CHƯƠNG 1 : TỔNG QUAN VỀ CÔNG TÁC GIAO NHẬN TẠI KHO PHÂN PHỐI
2.3.1.Quy trình giao nhận hàng hoá tuyến Bắc Ninh – Yên Phong tại kho phân phối Vietnam Post
2.3. Thực trạng tổ chức giao nhận tại kho phân phối Vietnam Post Bắc Ninh
2.3.1.Quy trình giao nhận hàng hoá tuyến Bắc Ninh – Yên Phong tại kho phân phối Vietnam Post
phối Vietnam Post
Tuyến đường Bắc Ninh – Yên Phong là tuyến đường nội tỉnh nên sẽ có 3 chuyến xe trong ngày với thời gian lượt đi: 6h, 13h30, 18h và thời gian lượt về thường sau 2- 2,5 tiếng phụ thuộc vào thời gian di chuyển và xếp dỡ hàng. Truờng hợp lượng hàng nhiều không thể vận chuyển hết trong 1 chuyến sẽ được tăng cường thêm 1 chuyến ngày sau lượt xe về của chuyến đầu tiên trong ngày.
Xe vận chuyển của tuyến đường Bắc Ninh – Yên Phong thuộc quản lý của kho phân phối Bắc Ninh nên xe sẽ lấy hàng từ kho phân phối giao đến các điểm bưu cục nhận trên tuyến đường và lấy hàng quay lại kho phân phối.
2.3.1.1. Quy trình giao hàng tại kho phân phối Vietnam Post Bắc Ninh
Quy trình giao hàng tại kho phân phối Vietnam Post bao gồm 4 bước:
Bước 1: Lấy hàng
Bước 2: Dỡ hàng và xác nhận hàng Bước 3: Xếp hàng lên xe vận chuyển
Bước 4: In phiếu giao hàng, ký và xác nhận số lượng - Diễn giải quy trình:
- Bước 1: Lấy hàng
Hàng sẽ được lấy từ khu vực để hàng Yên Phong và di chuyển đến khu vực giao hàng.
Hình 2.3.2. Khu vực để hàng Yên Phong.
- Bước 2: Dỡ hàng và xác nhận hàng
Nhân viên sẽ tạo 1 chuyến thư mới trên phần mềm quản lý của Vietnam Post để xác nhận hàng xuất kho.
Hình 2.3.3. Phần mềm quản lý tại kho Vietnam Post
Sau khi tạo chuyến thư sẽ tiến hành dỡ hàng từ lồng hàng xuống băng chuyền và một nhân viên sẽ phục trách quét mã vạch được dán trên hàng vào phần mềm.
Đối với những hàng có kích thước to hoặc khối lượng lớn không thể dùng sức người sẽ được chuyển trực tiếp lên xe vận chuyển bằng xe nâng của kho.
- Bước 3: Xếp hàng lên xe vận chuyển
Sau khi hàng được xếp dỡ xuống băng chuyền và quét mã vạch sẽ được xếp từ băng chuyền vào xe đến khi đầy hoặc hết hàng của tuyến.
Hình 2.3.5. Xếp hàng từ băng chuyển lên xe vận chuyển.
- Bước 4: In phiếu giao hàng, ký và xác nhận số lượng
Sau khi xếp hết hàng lên xe hoặc xếp hàng đầy xe nhân viên sẽ đóng chuyến thư, in phiếu giao hàng, ký xác nhận với tài xế và kết thúc quá trình giao hàng.
Hình 2.3.6. Phiếu giao hàng tuyến Bắc Ninh - Yên Phong.
2.3.1.2. Quy trình nhận hàng tại kho phân phối Vietnam Post Bắc Ninh
Tuỳ thuộc thời gian di chuyển và thời gian xếp dỡ của khu vực Yên Phong mà xe vận chuyển sẽ quay lại trong thời gian từ 2 – 2,5 tiếng tại thời điểm bắt đầu di chuyển từ kho Bắc Ninh. Do hàng từ Yên Phong về sẽ gồm nhiều loại hàng và được phân phối theo các tuyến đường khác nhau nên quy trình sẽ bao gồm 3 bước:
Bước 1: Nhận hàng và xác nhận số lượng Bước 2: Phân loại hàng
Bước 3: Cất hàng
Diễn giải quy trình:
- Bước 1: Nhận và xác nhận số lượng
Hình 2.3.7. Số liệu chuyến hàng đến.
Nhân viên sẽ lấy số liệu chuyến hàng đến qua phần mềm quản lý hoặc quét mà vạch trên phiếu giao nhận hàng hoá ( hình 2.3.6). Hàng sẽ được bốc dỡ từ trên xe vận chuyển xuống băng chuyền và quét mã vạch trên hàng (hình 2.3.4) để xác nhận số lượng.
Hình 2.3.8. Dỡ hàng xuống băng chuyền. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Bước 2: Phân loại hàng
Hàng sẽ được chia làm 2 loại: kiện hàng và hàng đóng trong bao tải. Kiện là những loại hàng có kích thước trên 30cmx20cm. Hàng đóng trong bao tải là những loại hàng nhỏ có kích thước dưới 30cmx20cm.
Đối với hàng kiện sẽ được di chuyển tiếp trên băng chuyền để phân loại. Hàng sẽ được chia theo từng khu vực theo địa chỉ nhận hoặc theo khu vực chuyến hàng tiếp theo.
Hình 2.3.9. Phân loại kiện hàng theo khu vực.
Đối với hàng đóng trong bao tải sẽ được chuyển sang khu vực phân loại hàng nhỏ. Nhân viên sẽ dỡ hàng trong bao và tiếp tục phân loại theo từng khu vực nhận hàng. Sau khi phân loại xong tiến hành xác nhận số lượng và đóng bao theo từng khu vực. Hàng đóng trong bao sẽ được tạo mã đơn riêng bao gồm số lượng và trọng lượng.
Hình 2.3.10. Khu vực phân loại hàng trong bao.
- Bước 3: Cất hàng
Đối với hàng kiện sau khi phân loại xong nếu lồng đầy hàng, lồng hàng sẽ được đẩy sang khu vực để hàng Yên Phong và đẩy lồng hàng rỗng vào khu vực phân loại vừa lấy đi. Với trường hợp lồng hàng chưa đầy sẽ được để nguyên vị trí để xếp hàng cho chuyến tiếp ttheo.
Đối với hàng đóng trong bao tải cũng như vậy. Hàng sau đi đóng vào bao xong được xếp lên lồng và đẩy vào vị trí để hàng Yên Phong và đẩy lồng rỗng vào vị trí vừa lấy lồng.
Mặc dù quy trình giao nhận được chia theo từng bước nhưng trên thực tế để đảm bảo quá trình giao nhận được diễn ra thuận lợi và hiệu quả thì các bước được thực hiện cùng lúc do các nhân viên phụ trách từng công việc. Các bước đều được đan xen với nhau tuỳ thuộc vào trình độ và kinh nghiệm của nhân viên để có thể rút gọn quá trình giao nhận nhằm tối ưu thời gian hoạt động mà vẫn đem đến hiệu quả năng suất làm việc.