2.2. Thực trạng công tác lập hồ tại Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ
2.2.2.1.Xây dựng danh mục hồ sơ
Theo Báo cáo cơ sở công tác văn thư năm 2020, có 12/12 phòng chuyên môn đã xây dựng được Danh mục hồ sơ.
Theo kết quả tìm hiểu, căn cứ chủ yếu để xây dựng Danh mục hồ sơ ở các phòng chuyên môn chủ yếu dựa vào Văn bản quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức và Quy chế công tác văn thư, lưu trữ, một căn cứ cơ bản và quan trọng nhất là Kế hoạch, nhiệm vụ công tác hàng năm của cơ quan lại ít được chú ý khi xây dựng Danh mục hồ sơ. Điều đó cho thấy một số cán bộ làm công tác văn thư không nắm rõ các căn cứ cần thiết khi xây dựng Danh mục hồ sơ hàng năm hay bản thân họ cũng không được triển khai, góp ý, lấy ý kiến khi cơ quan tiến hành xây dựng Danh mục hồ sơ hàng năm hay thậm chí họ cũng không biết trong đơn vị có Danh mục hồ sơ hoặc Danh mục hồ sơ là gì và được dùng để làm gì.
Cán bộ, công chức chưa nhận thức đúng về Danh mục hồ sơ cũng như chưa căn cứ vào Danh mục hồ sơ để lập hồ sơ. Thực tế cán bộ, công chức chỉ lập hồ sơ khi phát sinh công việc hay thậm chí có nhiều công chức chuyên môn không lập hồ sơ khi giải quyết công việc.
Theo quy định, mỗi năm căn cứ vào số lượng hồ sơ phát sinh, công chức chuyên môn cần đề xuất sửa đổi bổ sung để Danh mục hồ sơ được hoàn thiện sát với thực tế của đơn vị. Tuy nhiên hiện nay việc lập Danh mục hồ sơ ở các phòng chuyên môn thuộc UBND quận Tây Hồ đang xây dựng theo kiểu đối phó, để chấm điểm thi đua vào cuối năm nên chất lượng của Danh mục hồ sơ không có.
Một nguyên nhân quan trọng khác là UBND quận Tây Hồ chưa xây dựng được Danh mục hồ sơ nên thiếu văn bản hướng dẫn để các đơn vị triển khai xây dựng ở đơn vị mình. Lý do đưa ra là chưa có sự thống nhất giữa các phòng chuyên môn về trách nhiệm xây dựng Danh mục hồ sơ. Văn thư phòng Nội vụ cho rằng việc ban hành Danh mục hồ sơ cho UBND là nhiệm vụ của Văn phòng UBND bởi đây là cơ quan tham mưu, giúp việc cho UBND, hơn nữa việc thu thập, tổng hợp dữ liệu để xây dựng Danh mục hồ sơ cũng dễ dàng hơn. Tuy nhiên văn thư thuộc Văn phòng UBND quận Tây Hồ thì cho rằng việc tham mưu công tác vãn thư lưu trữ của UBND quận Tây Hồ thuộc phòng Nội vụ nên xây dựng Danh mục hồ sơ cho quận phải do phòng Nội vụ thực hiện.