CHƯƠNG 2 : MÔ TẢ CÔNG TY THỰC TẬP
3.3. Học hỏi và báo cáo quá trình thực tập về quy trình làm sự kiện khai trương
3.3.3 Sự kiện STEAM tiếng Anh cùng WorldE
Công việc của em trong sự kiện:
• Gặp và ký kết hợp đồng với đối tác thực hiện sự kiện
• Chốt danh sách khách hàng
• Lên kế hoạch tổng cho toàn bộ chương trình
• Nắm rõ đường dây sự kiện
• Liên hệ và tuyển sinh.
• Thiết kế poster, banner, standee, logo cho chương trình Mục tiêu của các công việc:
• Hoàn thiện và giám sát sự kiện một cách đầy đủ và trơn tru nhất.
• Lấy được hình ảnh để quảng cáo khóa học.
• Thu thập được feedback từ khách hàng.
• Chốt deal với khách hàng mới.
• Giới thiệu sản phẩm, dịch vụ đến với khách hàng mới.
• Chốt hợp đồng với đối tác, khách hàng quan tâm Phương pháp thực hiện:
• Thực hiện yêu cầu của sếp và đối tác, từ đó bắt tay vào làm sơ đồ Gannt , liệt kê các công việc phải làm - liên hệ các bộ phận khác để liên kết công việc lại với nhau.
Mô tả công việc:
Cũng giống như sự kiện trên, tất cả công việc đều được làm theo trình tự như sau: Thiết lập mục tiêu cho sự kiện
Thành lập đội ngũ tổ chức sự kiện
Xác định thời gian, địa điểm, thành phần tham dự sự kiện
• Xác định thời gian phù hợp lên kế hoạch (tùy thuộc vào bản chất của sự kiện của bạn)
• Hãy tìm hiểu các ngày lễ theo luật định và tôn giáo
• Kiểm tra ngày tháng với những người tham gia chính – ví dụ: diễn giả, diễn giả, khách VIP, v.v.
• Khảo sát địa điểm tổ chức sự kiện
• Lựa chọn chủ đề sự kiện Lập kế hoạch tổng thể sự kiện
• Địa điểm, hậu cần & quản lý phục vụ (hợp đồng, giấy phép, bảo hiểm, …)
• Diễn giả / diễn giả (xác định, xác nhận, hậu cần và quản lý)
• Hoạt động / giải trí
• Công khai / quảng cáo (trực tuyến & ngoại tuyến, ví dụ: trang web và quảng bá trực tuyến; lịch sự kiện; chương trình in; quan hệ truyền thông; biển báo; truyền thông xã hội, …)
• Đăng ký (đăng ký trực tuyến, thanh toán và theo dõi; đăng nhập tại chỗ, …)
• Quản lý tài trợ / đối tác
• Quản lý tình nguyện viên
• Kiểm soát và điều chỉnh kế hoạch khi tổ chức sự kiện
Làm việc với các nhà cung cấp, đơn vị tài trợ, bảo trợ truyền thông Truyền thông cho sự kiện
Thiết lập ngân sách cho sự kiện Đánh giá, rút kinh nghiệm sau sự kiện
Đánh giá hiệu quả
• Đạt đúng mục tiêu của sự kiện đề ra
• Thu hút được khách hàng mới, chốt được hợp đồng với khách hàng cũ và mới.
• Nâng cấp các gói dịch vụ cao hơn cho khách hàng.
• Giới thiệu về những dịch vụ mới của công ty cho khách hàng và đối tác
Đề xuất
• Chọn địa điểm tổ chức rộng hơn.
• Chạy quảng cáo sớm hơn.