8. Bố cục của đề tài
3.2. Điều kiện đảm bảo đổi mới
3.2.3. Hoàn thiện tổ chức của Trung tâm Lưu trữ tỉnh Bắc Giang
Trung tâm Lƣu trữ tỉnh Bắc Giang là một đơn vị sự nghiệp thuộc Chi cục Văn thƣ - Lƣu trữ tỉnh. Tổ chức của Trung tâm (trong đó có con ngƣời) là một trong những nhân tố có tác động không nhỏ tới thực hiện chức năng của Chi cục. Vì vậy, chúng tôi cho rằng, hoàn thiện tổ chức của Trung tâm Lƣu trữ tỉnh Bắc Giang (bố trí cán bộ và kiện toàn bộ máy) là một trong những điều kiện để Chi cục Văn thƣ - Lƣu trữ tỉnh đổi mới phƣơng pháp thực hiện quản lý nhà nƣớc về công tác lƣu trữ tại tỉnh.
Trong chƣơng 1 nhƣ chúng tôi đã trình bày, Chi cục gồm 2 đơn vị giúp việc (Phòng Hành chính - Tổng hợp và Phòng Nghiệp vụ Văn thƣ - Lƣu trữ) và 01 đơn vị sự nghiệp (Trung tâm Lƣu trữ). Trong đó, trong tổng số 19 biên chế của Chi cục thì Trung tâm đƣợc tổ chức 2 Tổ với 11 ngƣời: Tổ Bảo quản và Khai thác sử dụng tài liệu lƣu trữ; Tổ Thu thập và Chỉnh lý tài liệu lƣu trữ. Hiện nay, theo tổng hợp của chúng tôi, trên cả nƣớc chỉ có 09/63 tỉnh thành lập Trung tâm lƣu trữ (Vĩnh Phúc, Lào Cai, Yên Bái, Quảng Ngãi, Kiên Giang, An Giang, Quảng Nam, Bắc Giang, Ninh Bình). Việc thành lập Trung tâm lƣu trữ là một đơn vị sự nghiệp thuộc Chi cục đƣợc đánh giá là bƣớc tạo điều kiện mạnh mẽ thúc đẩy sự phát triển của công tác lƣu trữ đối với các tỉnh, bởi lẽ, so với kho lƣu trữ, Trung tâm có nhiều lợi thế, nhiều thuận lợi hơn trong việc thực hiện chức năng sự nghiệp lƣu trữ nói chung.
Trung tâm lƣu trữ tỉnh Bắc Giang đã và đang làm tốt chức năng sự nghiệp của mình. Tuy nhiên, để thực hiện hiệu quả và dễ dàng hơn nữa đối với các hoạt động dịch vụ lƣu trữ theo quy định của pháp luật thì Chi cục Văn thƣ - Lƣu trữ tỉnh Bắc Giang cần hoàn thiện tổ chức của Chi cục nói chung và Trung tâm Lƣu trữ tỉnh nói riêng góp phần tạo điều kiện thuận lợi thúc đẩy công tác lƣu trữ tỉnh Bắc Giang phát triển hơn nữa.
Từ thực tế nghiên cứu tìm hiểu tại một số Chi cục Văn thƣ - Lƣu trữ và Trung tâm lƣu trữ tỉnh có công tác lƣu trữ phát triển thì rất cần thiết mở rộng và tăng cƣờng phạm vi hoạt động cho Trung tâm lƣu trữ tỉnh Bắc Giang, bằng cách đƣa Trung tâm trở thành một đơn vị sự nghiệp có tƣ cách pháp nhân. Chúng ta đều biết rằng, Chi cục Văn thƣ - Lƣu trữ là một tổ chức có chức năng giúp Sở Nội vụ tham mƣu cho UNBD tỉnh quản lý nhà nƣớc về công tác lƣu trữ. Vì vậy, theo đúng quy định hiện hành thì Chi cục không đƣợc thực hiện các hoạt động dịch vụ lƣu trữ. Việc Trung tâm Lƣu trữ tỉnh đƣợc cấp con dấu riêng đồng nghĩa với Trung tâm có tƣ cách pháp nhân, đƣợc cơ quan nhà
nƣớc có thẩm quyền công nhận, có cơ cấu tổ chức chặt chẽ, có tài sản độc lập với cá nhân, tổ chức khác, tự chịu trách nhiệm bằng tài sản đó và nhân danh mình tham gia các quan hệ pháp luật một cách độc lập. Tức là, Trung tâm Lƣu trữ tỉnh có thể thực hiện các hoạt động dịch vụ lƣu trữ với các cơ quan, tổ chức, cá nhân, đó là: bảo quản, chỉnh lý, tu bổ, khử trùng, khử axit, khử nấm mốc, số hóa tài liệu lƣu trữ không thuộc danh mục bí mật nhà nƣớc; nghiên cứu, ứng dụng khoa học và chuyển giao công nghệ lƣu trữ. Do đó, ngoài nhiệm vụ thực hiện tốt chức năng sự nghiệp thì Trung tâm Lƣu trữ tỉnh có điều kiện hoạt động hiệu quả hơn thông qua giao dịch, ký hợp đồng dịch vụ lƣu trữ... Điều này có ý nghĩa to lớn trong việc mở rộng mối quan hệ hợp tác giữa Trung tâm Lƣu trữ tỉnh với các cơ quan, tổ chức và cá nhân trong và ngoài tỉnh; đồng thời giúp tăng thu nhập về cho Trung tâm và Chi cục Văn thƣ - Lƣu trữ tỉnh. Đặc biệt, trong giai đoạn hiện nay yêu cầu đối với công tác lƣu trữ ngày càng cao thì hoạt động dịch vụ lƣu trữ càng có điều kiện phát triển. Trung tâm Lƣu trữ hoạt động có hiệu quả thì cũng đồng nghĩa Chi cục đã làm tốt hơn chức năng của mình mà UBND tỉnh đã giao theo quy định của pháp luật và do đó, đây cũng chính là một trong những nội dung quan trọng trƣớc mắt cần đổi mới trong quản lý nhà nƣớc về công tác lƣu trữ tại tỉnh Bắc Giang hiện nay.
Chúng ta đều biết, theo quy định của Luật Lƣu trữ 2011 thì lƣu trữ lịch sử đƣợc tổ chức ở trung ƣơng và cấp tỉnh để lƣu trữ tài liệu lƣu trữ có giá trị lịch sử bảo quản vĩnh viễn thuộc Danh mục tài liệu nộp lƣu vào lƣu trữ lịch sử. Theo đó, tài liệu lƣu trữ cấp huyện trở thành nguồn nộp lƣu vào Trung tâm Lƣu trữ tỉnh. Tính trung bình, mỗi huyện có 20 nguồn nộp lƣu vào Trung tâm Lƣu trữ tỉnh. Tổng cộng, có khoảng trên 300 nguồn nộp lƣu vào Trung tâm lƣu trữ tỉnh (20 nguồn * 10 huyện, thành phố + 115 nguồn cấp tỉnh). Nhƣ thế, số lƣợng tài liệu cần thu nộp về Trung tâm theo quy định của pháp luật sẽ
đƣợc bổ sung và ngày càng tăng lên nhanh chóng theo xu thế quốc tế hóa, toàn cầu hóa và yêu cầu của sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa tỉnh Bắc Giang.
Với quy mô tài liệu (tài liệu thu về và tài liệu hiện có) cộng với tính chất công việc, theo chúng tôi Trung tâm Lƣu trữ tỉnh Bắc Giang cần kiện toàn về tổ chức bộ máy và biên chế. Cụ thể:
Về tổ chức bộ máy: xuất phát từ nhiệm vụ của công tác lƣu trữ thì Trung tâm cần có 4 đơn vị: Phòng Hành chính; Phòng Thu thập và Chỉnh lý tài liệu lƣu trữ; Phòng Bảo quản tài liệu lƣu trữ; và Phòng Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lƣu trữ.
Về biên chế: trong thời gian tới, Trung tâm cần bố trí từ 20 - 25 ngƣời. Trong đó, Phòng Hành chính (4 - 5 ngƣời), Phòng Thu thập và Chỉnh lý tài liệu lƣu trữ (8 - 10 ngƣời), Phòng Bảo quản tài liệu lƣu trữ (4 - 5 ngƣời) và Phòng Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lƣu trữ (4 - 5 ngƣời). Đội ngũ cán bộ, công chức này phải bảo đảm chất lƣợng, có phẩm chất chính trị, đạo đức tốt, yêu nghề, chuyên nghiệp hoá cao, có trình độ chuyên môn nghiệp vụ, có hiểu biết xã hội nhất định và kỹ năng đáp ứng yêu cầu hội nhập và phát triển. Cụ thể, đội ngũ này phải có trình độ tối thiểu là trung cấp về văn thƣ, lƣu trữ trở lên, nếu tốt nghiệp trung cấp hoặc đại học chuyên ngành khác thì phải qua lớp bồi dƣỡng nghiệp vụ về công tác văn thƣ, lƣu trữ. Đồng thời, họ cũng cần phải có trình độ về tin học và kiến thức cần thiết khác phù hợp với công việc. Không còn ngƣời có trình độ sơ cấp làm công tác văn thƣ (không kể các trƣờng hợp đảm nhiệm các công việc hợp đồng lao động theo Nghị định số 68/NĐ-CP của Chính phủ). Ví dụ, cán bộ lƣu trữ công tác tại Phòng Tổ chức Khai thác sử dụng tài liệu lƣu trữ, ngoài yêu cầu về nắm rõ khối lƣợng, thành phần, nội dung và giá trị tài liệu lƣu trữ đang bảo quản tại Trung tâm Lƣu trữ tỉnh; có đạo đức nghề nghiệp thì cần phải có hiểu biết
xã hội sâu rộng và kiến thức lịch sử tỉnh Bắc Giang sâu sắc để có thể phân tích các nhu cầu sử dụng tài liệu, đáp ứng và tra tìm tài liệu độc giả một cách nhanh nhất, chính xác nhất...