9. Bố cục của đề tài
2.2. Thành phần, nội dung và ý nghĩa của tài liệu hình thành trong
hoạt động của Uỷ ban nhân dân tỉnh
Trong quá trình thực hiện chức năng quản lý nhà nƣớc theo lãnh thổ, với những nhiệm vụ và quyền hạn nêu trên, cùng với sự phát triển kinh tế - xã hội chung của cả nƣớc, ở cơ quan UBND cấp tỉnh đã, đang và sẽ hình thành nên một khối lƣợng lớn tài liệu quản lý với nội dung phong phú, thể loại đa dạng và có ý nghĩa về nhiều mặt.
2.2.1. Thành phần, nội dung tài liệu
Thành phần tài liệu
UBND cấp tỉnh là cơ quan hành chính nhà nƣớc ở địa phƣơng nên có mối quan hệ về mặt chỉ đạo với các cơ quan cấp dƣới; quan hệ giao dịch, phối hợp công tác với các cơ quan ngang cấp và thực hiện sự lãnh đạo, chỉ đạo của các cơ quan cấp trên. Vì vậy, trong phông cơ quan UBND cấp tỉnh gồm những tài liệu của các tác giả sau đây:
- Tài liệu do chính UBND tỉnh ban hành. Đây là loại tài liệu chiếm khối lƣợng lớn nhất và mang thông tin quan trọng nhất. Tài liệu do UBND tỉnh sản sinh bao gồm các loại chỉ thị, quyết định, chƣơng trình, kế hoạch, báo cáo, thông báo, đề án… và công văn hành chính. Nội dung của những tài liệu này phản ánh toàn diện các lĩnh vực hoạt động thuộc chức năng quản lý nhà nƣớc của UBND trên địa bàn tỉnh.
- Tài liệu của các cơ quan cấp trên gửi xuống, bao gồm các loại nghị quyết, nghị định, chỉ thị, quyết định, thông tƣ, kế hoạch, báo cáo… và công văn hành chính. Các cơ quan cấp trên là các cơ quan trung ƣơng của Đảng, UBTV Quốc hội, Chính phủ, các bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ. Nội dung tài liệu do các cơ quan cấp trên gửi xuống phản ánh chủ trƣơng, đƣờng lối, chính sách, quy định của Đảng và Nhà nƣớc về nhiều lĩnh vực mà UBND cấp tỉnh có nhiệm vụ chấp hành và tổ chức thực hiện tại địa phƣơng. Ngoài ra còn có những tài liệu không liên quan trực tiếp đến chức năng, nhiệm vụ nhƣng đƣợc gửi đến UBND tỉnh để biết, tham khảo.
- Tài liệu do Tỉnh uỷ, Hội đồng nhân dân tỉnh, Viện Kiểm sát nhân dân, Tào án nhân dân, Ủy ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam và các đoàn thể nhân dân cấp tỉnh gửi đến bao gồm các loại nghị quyết, thông tri, chỉ thị, công văn… để chỉ đạo, đôn đốc, kiểm tra, giám sát các mặt hoạt động của UBND tỉnh.
- Tài liệu của các sở, ban, ngành, UBND thành phố, quận, huyện, thị xã thuộc tỉnh gửi đến nhƣ kế hoạch, báo cáo, tờ trình, công văn… để báo cáo tình hình thực hiện, triển khai nhiệm vụ công tác hoặc trình phê duyệt, xin ý kiến chỉ đạo về các chủ trƣơng, biện pháp, cách thức giải quyết các vấn đề thuộc phạm vi chỉ đạo, quản lý của UBND tỉnh.
- Các đơn, thƣ khiếu nại, tố cáo, góp ý, kiến nghị…. của cán bộ, công chức, viên chức, quần chúng nhân dân về các vấn đề liên quan đến việc điều hành, quản lý của UBND tỉnh và các vấn đề kinh tế, xã hội diễn ra trên địa bàn tỉnh.
Nội dung tài liệu
- Tài liệu tổng hợp: Bao gồm tài liệu về chủ trƣơng, chính sách, quy hoạch,
kế hoạch, thống kê, thi đua khen thƣởng, ngoại vụ, lễ tân…
Trong khối tài liệu tổng hợp này, có các nhóm tài liệu chủ yếu sau:
+ Các văn bản chỉ đạo, hƣớng dẫn của các cơ quan trung ƣơng, của HĐND tỉnh về việc ban hành chủ trƣơng, chính sách, chỉ tiêu, nhiệm vụ kinh tế, xã hội… mà UBND cấp tỉnh phải thực hiện. Đây là nhóm tài liệu có nội dung quan trọng, thể hiện sự chỉ đạo trực tiếp của cơ quan cấp trên đối với UBND cấp tỉnh, liên quan đến chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND cấp tỉnh trong việc quản lý hành chính nhà nƣớc ở địa phƣơng.
+ Các văn bản do UBND cấp tỉnh ban hành về việc triển khai thực hiện các chủ trƣơng, chính sách, chỉ tiêu, nhiệm vụ kinh tế, xã hội mà cơ quan nhà nƣớc cấp trên giao và các biện pháp, kết quả thực hiện các chủ trƣơng, chính sách, chỉ tiêu, nhiệm vụ kinh tế, xã hội đó trên địa bàn tỉnh nhƣ: chính sách
phát triển kinh tế, văn hoá, giáo dục, y tế, quốc phòng, an ninh…; các chƣơng trình công tác của tỉnh; các chỉ tiêu kế hoạch tỉnh giao cho các quận, huyện, các báo cáo thực hiện kế hoạch của các quận, huyện, thị xã Đây là nhóm tài liệu quan trọng, có giá trị cao trong phông UBND cấp tỉnh vì chúng phản ánh trực tiếp chức năng, nhiệm vụ trong từng giai đoạn lịch sử, thể hiện quá trình hoạt động, phát triển của UBND cấp tỉnh.
+ Các văn bản thống kê tổng hợp tình hình kinh tế - xã hội; thống kê việc thực hiện các chỉ tiêu phát triển kinh tế - xã hội; thống kê từng mặt hoạt động của tỉnh, trong đó có hoạt động điều tra xã hội học về dân số, giới tính, trình độ văn hoá, lao động, việc làm…
+ Các văn bản về thiết lập quan hệ ngoại giao, quản lý hoạt động, quan hệ với các cơ quan, tổ chức nƣớc ngoài; quản lý đoàn ra, đoàn vào; quản lý hoạt động Việt kiều.
+ Các văn bản chỉ đạo, hƣớng dẫn về công tác thi đua, khen thƣởng; tài liệu về phong tặng các danh hiệu cao quý của Nhà nƣớc (bà mẹ Việt Nam anh hùng, anh hùng lao động, nhà giáo nhân dân, nghệ sĩ nhân dân…), tặng huân chƣơng, huy chƣơng kháng chiến chống Mỹ, chống Pháp và xét tặng các giải thƣởng, danh hiệu thi đua khác.
+ Các văn bản chỉ đạo, thực hiện về việc tổ chức kỷ niệm các ngày kỷ niệm, lễ, tết.
- Tài liệu về nội chính: Nội dung khối tài liệu này phản ánh các vấn đề về tổ chức chính quyền, an ninh, quốc phòng, tôn giáo, tƣ pháp, thanh tra, toà án, kiểm sát, biên giới, cảng vụ…
Trong khối tài liệu nội chính gồm có các nhóm tài liệu chủ yếu sau:
+ Tài liệu về tổ chức bộ máy: Văn bản chỉ đạo, hƣớng dẫn của cơ quan cấp trên về tổ chức, bộ máy của UBND cấp tỉnh. Các văn bản của UBND cấp tỉnh về việc thực hiện sự lãnh đạo, chỉ đạo của cơ quan cấp trên về công tác tổ chức bộ máy và các vấn đề cụ thể của công tác này nhƣ quy định chức năng,
nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức, thành lập, sát nhập, giải thể… các đơn vị, tổ chức thuộc thẩm quyền của UBND cấp tỉnh. Tài liệu của các cơ quan, đơn vị cấp dƣới về vấn đề tổ chức nhƣ các tờ trình xin ý kiến, đề nghị phê duyệt, các báo cáo về vấn đề tổ chức.
+ Tài liệu về cán bộ: Gồm hồ sơ nhân sự; các văn bản của UBND cấp tỉnh liên quan đến vấn đề sắp xếp, bổ nhiệm, đào tạo, bồi dƣỡng, quy hoạch cán bộ và những hồ sơ việc về nhân sự.
+ Tài liệu về an ninh, quốc phòng, tôn giáo, tƣ pháp, thanh tra, toà án, kiểm sát, hải quan, biên giới, cảng vụ…: Gồm văn bản chỉ đạo của Chính phủ, các bộ, ngành, cơ quan trung ƣơng, tài liệu của UBND cấp tỉnh về những chủ trƣơng, biện pháp cụ thể trong lĩnh vực này tại địa phƣơng và văn bản trao đổi, giải quyết công việc của các cơ quan, đơn vị. Về cơ bản, đây là những nhóm tài liệu phổ biến mà tỉnh, thành phố nào cũng có. Tuy nhiên, tuỳ thuộc vào tình hình đặc điểm của mỗi tỉnh mà tài liệu về một vài mảng hoạt động trong khối tài liệu này có thể có khối lƣợng nhiều, giá trị cao ở tỉnh này và có khối lƣợng ít, giá trị thấp hơn ở tỉnh khác.
- Tài liệu về kinh tế - tài chính: Gồm tài liệu về các vấn đề thuộc lĩnh vực kinh tế tài chính nhƣ tài chính, ngân hàng, tín dụng, tiền tệ, tài sản, thuế, thƣơng mại, du lịch, xuất, nhập khẩu, tài chính doanh nghiệp, kinh tế đối ngoại... Đây là nhóm tài liệu quan trọng phản ánh sự chỉ đạo, hƣớng dẫn trực tiếp của Chính phủ, các bộ, ngành, cơ quan trung ƣơng đối với việc phát triển kinh tế tài chính. Nhóm tài liệu này chiếm một số lƣợng lớn trong thành phần tài liệu của các cơ quan UBND cấp tỉnh và không có sự chênh lệch nhiều giữa các tỉnh vì đây là lĩnh vực phổ biến ở tất cả các tỉnh.
- Tài liệu về nông nghiệp: Đây là khối tài liệu về trồng trọt, bảo vệ thực
vật, chăn nuôi, thú y, ngƣ nghiệp, lâm nghiệp, kỹ thuật sản xuất nông nghiệp, thủy lợi, đê điều, phòng chống lụt bão, khí tƣợng thuỷ văn, chính sách phát triển nông thôn… Những tài liệu này phản ánh các chủ trƣơng, chính sách phát triển nông nghiệp của Đảng và Nhà nƣớc nói chung và đối với từng địa
phƣơng nói riêng. Tài liệu của UBND cấp tỉnh về lĩnh vực nông nghiệp gắn liền với việc phát huy thế mạnh và đặc điểm tình hình của mỗi tỉnh trong việc phát triển kinh tế nông nghiệp, do vậy, tuỳ thuộc vào vị trí địa lý, đặc điểm phát triển ngành nghề kinh tế xã hội của từng tỉnh mà số lƣợng, giá trị của tài liệu cũng có một số khác biệt. Chẳng hạn tài liệu về lâm nghiệp có thể có nhiều ở các tỉnh miền núi và những nơi có rừng; tài liệu về thủy hải sản thì tập trung ở những nơi có biển, sông, hồ, phát triển ngƣ nghiệp… Tuy nhiên, về cơ bản, tài liệu phản ánh hoạt động quản lý nhà nƣớc trong lĩnh vực này đều có ở các cơ quan UBND cấp tỉnh.
- Tài liệu về công nghiệp: Gồm tài liệu về xây dựng, phát triển các ckhu
công nghiệp, công nghiệp cơ khí, công nghiệp năng lƣợng, nƣớc, điện, tiểu thủ công nghiệp, giao thông vận tải, bƣu chính viễn thông…Tài liệu khối công nghiệp phản ánh sự chỉ đạo chung của Đảng, Nhà nƣớc đối với lĩnh vực công nghiệp trong sự nghiệp công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nƣớc và chỉ đạo trực tiếp các vấn đề phát triển công nghiệp của tỉnh. Khối tài liệu này của UBND tỉnh thể hiện các chính sách, biện pháp cụ thể của địa phƣơng để thực hiện các nhiệm vụ thuộc chức năng quản lý nhà nƣớc về lĩnh vực này trên địa bàn tỉnh.
- Tài liệu về văn hoá, xã hội: Là các tài liệu về giáo dục đào tạo, y tế, thể dục thể thao, dân số, gia đình, trẻ em, văn hóa, thông tin, lao động, thƣơng binh, xã hội, phát thanh truyền hình, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế… Gồm tài liệu của Chính phủ, các bộ, ngành, cơ quan trung ƣơng về các vấn đề văn hoá, xã hội, tài liệu do UBND cấp tỉnh, các UBND cấp huyện, các sở, ban, ngành, cơ quan, đơn vị ban hành về việc chỉ đạo, triển khai và báo cáo thực hiện, trao đổi về công tác này trong phạm vi tỉnh.
Tài liệu về khoa học - công nghệ: Đây là những tài liệu về lĩnh vực khoa
học, công nghệ, ứng dụng kỹ thuật, vật liệu mới trong các lĩnh vực của đời sống kinh tế, xã hội nói chung. Khối tài liệu này mới hình thành trong thời gian cuộc cách mạng khoa học công nghệ phát triển mạnh trên toàn thế giới.
Tuy nhiên, cùng với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học công nghệ, tài liệu về lĩnh vực này cũng tăng nhanh chóng về số lƣợng và phản ánh những chủ trƣơng, chính sách của Đảng, Nhà nƣớc, những biện pháp thực hiện cũng nhƣ phát huy khả năng của các địa phƣơng trong vấn đề phát triển khoa học công nghệ trên địa bàn tỉnh.
Tài liệu về tài nguyên - môi trường: Gồm tài liệu về việc thực hiện quản lý,
sử dụng và bảo vệ tài nguyên, môi trƣờng nhƣ đất đai, nguồn nƣớc, tài nguyên khoáng sản, phòng chống và khắc phục hậu quả thiên tai, ô nhiểm môi trƣờng.... theo sự chỉ đạo của Đảng và Nhà nƣớc tại địa phƣơng
Tài liệu về xây dựng, quản lý và phát triển đô thị: Đây là những tài liệu về
các vấn đề quản lý, sử dụng nhà đất, xây dựng cơ bản, quy hoạch, phát triển đô thị... Khối tài liệu này phản ánh chức năng nhiệm vụ về lĩnh vực xây dựng, quản lý và phát triển đô thị ở tất cả các UBND tỉnh, đặc biệt có khối lƣợng lớn và nội dung phong phú ở những tỉnh, thành phố lớn.
2.2.2. Ý nghĩa tài liệu
- Ý nghĩa chính trị: Tài liệu hình thành trong hoạt động của UBND cấp tỉnh phản ánh các chủ trƣơng, chính sách lớn của Đảng, Nhà nƣớc, của tỉnh về lãnh đạo, quản lý, chỉ đạo, điều hành các mặt hoạt động của địa phƣơng. Khối tài liệu này thể hiện một cách đầy đủ và toàn diện kết quả điều hành và thực hiện các chủ trƣơng, đƣờng lối của Đảng, Nhà nƣớc ở cấp tỉnh; thể hiện sự phát triển đời sống kinh tế - xã hội của tỉnh dƣới sự chỉ đạo, lãnh đạo của bộ máy chính quyền nhà nƣớc cấp tỉnh.
- Ý nghĩa kinh tế: Tài liệu của UBND cấp tỉnh phản ánh về chủ trƣơng, chính sách, đƣờng lối phát triển kinh tế của Đảng, Nhà nƣớc ta tại các địa phƣơng. Những tài liệu này còn phản ánh công tác quản lý và kết quả hoạt động sản xuất, kinh doanh, dịch vụ của các tổ chức kinh tế và của nhân dân trong tỉnh nói chung. Sự đa dạng, phong phú của các thành phần và hoạt động kinh tế chịu sự quản lý, chỉ đạo chặt chẽ của UBND cấp tỉnh đều đƣợc thể hiện trong các văn bản, tài liệu hình thành trong hoạt động của UBND tỉnh về
lĩnh vực này. Bản thân các tài liệu cũng nói lên xu hƣớng và thế mạnh kinh tế của mỗi tỉnh, bởi vậy, khối tài liệu của UBND cấp tỉnh rất có ý nghĩa đối với việc chỉ đạo, điều hành cũng nhƣ nghiên cứu để có những quyết sách đúng đắn về phát triển kinh tế địa phƣơng.
- Ý nghĩa văn hoá - xã hội: Tài liệu của UBND cấp tỉnh phản ánh mọi mặt hoạt động của đời sống xã hội của tỉnh thông qua hoạt động quản lý, điều hành của UBND tỉnh. Bởi vậy chúng có ý nghĩa sâu sắc về mặt văn hoá - xã hội. Tài liệu của UBND tỉnh có thể phục vụ cho các mục đích nhƣ xây dựng chính sách về văn hoá - xã hội, nghiên cứu về các lĩnh vực văn hoá, giáo dục, phong tục, tập quán địa phƣơng hoặc phục vụ cho hoạt động của các cơ quan, công dân trong lĩnh vực văn hoá - xã hội. Do đặc điểm của tài liệu lƣu trữ là chứa đựng thông tin quá khứ và có độ tin cậy cao nên đây là một nguồn sử liệu quan trọng đối với việc nghiên cứu lịch sử đất nƣớc nói chung và lịch sử địa phƣơng nói riêng.
Tóm lại, xem xét về thành phần, nội dung và ý nghĩa của tài liệu hình thành trong hoạt động của UBND cấp tỉnh, có thể thấy:
Tài liệu hình thành trong hoạt động của UBND rất đa dạng về thể loại, phong phú về nội dung, phản ánh toàn diện các lĩnh vực hoạt động kinh tế, xã hội ở địa phƣơng và có ý nghĩa về nhiều mặt đối với sự phát triển của tỉnh. Từ những ý nghĩa đó, tài liệu của UBND cấp tỉnh đƣợc sử dụng cho hai mục đích là phục vụ hoạt động thực tiễn và nghiên cứu lịch sử.
Để quản lý và khai thác tốt khối tài liệu này, cần có sự phân loại, hệ thống hoá theo phƣơng pháp khoa học. Tuy nhiên, xét dƣới góc độ lƣu trữ và bảo quản, tài liệu có nhiều giá trị, ý nghĩa khác nhau thì yêu cầu về thời gian bảo quản cũng khác nhau. Do vậy, việc quy định thời hạn bảo quản cần phù hợp với các mức độ giá trị của tài liệu.
Để xác định đƣợc thời hạn bảo quản của tài liệu, ngoài việc căn cứ vào thực tiễn cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của cơ quan cũng nhƣ thành phần, nội dung, ý nghĩa của tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan,
một căn cứ quan trọng cần phải xem xét là cơ sở khoa học về mặt nghiệp vụ