Mô tả công việc:
Sau khi khâu setup hoàn tất thì công việc tiếp theo cần làm là phải tổng duyệt và chạy thử tất cả các chương trình của sự kiện chính nhằm đảm bảo tỷ lệ rủi ro thấp nhất xảy ra.
Trong sự kiện
\
Mô tả công việc:
Sau sự kiện, chúng ta cần phải xem lại quá trình sự kiện diễn ra có trục trặc, làm cho khách hàng khó chịu không. Thông qua các feedback của khacsha hàng, tôi cóthể đánh giá được sự kiện có thành công hay chưa.
Đánh giá hiệu quả
• Sự kiện diễn ra thành công.
• Mục tiêu đề ra hoàn thành 80%.
• Dẫn chương trình tương đối loãng.
• Mất quá nhiều thời gian để ổn định, triển khai, dẫn KH khai mạc bắt đầu.
• TA chưa linh hoạt tạo ra các trò chơi trong thời gian chờ đợi khai mạc.
• MC chưa linh hoạt nhằm tạo tiếng cười, các khoản trống trong thời gian chơi cho trẻ và phụ huynh, trên xe và về.
• Phụ huynh cảm thấy thoải mái, vui vẻ sau chuyến đi
Đề xuất
• Không thể bán gói trải nghiệm nếu tình trạng sự kiện như vậy diễn ra. • Cần thay đổi nhân sự hoặc tranning lại.
3.3.3 Sự kiện STEAM tiếng Anh cùng WorldE
Công việc của em trong sự kiện:
• Gặp và ký kết hợp đồng với đối tác thực hiện sự kiện
• Chốt danh sách khách hàng
• Lên kế hoạch tổng cho toàn bộ chương trình
• Nắm rõ đường dây sự kiện
• Liên hệ và tuyển sinh.
• Thiết kế poster, banner, standee, logo cho chương trình Mục tiêu của các công việc:
• Hoàn thiện và giám sát sự kiện một cách đầy đủ và trơn tru nhất.
• Lấy được hình ảnh để quảng cáo khóa học.
• Thu thập được feedback từ khách hàng.
• Chốt deal với khách hàng mới.
• Giới thiệu sản phẩm, dịch vụ đến với khách hàng mới.
• Chốt hợp đồng với đối tác, khách hàng quan tâm Phương pháp thực hiện:
• Thực hiện yêu cầu của sếp và đối tác, từ đó bắt tay vào làm sơ đồ Gannt , liệt kê các công việc phải làm - liên hệ các bộ phận khác để liên kết công việc lại với nhau.
Mô tả công việc:
Cũng giống như sự kiện trên, tất cả công việc đều được làm theo trình tự như sau: Thiết lập mục tiêu cho sự kiện
Thành lập đội ngũ tổ chức sự kiện
Xác định thời gian, địa điểm, thành phần tham dự sự kiện
• Xác định thời gian phù hợp lên kế hoạch (tùy thuộc vào bản chất của sự kiện của bạn)
• Hãy tìm hiểu các ngày lễ theo luật định và tôn giáo
• Kiểm tra ngày tháng với những người tham gia chính – ví dụ: diễn giả, diễn giả, khách VIP, v.v.
• Khảo sát địa điểm tổ chức sự kiện
• Lựa chọn chủ đề sự kiện Lập kế hoạch tổng thể sự kiện
• Địa điểm, hậu cần & quản lý phục vụ (hợp đồng, giấy phép, bảo hiểm, …)
• Diễn giả / diễn giả (xác định, xác nhận, hậu cần và quản lý)
• Hoạt động / giải trí
• Công khai / quảng cáo (trực tuyến & ngoại tuyến, ví dụ: trang web và quảng bá trực tuyến; lịch sự kiện; chương trình in; quan hệ truyền thông; biển báo; truyền thông xã hội, …)
• Đăng ký (đăng ký trực tuyến, thanh toán và theo dõi; đăng nhập tại chỗ, …)
• Quản lý tài trợ / đối tác
• Quản lý tình nguyện viên
• Kiểm soát và điều chỉnh kế hoạch khi tổ chức sự kiện
Làm việc với các nhà cung cấp, đơn vị tài trợ, bảo trợ truyền thông Truyền thông cho sự kiện
Thiết lập ngân sách cho sự kiện Đánh giá, rút kinh nghiệm sau sự kiện
Đánh giá hiệu quả
• Đạt đúng mục tiêu của sự kiện đề ra
• Thu hút được khách hàng mới, chốt được hợp đồng với khách hàng cũ và mới.
• Nâng cấp các gói dịch vụ cao hơn cho khách hàng.
• Giới thiệu về những dịch vụ mới của công ty cho khách hàng và đối tác
Đề xuất
• Chọn địa điểm tổ chức rộng hơn.
• Chạy quảng cáo sớm hơn.
CHƯƠNG 4: ĐÁNH GIÁ VÀ NHẬN XÉT QUÁ TRÌNH THỰC TẬP 4.1. Nhận thức của sinh viên sau thời gian tìm hiểu và tham gia thực tập tại đơn vị 4.1. Nhận thức của sinh viên sau thời gian tìm hiểu và tham gia thực tập tại đơn vị Những khó khăn và thuận lợi khi nhận nhiệm vụ được giao
o Thuận lợi
– Được sự hỗ trợ của nhà trường và đơn vị thực tập: Nhờ giấy giới thiệu của nhà trường là điều kiện quan trọng giúp các bạn sinh viên đặt chân đến các đơn vị thực tập.
– Được tiếp xúc trực tiếp với công việc: phát hiện ra nhiều thứ chẳng hạn: điểm mạnh và điểm yếu của bản thân, những kiến thức chuyên môn còn thiếu sót, niềm đam mê với công việc…
– Được hỗ trợ các trang thiết bị và cơ sở vật chất: doanh nghiệp có môi trường đầy đủ chuyên môn và các trang thiết bị phục vụ công việc tốt nhất. Giúp các bạn có thể dễ dàng sử dụng để thực hành công việc. Tạo thuận lợi trong quá trình thu thập dữ liệu để làm báo cáo tốt nghiệp.
o Khó khăn
– Về mặt chuyên môn: bản thâm tôi ban đầu sợ không thể làm được việc, yếu kinh nghiệm, bịáp lực về thời gian và sợ bị chê trách từ những người xung
– Về mặt kỹ năng: Môi trường công việc quá khác so với trường học làm tôi có phần khó thích nghi ban đầu. Trong giao tiếp với cấp trên và đồng nghiệp làm cho tôi có phần khó khăn và không biết nên cư xử như thế nào cho đúng.
o Cách giải quyết nội dung công việc được giao
Sau khoản thời gian ban đầu có gặp đa số khó khăn trong môi trường làm việc mới. Tôi đã tự rút ra cho bản thân một số biện pháp nhằm tăng khả năng giao nhận công việc tốt hơn như sau:
Biểu đồ 4. 1 Cách giải quyết nội dung công việc được giao
Tiếp nhận công việc Nhìn nhận và phân tích Xử lý thông tin Đề ra mục tiêu Đánh giá giải pháp Chọn phương thức thực hiện Thực hiện Đánh giá kết quả
o Sinh viên cần chuẩn bị những kiến thức, tài liệu gì để giải quyết công việc được giao − Ngoại ngữ − Thuyết trình − Đánh máy nhanh − Tính toán nhanh − Giao tiếp − Lập kế hoạch
− Kỹ năng chuyên môn
− Làm việc tập thể
Để nâng cao hiệu quả hơn trong các bước của bộ phận marketing. Đặc biệt là tổ chức sự kiện. Bản thân tôi thấy quy trình làm việc vẫn còn thiếu sót một số điều. Vì một số lý do như nhân sự của mảng còn ít nên mới bị thiếu sót. Sau dây là một số kiến nghị cũng như đề xuất của tôi về việc cải thiện quy trinh làm việc.
− Thời gian cho mảng Marketing (Đặc biệt là sự kiện) sẽ được thoải mái hơn các mảng khác.
− Ít cuộc họp xảy ra hơn. Thay vào đó sẽ là họp trực tiếp tại địa điểm xảy ra sự kiện. Trong quá trình họp thay vì trên giấy tờ, thì có thể đổi thành hiện vật, công việc nhằm cho mọi người nhìn nhận sự việc một cách cụ thể và tìm ra được hướng giải quyết tốt nhất.
4.2. Mối quan hệ giữa các đồng nghiệp trong tổ chức và bản thân
Ban đầu khi vừa mới vào công ty, em còn bỡ ngỡ với môi trường quá khác so với trường học. Việc đâu tiên em làm là làm quen với các anh chị trong công ty. Bản thân e mất 1 ngày để có thể làm thân được các anh chị. Và sau 1 ngày đó, em được các anh chị và quản lý chỉ dẫn về toàn bộ quy trình của công ty và công việc cần được làm. Việc kết thân và trao đổi, chia sẻ một cách thẳng thắng là điều mà bản thân e thấy dễ tương tác nhất. Việc lắng nghe, tao dồi các kỹ annwg trong công việc, giao tiếp tự tin là một trong những việc giúp em có thể có thêm mối quan hệ tốt. Bên cạnh đó, sếp còn có nhiều bạn bè thành công, em được đi theo và trò chuyện cùng họ để có thể giữ lại những gì tốt đẹp cho bản thân mình. Luôn có các buổi hướng dẫn công việc chi tiết từ đơn giản đến phức tạp mà sếp chính là người chỉ dẫn. Điều đó làm cho em cảm thấy rất biết ơn và hạnh phúc khi có người sếp tận tình và đặc biệt như thế.
Sau đây là một số kỹ năng mà tôi đã sử dụng nhằm tạp lập một mối quan hệ với đồng nghiệp, cấp trên như sau:
- Xây dựng mối quan hệ tốt đẹp, đoàn kết với đồng nghiệp. - Chào hỏi với mọi người.
- Hòa nhã, khiêm tốn, lễ độ và vui vẻ. - Thái độ tích cực.
- Tôn trọng người khác, quan tâm đến đồng nghiệp xung quanh và chủ động giúp đỡ. - Quan tâm, hỏi thăm và giúp đỡ đồng nghiệp.
- Không nên tỏ ra xa lánh, giữ khoảng cách. - Chú ý ngôn ngữ, giọng điệu khi nói chuyện. Học cách ứng xử với cấp trên
- Ý thức tuân thủ cấp trên.
- Chú ý bảo vệ hình tượng cấp trên.
- Khi nhận được chỉ thị của sếp, nếu không hiểu hoặc chưa nắm rõ thì thỉnh giáo sếp. - Tránh làm việc vượt cấp, trừ trường hợp thật cần thiết
4.3 Học hỏi từ các quy định nơi thực tập
Việc thực tập trong một công ty với môi trường quá nghiêm khắc về thời gian và quy tắc. Đây là một trong khó khăn đã giúp tôi có thể rèn luyện được kỷ luật, sự tự tin và chủ động trong công việc, trong giao tiếp. Ngoài ra, tôi còn được nâng cao các kỹ năng mềm về chuyên ngành của mình. Việc trải nghiệm trong môi trường làm việc thực tế như vậy là cơ hội giúp tôi có thể áp dụng được những kiến thức trong nhà trường. Chưa kể đó, tôi đã có nâng cao được tinh thần trách nhiệm trong giờ giấc làm việc cũng như phong cách làm việc.
4.4. Mối liên hệ giữa lý thuyết và thực tiễn
Sự khác biệt giữa trường học và nơi thực tập (công ty)
Lý thuyết(Trường học) Thực tiễn (Công ty)
• Học về các quy trình, kiến thức nền làm hành trang cho công việc sau này.
• Thời gian thoải mái
• Tự do trong việc học
• Áp dụng được lý thuyết môn tổ chức sự kiện. • Quy trình • Kịch bản MC • Viết kịch bản • Viết proposal • Làm checklist • Xin giấy phép tổ chức
• Tìm và làm việc với nhà cung cấp
• Quản lý tài chính
• Phản ứng nhanh với các tình huống, hoạch định và quản lý rủi ro
• Quy trình rõ ràng.
• Nghiêm khắc trong thời gian, lịch trình.
• Công việc dày đặc
• Thời gian công việc luôn gấp
• Tiến độ công việc luôn chạy nhanh.
4.4.1 Để đạt được hiệu quả công việc cao bản thân tôi luôn chuẩn bị những kỹ năng, kiến thức như sau: kiến thức như sau:
• Kỹ năng làm việc độc lập
• Kỹ năng làm việc nhóm
• Kỹ năng giao tiếp đa dạng
• Kỹ năng làm việc dưới sự áp lực
• Kỹ năng phân tích vấn đề
• Kỹ năng lưu trữ thông tin
• Kỹ năng quản lý thời gian
• Kỹ năng thuyết trình
• Kỹ năng học thích nghi môi trường mới
4.4.2 Những cống hiến của bản thân tôi trong quá trình thực tập tại công ty Công nghệ Giáo dục WorldE. nghệ Giáo dục WorldE.
Việc cống hiến hết mình vì công ty khi còn là thực tập sinh đã tạo cho tôi rất nhiều cơ hội cũng như bài học quý giá trong suốt 3 tháng vừa qua. Cùng với quá trình nỗ lực học tập tại trường, thời gian thực tập doanh nghiệp thực sự có vai trò quan trọng đối với sự trưởng
Giáo dục WorldE đã cho tôi những kiến thức, kinh nghiệm thực tế về lĩnh vực chuyên môn. Đặc biệt là chuyên ngành Marketing tôi đang theo học.
• Thực hiện việc gặp gỡ đối tác và chốt hợp đồng.
• Tư vấn, chăm sóc khách hàng và cuộc gọi từ các nhà cung cấp.
• Lên kế hoạch tổng - chi tiết cho sự kiện.
• Làm giám sát chương trình.
• Học cách viết Content – SEO.
• Thực hiện làm áp phích cho công ty.
• Thiết kế tất cả hình ảnh cho sự kiện .
• Tiếp khách trong quá trình diễn ra sự kiện .
• Lên các dự án dự trù, kinh phí trong sự kiện có thể diễn ra.
• Xây dựng nội dung chương trình cho mảng trải nghiệm.
• Thiết kế sách.
4.4.3 Có thể thấy, trong quá trình thực tập tôi đã làm được kha khá việc về chuyên ngành. Nhưng đồng thời, cũng có những việc tôi chưa thể làm được: ngành. Nhưng đồng thời, cũng có những việc tôi chưa thể làm được:
• Làm mảng nhân sự, tài chính cũng như giấy tờ tôi vẫn chưa thể làm tốt.
• Ngoài ra, tôi vẫn chưa có nhiều cơ hội để trực tiếp làm việc với đối tác.
4.4.4 Được sự hỗ trợ của quản lý mảng Marketing và các anh chị đồng nghiệp đã giúp tôi học được rất nhiều điều trong ngành sự kiện không như những gì trên trường dạy. tôi học được rất nhiều điều trong ngành sự kiện không như những gì trên trường dạy.
• Ngành sự kiện tuy rất thú vị và tôi rất thích ngành này nhưng một sự thật rất phũ phàng là ngành này rất vất vả.
• Cơ hội làm việc rất nhiều nhưng cũng rất khó vì cso quá nhiều sự cạnh tranh.
• Mức lương cũng kha khá nhưng nhiều khi lại không có lương.
• Thời gian linh động nhưng lại không khoa học.
• Có nhiều cơ hội tiếp xúc với nhiều ngành nghề khác nhau.
4.4.5 Ngoài sự hỗ trợ của anh chị tại công ty thì sự hướng dẫn của giảng viên là thầy Phạm Quang Trường của trường Đại học Quốc tế Sài Gòn tôi đã học được cách: Phạm Quang Trường của trường Đại học Quốc tế Sài Gòn tôi đã học được cách:
• Thầy định hướng cho tôi trong quá trình làm việc và quá trình làm báo cáo tốt hơn. Định hướng của thầy liên quan đến các nội dung học nhóm, thảo luận, chuẩn bị bài và trao đổi giữa những người học. Thầy giúp tôi biết cách khai thác nội dung, định hướng kiến thức của bài học cũng như định hướng tư duy cho từng vấn đề. Nhờ sự giúp đỡ định hướng của thầy đã giúp tôi có thể hiểu rõ được vấn đề và đi đúng hướng.
• Luôn hướng dẫn trong suốt quá trình làm của tôi. Là người thầy luôn hướng dẫn tôi tỉ mỉ, cẩn thận và xem xét từng vấn đề lớn nhỏ trong bài.
• Trong suốt thời gian mà tôi làm khóa luận tốt nghiệp thì đây là môn học tôi phải tự nghiên cứu và học. Thầy đã gợi mở tri thức cho tôi. Đây chính là động lực để giúp tôi có thêm năng lượng, sự tích cực trong suốt chặn đường vừa qua.
• Đánh giá và kiểm tra kết quá của tôi. Thầy luôn theo sát quá trình hình thành và làm bài của tôi. Nhờ đó, việc sửa lỗi, điều chỉnh kịp thời đã giúp tôi có thể hoàn thành được khóa luận đúng hạn và bài làm tốt.
4.5 Kết luận
Trong quá trình hội nhập toàn cầy như ngày hôm nay, kinh tế đã trở thành ngành mũi nhọn. Cùng với quá trình hội nhập kinh tế ngày càng phát triển, giao lưu quốc tế ngày được mở rộng. Sự giao thoa của các nền văn hóa, cũng như sự xâm nhập của các công ty, doanh nghiệp vừa và lớn của nước ngoài đã ảnh hưởng không hề nhỏ đến việc cạnh tranh, chiếm lĩnh thị trường hiện nay đối với các công ty, doanh nghiệp trong nước. Công ty Công nghệ Giáo dục WorldE cũng không nằm ngoài quá trình hội nhập trên. Sau khoảng thời gian thực tập và kết thức kì thực tập tại Công ty Công nghệ Giáo dục WorldE. Nhận được sự hướng dẫn giúp đỡ tận tình của công ty, trường học và bạn bè. Những kiến thức đó đã được em xin phép tổng hợp thông qua đề tài sau: “Phân tích quy trình tổ chức sự kiện các gói trải nghiệm của Công ty Công Nghệ Giáo dục WorldE”.
Đồng thời, việc nâng cao kỹ năng sống đặt biệt là kỹ năng làm việc, giao tiếp trong môi