Thực trạng kế toán bán nhóm hàng máy vi tính tại công ty TNHH Trang Thiết bị và Vật tư Vĩnh Phúc theo chế độ kế toán hiện hành

b. Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của Công ty TNHH Một Thành Viên Trang

2.2.2. Thực trạng kế toán bán nhóm hàng máy vi tính tại công ty TNHH Trang Thiết bị và Vật tư Vĩnh Phúc theo chế độ kế toán hiện hành

2.2.1 Thực trạng kế toán bán nhóm hàng máy vi tính tại công ty TNHHTrang Thiết bị và Vật tư Vĩnh Phúc theo chuẩn mực kế toán hiện hành Trang Thiết bị và Vật tư Vĩnh Phúc theo chuẩn mực kế toán hiện hành

- Chuẩn mực số 01

Doanh nghiệp áp dụng các nguyên tắc cơ bản của chuẩn mực chung do Bộ tài chính ban hành. Và nguyên tắc cơ sở dồn tích là nguyên tắc chủ yếu mà DN áp dụng

- Chuẩn mực số 02

Hàng tồn kho được tính theo giá gốc, giá vốn hàng hóa xuất kho và hàng tồn kho được tính theo phương pháp bình quân gia quyền (bình quân cả kỳ dự trữ)

- Chuẩn mực số 14

Doanh thu được xác định thao giá trị hợp lý của các khoản thu đã hoặc sẽ thu được. Doanh thu phát sinh từ giao dịch được giao dịch bởi thỏa thuận giữa doanh nghiệp bên mua hoặc sử dụng tài sản. Nó được xác định bằng giá trị hợp lý của các khoản thu hoặc sẽ thu sau khi trừ các khoản chiết khấu thanh toán, giảm giá hàng bán và hàng bán bị trả lại.

Doanh thu được ghi nhận theo giá bán hàng hóa. Giá bán hàng hóa của doanh nghiệp được xác định theo nguyên tắc phải đảm bảo bù đắp được giá vốn, chi phí đã bỏ ra đồng thời đảm bảo cho doanh nghiệp có được khoản lợi nhuận định mức.

2.2.2. Thực trạng kế toán bán nhóm hàng máy vi tính tại công ty TNHHTrang Thiết bị và Vật tư Vĩnh Phúc theo chế độ kế toán hiện hành Trang Thiết bị và Vật tư Vĩnh Phúc theo chế độ kế toán hiện hành

2.2.2.1. Chứng từ kế toán

Công ty vận dụng hệ thống chứng từ kế toán do Bộ tài chính ban hành theo quyết định số 133/2016/TT-BTC. Tổ chức hệ thống chứng từ được quy định hướng

dẫn cách ghi chép vào các chứng từ, tổ chức luân chuyển, bảo quản chứng từ của công ty theo quy định hiện hành. Bao gồm các chứng từ sau

Phiếu xuất kho: Dùng làm căn cứ cho thủ kho xuất hàng và lập hóa đơn cho

khách hàng. Trên phiếu xuất kho chỉ ghi số lượng hàng bán, không ghi số tiền thực bán. Số lượng trên phiếu xuất kho và trên hóa đơn GTGT phải trùng nhau để thuận lợi cho việc kiểm tra đối chiếu.

Hóa đơn GTGT: Căn cứ vào phiếu xuất kho, kế toán viết hóa đơn GTGT.

Hóa đơn GTGT được lập thành 3 liên: Liên 1: Lưu tại quyển gốc

Liên 2: Giao cho khách hàng. Liên 3: Lưu tại phòng kế toán.

Phiếu thu: Khi khách hàng thanh toán tiền hàng, căn cứ vào số tiền trả kế toán

viết phiếu thu. Phiếu thu được lập thành 2 liên: Liên 1: Giao cho người nộp tiền.

Liên 2: Phòng kế toán thu.

Phiếu chi: Kế toán lập nhằm xác định số tiền mặt thực tế chi khi chi phí phát

sinh liên quan đến bán hàng. Là căn cứ xác định chi phí bán hàng.

Bảng kê hoá đơn hàng hoá bán ra: là bảng tổng hợp hoá đơn chứng từ hàng

hoá dịch vụ bán ra trong ngày, liệt kê những mặt hàng được bán ra theo trình tự thời gian.

Biên bản thu hồi hoá đơn giá trị gia tăng: là chứng từ được lập khi hàng hoá

tại công ty để xác nhận quá trình thu hồi hoá đơn đã in cho khách hàng lúc mua sản phẩm. Và là căn cứ để nhập kho lại hàng hoá và trả tiền cho khách.

Giấy báo có là chứng từ được gửi tới ngân hàng để xác nhận khoản tiền thanh

toán của khách hàng đã chuyển vào tài khoản của công ty.

Kế toán bán buôn: Phòng kinh doanh sẽ thảo hợp đồng và viết hoá đơn GTGT.

Hoá đơn GTGT tại công ty được lập làm 3 liên đặt lên giấy than viết một lần: Liên 1 (màu xanh) lưu tại quyển gốc (làm căn cứ ghi sổ kế toán), liên 2 (màu đỏ) giao cho khách hàng, liên 3 (màu tím) làm căn cứ thanh toán. Hoá đơn được chuyển cho kế toán, kế toán căn cứ vào hoá đơn lập phiếu xuất kho. Kế toán lập xong hoá đơn

sẽ trình cho kế toán trưởng và giám đốc. Người mua sau khi nhận đủ hàng, kiểm tra hàng ký nhận vào hoá đơn.

Trình tự luân chuyển chứng từ

Khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng, chứng từ được lập để phản ánh nội dung kinh tế của các nghiệp vụ tại thời điểm phát sinh. Các chứng từ sẽ được kiểm tra về mặt nội dung, quy cách theo quy định của công ty. Nếu chứng từ hợp lý sẽ được chuyển phòng kế toán và các bộ phận liên quan khác. Kế toán có trách nhiệm ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung và chứng từ đó được lưu tại công ty.

Kế hoạch luân chuyển chứng từ được thiết lập sẵn cho quá trình vận động của chứng từ nhằm phát huy đầy đủ chức năng thông tin và kiểm tra của chứng từ cụ thể trình tự luân chuyển của phiếu xuất kho và hóa đơn GTGT như sau:

• Trình tự luân chuyển chứng từ phiếu xuất kho

Phiếu xuất kho được gọi là chứng từ thực hiện, vì nó chứng minh cho nghiệp vụ về xuất kho một loại hàng tồn kho nào đó. Phiếu xuất kho này do ông Đỗ Hoàng Long (kế toán bán hàng) viết khi có một nghiệp vụ mua hàng phát sinh. Và trình tự luân chuyển phiếu xuất kho được thực hiện như sau:

B1: Khách hàng có nhu cầu mua hàng lập xin xuất hoặc ra lênh xuất

B2: Chuyển cho người phụ trách kế toán (kế toán trưởng) của công ty là bà Vũ Thị Thanh Bình xem xét và duyệt

B3: Ông Đỗ Hoàng Long - Kế toán bán hàng căn cứ vào đề nghị xuất hoặc lệnh xuất tiến hành lập phiếu xuất kho

B4: Chuyển phiếu xuất kho cho thủ kho tiến hành xuất hàng

B5: Khi nhận phiếu xuất kho chuyển cho phụ trách kế toán chính của công ty kí duyệt chứng từ rồi ghi sổ kế toán

B6: Trình phiếu xuất kho cho ông Dương Thùy Dương- Giám đốc ký duyệt chứng từ (vì chứng từ được xét duyệt ngay từ đầu nên giám đốc chỉ kiểm tra lại và kí duyệt

B7: Kế toán bán hàng sẽ tiến hành bảo quản và lưu giữ chứng từ

• Trình tự luận chuyển hóa đơn giá trị gia tăng

Kế toán bán hàng (ông Đỗ Hoàng Long) tiến hành lập hóa đơn GTGT theo 3 liên, sau đó trình phụ trách kế toán (kế toán trưởng) công ty (Vũ Thị Thanh Bình) ký duyệt (3 liên), giữ liên 1 và chuyển liên 2,3 cho kế toán bán hàng và khách hàng kí xác nhận, khách hàng giữ liên 2 và kế toán bán hàng giữ liên 3, kế toán ghi sổ, sau đó kế toán bán hàng lưu giữ.

2.2.2.2. Tài khoản kế toán

- TK 511: “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ”: Kế toán mở sổ chi tiết TK 511 để theo dõi tính hình tiêu thụ

- TK 632: “Giá vốn hàng bán”: Dùng để phản ánh trị giá hàng bán đã tiêu thụ trong kỳ.

- TK 131: “Phải thu khách hàng”: Theo dõi các khoản phải thu của khách hàng, tình hình các khoản nợ và thanh toán của khách hàng được mở trên sổ chi tiết TK 131.

- TK 156: “Hàng hóa”: được theo dõi chi tiết cho từng loại mặt hàng như TK 156.01- máy tính để bàn

TK 156.0101- DELL Vostro AVD TK 156.0102 – HPHP P6- 2111L ……

TK 156.02 – máy tính xách xách tay TK 156.0201- HP H431-A2N27PA

TK 156.0202- Acer Aspire Acer AS4752- 243G6 TK 156.0203- Asus X44H-VX196

…..

Ngoài ra kế toán còn sử dụng một số tài khoản như: - TK 333: Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước. TK 3331: Thuế GTGT phải nộp.

TK 33311: Thuế GTGT đầu ra. - TK 111: Tiền mặt.

- TK 112: Tiền gửi ngân hàng.

- Tài khoản 521 “Chiết khấu thương mại”

2.2.2.3. Phương pháp kế toán

Trong tháng 10/2020, tại Công ty TNHH Trang Thiết bị và Vật tư Vĩnh Phúc đã phát sinh các khoản doanh thu bán hàng: máy tính xách tay, máy tính để bàn,...

Công ty đã chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở hữu sản phẩm cho người mua

Công ty không còn nắm giữ quyền quản lý hàng hóa như người sở hữu hàng hóa hoặc quyền kiểm soát hàng hóa.

Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn. Doanh ngiệp đã thu được hoặc sẽ thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch bán hàng.

* Kế toán bán lẻ

Công ty bán hàng cho các công ty khác, hoặc các cá nhân, cửa hàng, …Hàng hoá được giao trực tiếp cho khách hàng tại kho, quầy của công ty theo phiếu xuất kho. Sau khi lập hóa đơn GTGT xong, kế toán bán hàng thu tiền khách hàng theo số tiền ghi trong hóa đơn, lập một liên phiếu thu cho khách hàng ký, chuyển cho kế toán trưởng ký, sau đó phiếu thu do kế toán bán hàng lưu giữ.

Ví dụ: Ngày 04/10/2020, Công ty xuất bán 1 máy vi tính hiệu Acer Aspire

Acer AS4752- 243G6 cho chị Nguyễn thị Quỳnh Hương (Số 87, Ngõ 88, Phố Võ Thị Sáu, Phường Thanh Nhàn, Quận Hai Bà Trưng, Hà Nội) Giá xuất kho 9.190.000đ, đơn giá 10.700.000đ chưa bao gồm thuế GTGT. Thuế suất thuế GTGT là 10%(Theo HĐGTGT số 055393) (Phụ lục số 5). Khách hàng thanh toán ngay bằng tiền mặt.

Khi phát sinh nghiệp vụ: Căn cứ vào phiếu xuất kho kèm theo hóa đơn GTGT,

liên 2 màu đỏ giao cho khách hàng, kế toán tiến hành viết phiếu thu thu tiền từ khách hàng. Dựa vào hai chứng từ là phiếu xuất kho và hóa đơn GTGT kế toán vào sổ nhật ký chung (Phụ lục số 11). Sau đó phản ánh vào sổ cái các tài khoản 511 (phụ lục số 13); Căn cứ vào hóa đơn giá trị gia tăng kế toán viết phiếu thu (phụ lục

số 6) và ghi vào sổ cái tài khoản 111 (Phụ lục số 15), sổ cái TK 156 (Phụ lục số

14), sổ cái TK 632 (Phụ lục số 12).

* Trình tự hạch toán: Với nghiệp vụ phát sinh trên, kế toán hạch toán như sau: - Giá vốn hàng bán, kế toán ghi:

Nợ TK 632: 9.190.000đ

Có TK 156(15602): 9.190.000đ - Ghi nhận doanh thu, kế toán ghi: Nợ TK 111: 11.770.000đ

Có TK 3331: 1.070.000đ Có TK 511: 10.700.00đ

* Kế toán bán buôn

Công ty bán hàng cho các công ty khác, hoặc các cá nhân, cửa hàng với số lượng lớn. Hại bên ký kết hợp đồng mua bán. Hàng hóa được giao dựa theo số lượng trên hợp đồng và phiếu xuất kho. Căn cứ vào HĐGTGT, GBC kế toán tiền hành ghi số nhật ký chung và sổ chi tiết TK511. Sau đó căn cứ vào số liệu đã ghi trên sổ nhật ký chung để ghi vào sổ cái TK 511.

Ví dụ: Ngày 20/10/2020, xuất kho bán 20 máy tính Monitorsamsung 17’’LCD

cho Trung tâm Thông tin Thư viện, Đại học Quốc gia Hà Nội địa chỉ: 144 Xuân Thủy, Cầu Giấy, Hà Nội với giá xuất kho 6.320.000đ, giá bán chưa thuế là 6.512.000đ. Thuế suất thuế GTGT là 10%(theo HĐGTGT số 0055403). Chiết khấu thương mại dành cho khách hàng 2%. Khách hàng đã thanh toán bằng tiền mặt 50%, số còn lại thanh toán qua chuyển khoản. Chi phí vận chuyển bên mua chịu.

Khi phát sinh nghiệp vụ: kế toán căn cứ vào hợp đồng mua bán hàng hóa (phụ lục số 10); và phiếu xuất kho (Phụ lục số 08), kế toán tiến hành ghi hóa đơn GTGT, GBC của ngân hàng ( Phụ lục số 09),.Dựa vào các chứng từ trên kế toán tiến hành ghi vào sổ nhật ký chung

(phục lục số 11) Sau đó phản ánh vào sổ cái các tài khoản 511 (phụ lục số 13); Căn cứ vào hóa đơn giá trị gia tăng kế toán viết phiếu thu và ghi vào sổ cái tài khoản 111

(Phụ lục số 15), sổ cái TK 156 (Phụ lục số 14), sổ cái TK 632 ( Phụ lục số 12).

* Trình tự hạch toán: Với nghiệp vụ phát sinh trên, kế toán hạch toán như sau: - Ghi nhận giá vốn hàng bán, kế toán ghi:

Nợ TK 632: 126.400.000đ

Có TK 156(15601): 126.400.000đ - Ghi nhận doanh thu, kế toán ghi: Nợ TK 111: 70.199.360đ

Nợ TK 112: 70.199.360đ Nợ TK 521: 2.604.800đ

Có 511: 130.240.000đ Có 3331: 12.763.520đ

* Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu

Công ty TNHH Một Thành Viên Trang Thiết Bị và Vật Tư Y Tế Vĩnh Phúc không áp dụng các hình thức chiết khấu thương mại hay giảm giá hàng bán, mặt

khác hàng hóa của công ty cũng không chịu thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu. Do đó khoản giảm trừ doanh thu của công ty chỉ có hàng bán bị trả lại.

Kế toán hàng bán bị trả lại: Doanh thu của hàng bán bị trả lại là doanh thu của số hàng đã xác định là tiêu thụ nhưng bị khách hàng trả lại. Tại công ty, số hàng bán bị trả lại phần lớn do không đúng quy cách, chất lượng.

 Chứng từ sử dụng: Biên bản trả lại hàng, hoá đơn GTGT, Phiếu nhập kho hàng

bán bị trả lại và các chứng từ liên quan khác

 Phương pháp tính:

+ Trường hợp Công ty đã xuất hoá đơn, người mua đã nhận hàng nhưng sau đó người mua phát hiện hàng hoá không đúng quy cách, chất lượng phải trả lại toàn bộ hay một phần hàng hoá. Khi phát sinh nghiệp vụ hàng bán bị trả lại, bên mua hàng lập “Biên bản trả lại hàng” ghi lý do trả lại hàng, kèm theo “Hoá đơn GTGT” photo của lô hàng đó, kế toán kho hàng sẽ lập “Phiếu nhập kho hàng bán bị trả lại” và hạch toán vào tài khoản 5212 - Hàng bán bị trả lại. Nghiệp vụ này sẽ làm giảm doanh thu bán hàng của công ty.

+ Trường hợp công ty đã xuất hàng và lập hoá đơn, người mua chưa nhận hàng nhưng phát hiện hàng hoá không đúng quy cách, chất lượng phải trả lại toàn bộ hàng hoá hoặc một phần hàng hoá, khi trả lại hàng bên mua và công ty phải lập biên bản ghi rõ loại hàng hoá, số lượng, giá trị chưa có thuế GTGT, tiền thuế GTGT, lý do trả lại hàng theo hoá đơn bán hàng (Số, ký hiệu, ngày tháng của hoá đơn) đồng thời kèm theo hoá đơn gửi trả lại cho công ty để công ty lập lại hoá đơn GTGT cho số hàng hoá đã nhận, và làm căn cứ cho công ty điều chỉnh doanh thu và thuế GTGT đầu ra.

Ví dụ: Ngày 25/10/2020, công ty xuất bán 5 máy vi tính HPHP P6- 2111L cho

công ty TNHH Viễn Thông 3T Việt Nam địa chỉ: Số 111, ngõ 325 đường Kim Ngưu, tổ 14D, Phường Thanh Lương, Quận Hai Bà Trưng, Hà Nội. Giá xuất kho 7.515.000đ. Đơn giá 7.636.363đ chưa bao gồm thuế GTGT. Thuế suất thuế GTGT 10%. Công ty đã thanh toán đầy đủ bằng tiền mặt. Ngày 27/10/2020 công ty phát hiện có 2 máy tính không đúng mẫu mã như đã quy định nên đã trả lại. Công ty đã nhận lại 2 máy tính trên và hoàn trả lại số tiền mua máy. Chi phí phát sinh để nhập lại 2 máy tính trên là 200.000đ.

Dựa vào các chứng từ trên kế toán tiến hành ghi vào sổ nhật ký chung (phục lục số 11)

Sau đó phản ánh vào sổ cái các tài khoản 511 (phụ lục số 13); Căn cứ vào hóa đơn giá trị gia tăng kế toán viết phiếu thu (phụ lục số 10) và ghi vào sổ cái tài khoản 111

(Phụ lục số 15), sổ cái TK 156 (Phụ lục số 14), sổ cái TK 632 (Phụ lục số 12)

* Trình tự hạch toán: Với nghiệp vụ phát sinh trên, kế toán hạch toán như sau: - Ngày 25/10/2020

+ Ghi nhận giá vốn hàng bán, kế toán ghi: Nợ TK 632: 37.575.000

Có TK 156(15601): 37.575.000 + Ghi nhận doanh thu, kế toán ghi: Nợ TK 111: 42.000.000 Có TK 511: 38.181.815 Có TK 3331: 3.818.185 - Ngày 27/10/2020 + Nợ TK 5212: 15.272.726 Nợ TK 3331: 1.527.274 Có TK 111: 16.800.000

-Đồng thời nhập kho lại 2 máy tính đó kế toán ghi +Nợ TK 156:15.030.000

Có TK 632:15.030.000 + Nợ TK641: 200.000

Có TK 111: 200.000

Có rất nhiều hình thức bán hàng khác như là bán buôn qua kho, bán buôn theo hình thức gửi hàng cho khách hàng hay bán đại lý. Tuy nhiên, tại công ty TNHH Một Thành Viên Trang Thiết Bị và Vật Tư Y Tế Vĩnh Phúc hiện tại chủ yếu sử dụng 3 hình thức vừa nêu ở trên do quy mô công ty nhỏ, số lượng hàng hóa không nhiều, ít đơn đặt hàng.

2.2.2.4 Sổ kế toán

Kế toán bán hàng máy vi tính công ty TNHH Một Thành Viên Trang Thiết Bị và Vật Tư Y Tế Vĩnh Phúc áp dụng hình thức nhật ký chung, vì thế có các sổ sách kế toán sau

-Sổ nhật ký chung: hằng ngày căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dùng

làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ nhật kí chung.

(phụ lục số 11)

- Sổ nhật ký mua hàng: là sổ kế toán dùng để ghi chép tổng hợp các nghiệp vụ