CHƯƠNG 2 : MÔ TẢ CÔNG TY THỰC TẬP
3.3. Học hỏi và báo cáo quá trình thực tập về quy trình làm sự kiện khai trương
3.3.2 Sự kiện ra mắt khóa học trải nghiệm STEAM GARDEN
Công việc của em trong sự kiện:
• Gặp và ký kết hợp đồng với đối tác thực hiện sự kiện
• Nắm rõ đường dây sự kiện
• Liên hệ và tuyển sinh.
• Chạy thử chương trình trước khi diễn ra sự kiện
• Thiết kế poster, banner, standee, logo cho chương trình
Mục tiêu của các công việc:
• Hoàn thiện và giám sát sự kiện một cách đầy đủ và trơn tru nhất.
• Lấy được hình ảnh để quảng cáo khóa học.
• Thu thập được feedback từ khách hàng.
• Hoàn thiện và sửa chửa được gói trải nghiệm.
Phương pháp thực hiện:
• Thực hiện yêu cầu của sếp và đối tác, từ đó bắt tay vào làm sơ đồ Gannt , liệt kê các công việc phải làm - liên hệ các bộ phận khác để liên kết công việc lại với nhau.
Sơ đồ Gannt
Mô tả công việc:
• Sơ đồ Gantt (còn gọi là sơ đồ ngang Gantt hay biểu đồ Gantt) trong tiếng Anh gọi là Gantt Chart.
• Sơ đồ Gantt là một trong những công cụ cổ điển nhất mà vẫn được sử dụng phổ biến trong quản trị tiến độ thực hiện dự án.
• Lập sơ đồ Gantt nhằm quản lý các công việc từ lúc bắt đầu đên lúc kết thúc
Liên hệ đối tác
Mô tả công việc:
Việc liên hệ và thiết lập một lịch họp với đối tác nhằm trao đổi và thống nhất ý kiến chúng của cả hai bên là điều hết sức cần thiết cho sự kiện. Vì nếu như ban đầu cả hai bên đều không có sự thống nhất về phương thức làm việc, chi phí,… Thì việc thực hiện sự kiện ngay từ ban đầu đã phải gặp trở ngại lớn và sự kiện không thể tiến hành một cách trơn tru.
Liên hệ in ấn
Mô tả công việc:
Sau khi đã có sườn, sơ đồ tổng quan về sự kiện. Cũng như toàn bộ backdrop, standee, đồng phục,… Thì việc tiếp theo cần làm là in ấn nhằm tạo hình ảnh cho sự kiện thêm hoàn hảo hơn.
Hình 5: Liên hệ đối tác
Bảng chuẩn bị cho sự kiện Bảng 3. 1 Checklist vật tư CHECK LIST VẬT DỤNG STT STT SL ĐVT PHÁT SINH LƯU Ý CHẠM 1 Bản đồ Vime 12 cái
2 Huân chương Hibo 12 cái
3 Cờ-vải silk 3 cái
4 Bộ màu vẽ 3 cái
5 Nón bảo hộ + giáp 6 cái
6 Ly inox 6 cái
7 Móc khóa treo ly 6 cái
8 Bộ sơ cứu y tế 1 bộ 9 Bao bố ba người 3 bộ 10 Mật thư 3 bộ 11 Thùng gỗ + ổ khóa 3 bộ 12 Ngựa hơi 3 bộ 13 Bóng nhỏ 1 bộ 14 Rổ 3 bộ 15 Mật thư trạm 3 bộ 16 Bóng yoga 3 bộ 17 Khung thành 3 bộ 18 Bộ mật thư 3 bộ 19 Sudoku 3 bộ 20 Mật thư 3 bộ 21 Bộ câu hỏi 3 bộ 22 Bộ đáp án 3 bộ
23 Cờ đuôi nheo 5 cuộn
24 Bảng trang trí 10 cái
25 Cổng hơi treo banner 1 cái
26 Máy in 1 cái
27 Máy chiếu 1 cái
28 Loa 1 cái
29 Standee 6 cái
30 Cây dựng standee 6 cái
31 Dây cáp chuyển đổi 1 cái
32 Gimbal 1 cái 33 Banner 1 cái 34 logo 500 cái 35 Hashtag 7 cái 36 Giấy chứng nhận 9 cái 37 Bút bi đen 9 cái 38 Keo sắt 2 cái VIME 39 bàn xếp 3 cái 40 Tô 12 cái 41 Cọc gắn biển chỉ dẫn 7 cái 42 Ly giấy 1 lốc
Mô tả công việc:
Đây là công việc cần thiết để liệt kê tất cả các đồ dùng vật tư từ các bên. Công việc này giúp cho người quản lý cũng như khâu hậu cần có cái nhìn tổng quan và chi tiết nhất không để xót lại bất cứ vật dụng nào để không làm ảnh hưởng lớn đến quá trình vận hành công việc.
Bảng 3. 2 Danh sách tham dự DANH SÁCH THAM DỰ DANH SÁCH THAM DỰ STT HỌ TÊN BÉ TUỔI Họ tên bố mẹ SĐT Mail Lưu ý 1 Nguyễn Phúc Nguyên 2014 Julia Le 0903090098 julia.worlde@gmail.com Đi cùng nhau, c.Juli dắt 3 bé 2 Đào Ngọc Minh Nguyên 2014 3 Lê Minh Trí 2014 Trần Thị Thắm thamtran2705@gmail.com 4 Trần Nhật Hà My 2011 Phan Thị Ngân 0983288124 nganhao2010@gmail.com 5 Trần Phạm Anh Vũ 2012 Phạm Thị Hiền 0965777637 tranvu128088@gmail.com Bố & Minh Quân-5t 6 Nguyễn Hoàng Bảo Trân 2013 Trần Thị Mỹ Linh 0932794247 tmlinh2018@gmail.com 7 Đỗ Tuấn Kiệt 2015 Huỳnh Mỹ Phương 0903816108 pandaphuong@gmail.com 8 Nguyễn Vũ Thục Vân 2012 Vũ Hạnh Yên 0979445220 vuhanhyen1807@gmail.com 9 Nguyễn Kim Anh 2014 Trần Thị Thúy Nhật 0938150551 thuynhat2807@gmail.com SỐT TỔNG 8 bé 7 phụ huynh 1 bé nhỏ 5t không tham dự
Không ngoại trừ công việc checklist vật tư. Việc lập bảng danh sách khách mời là điều quan trọng cho khâu chăm soc kahsch hàng trước sự kiện, trong sự kiện và sau sự kiện. giúp cho người quản lý chương trình nắm rõ và không để hụt một khách hàng nào trong quy trình chăm sóc.
Bảng 3. 3 Timelien chương trình
TIMELINE GỬI PHỤ HUYNH
Thời gian Nội dung
6h30 Tập trung – Khởi hành đến Vime Garden 8h00 Có mặt tại Vime
8h30 Khởi động-chia đội
9h00 Bố mẹ và trẻ tham gia các hoạt động 11h00 Ăn trưa-nghỉ ngơi
14h00 Tiếp tục chương trình 16h00 Đón hoàng hôn cùng Hibo 16h15 Tạm biệt VIME
TIMELINE PHÒNG HỘI NGHỊ-CHIA SẺ Tổng thời gian: 1 tiếng 30ph
Thời gian Phụ trách Nội dung
2ph MC-Tea Giới thiệu diễn giả, nội dung buổi chia sẻ 6ph MC-Tea Trình chiếu video
20ph Juli 7 thói quen người thành công 5ph Juli Cho phụ huynh test DISC 25ph Juli Nội dung DISC
20ph Juli Giới thiệu gói trải nghiệm
10ph Juli Sale
TIMELINE TỔNG THỜI
GIAN NỘI DUNG PHỤ TRÁCH LƯU Ý
9h-9h30 Khai mạc-khởi động-chia đội Chạm 9h30 Tham dự hoạt động vui chơi
Julia+Tea Bố mẹ tham dự buổi chia sẻ Chạm Trẻ tham gia trò chơi
11h00 Nghĩ trưa Vime
14h00 Tiếp tục chương trình Chạm Bố mẹ cổ vũ+Trẻ tham gia
16h00 Đón hoàng hôn Chạm
Mô tả công việc:
Đây là công việc cấp thiết sau bước làm kế hoạch tổng cho sự kiện. Việc MC, diễn giả có một timeline cố định là việc làm cho sự kiện chạy trơn tru hơn và tránh bị thiếu hay hụt thời gian so với thời gian dự kiến được báo đến với khách hàng.
Poster gửi khách hàng
Proposal
Mô tả công việc của tờ rơi, poster và proposal
o Proposal được hiểu là các đề xuất, nội dung nhằm trình bày về ý tưởng, hình ảnh, thiết kế hoặc phương thức tổ chức sự kiện dành cho một dự án, công trình đáp ứng mục tiêu đặt ra ban đầu. Có thể nói, proposal là hình thức trình bày trang trọng phần ý tưởng gửi đến đối tác hoặc khách hàng, đối với mọi loại hàng hóa hay dịch vụ bạn muốn trình bày.
o Tờ rơi, tờ bướm hay tờ gấp là loại sản phẩm in ấn dưới dạng tờ giấy rời với mục địch giới thiệu, quảng cáo tuyên truyền về sự kiện, sản phẩm hoặc dịch vụ nào đó.
o Poster là một ấn phẩm chuyển tải thông tin qua các câu chữ (từ ngữ) và/hoặc thông qua những hình ảnh đồ họa (các biểu tượng hoặc bức hình, tranh vẽ).
o Đây là công việc cần thiết trong quá trình quảng cáo cho sự kiện cũng như làm cho sự kiện trở nên chuyên nghiệp hơn.
Chăm sóc khách hàng
Gmail gửi phụ huynh Em chào bố mẹ,
Em xin giới thiệu em tên là Thanh Trà (Tea)-chuyên viên chăm sóc khách hàng mảng trải nghiệm STEAM Garden.
Hiện tại em thấy mình đăng ký gói trải nghiệm STEAM PARK ngày 21/5/2022 đang được chương trình miến phí dành cho 6 phụ huynh đăng ký sớm nhất bên em.
Em xin gửi mình một số thông tin về gói trải nghiệm như sau:
• Lộ trình gói trải nghiệm STEAM PARK trong 1 ngày.
• Thông tin về gói trải nghiệm STEAM PARK trong 1 ngày. Thông tin chú ý:
Thời gian khởi hành: 7h00, ngày 21/5/2022 (Bố mẹ cho bé tập hợp sớm trước từ 15-30ph) Địa chỉ tập trung khởi hành: Lô A, chung cư bộ Công an, đường số 3, Phường Bình An,
quận 2, tp.HCM.
Em cảm ơn bố mẹ đã dành thời gian để xem email cũng như đã tin tưởng công ty chúng em.
Mong đến ngày gặp bố mẹ và các bé. Chúc bố mẹ một ngày vui vẻ, đầy năng lượng.
---
Thông tin liên hệ:
• SĐT: 077.480.4124 (Ms.Tea)
Mô tả công việc:
Sau công việc tuyển sinh thông qua các hình thức quảng cáo cho sự kiện. Khách hàng sẽ được mảng chăm sóc khách hàng đổ đính kèm các thông tin cơ bản về khách hàng đăng ký. Sau khi tiếp nhận thông tin danh sách khách hàng. Điều tiếp theo cần làm đó chính là gửi gmail, lập group zalo. Công việc này nhằm gửi tất cả các thông tin về sự kiện cũng như tương tác và xác nhận lại từ khách hàng.
Setup trước sự kiện
Hình 9: Hình ảnh gửi gmail thông tin cho khách hàng
Mô tả công việc:
o Tổ chức sự kiện là một trong các lĩnh vực cần phải setup nhiều nhất, setup từ đầu sự kiện cho đến khi kết thứ. Nhân viên quản lý sẽ tiến hành setup các khâu như bố trí nhân lực làm việc trong sự kiện, bố trí đội ngũ phụ trách phục trang, âm thanh – ánh sáng,….
o Công việc setup đòi hỏi sự tỉ mỉ, cẩn thận, tính toán toàn diện và cần phải dự trù cho nhiều trường hợp xảy ra.
o Không gian setup phải đồng nhất với nhau, tạo nên một tổng thể hài hòa, thống nhất theo đúng ý tưởng, mục đích được đặt ra trước đó.
o Khi gặp phải bất kỳ vấn đề nào, cần phải nghiên cứu kỹ lưỡng, nắm rõ đặc điểm để đưa ra quyết định phù hợp.
o Trong quá trình set up từng bộ phận phải phối hợp với nhau, hỗ trợ nhau để sự kiện thành công tốt đẹp.
o Tính toán về nhu cầu, điều kiện tài chính của khách hàng, chiến lược phát triển của doanh nghiệp để làm màu sắc nổi bật của khách hàng.
Tổng duyệt
Mô tả công việc:
Sau khi khâu setup hoàn tất thì công việc tiếp theo cần làm là phải tổng duyệt và chạy thử tất cả các chương trình của sự kiện chính nhằm đảm bảo tỷ lệ rủi ro thấp nhất xảy ra.
Trong sự kiện
\
Mô tả công việc:
Sau sự kiện, chúng ta cần phải xem lại quá trình sự kiện diễn ra có trục trặc, làm cho khách hàng khó chịu không. Thông qua các feedback của khacsha hàng, tôi cóthể đánh giá được sự kiện có thành công hay chưa.
Đánh giá hiệu quả
• Sự kiện diễn ra thành công.
• Mục tiêu đề ra hoàn thành 80%.
• Dẫn chương trình tương đối loãng.
• Mất quá nhiều thời gian để ổn định, triển khai, dẫn KH khai mạc bắt đầu.
• TA chưa linh hoạt tạo ra các trò chơi trong thời gian chờ đợi khai mạc.
• MC chưa linh hoạt nhằm tạo tiếng cười, các khoản trống trong thời gian chơi cho trẻ và phụ huynh, trên xe và về.
• Phụ huynh cảm thấy thoải mái, vui vẻ sau chuyến đi
Đề xuất
• Không thể bán gói trải nghiệm nếu tình trạng sự kiện như vậy diễn ra. • Cần thay đổi nhân sự hoặc tranning lại.