9. Bố cục của đề tài
2.3. Cơ sở lý luận và thực tiễn cần vận dụng để xây dựng bảng thờ
2.3.1. Các nguyên tắc, tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu
2.3.1.1. Các nguyên tắc xác định giá trị tài liệu
Các nguyên tắc xác định giá trị tài liệu đƣợc sử dụng là nguyên tắc chính trị (hay nguyên tắc tính đảng), nguyên tắc lịch sử, nguyên tắc toàn diện và tổng hợp.
Nguyên tắc chính trị đƣợc thể hiện trƣớc hết ở chỗ tài liệu lƣu trữ đƣợc xem nhƣ là một trong những công cụ bảo vệ cho lợi ích của giai cấp nắm quyền thống trị xã hội và sở hữu tài liệu lƣu trữ. Thực chất của nguyên tắc này là khi lựa chọn tài liệu để bảo quản, giá trị của tài liệu đƣợc xét theo quan điểm nào, phục vụ cho lợi ích của giai cấp nào. Ở nƣớc ta, giai cấp công nhân là giai cấp cầm quyền và Đảng cộng sản Việt Nam đại diện cho giai cấp công nhân để lãnh đạo đất nƣớc. Vì vậy, việc xác định giá trị tài liệu phải dựa trên cơ sở quan điểm lập trƣờng của giai cấp công nhân để lựa chọn những tài liệu có giá trị phục vụ cho nhiệm vụ chính trị trƣớc mắt và lâu dài của Đảng, Nhà nƣớc; đồng thời bảo vệ lợi ích của toàn thể nhân dân lao động và dân tộc Việt Nam.
Theo nguyên tắc chính trị, khi xác định giá trị để xây dựng bảng thời hạn bảo quản tài liệu cơ quan UBND cấp tỉnh, cần lựa chọn để bảo quản những hồ sơ, tài liêu phản ánh những chủ trƣơng, chính sách của Đảng, Nhà nƣớc, của chính quyền địa phƣơng về tất cả các lĩnh vực. Đồng thời cũng lựa chọn những tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của UBND và phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của UBND, có giá trị phục vụ cho lợi ích và sự phát triển của quốc gia, của dân tộc nói chung và của tỉnh, của nhân dân trong tỉnh nói riêng. Chẳng hạn, các tài liệu đƣợc lựa chọn để bảo quản trong lƣu trữ phải phản ánh đầy đủ việc chấp hành các chủ trƣơng, chính sách của Đảng, Nhà nƣớc cũng nhƣ những chủ trƣơng, biện pháp cụ thể của chính quyền cấp tỉnh trên tất cả các lĩnh vực chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội. Đồng thời, cần lựa chọn những tài liệu bảo đảm cung cấp những thông tin cần thiết phục vụ cho hoạt động quản lý của chính quyền cấp tỉnh và những nhu cầu chính đáng của nhân dân.
Vận dụng nguyên tắc chính trị - một nguyên tắc mang tính phƣơng pháp luận trong khi xác định giá trị tài liệu cũng có nghĩa cần có sự linh hoạt, tránh việc áp dụng lý thuyết một cách cứng nhắc, máy móc; phải biết kết hợp chặt chẽ giữa lý luận và thực tiễn; thông qua thực tiễn tổng kết kinh nghiệm và bổ sung cho lý luận.
Nguyên tắc lịch sử xuất phát từ thực tế khách quan là tài liệu lƣu trữ luôn luôn mang dấu ấn của thời đại mà nó xuất hiện. Vì vậy, khi xác định giá trị tài liệu, cần xem xét những đặc điểm lịch sử đƣợc phản ánh trong nội dung và trên hình thức của tài liệu. Nguyên tắc này đòi hỏi khi xác định giá trị, cần đặt tài liệu trong hoàn cảnh, điều kiện mà nó đã hình thành. Nói cách khác, cần phải có quan điểm lịch sử trong việc nghiên cứu và xác định giá trị tài liệu để lựa chọn chúng một cách chính xác.
Đối với những tài liệu đƣợc hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan UBND cấp tỉnh, cần lựa chọn để bảo quản những tài liệu phản ánh đầy đủ quá trình hình thành, phát triển của các sự kiện, các vấn đề. Chẳng hạn,
những tài liệu cần đƣợc bảo quản vĩnh viễn và số năm bảo quản cao là tài liệu phản ánh về tổ chức bộ máy các cơ quan chính quyền cấp tỉnh qua các thời kỳ; báo cáo tổng kết tình hình hoạt động của tỉnh về tất cả các mặt, các lĩnh vực hoạt động; tài liệu phản ánh những sự kiện, những thành tựu lao động, sáng tạo, những đóng góp của cán bộ, nhân dân địa phƣơng trong sự nghiệp xây dựng và phát triển đất nƣớc, trong thời kỳ thực hiện chủ trƣơng công nghiệp hoá, hiện đại hoá.
Vận dụng nguyên tắc lịch sử trong xây dựng bảng thời hạn bảo quản mẫu tài liệu phổ biến của UBND cấp tỉnh đòi hỏi phải xem xét tài liệu trong hoàn cảnh lịch sử cụ thể: căn cứ vào các quy định của Nhà nƣớc về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, tổ chức bộ máy, quy chế làm việc và quan hệ công tác của cơ quan UBND; về các chế độ hiện hành của công tác văn thƣ, lƣu trữ và căn cứ vào hoàn cảnh cụ thể mà tài liệu đƣợc hình thành. Vận dụng nguyên tắc này sẽ đảm bảo đƣợc tính khách quan của tài liệu là phản ánh đúng sự thực lịch sử. Thực tế cho thấy, ở mỗi thời kỳ, mỗi giai đoạn lịch sử, cơ quan chính quyền nhà nƣớc cấp tỉnh có những thay đổi về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức cho phù hợp với yêu cầu về quản lý nhà nƣớc, quản lý xã hội. Những thay đổi đó đƣợc điều chỉnh trong các văn bản quy phạm pháp luật và đƣợc thể hiện trong hệ thống văn bản, tài liệu phản ánh thực tế hoạt động của cơ quan UBND. Khi xây dựng bảng thời hạn bảo quản tài liệu, cần phải tuân thủ các nguyên tắc phƣơng pháp luận. Song bên cạnh đó, cũng cần hiểu rằng, bảng thời hạn bảo quản là một công cụ xác định giá trị tài liệu không mang tính vĩnh cửu mà nó cần đƣợc thay đổi, bổ sung về thành phần, nội dung và cách quy định thời hạn bảo quản tuỳ thuộc vào hoàn cảnh cụ thể mà tài liệu đƣợc hình thành.
Nguyên tắc toàn diện và tổng hợp đòi hỏi phải xem xét tài liệu ở nhiều mặt khác nhau. Điều này là do giá trị của tài liệu không chỉ giới hạn ở từng khía cạnh nhất định. Tài liệu lƣu trữ có thể có ý nghĩa về các mặt chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội, lịch sử, khoa học…và xét ở mỗi góc độ, tài liệu có thể có những giá trị khác nhau. Vì vậy, khi xác định giá trị, cần nghiên cứu tài
liệu một cách toàn diện và tổng hợp để thấy rõ một cách đầy đủ giá trị các mặt của tài liệu.
Ví dụ, đối với tài liệu của UBND cấp tỉnh, hồ sơ về chính sách phát triển kinh tế miền núi của một tỉnh vừa có ý nghĩa về mặt kinh tế, vừa có ý nghĩa về mặt chính trị trong việc thực hiện chính sách dân tộc, miền núi, xây dựng khối đại đoàn kết dân tộc…
Hoặc hồ sơ về liên doanh, liên kết với nƣớc ngoài về xây dựng khu công nghiệp của một tỉnh vừa phản ánh chủ trƣơng xây dựng, phát triển kinh tế theo xu hƣớng hội nhập quốc tế, vừa có ý nghĩa đối với việc nghiên cứu về quan hệ giữa nƣớc ta với nƣớc có đối tƣợng liên doanh và cả về những vấn đề liên quan đến quy hoạch vùng dân cƣ, bố trí lao động…
Vận dụng nguyên tắc toàn diện và tổng hợp cần phải xem xét mối quan hệ hữu cơ giữa các tài liệu với nhau. Có những tài liệu chỉ bộc lộ một cách đầy đủ và chính xác giá trị khi đặt chúng trong mối quan hệ với các tài liệu khác. Chỉ có thể xác định đúng giá trị của những tài liệu này khi vận dụng quan điểm tổng hợp về mối quan hệ giữa cái chung và cái riêng, giữa cái phổ biến và cái đặc thù đƣợc thể hiện qua nội dung cũng nhƣ hình thức của tài liệu. Ví dụ, một tập chứng từ đã quyết toán dƣờng nhƣ đã hoàn thành nhiệm vụ hiện hành của nó, do đó giá trị lƣu trữ có thể không cao, nhƣng để lật lại vấn đề về những ngƣời đã sử dụng những chứng từ đó trong quá trình điều tra một vụ án tham nhũng thì tập chứng từ đó lại có vai trò cung cấp thông tin quan trọng cùng với những tài liệu khác có liên quan. Hoặc trong một hồ sơ hội nghị tổng kết công tác năm của UBND tỉnh, ngoài những tài liệu quan trọng nhƣ báo cáo, bài phát biểu của lãnh đạo tỉnh, ý kiến chỉ đạo của đại biểu cấp trên... thì các tài liệu nhƣ chƣơng trình, giấy mời, danh sách đại biểu dự họp... cũng làm nên giá trị của hồ sơ khi xét vai trò của chúng trong thành phần hồ sơ hội nghị.
Nhƣ vậy, để đƣa ra đƣợc sự đánh giá khách quan khi xác định giá trị tài liệu, 3 nguyên tắc mang tính phƣơng pháp luận của chủ nghĩa Mác Lênin là
nguyên tắc lịch sử, nguyên tắc chính trị, nguyên tắc toàn diện và tổng hợp cần đƣợc kết hợp vận dụng. Nguyên tắc lịch sử đòi hỏi xem xét mỗi tài liệu với tƣ cách là sản phẩm của một giai đoạn, thời kỳ lịch sử nhất định và nhìn nhận giá trị của tài liệu đó đối với hiện tại và với cả tƣơng lai. Nguyên tắc chính trị gắn liền với nguyên tắc lịch sử, đƣợc hiểu mục tiêu lựa chọn tài liệu nhằm phục vụ lợi ích chung của cộng đồng. Nguyên tắc toàn diện và tổng hợp đòi hỏi giá trị của tài liệu phải đƣợc xem xét trên nhiều khía cạnh khác nhau. Để nghiên cứu những khía cạnh đó, phải tính đến tất cả mọi nhân tố có ảnh hƣởng đến ý nghĩa của tài liệu (ngôn ngữ, vật liệu chế tác tài liệu, kể cả các hình vẽ, ghi chú trên tài liệu…). Nguyên tắc toàn diện và tổng hợp đƣợc vận dụng rộng rãi trong công tác xác định giá trị tài liệu do tính đa dạng về giá trị của tài liệu lƣu trữ. Chính vì vậy, khi xác định giá trị, phải nghiên cứu tài liệu trên nhiều mặt, nhiều góc độ, đồng thời phải đặt tài liệu trong mối quan hệ hữu cơ với các tài liệu khác trong cùng một hệ thống hoặc giữa các hệ thống có mối liên hệ với nhau, nhƣ vậy mới thấy đƣợc giá trị của tài liệu một cách đầy đủ và chính xác.
Ba nguyên tắc nêu trên có mối liên hệ mật thiết, hữu cơ, bổ sung cho nhau nên khi vận dụng, cần phải kết hợp chúng một cách linh hoạt, tránh cứng nhắc, phiến diện. Việc vận dụng kết hợp các nguyên tắc giúp cho công tác xác định giá trị có hiệu quả, xác định đƣợc thời hạn bảo quản phù hợp với giá trị của chúng.
2.3.1.2. Các tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu
Các tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu là những căn cứ để lựa chọn tài liệu trong thực tế. Tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu có thể không cố định mà thay đổi do nhiều nhân tố khác nhau nhƣ sự phát triển của bộ máy nhà nƣớc, quá trình soạn thảo văn bản, số lƣợng văn bản…Tuỳ theo những điều kiện lịch sử cụ thể, ý nghĩa của một số tiêu chuẩn dần dần bị mất đi và thay vào đó là những tiêu chuẩn khác đƣợc đúc kết từ thực tiễn. Nhiều tiêu chuẩn mang
tính tổng hợp, một số tiêu chuẩn chỉ đƣợc vận dụng trong việc xác định giá trị các tài liệu chuyên môn.
Các tiêu chuẩn cơ bản đƣợc vận dụng rộng rãi trong việc xác định giá trị tài liệu chữ viết là: ý nghĩa của nội dung tài liệu, ý nghĩa của đơn vị hình thành phông, sự lặp lại của thông tin trong tài liệu, thời gian và địa điểm hình thành tài liệu. Một số tiêu chuẩn khác cũng có vai trò trong công tác xác định giá trị tài liệu nhƣ tác giả tài liệu, hiệu lực pháp lý của tài liệu, đặc điểm bề ngoài của tài liệu, tình trạng vật lý của tài liệu. Lƣu trữ Xô viết trƣớc đây đã hình thành khuynh hƣớng phân loại các tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu thành 3 nhóm lớn: các tiêu chuẩn liên quan đến nguồn gốc của tài liệu, các tiêu chuẩn liên quan đến nội dung và các tiêu chuẩn liên quan đến đặc điểm bề ngoài của tài liệu. Ở nƣớc ta, hệ thống các tiêu chuẩn đƣợc sử dụng trong xác định giá trị tài liệu gồm: tiêu chuẩn ý nghĩa nội dung của tài liệu, tiêu chuẩn tác giả tài liệu, tiêu chuẩn ý nghĩa cơ quan hình thành phông, tiêu chuẩn sự lặp lại của thông tin trong tài liệu, tiêu chuẩn thời gian và địa điểm hình thành tài liệu, tiêu chuẩn mức độ hoàn chỉnh và khối lƣợng tài liệu của phông lƣu trữ, tiêu chuẩn hiệu lực pháp lý của tài liệu, tiêu chuẩn tình trạng vật lý của tài liệu, tiêu chuẩn ngôn ngữ, kỹ thuật chế tác và các đặc điểm bề ngoài của tài liệu.
Để nghiên cứu xây dựng bảng thời hạn bảo quản tài liệu UBND cấp tỉnh, cần dựa vào những tiêu chuẩn cơ bản sau đây:
* Tiêu chuẩn ý nghĩa nội dung tài liệu
Ý nghĩa nội dung của tài liệu là tiêu chuẩn cơ bản trong xác định giá trị tài liệu. Việc xác định giá trị tài liệu đòi hỏi phải nghiên cứu toàn diện và sâu sắc nội dung của chúng. Nội dung tài liệu thƣờng rất đa dạng, phong phú, do vậy cần phải xem xét một cách vừa tổng thể vừa chi tiết. Việc xem xét, đánh giá này không phải trừu tƣợng, chung chung mà đặt trong mối quan hệ mật thiết với vấn đề, sự việc đƣợc đề cập, với chức năng, nhiệm vụ của đơn vị hình
thành phông và trong mối liên hệ với các tài liệu khác trong phông… để nhận định đúng đắn về giá trị mọi mặt của nội dung tài liệu.
Tuy nhiên, việc vận dụng tiêu chuẩn nội dung không có nghĩa là khi xác định giá trị phải nghiên cứu từng tài liệu một cách riêng biệt. Để xác định giá trị các tài liệu quản lý nhà nƣớc, cần căn cứ vào hệ thống văn bản đƣợc hình thành và chức năng của từng loại văn bản. Trong quá trình hoạt động của cơ quan UBND đã hình thành nên những tài liệu mang nội dung quan trọng phản ánh việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan theo quy định của nhà nƣớc. Luật pháp đã quy định các loại tài liệu thuộc thẩm quyền ban hành của cơ quan UBND. Vì vậy, tài liệu hình thành trong hoạt động của UBND cấp tỉnh có những đặc trƣng chung về mặt nội dung, cho phép vận dụng tiêu chuẩn ý nghĩa nội dung tài liệu để xác định giá trị cho những loại tài liệu quản lý mà các UBND sử dụng trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình.
Xét về ý nghĩa nội dung của tài liệu, cũng cần chú ý đến một loại tài liệu thuộc thành phần phông tài liệu của cơ quan UBND là tài liệu từ các cơ quan khác gửi đến. Các cơ quan khác đó có thể là cơ quan cấp trên hoặc cơ quan cấp dƣới, nội dung tài liệu có thể là chỉ đạo, hƣớng dẫn, quy định hay báo cáo tình hình, xin phê duyệt, xin ý kiến ... Đối với loại tài liệu này, cần căn cứ vào nội dung văn bản để xác định giá trị và mức độ bảo quản chúng: Nếu là văn bản của cơ quan cấp trên nhƣng nội dung mang tính chất hƣớng dẫn, chỉ đạo chung cho tất cả các cơ quan thuộc đối tƣợng thực hiện thì đây là loại tài liệu mang tính chất nguyên tắc chung, giá trị của chúng phụ thuộc vào hiệu lực hiện hành, thuộc loại bảo quản có thời hạn ngắn và hết giá trị bảo quản khi văn bản đó đƣợc thay thế bằng văn bản có hiệu lực khác. Ví dụ đối với trƣờng hợp này là Nghị định của Chính phủ quy định quy chế làm việc mẫu của cơ quan UBND cấp tỉnh. Nhƣ vậy, mặc dù văn bản đó có nội dung rất quan trọng song đối với phông tài liệu UBND tỉnh thì giá trị của nó không phải là giá trị lịch sử. Hoặc cũng là văn bản của cơ quan cấp trên nhƣng nội dung văn bản chỉ đạo trực tiếp những vấn đề cụ thể của một cơ quan UBND tỉnh thì văn
bản này lại đƣợc bảo quản vĩnh viễn. Chẳng hạn Quyết định của Bộ Nội vụ về việc giao chỉ tiêu biên chế năm cho UBND tỉnh X.
Căn cứ vào ý nghĩa nội dung tài liệu của các cơ quan UBND cấp tỉnh, có thể phân chúng thành ba nhóm lớn:
Nhóm thứ nhất là những tài liệu phản ánh rõ nét hoạt động quản lý nhà