Cán bộ thƣ viện là một trong bốn nhân tố cấu thành nên một thƣ viện (cán bộ thƣ viện, cơ sở vật chất kỹ thuật, vốn tài liệu và ngƣời dùng tin). Cán bộ thƣ viện đƣợc coi là linh hồn của thƣ viện. Một thƣ viện muốn phát triển thì phải có đội ngũ cán bộ có trình độ chuyên môn nghiệp vụ, ngoại ngữ và tin học.
Từ những năm 1970, Hội đồng chính phủ đã rất quan tâm đến yếu tố cán bộ trong công tác thƣ viện. Trong quyết định 178-CP đã đề cập đến trong điều 4 về công tác cán bộ đã chỉ rõ: “cần từng bƣớc mở rộng việc đào tạo cán bộ quản lý và cán bộ nghiệp vụ thƣ viện, có trình độ khá về chính trị, văn hóa và ngoại ngữ. Bộ văn hóa có nhiệm vụ tổ chức và chỉ đạo công tác đào tạo, bồi dƣỡng các loại cán bộ này”. Trong thông tƣ của Bộ Văn hóa số 30-VH ngày 17/3/1971 đã hƣớng dẫn cụ thể về công tác đào tạo cán bộ thƣ viện nhƣ sau: “Để đáp ứng nhu cầu phát triển sự nghiệp thƣ viện trong thời gian tới, chúng ta cần chú trọng đào tạo đọi ngũ cán bộ có trình độ khá cả ba mặt chính trị, văn hóa và nghiệp vụ” .
Trong lĩnh vực hoạt động thông tin thƣ viện, ngƣời cán bộ muốn hoàn thành tốt công việc của mình đòi hỏi phải đáp ứng tất cả các yêu cầu đã đƣợc đề cập trong quyết định và thông tƣ đã nêu ở trên. Thƣ viện ĐHSP Hà Nội 2 là một thƣ viện khoa học chuyên ngành, có vốn tài liệu lớn lại đa ngành, đa lĩnh vực, có chức năng, phạm vi, nội dung hoạt động phức tạp, phong phú, hoạt động thông tin – thƣ viện xen kẽ, thâm nhập vào nhau. Hơn nữa các trang thiết bị, mạng máy tính, các phần mềm quản trị cơ sở dữ liệu tra cứu, các ứng dụng khai thác chỉ đem lại hiệu quả cao khi có một đội ngũ cán bộ sử dụng thành thạo và làm chủ công nghệ tiên tiến, thì yêu cầu một ngƣời cán bộ thƣ viện không những vững vàng về chính trị, chuyên môn, ngoại ngữ mà còn
phải thành thạo trong việc sử dụng các thiết bị tiên tiến hiện đại, vì vậy việc xây dựng một đội ngũ cán bộ cho phù hợp với điều kiện làm việc hiện nay là điều hết sức quan trọng.
Qua nghiên cứu tình hình cho thấy, phần lớn cán bộ làm công tác phân loại đều là những ngƣời có trình độ cao, 5/5 cán bộ đều có trình độ từ đại học trở lên, một số cán bộ có những kỹ năng cơ bản trong việc ứng dụng công nghệ thông tin và ngoại ngữ vào trong công việc. Tuy nhiên, năng lực xử lý của cán bộ vẫn không đồng đều, một số cán bộ nhiều tuổi đƣợc đào tạo theo chƣơng trình cũ nên chƣa cập nhật đƣợc với các phƣơng pháp mới.
Hiện nay, trong dây chuyền xử lý tài liệu, khâu phân loại, biên mục là khâu then chốt và quan trọng, nó tạo nên chất lƣợng của các cơ sở dữ liệu và của bộ máy tra cứu cả truyền thống lẫn hiện đại, cho nên ngƣời cán bộ làm công tác phân loại tại Thƣ viện ĐHSP Hà Nội 2 càng phải có đầy đử các yếu tố quan trọng đã nêu trên và đáp ứng đƣợc một số yêu cầu sau:
- Phải có kiến thức chung rộng về các ngành khoa học và thông thạo các thuật ngữ khoa học vì Thƣ viện ĐHSP Hà Nội 2 là một thƣ viện có vốn tài liệu đa ngành và có đối tƣợng phục vụ đa lĩnh vực, các cán bộ phân loại ở đây không đƣợc phân công chuyên phân loại về các ngành học mà họ đƣợc đào tạo, vì lƣợng tào liệu mỗi chuyên ngành thì có hạn mà cán bộ của phòng phân loại biên mục chỉ có 5 ngƣời nên tại đây tất cả các cán bộ đều phải xử lý tài liệu trên mọi lĩnh vực khoa học và chia ra mỗi ngƣời làm một mảng nhƣ: ngƣời chuyên về Việt văn, ngoại văn, Luận án, khóa luận…
- Thông thạo các ngoại ngữ thông dụng nhƣ tiếng Anh, tiếng Pháp, tiếng Trung Quốc (là các thứ tiếng hiệ nay đang có một lƣợng tài liệu nhất định tại trung tâm). Trình độ thấp nhất là phải đạt đƣợc mức độ có thể đọc hiều đƣợc nội dung tài liệu để có thể định đƣợc chỉ số phân loại và định từ khóa. Đồng thời có thể kiểm tra chéo cho nhau, tránh hiện tƣợng hiểu sai nội dung tài liệu.
- Thông thạo bảng phân loại dùng trong công tác phân loại DDC, và xây dựng bộ máy tra cứu (cả hiện đại lẫn truyền thống).
- Có phƣơng pháp phân loại tài liệu - Cẩn thận và chính xác trong công việc
- Biết kế thừa kinh nghiệm và thƣờng xuyên cập nhật kiến thức.
Đây là những yêu cầu không thể thiếu đƣợc, nhất là khi việc xử lý tài liệu đƣợc tự động hóa trên cơ sở hệ thống máy tính. Muốn đáp ứng đƣợc yêu cầu đó hệ thống cán bộ phải đƣợc chuẩn hóa về trình độ, đặc biệt ngƣời cán bộ xử lý lại càng phải có một trình độ cao về tin học, biết xử lý các tình huống khi có sự cố xảy ra, lại phải biết sử dụng hệ thống mạng máy tính, tiến tới xử lý kỹ thuật trên máy tính, sử dụng các thành quả của các chƣơng trình phân loại biên mục tự động, tạo nên sự hòa hợp về xử lý kỹ thuật với hệ thống thƣ viện trong nƣớc, trong khu vực và trên quốc tế. Chính vì những yêu cầu cơ bản trên mà ngƣời cán bộ xử lý tài liệu trong thời đại tin học hóa không những phải đƣợc nâng cao về trình độ chuyên môn mà còn phải đƣợc nâng cao về trình độ tin học. Tuy nhiên, cũng nhƣ ở các tƣ viện khác trong hệ thống thƣ viện các trƣờng Đại học, Thƣ viên Đại học Sƣ phạm Hà Nội 2 cũng gặp những khó khăn về trình độ cán bộ do quá khứ để lại (cán bộ thƣ viện thƣờng do rất nhiều lý do nên phải làm việc tại thƣ viện), hiện nay việc đào tạo cán bộ có trình độ chuyên môn cao, giỏi ngoại ngữ, sử dụng thành thạo các thiết bị hiện đại là vẫn đề cấp thiết đặt ra. Điều này đã đƣợc Ban chủ nhiệm Thƣ viện Đại học Sƣ phạm Hà Nội 2 đề cập tới trong dự án “HIỆN ĐẠI HÓA THƢ VIỆN ĐẠI HỌC SƢ PHẠM HÀ NỘI 2”.
Công tác phân loại tài liệu tại Thƣ viện ĐHSP Hà Nội 2 chủ yếu đƣợc tiến hành bởi 06 cán bộ và chƣa đƣợc chuyên môn hóa. Trong quá trình phân loại, mỗi cán bộ chịu trách nhiệm xử lý một tài liệu từ đầu đến cuối. Sự phân công đều công việc nhƣ vậy sẽ tạo điều kiện để mỗi cán bộ đƣợc làm tất cả các khâu công việc cũng nhƣ nắm bắt đƣợc kiến thức chuyên môn nghiệp vụ
cần thiết. Tuy nhiên, trình độ của cán bộ không đồng đều nên sẽ dẫn tới chất lƣợng không đƣợc đảm bảo. Hơn nữa, công tác phân loại tài liệu lại đƣợc phân cho mỗi cán bộ theo từng mảng ngôn ngữ 03 cán bộ xử lý tài liệu việt văn, 02 cán bộ xử lý tài liệu ngoại văn. Chính vì vậy, Thƣ viện ĐHSP Hà Nội 2 phải có sự chuyên môn hóa trong công tác phân loại cũng nhƣ xử lý tài liệu và các cán bộ xử lý phải có ý thức học tập nâng cao trình độ chuyên môn cũng nhƣ trình độ vè ngoại ngữ, tin học.