CHƯƠNG 1 : TỔNG QUAN VỀ CÔNG TÁC GIAO NHẬN TẠI KHO PHÂN PHỐI
2.1.6.Quy chế hoạt động của công ty
Quy chế là gì?
Quy chế là chế độ được quy định bởi 1 cơ quan, tổ chức có thẩm quyển trong 1 phạm vi nhất định được ban hành có văn bản và có hiệu lực thi hành trong phạm vi cơ quan tổ chức đó.
- Quy chế ban hành được đảm bảo 3 yếu tố:
+ Tính hợp pháp: phù hợp với các quy định của pháp luật, không trái pháp luật + Tính thực tiễn: phù hợp với yêu cầu quản lý điều hành, phù hợp với hoạt động tổ chức trong từng lĩnh vực cụ thể
+ Tính hiệu quả: tạo hành lang pháp lý cho tổ chức, góp phần tích cực vào công tác quản lý điều hành cũng như toàn bộ hoạt động của tổ chức, khi được áp dụng phải được mọi người tôn trọng và quán triệt thực thi
Quy chế hoạt động của doanh nghiệp qua các lần họp cổ đông đã được chỉnh sửa và bổ sung để phù hợp với hoạt động của doanh nghiệp và được tất cả nhân viên chấp hành đúng quy chế này.
- Nhiệm vụ của chủ tịch hội đồng quản trị
+ Chấp hành nghị quyết của đại hội cổ đông và hội đồng quản trị + Chịu trách nhiệm điều hành công ty
+ Tổ chức đại hội, họp thường niên đúng định kì - Nhiệm vụ của giám đốc công ty
+ Chấp hành nghị quyết đại hội cổ đông
+ Giám đốc chịu trách nhiệm chung mọi hoạt động của công ty + Kí kết các hợp đồng kinh tế, kiểm soát quản lý tài chính công ty + Giám đốc chịu trách nhiệm trước hội đồng quản trị
+ Giám đốc công ty có quyền ủy quyển cho phó giám đốc khi giám đốc đi công tác vắng mặt hoặc các công việc cần thiết
+ Tổ chức nhân sự, bộ máy, quy chế trả lương, thưởng, quy chế khoán cho đội và các quy chế khác
- Nhiệm vụ của phó giám đốc
Là người giúp việc cho giám đốc có quyền và nghĩa vụ như sau: + Quản lý, kiểm soát quá trình của 1 lô hàng vận chuyển
+ Phó giám đốc chịu trách nhiệm trước giám đốc và pháp luật về việc mà mình được giám đốc ủy quyền hoặc đã làm
- Nhiệm vụ, trách nhiệm của các phòng nghiệp vụ của công ty - Phòng sale logistics hay phòng dịch vụ khách hàng + Tìm kiếm khách hàng có nhu cầu xuất hoặc nhập hàng hóa
+ Đi gặp khách hàng để thỏa thuận, thương lượng về giá cả chốt được giá cuối cùng mà 2 bên thấy hợp lý để tiến hành vận chuyển hàng hóa
+ Thu thập đầy đủ thông tin của lô hàng để chuẩn bị các chứng từ thủ tục thông quan hàng hóa
+ Chăm sóc khách hàng thường xuyên liên tục để không bị ngắt quãng về thông tin cung cấp cho khách hàng đảm bảo được tiến độ công việc một cách nhanh chóng và thuận tiện nhất
- Phòng customer là phòng hỗ trợ phòng sale logistics
+ Tiếp nhận thông tin của khách hàng từ phòng sale để tiến hành làm các chứng từ để thông quan hàng hóa
+ Hai phòng sale và customer thường xuyên trao đổi thông tin để hỗ trợ nhau 1 cách tốt nhất
+ Phòng customer có trách nhiệm liên hệ với các đại lý để book tàu, check ngày tàu đi, tàu đến....
- Phòng forworder là phòng trực tiếp làm việc với hãng tàu để thông quan hàng hóa
+ Chuẩn bị các chứng từ để tiến hành thông quan đối với từng loại hàng hóa + Ngoài ra phòng forworder cũng phải tìm kiếm thêm khách hàng về nội địa để thêm thu nhập cho công ty cũng như cho bản thân. Đồng thời cũng là người trực tiếp làm việc với khách hàng để làm thủ tục vận chuyển nội địa, cũng là phòng kết hợp với bên hiện trường để thông quan hàng hóa
- Phòng kế toán là phòng tổng hợp lại các lô hàng và tiến hành thanh toán cho các chi phí mà bên công ty bỏ ra ví dụ trucking, hải quan...
+ Là phòng giải quyết các vấn đề về chi phí của công ty.
+ Có trách nhiệm báo cáo với cấp trên về tình hình tài chính của công ty.