.QLKH
Quyết về việc phê duyệt các đề tại NCKH sinh viên cấp Thành phố năm 2016.
20 năm Đ/C Minh
15. QLKH
Hồ sơ về việc đƣa sinh viên tham gia các cuộc thi NCKH các trƣờng sƣ phạm năm 2016.
20 năm Đ/C Minh
16.QLKH
Văn bản về tổ chức các Hội nghị sinh viên NCKH tại Trƣờng ĐHHP năm 2016.
20 năm Đ/C Hà
17.QLKH
Tập văn bản về thành lập các tiểu ban nghiệm thu đề tài NCKH sinh viên năm 2016. 20 năm Đ/C Minh 18.QLKH HS dự kiến phát sinh IV. PHÒNG HỢP TÁC VÀ ĐÀO TẠO QUỐC TẾ 1. Công tác hợp tác quốc tế 01.HT&ĐTQT Tập văn bản quy định về hợp tác quốc tế, liên kết đào tạo với nƣớc ngoài của Bộ giáo dục và đào tạo, Cục đào tạo với nƣớc ngoài, Sở ngoại vụ.
HS Nguyên
tắc
02.HT&ĐTQT
Kế hoạch về việc hợp tác quốc tế với các nƣớc trong và ngoài khu vực năm 2016. Vĩnh viễn Đ/C Minh Loan 03.HT&ĐTQT
Hồ sơ về việc hợp tác với Trung Quốc trong lĩnh vực đào tạo tiếng việt năm 2015.
Vĩnh viễn
Đ/C Sinh 04.HT&ĐTQT Hồ sơ về việc ký kết hợp tác với
Nhật Bản trong lĩnh vực mời chuyên gia giảng dạy tiếng nhật cho sinh viên nhà trƣờng năm 2016.
Vĩnh viễn
Đ/C Sinh
05.HT&ĐTQT Hồ sơ hợp tác với Mỹ trong lĩnh vực ngôn ngữ Tiếng Anh năm 2016.
Vĩnh viễn
Đ/C Cƣờng
06.HT&ĐTQT Tập văn bản tuyển sinh đào tạo ngôn ngữ tiếng việt với Lào
Vĩnh viễn Đ/C Hà 07.HT&ĐTQT HS dự kiến phát sinh
2. Công tác đào tạo
08.HT&ĐTQT
Hồ sơ về việc tiếp nhận sinh viên Lào sang học tập tại Trƣờng năm 2016
20 năm Đ/C Hà
09.HT&ĐTQT
Hồ sơ về tiếp nhận sinh viên Trung Quốc vào học tập tại Trƣờng năm 2016.
20 năm Đ/C Sinh
10.HT&ĐTQT
Kế hoạch học tập của sinh viên nƣớc
ngoài năm 2016. Vĩnh viễn Đ/C Chung Oanh 11.HT&ĐTQT
Hồ sơ về việc cấp bằng cho sinh viên nƣớc ngoài sang học tập tại Trƣờng năm 2016.
Vĩnh
viễn Đ/C Hà
12.HT&ĐTQT HS dự
sinh V. PHÒNG CHÍNH TRỊ - CÔNG TÁC HỌC SINH VIÊN 1. Công tác chính trị - tƣ tƣởng 01.CT - CTHSSV
Hồ sơ về việc tổ chức các buổi học Nghị quyết cho cán bộ, giảng viên năm 2016.
20 năm Đ/C Cƣờng 02. CT-
CTHSSV
Văn bản tổ chức tuần công tác học
sinh – sinh viên đầu khóa năm 2016. 10 năm Đ/C Hƣng 03. CT -
CTHSSV
Hồ sơ về việc mở các lớp học cảm tình Đảng cho cán bộ, giảng viên năm 2016.
10 năm Đ/C Đàn 04. CT-
CTHSSV
Hồ sơ về việc tổ chức cuộc thi Sống, làm việc và học tập theo gƣơng đạo đức Hồ Chí Minh, năm 2016. 50 năm Đ/C Đàn 05. CT- CTHSSV HS dự kiến phát sinh
2. Công tác học sinh – sinh viên
06. CT- CTHSSV
Hồ sơ về việc buộc thôi học của sinh
viên các lớp chính quy năm 2016. 10 năm Đ/C Thụy 07.CT-
CTHSSV
Hồ sơ về việc cấp học bổng học kỳ I năm học 2015 - 2016 cho sinh viên khoa Giáo dục chính trị năm 2016.
10 năm Đ/C Ngân
08.CT- CTHSSV
Hồ sơ về việc miễn, giảm học phí của
sinh viên năm 2016. 10 năm
Đ/C Trang 09.CT-
CTHSSV
Hồ sơ về việc xử lý vi phạm quy chế thi của sinh viên lớp Chế tạo máy K12, năm 2016. 10 năm Đ/C Thụy 10.CT- CTHSSV
Hồ sơ về việc cho sinh viên bảo lƣu
tiếp tục học tập năm học 2015 -2016. 10 năm
Đ/C Xuân 11. CT- CTHSSV HS dự kiến phát sinh 3. Công tác nội chính 12.CT- CTHSSV
Biên bản các cuộc họp giao ban nội
chính năm 2016. 20 năm
Đ/C Hƣng 13.CT-
CTHSSV
Báo cáo phong trào an ninh tổ quốc năm 2016 Vĩnh viễn Đ/C Cƣờng 14. CT- CTHSSV
Báo cáo tổng kết công tác năm học 2015 – 2016 của các khoa năm 2016.
Vĩnh viễn Đ/C Cƣờng 15.CT - CTHSSV
Thông báo về nội dung các cuộc họp giao ban nội chính hàng tháng năm 2016. 5 năm Đ/C Cƣờng 16. CT - CTHSSV HS dự kiến phát sinh
VI. PHÒNG KẾ HOẠCH – TÀI CHÍNH
01.KHTC
Tập văn bản của cơ quan TW và Sở Tài chính về công tác tài chính.
HS Nguyên tắc Đ/C Long; Hƣơng 02.KHTC Kế hoạch tài chính hàng năm 2016. Vĩnh
viễn
Đ/C Long 03.KHTC Kế hoạch thu – chi năm theo nguồn
thu của nhà trƣờng năm 2016.
20 năm Đ/C Hƣơng 04. KHTC Kế hoạch chi theo ngân sách nhà
nƣớc cấp năm 2016. 20 năm Đ/C Hƣơng 05.KHTC HS dự kiến phát sinh
2. Công tác Tài chính – Kế toán
06.KHTC
Biên bản kiểm kê Qũy tiền mặt theo
quý năm 2016. 5 năm Đ/C
Huệ 07.KHTC Báo cáo công tác tài chính hàng
tháng, năm 2016 10 năm
Đ/C Hƣơng 08.KHTC Quyết định về việc thu học phí của
sinh viên theo tín chỉ năm 2016. 10 năm
Đ/C Long
09.KHTC
Hồ sơ về việc duyệt chi các công trình xây dựng cơ bản thuộc ngân sách nhà nƣớc năm 2016. Vĩnh viễn Đ/C Long 10.KHTC
Hồ sơ về việc chi mua sắm thƣờng