nước, Chi cục Văn thư lưu trữ TP. Hà Nội; của phòng Nội vụ - cơ quan tham mưu về công tác văn thư lưu trữ trên địa bàn quận; của lãnh đạo hoặc có thể thực hiện kiểm tra chéo giữa các công chức chuyên môn thuộc phòng để tăng tính khách quan khi kiểm tra, đánh giá.
Sau khi kiểm tra cần có báo cáo kiểm tra, đánh giá đồng thời có những biện pháp cụ thể đối với mức độ hoàn thành nội dung công việc của mỗi công chức. Có thể đưa vào nội dung đánh giá kết quả thực hiện công việc vào cuối năm để có những khen thưởng và xử phạt phù hợp từ đó mới tạo động lực cho những người thực hiện tốt đồng thời tăng tính răn đe đối với đối tượng chưa quan tâm công tác lập hồ sơ.
3.1.5. Bổ sung, nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho bộ phận làmcông tác Văn thư Lưu trữ công tác Văn thư Lưu trữ
Trong mỗi cơ quan, đơn vị nhân viên văn thư lưu trữ là người nắm rõ nhất những quy định, quy trình, phương pháp của công tác lập hồ sơ. Để nâng cao chất lượng công tác lập hồ sơ thì cần quan tâm đến nhận thức của bộ phận làm công tác văn thư lưu trữ, bởi nếu nhân viên văn thư lưu trữ nhận thức đúng vai trò quan trọng của công tác này sẽ chủ động hơn trong việc tham mưu, đề xuất việc ban hành, triển khai, quán triệt các văn bản quy định, hướng dẫn công tác lập hồ sơ trong đơn vị. Đồng thời phải chú ý bổ sung, nâng cao trình độ của đội ngũ này để nâng cao khả năng tham mưu khi giải quyết công việc, cụ thể cần phải thực hiện những biện pháp sau:
Nội dung công tác văn thư được tổ chức thực hiện ở nhiều bộ phận trong cơ quan. Bộ phận văn thư chuyên trách thường đảm nhận các công việc như: Tiếp nhận, đăng ký, trình chuyển giao văn bản, sắp xếp, bảo quản và phục vụ việc tra cứu, sử dụng bản lưu văn bản; bảo quản và sử dụng con dấu. Các công việc khác như soạn thảo, ban hành văn bản, lập hồ sơ, tổ chức công văn lưu và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ các cấp. Bộ phận lưu trữ thực hiện thu thập tài liệu, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, thống kê, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ trong cơ quan. Như vậy, việc kiện toàn tổ chức bộ máy văn thư, lưu trữ chuyên trách cần phải được quan tâm sao cho phù hợp với những nội dung công việc như trên.
- Nâng cao trình độ năng lực cho đội ngũ cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ
Cần rà soát lại số lượng, chất lượng và vị trí việc làm của đội ngũ làm công tác văn thư, lưu trữ chuyên trách trên cơ sở tiêu chuẩn chức danh văn thư, lưu trữ đã được quy định trong các văn bản của Bộ Nội vụ. Đối với bộ phận làm công tác văn thư không thực hiện chế độ luân chuyển cán bộ theo quy định để tạo tâm lý ổn định cho người làm, từ đó có ý thức học hỏi nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ. Cần lập kế hoạch và tổ chức đào tạo, bồi dưỡng để nâng cao trình độ cho cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ chuyên trách, có thể cử nhân viên văn thư tham gia các lớp bồi dưỡng như của cán bộ, công chức chuyên môn về công tác lập hồ đồng thời tổ chức những khóa bổi dưỡng nâng cao nghiệp vụ của nhân viên văn thư như chứng chỉ bồi dưỡng Văn thư – Lưu trữ.
Đối với những cán bộ văn thư chưa được đào tạo đúng chuyên ngành cần tạo điều kiện để họ có thể tham gia các lớp hệ vừa làm vừa học trình độ cao đẳng, đại học hay các khóa bồi dưỡng Sơ cấp, Trung cấp Văn thư lưu trữ để nâng cao trình độ chuyên môn theo đúng yêu cầu của tiêu chuẩn chức danh đảm nhận.
Nội dung đào tạo bồi dưỡng kiến thức chuyên ngành văn thư, lưu trữ theo đúng quy định của pháp luật để cán bộ văn thư, lưu trữ làm tốt chức năng văn thư, lưu trữ mà còn phải có đạo đức nghề nghiệp, có tinh thần trách nhiệm và lòng yêu nghề.
- Ban hành các chế độ và thực hiện đúng chế độ đãi ngộ cho cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ.
Để cán bộ văn thư, lưu trữ yên tâm gắn bó với nghề nghiệp là phải có chính sách đãi ngộ thích đáng cho đội ngũ cán bộ văn thư, lưu trữ cụ thể như: Chế độ tiền lương, phụ cấp trách nhiệm, chế độ độc hại, nguy hiểm của ngành Lưu trữ, chế độ bồi dưỡng bằng hiện vật đối với người làm việc trong điều kiện có yếu tố nguy hiểm, độc hại và chế độ trang bị bảo hộ lao động là hết sức cần thiết.
Ngoài ra, do tính chất công việc đòi hỏi đội ngũ cán bộ văn thư, lưu trữ phải được bố trí ổn định và việc phân công nhiệm vụ cho cán bộ văn thư, lưu trữ phải hết sức cụ thể, rõ ràng phù hợp với trình độ để cán bộ văn thư, lưu trữ phát huy hết năng lực của mình phục vụ cho công việc, góp phần đưa công tác lập hồ sơ và giao nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ ngày càng khoa học, theo đúng quy định của nhà nước.