3.2. Nhóm giải pháp về hoạt động nghiệp vụ
3.2.2. Xây dựng Hướng dẫn nghiệp vụ về công tác lập hồ sơ
Tác giả nhận thấy, thật sự cần thiết để xây dựng văn bản hướng dẫn nghiệp vụ về công tác lập hồ sơ bởi trong thực tế có nhiều cán bộ, công chức chưa hình dung được lập hồ sơ phải thực hiện những gì, nhiều người đang thực hiện theo cảm tính, thấy nhu cầu cần phải làm gì thì họ làm chứ chưa biết lập hồ sơ phải thực hiện đầy đủ 3 bước như mở hồ sơ; thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ; kết thúc hồ sơ, cũng có thể họ hiểu 3 bước này nhưng cụ thể mỗi bước phải làm những gì thì họ chưa nắm được.
Về nguyên tắc quy trình xây dựng Hướng dẫn nghiệp vụ về công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cũng tương tự như việc xây dựng Danh mục hồ sơ nghĩa là Văn phòng sẽ là đơn vị chủ trì đứng ra xây dựng có sự tham mưu về nghiệp vụ của Phòng Nội vụ và sự phối hợp chặt chẽ của tất cả các phòng chuyên môn. Trên cơ sở bảng Hướng dẫn chung của quận, các phòng chuyên môn xây dựng bản hướng dẫn cho đơn vị mình làm cơ sở cho việc lập hồ sơ và nộ lưu hồ sơ vào lưu trữ của đơn vị.
Tuy nhiên để xây dựng được bản hướng dẫn của mỗi phòng chuyên môn nói riêng và UBND quận Tây Hồ nói chung đòi hỏi phải có nhiều thời gian nghiên cứu, hơn nữa người xây dựng cần nắm vững quy trình nghiệp vụ của từng vị trí trong đơn vị để hướng dẫn từng bộ hồ sơ cơ bản phải có những loại tài liệu gì để hồ sơ có giá trị lưu trữ.
+ Nắm vững quy định hiện hành về công tác lập hồ sơ: Cần nắm vững các quy định hiện hành về công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ của cơ quan quản lý nhà nước ở Trung ương, Thành phố Hà Nội và UBND quận Tây Hồ
+ Xây dựng quy trình ISO cho từng hoạt động nghiệp vụ: Xây dựng quy trình ISO cho từng hoạt động nghiệp vụ không chỉ giúp cán bộ quản lý thấy được tiến độ giải quyết công việc mà còn biết trách nhiệm của từng cá nhân trong từng khâu nghiệp vụ đồng thời giúp cho cán bộ công chức chuyên môn thu thập đầy đủ tài liệu phát sinh trong quá trình giải quyết công việc góp phần tạo lập được những hồ sơ có chất lượng nộp vào lưu trữ.
Tiểu kết chương 3
Chương 3 tác giả chủ yếu trình bày các giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác lập hồ sơ tại UBND quận Tây Hồ trong đó chú ý nhất là việc nâng cao nhận thức của lãnh đạo và cán bộ, công chức trong công tác này; Việc xây dựng, ban hành văn bản quy định, hướng dẫn công tác lập hồ sơ cũng là yếu tố quan trọng được tác giả đề cập trong đó cần thiết, cấp bách trước mắt là việc xây dựng Danh mục hồ sơ cho UBND quận Tây Hồ ; Xây dựng Hướng dẫn nghiệp vụ về công tác lập hồ sơ. Với những giải pháp đó, tác giả mong muốn khi thực hiện đồng bộ những giải pháp này chất lượng công tác lập hồ sơ tại UBND quận Tây Hồ sẽ được cải thiện.
KẾT LUẬN
Lập hồ sơ là nhiệm vụ quan trọng bắt buộc đối với mỗi cán bộ, công chức khi thực hiện nhiệm vụ được giao. Đối với các cơ quan quản lý như Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ thì việc lập hồ sơ càng có ý nghĩa hơn khi những hồ sơ được lập không chỉ phục vụ cho hoạt động của đơn vị mà liên quan trực tiếp đến từng người dân trên địa bàn quản lý của quận.
Tuy nhiên việc lập hồ sơ tại Uỷ ban nhân dân quận Tây Hồ hiện nay đang còn tồn tại nhiều vấn đề; nhiều hồ sơ đã lập được đánh giá chưa đạt chất lượng hay chất lượng chưa tốt, nguyên nhân một phần là do nhận thức của người quản lý và cán bộ, công chức chuyên môn thực thi nhiệm vụ. Do vậy, nếu cán bộ lãnh đạo thấy được vai trò ý nghĩa của việc lập hồ sơ trong hoạt động của đơn vị đồng thời đánh giá được chất lượng hồ sơ đơn vị mình đang quản lý như thế nào chắc chắn sẽ có những biện pháp thích hợp để tình trạng lập hồ sơ không có chất lượng hay tình trạng không lập hồ sơ diễn ra.
Hiện nay, khi đất nước đang thực hiện mục tiêu xây dựng chính phủ điện tử. Trong điều kiện mới, yêu cầu mới cần thiết lúc này tại UBND quận Tây Hồ cần nghiêm túc thực hiện việc lập hồ sơ theo quy định mới của Chính phủ được quy định cụ thể trong Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư. Thực hiện tốt điều này một phần làm giảm hồ sơ, tài liệu giấy mặt khác nâng cao khả năng phục vụ, tra cứu của người dân.
Với thời gian nghiên cứu còn hạn chế tác giả mong rằng những giải pháp đã được đề cập trong bài tiểu luận sẽ giải quyết được phần nào những hạn chế trong công tác lập hồ sơ tại Uỷ ban nhân dân quận Tây Hồ .
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Bộ Nội vụ, Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.
2. Bộ Nội vụ, Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2013 hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức.
3. Triệu Văn Cường(2016), Giáo trình Văn thư, Nxb Lao động, Hà Nội. 4. Chính phủ, Nghị định số 30/2020/NĐ-CP, ngày 05/3/2020 về Công tác Văn thư
5. Chủ tịch UBND Thành phố Hà Nội, Chỉ thị số 19/2010/CT-UBND ngày 24/9/2010 về tăng cường công tác quản lý Nhà nước về văn thư, lưu trữ trên địa bàn THÀNH PHỐ HÀ NỘI.
6. Quốc hội(2011), Luật Lưu trữ số 01/2011/QH11 ngày 11/11/2011.
7. Sở Nội vụ thành phố Hà Nội, Kế hoạch số 4394/KH-SNV ngày 03/11/2017 về việc tổ chức thực hiện Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07/9/2017 của Thủ tướng Chính phủ và Chỉ thị số 11/CT-UBND ngày 11/9/2017 của Chủ tịch UBND Thành phố.
8. Thủ tướng Chính phủ, Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07/9/2017 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử.
9. Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, Kỷ yếu hội thảo khoa học “Lập hồ sơ hiện hành và những vấn đề đặt ra”
10. Ủy ban nhân dân Thành phố Hà Nội, Công văn số 247/UBND-VX ngày 16/01/2020 về xây dựng kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ năm 2020
PHỤ LỤC
Phụ lục 01. Chức năng, nhiệm vụ của các phòng, ban thuộc Ủy ban nhân dân Quận Tây Hồ
1. Văn phòng HĐND và UBND: Là cơ quan tham mưu, giúp việc, phục vụ hoạt động của HĐND và UBND quận Tây Hồ .
2. Phòng Nội vụ: Tham mưu, giúp UBND quận Tây Hồ quản lý nhà nước về: tổ chức; biên chế các cơ quan hành chính, sự nghiệp nhà nước; cải cách hành chính; chính quyền địa phương; địa giới hành chính; cán bộ, công chức nhà nước; hội, tổ chức phi chính phủ; văn thư, lưu trữ nhà nước; tôn giáo; thi đua - khen thưởng.
3. Phòng Kinh tế: Có chức năng tham mưu, giúp UBND quận Tây Hồ thực hiện quản lý nhà nước về các lĩnh vực: tiểu thủ công nghiệp: khoa học và công nghệ; công nghiệp; thương mại; dịch vụ; quản lý năng lượng; đăng ký kinh doanh; tổng hợp, thống nhất quản lý về kinh tế hợp tác xã, kinh tế tập thể, kinh tế tư nhân...
4. Phòng Y tế: Quản lý nhà nước về y tế trên địa bàn theo phân cấp, triển khai thực hiện kế hoạch thanh kiểm tra hành nghề y, dược tư nhân và thanh kiểm tra vệ sinh an toàn thực phẩm và thực hiện chính sách kế hoạch hóa gia đình trên địa bàn quận.
5. Phòng Giáo dục và Đào tạo: Có nhiệm vụ là tham mưu cho Thường trực UBND quận Tây Hồ về công tác giáo dục.
6. Phòng Tài nguyên – Môi trường: Tham mưu, thực hiện các chức năng quản lý nhà nước về: tài nguyên đất; tài nguyên nước; tài nguyên khoáng sản; môi trường; khí tượng, thủy văn; đo đạc và bản đồ trên địa bàn quận và thực hiện một số nhiệm vụ, quyền hạn theo sự ủy quyền của UBND và theo quy định của pháp luật.
7. Phòng Lao động Thương binh – Xã hội: Quản lý nhà nước về các lĩnh vực: lao động; việc làm; dạy nghề; tiền lương; tiền công; bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp; an toàn lao động; người có công với nước; bảo trợ xã hội, người cao tuổi; bảo vệ và chăm sóc trẻ em; bình đăng giới phòng, chống tệ nạn xã hội...
8. Phòng Văn hóa – Thông tin: Tham mưu, giúp UNBD quận quản lý nhà nước về các văn hóa, thể thao, du lịch, gia đình và lĩnh vực thông tin và truyền thông.
9. Phòng Quản lý đô thị: Tham mưu, quản lý nhà nước về: xây dựng; kiến trúc; quy hoạch xây dựng; phát triển đô thị; nhà ở; vật liệu xây dựng; giao thông; hạ tầng kỹ thuật đô thị theo phân cấp quản lý, quản lý nhà sở hữu nhà nước...
10. Phòng Tài chính – Kế hoạch: Tham mưu, thực hiện quản lý về: tài chính ngân sách, tài sản, giá, kế hoạch, đầu tư xây dựng cơ bản bằng nguồn vốn ngân sách nhà nước và đầu tư bằng nguồn vốn ngoài ngân sách theo quy định của pháp luật.
11. Phòng Tư pháp: Tham mưu, giúp UBND quận Tây Hồ thực hiện chức năng quản lý nhà nước về: công tác xây dựng và thi hành văn bản quy phạm pháp luật; kiểm tra, xử lý văn bản quy phạm pháp luật; phổ biển, giáo dục pháp luật; thi hành án dân sự; chứng thực; hộ tịch; trợ giúp pháp lý; hoà giải ở cơ sở..
12. Thanh tra quận: Tham mưu, quản lý nhà nước về thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo và phòng, chống tham nhũng; tiến hành thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo và phòng, chống tham nhũng theo quy định của pháp luật; thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn thanh tra hành chính trong phạm vi quản lý nhà nước của UBND quận. Ngoài ra UBND quận Tây Hồ còn có các đơn vị sự nghiệp khác như: Trung tâm Văn hóa; Trung tâm Thể dục thể thao; Ban Bồi thường giải phóng mặt bằng ...