Thƣ viện ĐHSP Hà Nội 2 đã và đang áp dụng nhiều hình thức khai thác kho sách khác nhau nhƣ: kho đóng, kho mở, đa phƣơng tiện và kho sách đƣợc sắp xếp theo môn loại tri thức, theo đăng ký cá biệt,… Một trong những hình thức quan trọng nhất là sử dụng khung phân loại thƣ viện thƣ mục để phân loại tài liệu và xây dựng hệ thống tìm tin theo ký hiệu phân loại.
Cho đến nay, thƣ viện ĐHSP Hà Nội 2 đã sử dụng 2 Khung phân loại để phân loại tài liệu đó là khung phân loại 19 lớp và Khung phân loại DDC Việt hóa 14. Thƣ viện ĐHSP Hà Nội 2 không áp dụng đồng thời 2 khung phân loại này để phân loại tài liệu mà trong từng thời gian khác nhau, tùy vào mục đích và nhu cầu thực tiễn 2 khung này đƣợc sử dụng vào mục đích phân loại tài liệu, sắp xếp kho sách, tổ chức hệ thống mục lục tra cứu phục vụ nhu cầu khai thác và sử dụng tài liệu của cán bộ và sinh viên trong trƣờng.
2.3.1. Quá trình áp dụng khung phân loại 19 lớp
KPL 19 lớp do TVQG Việt Nam biên soạn gọi là “Khung phân loại
dành cho các thư viện khoa học tổng hợp” . Đây là KPL dùng cho các thƣ
viện công cộng. Tuy nhiên tên thƣờng gọi của nó là KPL 17 lớp. Về sau đƣợc gọi là Khung 19 lớp.
KPL này có nguồn gốc từ KPL thập tiến UDC đã đƣợc Liên Xô cải tiến dùng cho các thƣ viện công cộng trƣớc thời kỳ có khung BBK. Tham gia vào việc cải tiến UDC, các nhà thƣ viện học nổi tiếng nhƣ Tropovski, Ambarsumijan. Từ 10 lớp cơ bản, KPL này đƣợc mở rộng và ghép số Ả Rập với chữ cái để tạo thêm 7 lớp cơ bản nữa để khắc phục sự chật chội của Khung UDC.
Ở đây, một lần nữa KPL có nguồn gốc UDC dô Liên Xô cải tiến lại đƣợc bổ sung thay đổi vào hoàn cảnh Việt Nam. KPL này đƣợc TVQG xuất bản lần đầu tiên năm 1961. Năm 1969 lại đƣợc bổ sung, sửa đổi trên cơ sở của UDC, có tham khảo BBK và nhiều tài liệu nghiên cứu khác. Năm 1991 lại đƣợc hoàn thiện và tái bản dùng cho các thƣ viện công cộng từ tỉnh xuống đến huyện, xã ở Việt Nam.
Những thay đổi, bổ sung mới của KPL 17 lớp nhằm phù hợp với điều kiện và hoàn cảnh ở Việt Nam chủ yếu ở những điểm sau: Bỏ hoặc giảm những đề mục giành cho Liên Xô, thay thế, bổ sung những đề mục về Việt Nam; phân kỳ lịch sử Việt Nam. Mở rộng các đề mục thể hiện các khái niệm
khoa học mới phát triển mạnh nhƣ máy tính, kỹ thuật thông tin, điện tử…xuất phát từ nhu cầu bức bách trong thƣ viện.
Từ khi thành lập (1967), kho sách của Thƣ viện ĐHSP Hà Nội 2 còn nghèo nàn nên thƣ viện chƣa áp dụng khung phân loại tài liệu. Từ những năm 80 trở đi thƣ viện ĐHSP Hà Nội 2 mới áp dụng khung phân loại 17 lớp để phân loại tài liệu và sắp xếp kho sách và cũng cập nhật những thay đổi trong mỗi lần sủa đổi, bổ sung của Khung.
Khung phân loại 17 lớp có dáng dáng dấp của KPL thập tiến. Tuy nhiên sự sắp xếp ký hiệu các ngành còn chƣa thật hợp lý và thiếu tính dễ nhớ. Ví dụ: Lớp 6 các khoa học ứng dụng đặt sau 61 Y học – Y tế và trƣớc 63 nông nghiệp đã tách ra khỏi lớp 6. Việc ghép thêm ký hiệu chữ cái để mở rộng KPL nhƣng không theo trật tự chữ cái thông thƣờng. Ví dụ: mục 6T đặt sau 6V, mà 6V lại đặtt sau 6X buộc ngƣời sử dụng phải ghi nhớ vị trí ký hiệu khi tìm kiếm. Hơn nữa, KPL này chỉ thích hợp cho hệ thống thƣ viện công cộng. Chính bởi những hạn chế này của Khung mà Ban chủ nhiệm thƣ viện ĐHSP Hà Nội 2 sau nhiều lần họp chuyên môn đã đi đến thống nhất chuyển đổi sang một KPL khác và dựa theo hoàn cảnh thực tế, thƣ viện ĐHSP Hà Nội 2 đã quyết định chuyển sang sử dụng KPL DDC việt hóa 14 từ năm 2007.
2.3.2. Quá trình áp dụng khung phân loại DDC Việt hóa 14
Thực tế công tác phân loại tài liệu trên thế giới hiện nay, Khung phân loại đang đƣợc sử dụng rộng rãi nhất là Khung phân loại DDC. Bởi Khung này theo đánh giá của các chuyên gia là mang tính quốc tế khá cao, đƣợc cập nhật thƣờng xuyên, các đề mục đƣợc sắp xếp theo nguyên tắc thập tiến nên rất dễ nhớ, các ký hiệu đƣợc sử dụng đồng nhất bằng một loạt chữ số Ả rập, thuận lợi cho việc tự động hóa tìm tin và chia sẻ thông tin. Hiện Khung phân loại này đang đƣợc sử dụng ở trên 200 000 thƣ viện của trên 135 quốc gia trên thế giới. Khung này đƣợc dịch ra 35 thứ tiếng.
Năm 2006, dự án dịch DDC Việt hóa 14 hoàn thành, Thƣ viện Quốc gia Việt Nam tổ chức các lớp huấn luyện, đào tạo sử dụng DDC Việt hóa 14. Bản dịch DDC Việt hóa 14 đã khắc phục phần nào xu hƣớng thiên về các nƣớc Âu Mỹ, đƣợc bổ sung, mở rộng và chi tiết hơn các bản lƣợc dịch trƣớc đây rất nhiều (ở môn loại lịch sử, văn học, ngôn ngữ, chủ nghĩa Mác – Lênin) rất thích hợp sử dụng cho các thƣ viện có vốn tài liệu từ 20 000 đầu tên trở xuống (thƣ viện các trƣờng đại học, cao đẳng, các thƣ viện khoa học tổng hợp, thƣ viện các viện nghiên cứu,…). Các thƣ viện lớn cũng có thể sử dụng DDC Việt hóa kết hợp với DDC 22 để phân loại tài liệu trong khi chƣa có điều kiện dịch DDC 22.
Việc nghiên cứu áp dụng DDC rút gọn 14 có một tầm quan trọng đặc biệt trong hoạt động phân loại tài liệu ở các cơ quan thông tin thƣ viện Việt Nam khi sự nghiệp thƣ viện Việt Nam đang trong quá trình chuẩn hóa nghiệp vụ để hội nhập với sự nghiệp thƣ viện thế giới. Bởi DDC Việt hóa 14 có những ƣu điểm sau:
- Các đề mục đƣợc sắp xếp theo nguyên tắc thập tiến nên rất dễ sử dụng và rất dễ nhớ.
- Các ký hiệu đƣợc sử dụng đồng nhất bằng một loại chữ số Ả rập, thuận tiện cho việc tự động hóa tìm tin và chia sẻ nguồn tin.
- DDC là Khung phân loại có lịch sử phát triển lâu đời và có đặc điểm nổi bật là mang tính phổ dụng vì đƣợc nhiều nƣớc trên thế giới áp dụng.
- DDC có Ban biên tập thƣờng trực nên đƣợc cập nhật và sửa đổi thƣờng xuyên, có khả năng phản ánh hiện trạng khoa học với những thành tựu mới nhất, có khả năng tiên đoán và dành chỗ cho ngành khoa học mới xuất hiện.
Nhận thức đƣợc tầm quan trong của việc sử dụng khung phân loại DDC Việt hóa 14, Ban lãnh đạo Thƣ viện ĐHSP Hà Nội 2 đã họp toàn thể đơn vị và đi đến lựa chọn sử dụng Khung phân loại DDC Việt hóa 14 thay thế cho Khung phân loại 19 lớp hiện đang sử dụng tại thƣ viện. Ban lãnh đạo Thƣ
viện cũng cử cán bộ chuyên trách làm công tác phân loại đi học các lớp tập huấn do Thƣ viện Quốc gia Việt Nam tổ chức, sau đó về truyền đạt lại với cán bộ trong toàn thƣ viện để mọi ngƣời nắm bắt đƣợc việc sử dụng DDC là xu hƣớng tất yếu khi sự nghiệp thƣ viện của Thƣ viện ĐHSP Hà Nội 2 muốn hội nhập với sự nghiệp thƣ viện trong nƣớc, hƣớng tới hội nhập với sự nghiệp thƣ viện khu vực và trên thế giới.
Khung phân loại DDC Việt hóa 14 là một khung phân loại phù hợp với các thƣ viện có vốn tài liệu mang nội dung tổng quát. Khi gặp các vấn đề chuyên sâu hoặc phân loại tài liệu thuộc các chuyên ngành sâu, các thƣ viện có thể mở rộng các phân lớp theo DDC đầy đủ để giải quyết tình huống. Thƣ viện ĐHSP Hà Nội 2 là một thƣ viện chuyên ngành với nhiều chuyên ngành đào tạo khác nhau nên tài liệu của thƣ viện bao quát tất cả các lĩnh vực từ khoa học cơ bản đến các ngành khoa học chuyên sâu. Chính vì vậy trong quá trình áp dụng DDC Việt hóa 14, Thƣ viện cũng gặp những khó khăn: tài liệu chuyên ngành sâu DDC Việt hóa 14 không có ký hiệu phù hợp. Ví dụ: trong mục 515 Giải tích, tất cả các tài liệu về giải tích đều xếp vào 515 trong khi đó Trƣờng lại có hẳn một chuyên ngành về toán giải tích; luận án, luận văn đều nghiên cứu theo đề tài chuyên sâu theo chuyên ngành đào tạo nên rất khó tìm đƣợc ký hiệu trong DDC 14. Chính vì vậy, ban chủ nhiệm thƣ viện cùng với tổ chuyên môn đã đi đến thống nhất mở rộng các mục thuộc các chuyên ngành sâu bằng cách dịch từ nguyên bản DDC 22 tiếng Anh. Các mục đƣợc mở rộng bao gồm: 512 Đại số 515 Giải tích 516 Hình học 530 Vật lý 541 Hóa học 543 Hóa phân tích
546 Hóa vô cơ 547 Hóa hữu cơ 570 Sinh học
Các mục thuộc các chuyên ngành trên đƣợc dịch từ bản DDC 22 sau đó gửi sang các khoa nhờ giảng viên có kinh nghiệm về chuyên môn và khả năng tiếng Anh của các khoa thuộc các chuyên ngành trên để họ thẩm định và hiệu đính sau đó biên soạn lại và sử dụng cho công tác phân loại tại thƣ viện. Bản dịch đó đã đáp ứng đƣợc yêu cầu phân loại, tổ chức kho, kiểm soát thƣ mục, xây dựng hệ thống tra cứu tìm tin của nguồn tài liệu thuộc chuyên ngành sâu, luận án, luận văn, khóa luận tốt nghiệp.