- Ba là thơng tin trong tài liệu hình thành trong hoạt động của Bộ Y tế
HOẠT ĐỘNG CỦA BỘ Y TẾ CẦN NỘP VÀO TRUNG TÂM LƢU TRỮ QUỐC GIA
LƢU TRỮ QUỐC GIA 3
3.1 NHỮNG CĂN CỨ LẬP DANH MỤC TÀI LIỆU HÌNH THÀNH TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA BỘ Y TẾ CẦN NỘP VÀO THÀNH TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA BỘ Y TẾ CẦN NỘP VÀO TRUNG TÂM LƢU TRỮ QUỐC GIA 3
Hiện nay có nhiều loại danh mục khác nhau như: Danh mục các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử, danh mục tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan kèm theo thời hạn bảo quản, danh mục tài liệu tiêu biểu hình thành trong hoạt động của các cơ quan trung ương thuộc diện nộp vào Trung tâm Lưu trữ quốc gia 3 v.v…Những danh mục tài liệu này đã, đang và sẽ tạo thuận lợi cho cán bộ lưu trữ triển khai, thực hiện các khâu nghiệp vụ chuyên môn trong thực tế.
Kế thừa có chọn lọc những kết quả đạt được trong xây dựng danh mục tài liệu của một số ngành, cơ quan và kết hợp vận dụng linh hoạt vào thực tế cơ quan Bộ Y tế, chúng tôi quyết định xây dựng Danh mục tài liệu lưu trữ của Bộ Y tế cần nộp vào Trung tâm Lưu trữ quốc gia 3. Đây là bản thống kê có hệ thống, logic hồ sơ, tài liệu Phông lưu trữ Bộ Y tế thuộc diện nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử. Khi xây dựng, chúng tôi dựa vào một số căn cứ sau:
- Trước tiên, chúng tôi nghiên cứu, căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức bộ máy Bộ Y tế và hoạt động của các đơn vị trực thuộc Bộ. Đây thực sự là một cứ liệu quan trọng, có giá trị chân thực giúp chúng tơi xác định vị trí, vai trị của Bộ trong hệ thống các cơ quan nhà nước. Đồng thời nắm vững nội dung, thành phần, đặc điểm, giá trị tài liệu lưu trữ của cơ quan Bộ. Từ đó có cơ sở pháp lý quan trọng để lựa chọn những hồ sơ có giá trị cần bảo quản trong kho lưu trữ cố định.
- Căn cứ vào giá trị của tài liệu lưu trữ của cơ quan Bộ Y tế. Những hồ sơ được thống kê trong Danh mục phải là những hồ sơ có giá trị lịch sử và ý nghĩa thực tiễn lâu dài. Để hiểu và nắm được thành phần, nội dung tài liệu của
Bộ, một mặt chúng tôi nghiên cứu, sử dụng: các Sổ công văn đi- đến của Bộ; các tập lưu tài liệu; mục lục hồ sơ của Bộ đặc biệt là cuốn Mục lục hồ sơ thống kê hồ sơ có thời hạn bảo quản lâu dài, vĩnh viễn, được tái bản vào năm 2005 và các văn bản của Bộ Y tế quy định về công tác văn thư, lưu trữ. Quan trọng hơn chúng tơi đã khảo sát trực tiếp có chọn lọc tài liệu hình thành trong hoạt động của Bộ Y.
- Căn cứ vào nhu cầu tra cứu tài liệu tại Lưu trữ Bộ Y tế. Để đáp ứng nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu của độc giả một cách chính xác, kịp thời, nhanh chóng, việc lập hồ sơ, xác định giá trị tài liệu, xác định thành phần tài liệu cần nộp vào lưu trữ cố định là rất cần thiết.
- Tuy nhiên, để xây dựng Danh mục tài liệu lưu trữ của cơ quan Bộ Y tế cần nộp vào Trung tâm Lưu trữ quốc gia 3, nếu chỉ dựa vào ba căn cứ nói trên thì những nhận định đưa ra sẽ khơng có tính thuyết phục, sẽ mang tính chủ quan. Theo chúng tôi cần phải nắm vững và vận dụng linh hoạt lý luận về xác định giá trị tài liệu đã được các nhà lưu trữ trong và ngoài nước mà nền tảng là lưu trữ học Mác xít đề cập tới. Thực tế cho thấy không phải tất cả tài liệu hình thành trong hoạt động của Bộ đều có giá trị và cần nộp vào Lưu trữ lịch sử. Ngoài ra, sức ép đối với các phòng, kho lưu trữ là rất lớn. Việc lựa chọn tài liệu lưu trữ của cơ quan Bộ Y tế là lựa chọn một lượng tài liệu tối thiểu nhưng chứa đựng lượng thông tin tối đa đáp ứng nhu cầu sử dụng. Vì vậy việc vận dụng linh hoạt các nguyên tắc, tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu là không thể thiếu.
3.2 CẤU TẠO CỦA DANH MỤC TÀI LIỆU HÌNH THÀNH TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA BỘ Y TẾ CẦN NỘP VÀO TRUNG TÂM TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA BỘ Y TẾ CẦN NỘP VÀO TRUNG TÂM LƢU TRỮ QUỐC GIA 3
Từ những căn cứ nói trên, chúng tôi đã xây dựng Danh mục tài liệu Phông lưu trữ Bộ Y tế cần nộp vào Trung tâm Lưu trữ quốc gia 3. Tài liệu, hồ sơ trong Danh mục được phân chia thành ba nhóm lớn, được ký hiệu là chữ số la mã (I, II, III). Từ nhóm lớn tài liệu được phân chia thành các nhóm vừa có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của Bộ, các Cục, Vụ, Văn phòng, Thanh tra Bộ, được đánh bằng chữ số ả rập (1, 2, 3...). Từ nhóm vừa phân chia thành các nhóm nhỏ. Nhóm nhỏ được phân chia theo từng vấn đề, được ký hiệu là: 1.1, 1.2, 2.1, 2.2 v.v...Trong nhóm nhỏ liệt kê những tài liệu cụ thể (nếu có).
Để thuận tiện cho việc sử dụng, trong quá trình sắp xếp các mục trong Danh mục tài liệu Phông lưu trữ Bộ Y tế cần nộp vào Trung tâm Lưu trữ quốc gia 3, chúng tơi đã xếp những nhóm tài liệu, hồ sơ theo trình tự logic từ chung đến riêng, từ quan trọng nhiều đến quan trọng ít: Tài liệu tổng hợp; tài liệu về quy hoạch, kế hoạch, thống kê; tài liệu quản lý về tổ chức cán bộ; v.v...
Sau đó là những tài liệu, hồ sơ phản ánh hoạt động quản lý chuyên môn của Bộ như: Tài liệu về quản lý dược; tài liệu quản lý về y học cổ truyền; tài liệu quản lý về y tế dự phòng v.v…Cuối cùng là những tài liệu về hoạt động của Đảng, Cơng đồn, Đồn Thanh niên Bộ Y tế
Trong mỗi nhóm chúng tôi sắp xếp hồ sơ, tài liệu mang tính chỉ đạo, hướng dẫn, tổng hợp trước những hồ sơ, tài liệu triển khai, tổ chức thực hiện, cuối cùng là hồ sơ tổng kết công tác và những hồ sơ khác.
Danh mục tài liệu Phông lưu trữ Bộ Y tế cần nộp vào Trung tâm Lưu trữ quốc gia 3 gồm hai cột: Số thứ tự và Tên loại của tài liệu, hồ sơ. Trong cột: Tên loại tài liệu, hồ sơ chia thành các nhóm tài liệu. Danh mục này có 3 nhóm lớn (tài liệu quản lý chung, quản lý về chuyên môn, tài liệu của các tổ chức Đảng, Cơng đồn, đồn Thanh niên), trong đó có 11 nhóm tài liệu chung (từ nhóm 1 đến nhóm 11) và 7 nhóm tài liệu quản lý về chun mơn (từ nhóm 1 đến nhóm 7) và 3 nhóm tài liệu của các tổ chức Đảng, Cơng đồn, Đồn Thanh niên (từ nhóm 1 đến nhóm 3). Trong mỗi nhóm thống kê hồ sơ, tài liệu cụ thể (nếu có). Ví dụ: