3.2. Nhóm giải pháp về hoạt động nghiệp vụ
3.2.1. Xây dựng Danh mục hồ sơ
Việc xây dựng Danh mục hồ sơ sẽ giúp cho việc quản lý các hoạt động của cơ quan, tổ chức và cá nhân thông qua hệ thống hồ sơ; Nâng cao ý thức trách nhiệm trong việc lập hồ sơ và quản lý hồ sơ; Giúp cho cán bộ, công chức, viên chức nắm
chắc thành phần, nội dung và khối lượng văn bản hình thành khi giải quyết công việc, tránh được tình trạng phân tán, thất lạc tài liệu, đồng thời là căn cứ để lựa chọn những tài liệu có giá trị để lưu trữ và phục vụ nhu cầu khai thác, sử dụng.
Xác định đơn vị chủ trì: Đơn vị đứng ra để xây dựng Danh mục hồ sơ cho UBND quận Tây Hồ là Văn phòng UBND bởi đây là đơn vị có chức năng tham mưu giúp việc cho hoạt động của ủy ban nên bên cạnh việc xây dựng Danh mục hồ sơ cho Văn phòng thì phải là đơn vị xây dựng Danh mục cho ủy ban. Xác định khung đề mục: Khung đề mục của Danh mục hồ sơ UBND quận Tây Hồ dù được xây dựng theo cơ cấu tổ chức hay lĩnh vực hoạt động của cơ quan đều được. Tuy nhiên để thuận tiện cho việc tổng hợp hồ sơ cần lập của các đơn vị chúng tôi nhận thấy việc xây dựng khung đề mục theo cơ cấu tổ chức sẽ dễ hơn cho người thực hiện, theo cách này đề mục lớn là tên của các phòng chuyên môn thuộc quận.
Quy trình xây dựng: Văn phòng UBND quận Tây Hồ ban hành Kế hoạch về việc xây dựng Danh mục hồ sơ cho UBND quận Tây Hồ gửi tới tất cả 12 phòng chuyên môn thuộc quận. Trong Kế hoạch nêu rõ nội dung phối hợp của các phòng chuyên môn như xác định những hồ sơ cần lập, dự kiến tiêu đề hồ sơ và đơn vị lập.
Sau khi nhận được Kế hoạch về xây dựng Danh mục hồ sơ của Văn phòng UBND quận Tây Hồ , các phòng chuyên môn có trách nhiệm:
Bộ phận văn thư của các phòng gửi mẫu biểu cho từng bộ phận, cán bộ, công chức chuyên môn để dự kiến những hồ sơ sẽ lập trong năm.
Cán bộ, công chức cần căn cứ vào vị trí công việc đang đảm nhiệm và Kế hoạch, nhiệm vụ công tác được giao trong năm liệt kê những hồ sơ dự kiến phát sinh trong năm đồng thời căn cứ vào các Thông tư hướng dẫn về thời hạn bảo quản hồ sơ tài liệu của đã được ban hành để dự kiến thời hạn bảo quản cho hồ sơ dự kiến lập.
Văn thư cơ quan tổng hợp hồ sơ dự kiến phát sinh trong năm của các bộ phận, cán bộ, công chức chuyên môn lập thành bản dự thảo Danh mục hồ sơ của phòng, xin ý kiến của lãnh đạo phòng và gửi cho Văn phòng UBND.
Việc xây dựng Danh mục hồ sơ của UBND quận Tây Hồ phải coi cán bộ, công chức chuyên môn là đối tượng trọng tâm, phải đảm bảo mọi cán bộ, công chức đều tham gia xây dựng bởi vì cán bộ, công chức chuyên môn là người trực tiếp thực hiện nhiệm vụ nên là người nắm rõ nhiệm vụ nào sẽ phát sinh hồ sơ do vậy mới liệt kê hồ sơ được đầy đủ, sát thực tế và hạn chế tình trạng có nhiều hồ sơ có tên trong Danh mục được ban hành nhưng không phát sinh hoặc ngược lại có nhiều nhiệm vụ phát sinh hồ sơ nhưng không có trong Danh mục hồ sơ, đồng thời nâng cao nhận thức về vai trò, trách nhiệm của việc lập hồ sơ theo Danh mục hồ sơ khi giải quyết công việc.