9. Bố cục của đề tài
2.3. Cơ sở lý luận và thực tiễn cần vận dụng để xây dựng bảng thờ
2.3.2. Các yêu cầu thực tiễn của việc xây dựng bảng thời hạn bảo quản
Để thực hiện nguyên tắc quản lý tập trung, thống nhất công tác lƣu trữ, từ trƣớc đến nay, Nhà nƣớc ta đã ban hành một hệ thống văn bản pháp lý chỉ đạo toàn diện công tác này, trong đó có vấn đề xác định giá trị tài liệu lƣu trữ. Đối với việc quy định thời hạn bảo quản - một khâu nghiệp vụ trọng tâm của công tác xác định giá trị tài liệu - đã đƣợc đề cập trong một số văn bản hƣớng dẫn, chỉ đạo do cơ quan quản lý nhà nƣớc về công tác lƣu trữ ban hành. Những văn bản này đã nêu yêu cầu về việc quy định thời hạn bảo quản đối với hồ sơ, tài liệu khi giao nộp vào lƣu trữ cơ quan, lƣu trữ lịch sử. Theo đó, các mức giá trị bảo quản đƣợc xác định là vĩnh viễn, lâu dài và tạm thời.
Đối với khái niệm bảo quản vĩnh viễn, tài liệu đƣợc bảo quản vô thời hạn. Đây là những tài liệu có giá trị lịch sử, đƣợc lựa chọn từ phông lƣu trữ các cơ
quan, tổ chức để bảo quản tại các lƣu trữ nhà nƣớc. Ngoài ra, Điều 8 của Quyết định số 168-HĐBT ngày 26/12/1981 của Hội đồng Bộ trƣởng về việc thành lập Phông lƣu trữ Quốc gia của nƣớc Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam đã quy định “Đối với hồ sơ, tài liệu lƣu trữ từ năm 1954 trở về trƣớc không đƣợc tiêu huỷ” [50,245]. Nhƣ vậy, theo quy định này, tài liệu thuộc giai đoạn từ năm 1954 trở về trƣớc thuộc diện bảo quản vĩnh viễn, không cần thiết phải xác định thời hạn bảo quản khác.
Đối với mức bảo quản lâu dài, khái niệm thời hạn bảo quản lâu dài là một khái niệm chung, không có biên độ cụ thể, dẫn đến tình trạng là đối với những tài liệu đƣợc xác định thời hạn bảo quản lâu dài hầu nhƣ không đƣợc xem xét, đánh giá lại để tiêu huỷ hoặc nâng giá trị. Cũng chính vì vậy, số lƣợng tài liệu tăng lên hàng năm trong các kho lƣu trữ nhƣng trong số đó, những tài liệu đã hết giá trị bảo quản không phải là ít, gây nên sự lãng phí về cán bộ, kho tàng, thiết bị bảo quản. Xuất phát từ thực tiễn này, Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của Pháp lệnh lƣu trữ quốc gia đã có điều chỉnh cơ bản về mặt pháp lý đối với vấn đề thời hạn bảo quản tài liệu. Điều 11 của Nghị định quy định nhƣ sau:
“1. Việc xác định giá trị tài liệu phải đạt đƣợc các yêu cầu sau:
a) Xác định tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn và tài liệu cần bảo quản có thời hạn tính bằng số lƣợng năm;
b) Xác định tài liệu hết giá trị cần loại ra để tiêu huỷ. 2. Ban hành bảng thời hạn bảo quản tài liệu
a) Cục trƣởng Cục Văn thƣ và Lƣu trữ nhà nƣớc ban hành bảng thời hạn bảo quản tài liệu tiêu biểu.
b) Ngƣời đứng đầu cơ quan, tổ chức quản lý ngành, lĩnh vực ở trung ƣơng ban hành bảng thời hạn bảo quản tài liệu chuyên ngành sau khi thoả thuận thống nhất với Cục trƣởng Cục Văn thƣ và Lƣu trữ nhà nƣớc” [11,22].
Nhƣ vậy, đây là một quy định quan trọng của Nhà nƣớc về việc xác định giá trị tài liệu. Quy định này nêu rõ bản chất cũng nhƣ yêu cầu và mục đích của việc xác định giá trị tài liệu;
- Thứ nhất, lựa chọn những tài liệu có giá trị cần giữ lại để bảo quản, trong đó có tài liệu đƣợc bảo quản vĩnh viễn và có tài liệu bảo quản có thời hạn đƣợc quy định bằng số năm cụ thể.
- Thứ hai, loại ra những tài liệu đã hết giá trị để làm thủ tục tiêu huỷ.
Một mặt, quy định này tạo cơ sở pháp lý chính thức đối với việc xác định thời hạn bảo quản tài liệu; mặt khác, đây cũng là yêu cầu của Nhà nƣớc đối với ngành lƣu trữ trong việc thể chế hoá các quy định về chế độ nghiệp vụ để thực hiện một cách thống nhất. Việc xác định giá trị tài liệu và xây dựng bảng thời hạn bảo quản mẫu tài liệu của UBND tỉnh phải tuân theo các quy định nói trên của Nhà nƣớc, đặc biệt là vấn đề xác định thời hạn bảo quản cụ thể của tài liệu.
Việc xây dựng bảng thời hạn bảo quản tài liệu phông lƣu trữ UBND tỉnh cần dựa vào chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức và thực tiễn hoạt động, tình hình tài liệu đƣợc hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan cũng nhƣ yêu cầu về nghiên cứu, sử dụng tài liệu lƣu trữ. Nhƣ trên đã nêu, UBND cấp tỉnh là cơ quan chấp hành của HĐND, cơ quan hành chính nhà nƣớc cao nhất ở địa phƣơng, hoạt động quản lý của UBND cấp tỉnh diễn ra trên rất nhiều lĩnh vực của đời sống chính trị, xã hội, kinh tế, văn hoá, kinh tế, an ninh, quốc phòng… do vậy, tài liệu hình thành có nội dung rất phong phú, phản ánh khá toàn diện tình hình các mặt của tỉnh cũng nhƣ đƣờng lối, chủ trƣơng, chính sách của Đảng và Nhà nƣớc ở những thời điểm, hoàn cảnh lịch sử nhất định. Với vai trò và vị trí nhƣ vậy, tài liệu hình thành trong hoạt động của UBND cấp tỉnh chiếm một khối lƣợng lớn và là một nguồn bổ sung quan trọng cho Trung tâm Lƣu trữ tỉnh.
Khi xây dựng bảng thời hạn bảo quản tài liệu phông UBND tỉnh, phải liệt kê đƣợc đầy đủ các nhóm tài liệu phản ánh các mặt hoạt động của UBND tỉnh
cần bảo quản ở thời điểm xây dựng và ban hành bảng kê. Có nhƣ vậy, bảng thời hạn bảo quản mới đáp ứng đƣợc yêu cầu là công cụ hƣớng dẫn xác định giá trị tài liệu một cách thiết thực. Nhƣ trên đã nêu, bảng thời hạn bảo quản không mang tính chất bất biến, cố định mà trái lại, nó cần có sự thay đổi cho phù hợp với thực tế xây dựng, ban hành, quản lý và khai thác, sử dụng tài liệu phục vụ yêu cầu thực hiện chức năng, nhiệm vụ theo cơ cấu tổ chức, hoạt động cụ thể từng thời kỳ, từng giai đoạn của cơ quan.
Một yêu cầu nữa đặt ra khi xây dựng bảng thời hạn bảo quản tài liệu phông UBND tỉnh là phải nghiên cứu thực tế tình hình khai thác, sử dụng tài liệu để quy định thời hạn bảo quản cho phù hợp. Tài liệu lƣu trữ có giá trị thực tiễn và giá trị lịch sử. Vấn đề khó khăn của ngƣời làm công tác lƣu trữ là làm sao để vừa xác định đƣợc nhu cầu sử dụng tài liệu thực tiễn trong một khoảng thời gian tƣơng đối cụ thể, vừa dự báo đƣợc nhu cầu sử dụng tài liệu của các thế hệ tƣơng lai. Ở nƣớc ta hiện nay, hạn chế của công tác phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ chính là một trong những lý do làm cho khó khăn này càng trở nên khó giải quyết hơn. Theo điều tra của chúng tôi, trong 5 năm 2001 - 2005, tính trung bình, số lƣợt ngƣời đến khai thác, sử dụng tài liệu ở các Trung tâm Lƣu trữ tỉnh là 1000 - 3000 lƣợt, có những tỉnh chỉ có 250 - 300 lƣợt; hai tỉnh có số lƣợt ngƣời đến khai thác sử dụng cao là 20.000 lƣợt (Vĩnh Long) và trên 12.060 lƣợt (Bình Định). Mục đích khai thác sử dụng tài liệu ở tất cả các Trung tâm Lƣu trữ tỉnh tập trung chủ yếu bản vào một số vấn đề nhƣ viết lịch sử ngành, địa phƣơng; phục vụ công tác rà soát văn bản quy phạm pháp luật; giải quyết tranh chấp đất đai; giải quyết chế độ chính sách đối với ngƣời có công trong các cuộc kháng chiến... Hình thức phục vụ khai thác sử dụng chủ yếu là phục vụ tại phòng đọc. Nhƣ vậy, có thể thấy tài liệu lƣu trữ chƣa đƣợc phát huy hết tác dụng của nó, nhu cầu sử dụng tài liệu lƣu trữ cũng chƣa nhiều, chƣa phong phú và chính vì vậy, việc căn cứ vào thực tế sử dụng tài liệu để xác định giá trị của tài liệu trong tƣơng lai gần và tƣơng lai xa là điều không dễ dàng.
Nghị định 111/2004/NĐ-CP cũng đƣa ra một quy định rõ ràng về mặt trách nhiệm ban hành bảng thời hạn bảo quản. Đó là ngƣời đứng đầu cơ quan quản lý nhà nƣớc về công tác lƣu trữ có trách nhiệm ban hành bảng thời hạn bảo quản tài liệu tiêu biểu. UBND cấp tỉnh là một loại cơ quan thực hiện quản lý hành chính nhà nƣớc ở địa phƣơng, có chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức về cơ bản là giống nhau. Trong quá trình thực thi chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình, các cơ quan này hình thành nên một hệ thống tài liệu có chung những đặc điểm của hoạt động quản lý nhà nƣớc ở địa phƣơng. Do vậy, việc nghiên cứu, xây dựng và ban hành một loại bảng thời hạn bảo quản mẫu đối với những tài liệu tiêu biểu (phổ biến) hình thành trong hoạt động của các UBND cấp tỉnh vừa đáp ứng đƣợc yêu cầu thực hiện các quy định về mặt pháp lý vừa đảm bảo sự phù hợp với thực tiễn quản lý, chỉ đạo cũng nhƣ áp dụng vào thực tế công tác xác định giá trị tài liệu nói chung, việc ghi thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu nói riêng. Bảng thời hạn bảo quản mẫu tài liệu tiêu biểu do Cục trƣởng Cục Văn thƣ và Lƣu trữ nhà nƣớc ban hành là căn cứ pháp lý và hƣớng dẫn nghiệp vụ trực tiếp để các UBND tỉnh nghiên cứu, xây dựng và ban hành bảng thời hạn của cơ quan mình để đảm bảo tính thống nhất, khoa học và hệ thống.
Tiểu kết Chương 2
Để xây dựng Bảng thời hạn bảo quản mẫu tài liệu phổ biến hình thành trong hoạt động của các UBND cấp tỉnh, cần dựa vào các cơ sở khoa học và thực tiễn. Đó là việc nghiên cứu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, tổ chức bộ máy, lề lối làm việc và quan hệ công tác của cơ quan UBND tỉnh. Đồng thời, cần phải nghiên cứu về thành phần, nội dung tài liệu hình thành trong hoạt động của UBND tỉnh. Việc xây dựng bảng thời hạn bảo quản tài liệu không thể không dựa trên cơ sở khoa học của lý luận xác định giá trị tài liệu, gồm các nguyên tắc, phƣơng pháp và tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu. Các cơ sở khoa học này đƣợc vận dụng gắn liền với thực tế công tác xác định giá trị và xây dựng bảng thời hạn bảo quản đối với tài liệu hình thành trong hoạt động của UBND cấp tỉnh. Trong khi vận dụng các tiêu chuẩn xác định giá trị tài
liệu, những tiêu chuẩn cơ bản cần chú ý là tiêu chuẩn ý nghĩa nội dung tài liệu, tiêu chuẩn tác giả tài liệu, tiêu chuẩn ý nghĩa cơ quan hình thành phông và tiêu chuẩn sự lặp lại thông tin trong tài liệu. Ngoài ra, một căn cứ quan trọng cần xem xét là các yêu cầu về mặt pháp lý và thực tiễn của công tác xây dựng bảng thời hạn bảo quản.
Chƣơng 3
BẢNG THỜI HẠN BẢO QUẢN MẪU TÀI LIỆU PHÔNG UỶ BAN NHÂN DÂN TỈNH