II. THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG GIA CễNG XUẤT KHẨU HÀNG MAY MẶC TẠI CễNG TY MAY CHIẾN THẮNG.
5. Cỏc hoạt động khỏc như tỡm kiếm hợp đồng và thực hiện hợp đồng.
5.2 Quy trỡnh thực hiện hợp đồng gia cụng.
5.2.1 Nghiờn cứu thị trường và xin hạn ngạch.
Khi tiến hành một thương vụ làm ăn nào đú, đầu tiờn phải nghiờn cứu thị trường và xin hạn ngạch cho thị trường đú. Nghiờn cứu thị trường giỳp cho cụng ty nắm vững được cỏc thụng tin cần thiết về thị trường đú. Việc nghiờn cứu thị trường sẽ cho thấy thị trường đú là phi hạn ngạch hay cú hạn ngạch. Nếu lầ thị trường cú hạn ngạch thỡ cụng ty phải xin bộ thương mại cấp hạn ngạch. Nếu hạn ngạch khụng đủ thỡ cụng ty cú thể thực hiện xuất khẩu uỷ thỏc qua một cụng ty khỏc. Khi nghiờn cứu thị trường phải nắm được dung lượng thị trường, điều kiện cạnh tranh, thị hiếu, kiểu dỏng sản phẩm. Cụng ty cỳng phải nghiờn cứu từng loại sản phẩm mà cụng ty sản xuất, nguyờn phụ liệu sản xuất và chi phớ định mức cho một sản phẩm để trỏnh bịđối tỏc ộp giỏ khi ký hợp đồng.
5.2.2. Nghiờn cứu và lựa chọn đối tỏc.
Nghiờn cứu đối tỏc lầ nhằm tỡm kiếm bạn hàng ổn định đỏng tin cậy và hợp phỏp. nghiờn cứu đối tỏc cũng là nghiờn cứu bạn hàng trờn cỏc mặt : thỏi độ kinh doanh, lịch sử phỏt triển, khả năng tài chớnh lĩnh vực hoạt động và uy tớn của họ trong hoạt động sản xuất kinh doanh.
Nghiờn cứu và lựa chon đối tỏc cũng sẽ giỳp cho cụng ty cú những phương thức kinh doanh thớch hợp nhằm trỏnh rủi ro. Vớ dụ nhưđối với cỏc khỏch hàng mới chưa cú uy tớn thỡ cụng ty phải ỏp dụng phương thức thanh toỏn an toàn bằng thư tớn đụng khụng hủy ngang.
• Cỏc phương thức giao dịch.
Cụng ty sử dụng cả hai phương thức giao dịch là phương thức giỏn tiếp (thụng qua cỏc phương tiện thụng tin liờn lạc như thư, telephone, fax,
Email…) và phương thức giao dịch trực tiếp qua gặp gỡ trao đổi(tổ chức cỏc cuộc đàm phỏn và ký kết hợp đồng).
Đơn đặt hàng
Đõy là đề nghị của phớa nước ngoài với cụng ty về thuờ gia cụng với cỏc điều kiện ghi trong đú. Đối với hàng gia cụng may mặc đơn đặt hàng thường gồm hai phần.
Cỏc điều khoản chủ yếu: bao gồm cỏc điều khoản về tờn hàng, khối lượng, phớ gia cụng, thời hạn giao hàng, bao bỡ, đúng gúi…
Mộu vẽ phỏc thảo và cỏc chỉ số: đõy là bản phỏc thảo về mẫu hàng kốm với cỏc số đo chi tiết để sản xuất ra sản phẩm. Vớ dụ cỏc số đo của ỏo như: ngang vạt, ngang ngực, độ rộng…
Đàm phỏn và ký kết hợp đồng.
Sau khi nhận được đơn đặt hàng từ phớa đối tỏc nước ngoài, cụng ty sẽ nghiờn cứu xem cú thể chấp nhận được khụng, những điều kiện nào chấp nhận được vầ những điều kiện nào cần thương lượng để điều chỉnh lại. Hai bờn xỏc nhận những điều kiện đó thoả thuận bằng việc ký vào bản hợp đồng. Hợp đồng gia cụng bao gồm cỏc điều khoản mà hai bờn đó thỏa thuận. Sau đõy là cỏc điều khoản chủ yếu của cỏc điều khoản chủ yếu của hợp đồng gia cụng hàng may mặc:
- Số lượng và ngày giao hàng.
- Tờn và giỏ gia cụng từng sản phẩm.
- Trỏch nhiệm cung cấp nguyờn liệu, phụ liệu. - Điều khoản về giao hàng.
Vớ dụ: giao thành phẩm tại Hải Phũng hoặc Nội Bài theo điều kiện FOB HAI PHONG PORT OR HA NOI AIRPORT.
- Điều khoản thanh toỏn: Hai bờn sẽ thanh toỏn theo điều kiện chuyển tiền hoặc cú thể bằng thư tớn dụng (L/C).
- Trỏch nhiệm của cỏc bờn.
5.2.3. Xem xột và ký kờt hợp đồng gia cụng.
Mục đớch.
Xem xột hợp đồng nhằm đảm bảo mọi yờu cầu của khỏch hàng được xỏc định rừ ràng, đầy đủ, xỏc nhận khả năng đỏp ứng của cụng ty thoả món yờu cầu khỏch hàng và mang lại hiệu quả cao nhất cho cụng ty.
Phạm vi ỏp dụng.
Xem xột hợp đồng ỏp dụng cho cỏc hợp đồng gia cụng xuất khẩu, hợp đồng gia cụng lẻ và hợp đồng FOB, việc xem xột hợp đồng được tiến hành tại phong xuất nhập khẩu(đối với hợp đồng gia cụng), phũng kinh doanh tiếp thị(đối với hợp đồng FOB) và cỏc đơn vị liờn quan (nếu cần). b. Nội dung.
Phũng xuất nhập khẩu chịu trỏch nhiệm chớnh từ khõu tiếp xỳc với khỏch hàng đến khi kết thỳc hợp đồng.
Tiếp nhận yờu cầu của khỏch hàng.
Trưởng phũng hoặc cỏn bộ mặt hàng chịu trỏch nhiệm ghi nhận yờu cầu của khỏch hàngở dạng phi văn bản(qua trao đổi điện thoại hay trao đổi trực tiếp) và dựng phiếu ghinhận yờu cầu của khỏch hàng(biểu mẫu 03/1), phiếu này được đỏnh số để theo dừi. Cũn trong trường hợp khỏch hàng gửi yờu cầu bằng văn bản(qua fax, email, telex) thỡ dựng chớnh văn bản đú như một phiếu ghi nhậnn yờu cầu khỏch hàng bằng cỏch đỏnh số thứ tự trờn văn bản và lưu vào file.
Mọi thụng tin do lónh đạo cụng ty hay lónh đạo phũng thu nhận liờn quan đến yờu cầu của khỏch hàng đều được thụng tin lại cho cỏn bộ mặt hàng để ghi vào phiếu, hoặc chuyển yờu cầu khỏch hàng(dạng văn bản) cho cỏn bộ mặt hàng tiếp nhận và lưu vào file. Trong những trường hợp cần thiết trưởng phũng hoặc cỏn bộ mặt hàng chuyển bản sao của phiếu ghi nhận tới cỏc đơn vị liờn quan để tham gia xem xột.
Cỏn bộ mặt hàng sẽ ký tờn vào phiếu ghi nhận được lập và phụ trỏch phũng xuất nhập khẩu tiến hành xem xột khả năng đỏp ứng yờu cầu của khỏch hàng.
Phụ trỏch phũng xuất nhập khẩu tiến hành xem xột cỏc nội dung của hợp đồng hoặc phụ lục của hợp đồng theo cỏc vấn đề khi xem xột như sau:
- Xỏc định tờn hàng, số lượng và chủng loại sản phẩm. - Đơn giỏ và trị giỏ sản phẩm.
- Thị trường cung ứng, tiờu thụ.
- Thời hạn giao nguyờn phụ liệu, điều kiện giao nhận, bản quyền nhón mỏc hàng hoỏ (của bờn đặt gia cụng) và thời hạn giao hàng.
- Chứng từ giao nhận nguyờn phụ liệu và hàng hoỏ gồm: B/L,P/L,INV,E/L,C/O (nếu cú).
- Sản xuất mẫu đối:
+ Khỏch giao tài liệu kỹ thuật và /hoặc mẫu sản xuất. +Khả năng đỏp ứng của nhà cung ứng.
Căn cứ vào yờu cầu của khỏch hàng và khả năng đỏp ứng của nhà cung ứng(nếu cú) và cỏc điều kiện về kỹ thuật, phũng xuất nhập khẩu, phũng kỹ thuật xỏc định và sản xuất mẫu đối.
- Điều kiện và thời hạn thanh toỏn.
- Vấn đề giải quyết tranh chấp: điều kiện phỏt sinh hướng giải quyết tranh chấp theo luật và hội đồng trọng tài cụ thể. - Hợp đồng được lập thành 04 bản, mỗi bờn giữ 02 bản cú giỏ trị như nhau và nờu rừ thời gian hiệu lực của hợp đồng. Sau khi phụ trỏch phũng xem xột xong cỏc mục cần xem xột của hợp đồng hoặc phụ lục của hợp đồng phải hoàn thành biểu mẫu'' xem xột hợp đồng" hoặc biểu mẫu" xem xột phụ lục của hợp đồng" (biểu mẫu 03/3 ), trưởng phũng xuất nhập khẩu ký vào cỏc loại phiếu này và trỡnh lónh đạo cụng ty phờ duyệt. Với những khỏch hàng cú yờu cầu bỏo giỏ thỡ phũng xuất nhập khẩu phải chuyển tiếp sang bước chào hàng- bỏo giỏ, ngược lại, cụng ty cú thểđi thẳng đến bước soạn thảo và ký kết hợp đồng.
Để chào hàng, bỏo giỏ cho khỏch hàng, cỏn bộ mặt hàng dựng phiếu chào hàng bỏo giỏ(biểu mẫu 03/7).
Cơ sở để lập phiếu chào hàng bỏo là căn cứ vào yờu cầu của khỏch hàng, khả năng đỏp ứng của cụng ty, mức giỏ chung theo qui định hiện hành của cụng ty, mẫu hiện vật,… sau đú phiếu được phụ trỏch phũng ký và chuyển tổng giỏm đốc phờ duyệt.
Sau khi nhận được phiếu chào hàng bỏo giỏ khỏch hàng cú thể cú hai loại quyết định:
Chấp nhận bỏo giỏ: lỳc này cỏn bộ mặt hàng chuyển sang bước soạn thảo hợp đồng.
Chấp nhận cú điều kiện hoặc khụng chấp nhận: lỳc này cỏn bộ mặt hàng và phụ trỏch phũng xuất nhập khẩu xem xột khả năng đỏp ứng của cụng ty lập lại phiếu chào hàng, bỏo giỏ hoặc bỏo cỏo lónh đạo cụng ty xem xột phờ duyệt huỷ bỏ yờu cầu đặt hàng.
. Soạn thảo hợp đồng và ký kết hợp đồng.
Việc soạn htảo hợp đồng hay phụ lục của hợp đồng được cỏn bộ mặt hàng soạn thảo trờn cơ sở cỏc chi tiết đó được hai bờn thống nhất. Nếu khỏch hàng soạn thảo hợp đồng thỡ cỏn bộ mặt hàng phải kiểm tra lại nội dung những điều khoản mà hai bbờn đó thống nhất, nếu khụng chấp nhận thỡ phải thoả thuận lại với khỏch hàng và xem xột lại.
Hợp đồng , phụ lục của hợp đồng sau khi đó được soạn thảo phải được phụ trỏch phũng xuất nhập khẩu kiểm tra lại ký tờn và trỡnh lờn tổng giỏm đốc.
Tổng giỏm đốc hoặc người được uỷ quyền ký kết hợp đồng, trường hợp tổng giỏm đốc hoặc người được uỷ quyền ký kết hợp đồng khụng nhất trớ với nội dung hợp đồng thỡ cỏn bộ mặt hàng lại khả năng đỏp ứng của cụng ty và soạn thảo nội dung cho phự hợp cho đến khi hợp tổng giỏm đốc hoặc người được uỷ quyền ra quyết định cuối cựng(ký kết hoặc huỷ bỏ hợp đồng).
Sau khi hợp đồng hoặc phụ lục của hợp đồng được ký kết, cỏn bộ mặt hàng phải mở sổ theo dừi hợp đồng(biểu mẫu 03/4). Cỏn bộ mặt hàng lưu một bản gốc, một bản gốc khỏc gửi cho cỏn bộ làm thủ tục hải quan đồng thời sao gửi sao gửi cho lónh đạo cụng ty và cỏc đơn vị cú liờn quan gồm: phũng kế toỏn-tài vụ, phũng kỹ thuật, phũng phục vụ sản xuất.
. Sửa đổi, bổ sung.
Sau thời điểm hai bờn ký kết hợp đồng hoặc phụ lục của hợp đồng nếu bất kỳ từ phớa nào cú những yờu cầu phỏt sinh khụng phự hợp hoặc trỏi ngược với cỏc nội dung đó ký thỡ xuất hiện nhu cầu sửa đổi, bổ sung hợp đồng hoặc phụ lục hợp đồng, cú hai trường hợp xảy ra:
+. Trường hợp chấp nhận: cụng ty hoặc khỏch hàng cú những yờu cầu sửa đổi bổ sung mà được bờn đối tỏc chấp nhận thỡ người cỏn bộ mặt hàng phải thu thập ghi chộp cỏc yờu cầu đú(của cụng ty hoặc của khỏch hàng) vào phiếu yờu cầu sửa đổi bổ sung hợp đồng+phụ lục hợp đồng" cú chữ ký của phụ trỏch phũng xuất nhập khẩu trỡnh lónh đạo cụng ty duyệt, sau khi hai bờn thoả thuận cỏc yờu cầu đú htỡ cỏn bộ mặt hàng soạn thảo nội dun g văn bản sửa đổi bổ sung trỡnh hai bờn ký kết. Sau đú vào sổ hteo dừi sửa đổi bổ sung hợp đồng và sao chụp gửi cỏc bộ phận cú liờn quan như lónh đạo cụng ty và cỏc đơn vị cú liờn quan gồm: phũng kế toỏn-tài vụ, phũng kỹ thuật, phũng phục vụ sản xuất và vào biểu mẫu 03/6.
+. Trường hợp chấp nhận cú điều kiện hoặc khụng chấp nhận: cỏn bộ mặt hàng phải chuẩn bị lại nội dung phiếu" yờu cầu sửa đổi,bổ sung hợp đồng+ phụ lục hợp đồng" trỡnh lónh đạo cụng ty ký và soạn thảo văn bản cho đến khi cú quyết định cuối cựng(ký kết hay huỷ bỏ). Nếu văn bản được ký kết thỡ cỏn bộ mặt hàng phải vào sổ theo dừi sửa đổi bổ sung hợp đồng và sao chụp gửi cỏc bộ phận cú liờn quan như lónh đạo cụng ty và cỏc đơn vị cú liờn quan gồm: phũng kế toỏn-tài vụ, phũng kỹ thuật, phũng phục vụ sản xuất và vào biểu mẫu 03/6. Trường hợp cỏn bộ mặt hàng sẽ khụng phải lập phiếu" yờu cầu sửa đổi bổ sung hợp đồng+phụ lục hợp đồng" nếu như yờu cầu của khỏch hàng ở dạng văn bản và nội dung văn bản khụng liờn
quan đến giỏ, tờn hàng, đơn hàng, chủng loại hàng, cỏn bộ mặt hàng cú thể
sử dụng văn bản này thay thế cho phiếu. 5.2.4. Quỏ trỡnh triển khai thực hiện hợp đồng gia cụng.
a. Lập kế hoạch sản xuất.
. Kế hoạch sản xuất gồm 3 loại: kế hoạch năm, kế hoạch quý, kế hoạch thỏng, cỏc loại kế hoạch sản xuất này do phũng xuất nhập khẩu lập và cú ý nghĩa như sau:
+. Kế hoạch sản xuất năm là kế hoạch sản xuất cú tớnh định hướng chung theo mục tiờu phỏt triển sản xuất kinh doanh của cụng ty trong vũng một năm.
+. Kế hoạch sản xuất quý, thỏng là kế hoạch sản xuất cú tớnh tỏc nghiệp trực tiếp, ngay lập tức trong thời gian ngắn và cụ thể.
. Căn cứ chung để lập kế hoạch.
+ Phương hướng phỏt triển sản xuất kinh doanh của cụng ty, tổng cụng ty.
+Khả năng ký kết hợp đồng với khỏch hàng và cỏc hợp đồng đó được ký kết.
+ Khả năng hạn ngạch cú thể trỳng thầu( nếu sản phẩm vào thị trường cú hạn ngạch).
+ Mức giỏ chung cho mỗi loại sản phẩm cú khả năng được ký kết. + Xu hướng phỏt triển của thị trường, thị hiếu và sản phẩm.
+ Năng lực sản xuất của cụng ty và cỏc nguyờn liệu sản xuất khỏc cú thể huy động.
. Bộ phận lập kế hoạch.
+Kế hoạch sản xuất năm, quý do cỏn bộ thống kờ tổng hợp lập dưới sự chỉ đạo trực tiếp của tổng giỏm đốc và do tổng giỏm đốc phờ duyệt.
+ Kế hoạch sản xuất thỏng( kế hoạch tỏc nghiệp) do trưởng phũng xuất nhập khẩu lập dưới sự chỉ đạo trực tiếp của giỏm đốc điều hành và do giỏm đốc điều hành phờ duyệt.
Tỏc dụng.
+ Kế hoạch sản xuất năm được hoạch định, là căn cứ mục tiờu sản xuất của cụng ty trong năm, được bỏo cỏo trực tiếp cho cơ quan chủ quản( tổng cụng ty dệt may Việt Nam, bộ cụng nghiệp) và cỏc ban ngành cú liờn quan(tổng cục thống kờ, cục thống kờ hà nội…).
+ Kế hoạch sản xuất quý chủ yếu được lập để bỏo cỏo tổng cụng ty dệt may Việt Nam( để nắm hướng phỏt triển sản xuất trong thời gian trước mắt) và bỏo cỏo ngõn hàng( để làm căn cứ vay cỏc khoản tiền tại ngõn hàng phục vụ cho sản xuất kinh doanh).
+ Kế hoạch sản xuất thỏng được coi là kế hoạch tỏc nghiệp, là căn cứ cho cỏc đơn vị sản xuất tổ chức triển khai sản xuất thực hiện hợp đồng đó ký với khỏch hàng, kế hoạch được chuyển tới tất cả cỏc phũng ban, xớ nghiệp thành viờn để cựng hợp tỏc, phối hợp thực hiện.
. Điều chỉnh kế hoạch.
+ Điều chỉnh kế hoạch thường được sử dụng cho hai loại kế hoạch: kế hoạch sản xuất năm và kế hoạch sản xuất thỏng.
+ Đối với kế hoạch sản xuất năm do những nguyờn nhõn thuộc phần căn cứ chung để lập kế hoạch cú sự thay đổi lớn làm đảo lộn toàn bộ cỏc dự kiến ban đầu buộc cụng ty phải thay đổi chủ trương sản xuất, mặt hàng sản xuất, cơ cấu sản xuất, cơ cấu chủng loại sản phẩm,… Trong trường hợp này, sau khi xem xột khắc phục mà khả năng khụng khắc phục được, cụng ty sẽ căn cứ vào tỡnh hỡnh thực tế làm lại kế hoạch sản xuất và bỏo cỏo bằng văn bản cho cơ quan chủ quản ( tổng cụng ty dệt may Việt Nam, bộ cụng nghiệp) để cơ quan chủ quản ra quyết định điều chỉnh.
+ Đối với kế hoạch sản xuất thỏng: do những nguyờn nhõn, tỡnh huống cụ thể(vớ dụ như: khỏch hàng thay đổi thời gian giao nhận hàng hoỏ, nguyờn vật liệu, mẫu mó,… hoặc cú sự cố trong sản xuất như mất điện, ảnh hưởng của thời tiết của đơn vị cung ứng của hải quan…) chủ quan hoặc khỏch quan cụng ty phải thay đổi kế hoạch sản xuất, tiến độ sản xuất và giao hàng thỡ phũng xuất nhập khẩu phải thụng bỏo và bàn bạc thoả thuận với khỏch hàng về những vấn đề cú liờn quan làm căn cứ để điều chỉnh kế hoạch sản xuất thỏng cho phự hợp, những vấn đề này phải được lónh đạo cụng ty phờ chuẩn.
b. Chuẩn bị sản xuất.
Chuẩn bị sản xuất là khõu quan trọng cú tớnh quyết định của quỏ trỡnh sản xuất, nú bảo đảm cho quỏ trỡnh sản xuất được tiến hành đồng bộ, nhịp nhàng và liờn tục, đảm bảo hiệu quả của quỏ trỡnh sản xuất.