9. Bố cục của đề tài
3.1. Khái quát về phƣơng pháp xây dựng Bảng thời hạn bảo quản mẫu
mẫu tài liệu phông UBND tỉnh
*Xây dựng phƣơng án phân loại
Để dễ tra tìm và vận dụng khi xác định giá trị tài liệu một phông lƣu trữ UBND tỉnh cụ thể, đòi hỏi các tài liệu đƣa vào Bảng thời hạn bảo quản mẫu phải đƣợc phân loại và sắp xếp theo một trật tự hợp lý. Có nghĩa là phải xây dựng một phƣơng án phân loại cho bảng này. Cần hiểu rằng phƣơng án phân loại bảng thời hạn bảo quản mẫu không đồng nhất với phƣơng án phân loại nhằm hệ thống hoá tài liệu một phông lƣu trữ, mà mục đích của nó nhƣ đã nêu là để tạo thuận lợi cho xác định thời hạn bảo quản của tài liệu.
- Xác định phƣơng án phân loại
Yêu cầu chung của phƣơng án phân loại bảng thời hạn bảo quản tài liệu là khái quát đƣợc các nhóm tài liệu chủ yếu, tiêu biểu, phản ánh hoạt động của cơ quan hình thành nên tài liệu. Theo lý thuyết, phƣơng án phân loại bảng thời hạn bảo quản tài liệu có thể dựa vào cơ cấu tổ chức, mặt hoạt động hoặc vấn đề. UBND cấp tỉnh là cơ quan quản lý nhà nƣớc về tất cả các lĩnh vực kinh tế, chính trị, xã hội… trong phạm vi địa phƣơng. Vì vậy, để phân loại tài liệu phông UBND tỉnh, chúng tôi lựa chọn phƣơng án phân loại theo mặt hoạt động. Mỗi mặt hoạt động lớn phản ánh một lĩnh vực hoạt động thuộc chức năng quản lý nhà nƣớc của UBND tỉnh. Trong mỗi mặt hoạt động lớn là các vấn đề mà hồ sơ, tài liệu phản ánh. Áp dụng cách phân loại nhƣ vậy bảo đảm cho Bảng thời hạn bảo quản thể hiện đƣợc hết các tài liệu hình thành trong hoạt động quản lý toàn diện của UBND cấp tỉnh. Mặt khác, phƣơng án phân loại này sẽ thuận lợi cho việc sử dụng Bảng thời hạn bảo quản kể cả trong trƣờng hợp cơ cấu tổ chức của UBND cấp tỉnh có thay đổi hoặc khi cần bổ sung tài liệu của lĩnh vực hoạt động mới.
- Phân nhóm các mặt hoạt động
Mỗi nhóm tài liệu lớn trong Bảng thời hạn bảo quản mẫu là một mặt hoạt động lớn phản ánh chức năng, nhiệm vụ của UBND cấp tỉnh. Trong mỗi nhóm lớn lại căn cứ vào nội dung hồ sơ, tài liệu để phân thành các vấn đề. Ví dụ, nhóm Nội chính gồm tài liệu về các vấn đề nhƣ xây dựng chính quyền, tổ chức, cán bộ, công an, kiểm sát, tƣ pháp...; nhóm Kinh tế - tài chính gồm tài liệu về các vấn đề nhƣ tài chính, ngân sách, vốn, kinh phí, ngân hàng, kho bạc, kiểm toán… Sau khi đã xác định đƣợc các vấn đề trong mỗi nhóm lớn của phƣơng án phân loại, cần tiến hành xác định tài liệu trong từng vấn đề để đƣa vào Bảng thời hạn bảo quản mẫu, tức là xác định tiêu đề của tài liêụ, đó có thể là một hồ sơ hoặc nhóm tài liệu có cùng nội dung.
- Sắp xếp thứ tự các nhóm trong Bảng thời hạn bảo quản mẫu: Các nhóm tài liệu - mặt hoạt động đƣợc sắp xếp theo một trật tự nhất định, tuỳ thuộc vào mối quan hệ giữa các nhóm và giữa các tài liệu trong nhóm để bảo đảm yêu cầu thuận tiện cho việc tra tìm và sử dụng.
* Xác định thời hạn bảo quản cho tài liệu
Xác định thời hạn bảo quản là một công việc khó khăn và quan trọng trong công tác xác định giá trị tài liệu nói chung và trong việc xây dựng bảng thời hạn bảo quản tài liệu nói riêng. Đồng thời, đây cũng là kết quả và mục tiêu của quá trình xác định giá trị tài liệu. Thời hạn bảo quản là cơ sở để lựa chọn đƣa vào bảo quản trong lƣu trữ những tài liệu có giá trị và loại ra những tài liệu hết giá trị một cách thuận lợi và thống nhất. Thời hạn bảo quản cần tƣơng đối cụ thể để việc xác định các nhóm tài liệu và giá trị của chúng đƣợc dễ dàng. Các khái niệm “lâu dài” và “tạm thời” đƣợc thay thế bằng số năm nhất định.
Để xác định thời hạn bảo quản của tài liệu trong Bảng thời hạn bảo quản mẫu tài liệu phông UBND tỉnh, cần phải nắm vững chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức, quan hệ công tác của UBND cấp tỉnh, đồng thời hiểu rõ nội dung, thành phần, loại hình tài liệu hình thành trong hoạt động của UBND cấp
tỉnh. Thực tế hình thành tài liệu và nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu của chính cơ quan UBND cấp tỉnh cũng nhƣ các đối tƣợng khai thác, sử dụng khác cũng là một vấn đề quan trọng cần đƣợc xem xét khi định thời hạn bảo quản cho tài liệu. Ngoài ra, khi xác định thời hạn bảo quản mẫu cho tài liệu phông UBND cấp tỉnh, còn phải căn cứ vào các quy định hiện hành về mặt cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ của cơ quan UBND cấp tỉnh và các văn bản pháp luật về văn thƣ, lƣu trữ có liên quan.
Một vấn đề quan trọng không thể thiếu trong xác định thời hạn bảo quản cho tài liệu trong Bảng thời hạn bảo quản mẫu tài liệu phông UBND tỉnh là việc vận dụng các nguyên tắc, tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu vào thực tế hình thành, sử dụng và quản lý tài liệu trong hoạt động của UBND cấp tỉnh.
3.2. Bảng thời hạn bảo quản mẫu tài liệu phông UBND tỉnh
3.2.1. Hướng dẫn sử dụng Bảng thời hạn bảo quản mẫu tài liệu phông UBND tỉnh
3.2.1.1. Các loại hình tài liệu và cách quy định thời hạn bảo quản
* Các loại hình tài liệu
Tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của UBND cấp tỉnh đƣợc liệt kê trong Bảng thời hạn bảo quản mẫu này bao gồm tài liệu phản ánh các chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND cấp tỉnh trong các lĩnh vực hoạt động của cơ quan chính quyền nhà nƣớc ở địa phƣơng theo luật định.
Đây là những tài liệu quản lý hành chính nhà nƣớc nói chung mà tất cả các UBND cấp tỉnh đều hình thành trong quá trình hoạt động. Những tài liệu kỹ thuật (bản vẽ, thiết kế, đo đạc, bản đồ…), tài liệu chuyên môn, chuyên ngành (sổ sách, chứng từ kế toán), tài liệu phim ảnh, ghi âm, ghi hình không thuộc phạm vi của bảng thời hạn bảo quản mẫu này.
* Cách quy định thời hạn bảo quản
Thời hạn bảo quản ở đây đƣợc tính từ khi tài liệu kết thúc ở giai đoạn văn thƣ và giao nộp vào lƣu trữ cơ quan. Khi tài liệu hết thời hạn bảo quản đƣợc
quy định, cán bộ lƣu trữ có trách nhiệm xem xét, đánh giá lại giá trị của tài liệu. Trên cơ sở đó, có thể nâng giá trị nếu xét thấy tài liệu còn giá trị hoặc loại ra để tiêu huỷ nếu tài liệu đã thực sự hết giá trị.
Ngoài tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn, thời hạn bảo quản của các loại hồ sơ, tài liệu đƣợc quy định trong bảng thời hạn bảo quản mẫu này gồm các mức sau đây: từ 5-19 năm; từ 20 năm đến 49 năm; từ 50 năm đến 75 năm. Sở dĩ các mức độ thời hạn bảo quản đƣợc quy định thành từng nhóm thời gian nhƣ vậy vì các lý do nhƣ sau:
- Thứ nhất, đây là bảng thời hạn bảo quản mẫu, do vậy, cách liệt kê tài liệu, xác định giá trị tài liệu và kết cấu của bảng thời hạn bảo quản đều mang tính chất hƣớng dẫn. Căn cứ vào bảng thời hạn bảo quản này, các cơ quan UBND cấp tỉnh xây dựng bảng thời hạn bảo quản cụ thể cho phông tài liệu UBND tỉnh mình.
- Thứ hai, do mang tính chất hƣớng dẫn nên bảng thời hạn bảo quản mẫu không đƣa ra các mức thời hạn bảo quản bằng số năm chi tiết cho những tài liệu cụ thể mà chỉ đƣa ra tên loại tài liệu phản ánh các lĩnh vực thuộc chức năng quản lý nhà nƣớc của cơ quan UBND cấp tỉnh. Cách quy định các mức thời hạn bảo quản theo nhóm thời gian là cách quy định mềm dẻo, không cứng nhắc nhằm tạo độ mở để các cơ quan căn cứ vào các nguyên tắc, tiêu chuẩn xác định giá trị; căn cứ vào đặc điểm hình thành, nhu cầu sử dụng tài liệu thực tế của cơ quan và căn cứ vào các mốc thời hạn trong bảng thời hạn bảo quản mẫu để tiến hành đánh giá lại tài liệu khi hết niên hạn bảo quản đối với từng loại hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan UBND cấp tỉnh. Chẳng hạn, đối với loại tài liệu có thời hạn bảo quản đƣợc quy định là 5 năm thì sau khi bảo quản 5 năm, tài liệu phải đƣợc xem xét, đánh giá lại để làm thủ tục tiêu huỷ hoặc kéo dài thời hạn bảo quản tuỳ thuộc vào giá trị của tài liệu tại thời điểm xem xét, đánh giá. Tuy nhiên, thời gian bảo quản thêm đối với tài liệu đó không đƣợc quá giới hạn quy định là 19 năm.
Tƣơng tự nhƣ vậy, đối với tài liệu đƣợc quy định thời hạn bảo quản 20 năm, 50 năm cũng phải đƣợc xem xét, đánh lại giá trị sau khi đã hết thời gian bảo quản. Nếu cần thiết phải kéo dài thời hạn bảo quản thì không đƣợc vƣợt quá mức 49 năm và 75 năm.
Tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn là những tài liệu thuộc các nhóm chính sau đây:
- Tài liệu của các cơ quan Đảng, Nhà nƣớc ở trung ƣơng, Tỉnh uỷ, Hội đồng nhân dân tỉnh giao nhiệm vụ, chỉ đạo trực tiếp những vấn đề thuộc chức năng của UBND tỉnh;
- Tài liệu do UBND tỉnh ban hành để triển khai, thực hiện các văn bản chỉ đạo của Đảng, văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nƣớc, thi hành nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp, tài liệu lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý, điều hành, phản ánh việc thực hiện nhiệm vụ trong các lĩnh vực chính trị, kinh tế, an ninh, quốc phòng, văn hoá, xã hội, khoa học…trên địa bàn tỉnh và những tài liệu có ý nghĩa lịch sử khác.
- Tài liệu của UBND quận, huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh báo cáo tổng hợp hoặc theo yêu cầu của UBND tỉnh về tình hình thực hiện các chủ trƣơng, chính sách trên địa bàn quận, huyện, thị xã, thành phố.
- Hồ sơ, tài liệu giải quyết các vấn đề cụ thể, mang ý nghĩa quan trọng, phản ánh chức năng, nhiệm vụ của UBND tỉnh trong việc quản lý nhà nƣớc các lĩnh vực ở địa phƣơng.
Tài liệu thuộc nhóm có thời hạn bảo quản từ 50 đến 75 năm gồm những tài liệu đƣợc hình thành trong quá trình UBND tỉnh chỉ đạo, hƣớng dẫn, kiểm tra, đôn đốc các sở, ngành, quận, huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh; các báo cáo công tác, tài liệu phản ánh tình hình triển khai, thực hiện nhiệm vụ của các sở, ngành, quận, huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh; các hồ sơ công việc cụ thể nhƣng không mang tính điển hình phản ánh chức năng, nhiệm vụ của UBND. Những tài liệu này có ý nghĩa quan trọng đối với hoạt động lâu dài
của UBND nhƣng không có ý nghĩa lịch sử. Đồng thời tài liệu thuộc nhóm này thƣờng đã đƣợc bảo quản vĩnh viễn tại các phông sở, ngành thuộc tỉnh.
Tài liệu thuộc nhóm có thời hạn bảo quản từ 20 đến 49 năm là tài liệu của các cơ quan Đảng, Nhà nƣớc ở trung ƣơng chỉ đạo chung về các vấn đề mà nhiều cơ quan phải thực hiện, trong đó có cơ quan UBND tỉnh; tài liệu do UBND tỉnh, các sở, ban, ngành hình thành nên, có nội dung phản ánh việc thực hiện, giải quyết những vấn đề mang tính chất nội bộ hoặc có ý nghĩa trong một khoảng thời gian nhất định, có ý nghĩa đối với việc tra cứu, sử dụng thông tin trong thời gian dài.
Tài liệu thuộc nhóm có thời hạn bảo quản từ 5 đến 19 năm là những tài liệu liên quan đến việc giải quyết công việc trong thời gian nhất định, tính chất công việc không cơ bản song cần lƣu tài liệu ở một khoảng thời gian cần thiết để đối chiếu, so sánh, lấy thông tin.
3.2.1.2. Kết cấu của Bảng thời hạn bảo quản mẫu
Bảng thời hạn bảo quản mẫu trƣớc hết đƣợc chia theo các mặt hoạt động lớn phản ánh các lĩnh vực hoạt động thuộc chức năng quản lý nhà nƣớc của UBND cấp tỉnh. Trong từng mặt hoạt động lớn lại căn cứ vào thành phần, nội dung tài liệu liệt kê để chia thành các vấn đề. Các mặt hoạt động và vấn đề đƣợc sắp xếp theo trật tự mối quan hệ giữa các lĩnh vực hoạt động và giữa các vấn đề trong từng lĩnh vực với nhau một cách tƣơng đối. Tài liệu đƣợc liệt kê trong bảng đƣợc phân theo các mặt hoạt động nhƣ sau:
- Tổng hợp - Nội chính
- Kinh tế - tài chính - Công nghiệp
- Nông nghiệp - phát triển nông thôn - Văn hóa - xã hội
- Khoa học - công nghệ - Tài nguyên - môi trƣờng
- Xây dựng cơ bản, quản lý và phát triển đô thị
Mỗi mặt hoạt động đƣợc đánh số thứ tự bằng chữ số Ả rập (1,2,3…). Ví dụ: 1. Tổng hợp
2. Nội chính
3. Kinh tế - tài chính
Trong mỗi mặt hoạt động, các vấn đề mà hồ sơ, tài liệu phản ánh, đƣợc đánh số thứ tự bằng chữ số Ả rập gắn liền với số thứ tự của mặt hoạt động (1.1, 1.2, 1.3…; 2.1; 2.2, 2.3…).
Ví dụ: 1. Tổng hợp 1.1. Vấn đề chung 1.2. Quy hoạch
Đơn vị phân loại cuối cùng là từng nhóm tài liệu cụ thể (hoặc hồ sơ) có cùng thời hạn bảo quản tƣơng ứng với một số thứ tự liên tục từ đầu cho đến hết bảng.
Bảng thời hạn bảo quản mẫu đƣợc chia thành 3 cột mục nhƣ sau:
- Cột 1: Ghi số thứ tự các nhóm tài liệu từ 01 cho đến hết. - Cột 2: Ghi tên nhóm tài liệu
- Cột 3: Ghi thời hạn bảo quản của nhóm tài liệu. - Cột 4: Ghi chú
Bảng thời hạn bảo quản mẫu tài liệu phông UBND tỉnh gồm các mặt hoạt
động và vấn đề sau: 1. TỔNG HỢP 1.1. Vấn đề chung 1.2. Quy hoạch 1.3. Kế hoạch
1.4. Thống kê, điều tra 1.5. Ngoại vụ, lễ tân 1.6. Thi đua, khen thƣởng
1.7. Hành chính, văn phòng, văn thƣ, lƣu trữ 2. NỘI CHÍNH 2.1. Vấn đề chung 2.2 Xây dựng chính quyền 2.3. Tổ chức 2.4. Cán bộ 2.5. Địa giới hành chính 2.6. Cải cách hành chính 2.7. Quy chế dân chủ 2.8. Công an 2.9. Quân sự, quốc phòng 2.10. Tƣ pháp 2.11. Toà án 2.12. Kiểm sát
2.13. Thanh tra, khiếu nại, tố cáo, tiếp dân 2.14. Dân tộc 2.15. Tôn giáo 2.16. Hải quan 2.17. Biên giới 3. KINH TẾ - TÀI CHÍNH 3.1. Vấn đề chung
3.2. Tài chính, ngân sách 3.3. Vốn, kinh phí
3.4. Ngân hàng, tín dụng, tiền tệ 3.5. Kho bạc, công trái
3.6. Quản lý công sản 3.7. Kiểm toán 3.8. Vật giá 3.9. Thuế, phí, lệ phí 3.10. Dự trữ quốc gia 3.11. Thƣơng mại, du lịch, dịch vụ 3.12. Xuất, nhập khẩu
3.13. Tài chính doanh nghiệp 3.14. Kinh tế đối ngoại
4. NÔNG NGHIỆP - PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN 4.1. Vấn đề chung
4.2. Trồng trọt 4.3. Chăn nuôi
4.4. Kỹ thuật sản xuất nông nghiệp 4.5. Phát triển nông thôn
4.6. Thuỷ lợi, đê điều, phòng chống lụt bão 4.7. Khí tƣợng thủy văn
4.8. Ngƣ nghiệp 4.8. Lâm nghiệp 5. CÔNG NGHIỆP
5.1. Vấn đề chung 5.2. Công nghiệp
5.3. Thủ công nghiệp và tiểu thủ công nghiệp 5.4. Điện
5.5. Nƣớc
5.6. Giao thông vận tải 5.7. Bƣu chính viễn thông 6. VĂN HOÁ - XÃ HỘI 6.1. Vấn đề chung
6.2. Văn hóa, thông tin 6.3. Giáo dục, đào tạo
6.4. Lao động, thƣơng binh, xã hội 6.5. Y tế 6.6. Bảo hiểm 6.7. Dân số, gia đình, trẻ em 6.8. Thể dục thể thao 7. KHOA HỌC - CÔNG NGHỆ 7.1. Vấn đề chung 7.2. Khoa học, công nghệ 7.3. Công nghệ thông tin
8. TÀI NGUYÊN - MÔI TRƢỜNG 8.1. Vấn đề chung
8.2. Tài nguyên 8.3. Môi trƣờng
9. XÂY DỰNG CƠ BẢN, QUẢN LÝ VÀ PHÁT TRIỂN ĐÔ THỊ 9.1. Vấn đề chung
9.2. Xây dựng cơ bản