Công việc cụ thể:
o Lên kế hoạch chạy Ads
o Triển khai kế hoạch
o Theo dõi chi phí quảng cáo
o Theo dõi chuyển đổi, tối ưu Landing-page và từ khóa
o Quản lý vị trí quảng cáo
o Theo dõi và báo cáo về các từ khóa tiềm năng hoặc thêm từ khóa phủ định cho quảng cáo
o Kiểm soát, điều chỉnh quảng cáo để đạt mục tiêu chuyển đổi cuối
o Viết mẫu quảng cáo
o Xử lý các vấn đề phát sinh trong chạy quảng cáo
o Báo cáo kết quả chiến dịch
SEO là người chuyên nghiên cứu và phân tích hành vi của khách hàng trên các công cụ tìm kiếm online. Mục tiêu cuối là mang lại càng nhiều chuyển đổi càng tốt. SEO là công việc mang lại lợi ích lớn thứ 2 sau quảng cáo.
Công việc cụ thể: Nghiên cứu từ khóa
Nghiên cứu hành vi khách hàng trên các công cụ tìm kiếm online Lên kế hoạch từ khóa cần làm SEO
Xây dựng backlink, site vệ tinh
Theo dõi, điều chỉnh các chiến dịch SEO nhằm tối ưu chuyển đổi Báo cáo hiệu quả SEO định kỳ cho cấp trên
Content là người xây dựng kế hoạch nội dung dựa trên đặc điểm, hành vi của nhóm đối tượng mục tiêu. Từ đó, sản xuất nội dung phù hợp với nhóm đối tượng này để đạt được mục đích nào đó (chuyển đổi, nhận thức..)
Công việc cụ thể:
• Nghiên cứu, phân tích tâm lý/hành vi/sở thích của đối tượng mục tiêu
• Xây dựng kế hoạch nội dung hướng đến đối tượng mục tiêu nhằm thỏa mãn mục đích nào đó
• Triển khai, theo dõi hiệu quả chiến dịch nội dung
• Điều chỉnh kế hoạch nội dung theo thực tế
• Báo cáo hiệu quả dựa trên mục tiêu đạt được
• Có thể kiêm các nội dung PR, báo chí…
Sự kiện là một hoạt động có chủ đích diễn ra tại một thời điểm nhất định, tại một địa điểm nhất định, tập trung ý tưởng và nguồn lực để truyền đạt một thông điệp xác định nào đó, tạo sự chú ý và thu hút sự quan tâm của các đối tượng tham gia.
Sơ đồ 3. 2: Quy trình tổ chức sự kiện
– Giai đoạn trước khi diễn ra sự kiện:
o Hiểu biết về thương hiệu/ nhãn hiệu của chủ đầu tư tổ chức sự kiện
o Nghiên cứu các yếu tố ảnh hưởng và liên quan đến sự kiện như mục tiêu, ngân sách, nhân lực, vật lực,…
o Hình thành chủ đề và lập kế hoạch tổng thể cho sự kiện
o Chuẩn bị tổ chức sự kiện bao gồm thời gian, địa điểm tổ chức sự kiện, nhân lực, thiết bị, ngân sách,….
o Xúc tiến và quảng bá sự kiện – Giai đoạn thực hiện sự kiện:
o Tổ chức đón tiếp và khai mạc sự kiện
o Tổ chức điều hành các diễn biến chính của sự kiện
o Tổ chức phục vụ ăn uống trong sự kiện
o Tổ chức phục vụ lưu trú và vận chuyển trong sự kiện
o Tổ chức thực hiện các hoạt động phụ trợ trong sự kiện
o Xác định tập đối tượng công chúng mục tiêu mà sự kiện hướng tới – Kết thúc sự kiện và giải quyết các công việc sau sự kiện bao gồm:
o Xúc tiến và quảng bá sự kiện
o Quan hệ với các nhà cung cấp dịch vụ bổ trợ cho sự kiện
o Quản trị tài chính trong tổ chức sự kiện
o Chăm sóc khách hàng
Sơ đồ 3.3 Quy trình tổ chức sự kiện cụ thể
Bước 1: Brief-Thấu hiểu và tìm hiểu yêu cầu của khách hàng
• Project: Dự án phụ vụ cho truyền thông, thiết kế, sự kiện, website,…
• Client: Tên đơn vị/công ty chủ đầu tư
• Brand: Tên sản phẩm/dịch vụ
• Project Description: Mô tả việc cần thực hiện.
• Brand Background: Thông tin cơ bản về thương hiệu sản phẩm/dịch vụ
• Objectives: Mục tiêu dự án
• Target Audience: Đối tượng khách hàng/Phân khúc nào?
• Message: Thông điệp muốn truyền đạt
• Coverae: Địa điểm thực hiện
• Budget: Kinh phí
• Timeming: Thời gian thực hiện
Bước 2: Concept-Lên ý tưởng chương trình “Key mesenge”
Sau khi suy nghĩ ý tưởng, thiết kế mẫu tất cả được thể hiện trên proposal.
Proposal được hiểu là các đề xuất, nội dung nhằm trình bày về ý tưởng, hình ảnh, thiết kế hoặc phương thức tổ chức sự kiện dành cho một dự án, công trình đáp ứng mục tiêu đặt ra ban đầu. Có thể nói, proposal là hình thức trình bày trang trọng phần ý tưởng gửi đến đối tác hoặc khách hàng, đối với mọi loại hàng hóa hay dịch vụ bạn muốn trình bày, vậy cấu trúc của một proposal là gì? Mỗi proposal đều cần có đủ cấu trúc bốn phần sau đây : (4 phần này được chia dựa trên mục tiêu truyền tải nội dung)
Phần 1: Giới thiệu – An introduction
Event process Event Brief Concept Demo Plan Perform
o Tên Dự Án/ Chương Trình Và Hình Thức Của Nó (Ví Dụ: Hội Chợ, Hội Thảo, Triển Lãm…)
o Giới Thiệu Bạn Ai Và Tại Sao Bạn Gửi Proposal Này. Thành Viên Tham Gia Dự Án. Người Chịu Trách Nhiệm Chính.
o Nếu Rõ Những Gì Bạn Muốn Người Đọc Làm Tiếp Theo
o Khung Nội Dung Chương Trình.
o Cung Cấp Đầy Thông Tin Liên Hệ.
Phần 2: Đặt khách hàng là trung tâm – Client-centered
o Nêu Lí Do Tại Sao Thực Hiện Chương Trình
o Lợi Ích Của Các Bên Tham Gia.
o Thời Gian Và Địa Điểm
o Liệt Kê Khung Thời Gian Chương Trình Diễn Ra Và Địa Điểm Tổ Chức
Phần 3: Trình bày chi tiết về những gì bạn đề xuất với khách hàng – A detailed description of what you propose to do
o Với những proposal đơn giản, bạn chỉ cần trình bày gọn trong một trang về các giải pháp và một list tóm tắt về bảng giá. Tuy nhiên, với proposal dài hơn, bạn có thể để các nội dung riêng như là : Options, Packages, Research, Subcontractors, Teamwork, Venues, Sales Plan, Marketing Plan, Promotion, Advertising, Publicity, Packaging, Demographics, Branding development…, tất cả tùy vào dự án.
Phần 4: Chuyên môn, khả năng và kinh nghiệm của bạn – Your expertise and experience
o Giới thiệu lịch sử Công Ty,
o Các thành viên, Nhân sự, hoặc các Team,
o Mô tả kinh nghiệm liên quan hoặc danh sách khách hàng bạn đã thực hiện công việc tương tự, và danh sách các dự án thành công mà công ty bạn đã thực hiện.
o Cái giải thưởng, đặc biệt Chứng chỉ đào tạo, hoặc các chứng thực từ khách hàng hài lòng.
Bước 3: Demo-Thiết kế và lên bối cảnh (khảo sát địa điểm thực tế)
Thiết kế tất cả các material phục vụ sự kiện như:
• Thư mời • Sân khấu • Photobooth • Standee • Băng rôn • Phướn •
Quy tình tổ chức như sau:
o Đưa các thiết kế vào phối cảnh của địa điểm tổ chức
o Phân công công việc và thời gian phải hoàn thành
o Làm việc với các đối tác, MC, ngừoi nổi tiếng, các cơ quan báo chí,…
o Làm việc chi tiết với địa điểm tổ chức(khách sạn, nhà thi đấu, building,…)
o In ấn, sản xuất các material sự kiện.
Bước 4: Plan-Kế hoạch
• Lập bảng liệt kê
• Dự toán ngân sách
• Phân công nhân sự
• Lựa chọn nhân sự phù hợp
• Kịch bản
• MC script
Bước 5: Perform-Thực hiện
• In ấn
• Gửi thư mời
• Thuê địa điểm
• Thuê các trang thiết bị đi kèm: ATAS, màn hình,…
• Tìm đơn vị hỗ trợ
• Khảo sát địa điểm lần nữa
Bước 6: Event-Sự kiện diễn ra
• Set up • Rehearsal • Event • Kết thúc • Nghiệm thu Lý do công ty tổ chức sự kiện:
Tổ chức sự kiện thực chất là một cách thức làm marketing, cũng cần phải lên kế hoạch, cũng cần phải nghiên cứu xác định đối tượng khách hàng mục tiêu và cũng cần phải có chương trình, kịch bản cụ thể, vv. Chính vì vậy, cho dù sự kiện sắp tổ chức là một sự kiện mang tính chất kinh doanh, hay một sự kiện mang tính chất xã hội, thì việc tổ chức nó cũng góp phần tăng cường quảng bá và phát triển thương hiệu của cá nhân, đơn vị đầu tư tổ chức.
• Tạo dựng các mối quan hệ mới
Việc tổ chức Event cũng còn là cơ hội để cá nhân hay đơn vị đầu tư tổ chức sự kiện mở mang, tạo dựng các mối quan hệ mới. Bởi vì các thành phần tham dự sự kiện rất đông đảo,
không đơn thuần chỉ có nội bộ cơ quan, doanh nghiệp mà còn có đối tác, khách mời, khách vãng lai, chính quyền và dân cư nơi sự kiện diễn ra.
• Củng cố các mối quan hệ đang có
Một lý do khác nữa là việc tổ chức Event sẽ giúp tăng cường và củng cố các mối quan hệ đang có. Đây là một ý nghĩa tổ chức sự kiện rất quan trọng. Điều này đặc biệt đúng với các sự kiện tri ân, sự kiện sinh nhật, vv.
• Góp phần cải thiện đời sống, kinh tế xã hội
Lý do cuối cùng để thuyết phục các bạn nên tiến hành đó là hoạt động sự kiện của các bạn sẽ góp phần cải thiện đời sống kinh tế – xã hội rất tích cực. Sẽ có nhiều việc làm mới được tạo ra, cơ sở hạ tầng sẽ được cải thiện, hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp sẽ được thúc đẩy… và vô hình chung, bộ mặt kinh tế xã hội tổng thể cũng sẽ thay đổi theo. Từ đó chất lượng cuộc sống và trình độ dân trí của người Việt Nam mình sẽ được nâng cao.
• Tạo điểm nhấn cho hoạt động Marketing
Dù thời đại 4.0 lên ngôi, nhiều người “ngồi nhà lướt facebook” hay “tra cứu Google” cũng có thể tìm thấy thương hiệu của doanh nghiệp, những chiến dịch Marketing Online do doanh nghiệp đưa ra như ưu đãi, giảm giá, khuyến mãi,… nhưng như thế vẫn chưa đủ. Bởi chiến dịch Marketing Online chưa mang đến những trải nghiệm thực tế cho khách hàng, đó chính là: dùng thử sản phẩm/trải nghiệm dịch vụ.
• Tăng sự chú ý của khách hàng với thương hiệu
Đôi khi, chiến dịch Marketing Online của doanh nghiệp không hiệu quả bởi ngành hàng, lĩnh vực kinh doanh có quá nhiều đối thủ cạnh tranh hoặc thương hiệu vẫn còn mới, chưa gây ấn tượng với khách hàng thì tổ chức sự kiện sẽ giúp gia tăng sự chú ý của khách hàng hơn thông qua trải nghiệm sản phẩm hoặc dịch vụ. Việc truyền thông quảng cáo trước, trong và sau khi sự kiện diễn ra, việc thiết kế dàn dựng sân khấu sự kiện thật đẹp và ấn tượng chính là những yếu tố gây sự chú ý cho mọi người.
• Bày tỏ lòng cảm ơn với bạn hàng, đối tác
Tổ chức sự kiện không chỉ là nơi trưng bày, giới thiệu sản phẩm mới mà còn là phương cách bày tỏ lòng cảm ơn với bạn hàng hoặc đối tác thông qua các hình thức khuyến mãi, ưu đãi “khủng” hoặc trao quà tặng của các doanh nghiệp.
• Gắn kết nội bộ doanh nghiệp
Một doanh nghiệp có thể có nhiều phòng ban. Và các nhân sự ở phòng ban này đôi khi còn “chưa thấu hiểu nhau nhiều”. Và không có gì tuyệt vời hơn để gắn kết nội bộ doanh nghiệp bằng hình thức tổ chức sự kiện.
Một số loại hình sự kiện công ty tổ chức
• Địa điểm: Trường tiểu học An Lạc 3, Bình Tân
• Hình ảnh:
Chương trình ưu đãi khách hàng
• Thời gian: 9h00-11h00, 11/5/2022
• Địa điểm: Chung cư Bộ Công An, An Khánh, Quận 2
• Hình ảnh:
Chương trình trải nghiệm
Hình 1: Hình ảnh hội nghị ký hợp đồng
• Thời gian: 21/5/2022
• Địa điểm: Vime Garden
• Hình ảnh:
Trong các sự kiện em được tham gia như trên. Có hai sự kiện em được làm giám sát chương trình chính là hai sự kiện như sau:
• Chào hè cùng STEAM GARDEN
• Ngày hội STEAM tiếng Anh cùng WorldE
3.2 Mô tả quy trình tiếp nhận, ký kết hợp đồng đối tác và lên kế hoạch tổ chức sự kiện cho của công ty WorldE.
Sơ đồ 3. 4 Quy trình tiếp nhận, ký kết hợp đồng đối tác và lên kế hoạch tổ chức sự kiện
Bước 1 : Chuẩn bị
Chuẩn bị được bắt đầu từ việc soạn thảo văn bản hợp đồng, slide power point, tài liệu về quy trình, danh sách công việc, bảng chi phí,…Luac này việc chốt được hợp đồng rất quan trọng, nên khâu chuẩn bị cần phải đầy đủ, nghiêm chỉnh.
Bước 2 : Lên lịch gặp đối tác
Bước này, chủ động liên hệ đối tác để cho ra được một ngày gặp trực tiếp thông qua thư điện tử để thông báo nhằm thảo luận và bàn bạc. Tại đây, chủ động gửi cho đối tác cụ thể về thời gian, địa điểm và mong muốn xem đối tác có đề xuất gì khác không và thực hiện đề xuất. Chuẩn bị Lên lịch gặp đối tác Tiếp nhận và trao đổi Thỏa thuận Ký hợp đồng Lên kế hoạch sự kiện Diễn ra sự kiện
Bước 3: Tiếp nhận và trao đổi
Đây là một trong những quá tình gian nan đòi hỏi sự tin ý, tỉ mỉ, chu đáo và chuyên nghiệp từ hai phía nhằm bày tỏ quan điểm, toàn bộ thông tin về dự án. Sau đó lắng nghe các yêu cầu và nhu cầu của đối trong buổi sự kiện đó sẽ như thế nào? Ngoài ra trước đó đã phải chuẩn bị giá khởi điểm, các nội dung chi tiết kèm theo trong chuyên mục giá có sẵn như kịch bản, trang trí cơ bản,..
Bước 4 : Thảo thuận
Sau cuộc nói chuyện với đối tác đã thành công. Việc tiếp theo cần làm là thỏa thuận về mặt chi phí nhận được đề nghị báo giá chính thức về dịch vụ như đã thảo luận trước đó với khách hàng. Bạn hãy hỏi kỹ lưỡng rằng khi nào khách hàng cần báo giá đầy đủ từ đầu đến cuối và hãy bảo đảm khách sẽ nhận được nó đúng thời điểm đã hứa. Trong phần báo giá hãy tập trung vào những điều đã thảo luận với khách hàng, hãy nhấn mạnh vào nhu cầu, yêu cầu riêng của họ và hãy viết về những điều mà họ mong muốn trong chương trình.Vì thế trong quá trình trao đổi về giá cũng như phần ý tưởng chúng ta cần hiểu và tôn trọng ý kiến của nhau để cuối cùng kết quả là sự hợp tác - đôi bên đều có lợi.
Bước 5: Ký hợp đồng
Hoàn thành tất cả các bước quan trọng. Việc tiếp theo là ký hợp đồng. Bạn cần chuẩn bị trên 5 bản hợp đồng nhằm khi gặp trục trặc. Một bản cho đối tác, một bản cho công ty và một bản đã được chỉnh sửa theo điều luật của hai bên.
Bước 6: Lên kế hoạch sự kiện
Trao đổi, ký hợp đồng xong thì tiếp đến là bắt tay vào việc lên kế hoạch. Quản lý sẽ trực tiếp truyền tải nội dung yêu cầu của khách xuống, nhân viên tiếp nhận và lên kịch bản đường dây cho chương trình sự kiện.
Bước 7 : Diễn ra sự kiện
Trong bước này, tất cả các công việc phải được kiểm duyệt nhiều lần trước khi bắt đầu diễn ra. Chỉnh âm thanh, ánh sáng và các bài trình chiếu phù hợp với kịch bản đã có từ trước để khớp từng thời gian trong sự kiện. Ngoài ra còn phải kiểm tra các lỗi hay những vấn đề có thể xảy ra trong lúc diễn ra sự kiện, ví dụ như : khách tới không đủ, hoặc vượt quá lượng khách đặt trước đó, thời tiết xấu (nếu làm bên ngoài trời) - ánh sáng, âm thanh bị trục trặc. Sau khi sự kiện kết thúc, toàn bộ thông tin của sự kiện sẽ được truyền tới cho mảng chăm sóc khách hàng nhằm chăm sóc sau sự kiện. Đây là một trong những yếu tố ảnh hưởng lớn đến việc bán dịch vụ, sản phẩm.
3.3. Học hỏi và báo cáo quá trình thực tập về quy trình làm sự kiện khai trương
“ Chào hè cùng STEAM CAMP” tại công ty WorldE. Tôi đã được học hỏi các bước trong việc lập kế hoạch lên một dự án sự kiện là một thứ không thể bỏ qua. Ngay từ ngày đầu vào công ty, quản lý đã luôn chỉ dẫn tận tình các bước có trong một sự kiện để có thể đi theo và không bỏ sót một bước nào. Qua sự chỉ bảo của quản lý thì bản thân tôi đã học