1 .Tổng quan hoạt động giao nhận trong Logistics
3.3. Quy trình chung về nghiệp vụ giao nhận hàng hóa xuất
khẩu FCL tại công ty
ST
T Bước công việc Nhânthực hiện viên Giấy tờ, chứng từ 1 Nhận yêu cầu từ phía
khách hàng - Nhân viênSale -Booking Request từphía khách hàng
2 Lập Booking Request
gửi cho hãng tàu - Nhân viênchứng từ -Booking Request
3 Nhận Booking Note
từ hãng tàu - Nhân viênchứng từ - Booking Note &Empty Container Delivery Oder
4 Đến bãi chọn vỏ container, mang cho khách đóng hàng và hạ hàng về cảng
- Nhân viên hiện trường - Nhân viên vận tải nội địa
- Lái xe - Lệnh cấp vỏ container - EIR - Phiếu hạ hàng 5 Gửi Shipping Instruction và VGM cho hãng tàu để lập B/L - Nhân viên
chứng từ - Instruction (SI)Shipping -VGM
6 Làm thủ tục Hải
Quan - Nhân viên khaihải quan - Nhân viên hiện trường
- Tờ khai hải quan - Commercial Invoice
- Packing List
- Giấy giới thiệu của công ty xuất khẩu - Giấy phép đầu tư
7 Ứng trước tiền cho khách hàng thanh toán với hãng tàu
- Nhân viên chứng từ - Nhân viên kế toán - Debit Note - Các chứng từ, hoá đơn, biên lai liên quan
8 Hãng tàu phát hành
B/L gốc - Nhân viênchứng từ của hãng tàu
- Master B/L
9 Phát hàng House B/L và tập hợp chứng từ, xuất hóa đơn cho khách hàng - Nhân viên chứng từ - Nhân viên kế toán - House B/L - Các chứng từ, các biên lai, hóa đơn - Debit Note, hóa đơn đỏ
3.3.2 Diễn giải quy trình
Bước 1. Nhận yêu cầu từ phía khách hàng
Người xuất khẩu gửi thông tin về lô hàng và yêu cầu đặt tàu cho công ty FWD, bao gồm:
- Số lượng và loại container cần đặt
- Thời gian sẵn sàng làm hàng
- Thời gian khởi hành dự kiến của tàu (ETD)
- Thời gian tàu đến cảng dự kiến (ETA)
- Cảng đi và cảng đến
Bước 2: Lập Booking Request gửi cho hãng tàu
Công ty FWD sau khi đã nhận được thông tin từ phía khách hàng, tiến hành làm thủ tục xuất khẩu lô hàng nguyên cont sẽ tiến hành đảm nhiệm việc liên hệ với các hãng tàu để kiểm tra lịch tàu, xin báo giá cước biển, sau đó sẽ chọn ra 1 hãng tàu có báo giá phù hợp nhất để tiến hành thực hiện quy trình xuất khẩu cho lô hàng, rồi sau đó gửi báo giá cho khách hàng của mình (người xuất khẩu).
Công ty FWD sẽ gửi Booking Request cho hãng tàu. Nội dung của Booking Request bao gồm: Số lượng cont, kiểu loại cont, Gross Weight, Net Weight, ETD/ETA,…
Hiện nay 1 số hãng tàu lớn Maersk, Hapag Lloyd, CMA CGM, ONE in báo giá trên trang web bằng cách đăng nhập tài khoản.
Bước 3: Nhận Booking Note từ hãng tàu
Sau khi hãng tàu nhận được Booking Request từ bên công ty FWD và hai bên đã chốt được giá cước biển phù hợp. Công ty FWD sẽ gửi giá cước biển về lại cho khách hàng (người xuất khẩu).
Công việc của hãng tàu là chuẩn bị Booking Note để gửi lại Booking Note cho công ty FWD. Nội dung của Booking Note:
- Tên tàu
- Container của hãng - Địa chỉ hãng tàu - Số lượng cont - ETD - Cảng đích - Closing Time - Nơi cấp container - Ngày cấp - Nơi hạ bãi
Công ty FWD mua cước biển của hãng tàu và bán lại cước cho khách hàng của mình (người xuất khẩu). Thông thường cước biển hãng tàu bán cho FWD sẽ nhỏ hơn giá cước biển hãng tàu bán cho khách hàng riêng lẻ, điều này là do các công ty FWD book nhiều chỗ trên tàu vì phục vụ cho nhiều khách hàng sẽ được giá cước tốt hơn khi các khách hàng tự book chỗ trên tàu.
Người xuất khẩu sẽ tiến hành hoàn thiện các giấy tờ khác dựa theo thông tin trên Booking Note, sau khi hoàn thiện người xuất khẩu sẽ gửi lại cho nhân viên chứng từ để làm các thủ tục tiếp theo. Các giấy tờ bao gồm:
- Commercial Invoice
- Sales Contract
- Packing List
Trong trường hợp có sự ủy quyển, FWD sẽ tiến hành xin cấp Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O), mua bảo hiểm cho hàng hóa dựa theo các yêu cầu chi tiết của người xuất khẩu.
Một mặt gửi Booking Note cho người xuất khẩu, mặt khác nhân viên hiện trường sẽ mang Booking Note và lệnh cấp vỏ container lên hãng tàu để làm thủ tục đổi lệnh cấp vỏ container. Nhân viên hiện trường của công ty khi đến hãng tàu sẽ xuất trình các giấy tờ sau tại
- Booking Note
- Lệnh cấp vỏ container
Tiếp theo đó sẽ đóng phí chì tại quầy kế toán và nhận lệnh cấp vỏ container. Sau khi đổi lệnh thành công, nhân viên sẽ phải kiểm tra, đối chiếu lại các thông tin trên lệnh so với Booking Note (bãi lấy vỏ, cảng hạ hàng, số lượng vỏ,..), nếu có sai sót sẽ báo ngay cho hãng tàu để sửa lại thông tin trên lệnh.
Bước 4: Đến bãi chọn vỏ container, mang cho khách đóng hàng và hạ hàng về cảng
Tiếp sau đó, nhân viên hiện trường mang lệnh cấp vỏ container cùng với giấy giới thiệu (nếu cần) đến bãi ghi trên Booking Note làm thủ tục lấy vỏ tại bãi: đổi lệnh lấy vỏ của hãng tàu, nộp tiền nâng vỏ. Khi đến bãi chứa container, nhân viên hiện trường sẽ gặp nhân viên tại bãi để kiểm tra thông tin và vị trí của các container rỗng. Dựa vào thông tin này, nhân viên hiện trường sẽ tìm vị trí container rỗng, chọn vỏ sao cho phù hợp với yêu cầu của khách hàng và kiểm tra tình trạng của container, bao gồm: trình trạng bên ngoài (sườn trái, sườn phải, phía trước, phía sau, hai cánh cửa, bốn trục cánh cửa, tay khóa, gầm sàn) và tình trạng bên trong (mặt sàn, sườn trái, sườn phải, nóc, mùi của container) cần chọn những vỏ không bị biến dạng, không méo, bẹp, phồng, không bị thủng, rách hay là bị cong vênh, sàn không bị xước, không có mùi,...
Sau khi chọn được vỏ phù hợp và ghi chú lại, nhân viên sẽ tiến hành đem lệnh cấp container rỗng đến phòng điều độ của hãng tàu tại bãi để đổi lấy lệnh lấy container và đóng phí nâng hạ. Ở bước này phòng điều độ ở cảng sẽ giao cho nhân viên hiện trường phiếu giao nhận container (EIR) và số lượng chì tương ứng với số lượng container có kí tên của nhân viên điều độ cho phép lấy container rỗng. Tại thời điểm làm thủ tục lấy vỏ, một số bãi sẽ không cấp hóa đơn thu phí nâng vỏ luôn mà sẽ chỉ cấp phiếu tạm thu để đổi hóa đơn sau.
Nhân viên hiện trường sẽ giao EIR và chì trên cho nhân viên vận tải nội địa để phân công lái xe đến bãi để lấy vỏ, kiểm tra tình trạng container trước khi ra khỏi bãi và vận chuyển đến kho của khách hàng. Lái xe liên hệ với chủ hàng để xác nhận lại thời gian, địa điểm
đóng hàng tại kho riêng. Chủ hàng chủ động bố trí công nhân, thiết bị cần thiết để đóng hàng, tăng chằng, chèn lót giúp hàng hóa không bị xô đẩy, tổn thất trong quá trình vận chuyển. Tại kho của người xuất khẩu, trước khi đóng hàng vỏ container sẽ được kiểm tra lần nữa đảm bảo đủ điều kiện đóng hàng và hàng hóa sẽ được đóng vào container, kẹp chì đầy đủ. Sau đó, container chứa hàng sẽ được lái xe của công ty vận chuyển về hạ tại bãi của cảng xếp hàng được ghi trên Booking Note, đóng tiền hạ hàng và nhận lại phiếu xác nhận đã nhận hàng của cảng, cùng với hóa đơn.
Bước 5: Gửi Shipping Instruction và VGM cho hãng tàu để lập B/L
Sau khi hàng hóa được thông quan, nhân viên chứng từ sẽ nhận Shipping Instruction (SI) và VGM từ người xuất khẩu hoặc tự lập SI dưới sự ủy quyền của người xuất khẩu và gửi cho hãng tàu để lập B/L nháp.
Sau khi nhận lại, công ty FWD cần kiểm tra và xác nhận các thông tin trên B/L nháp với người xuất khẩu để đảm bảo không có sai sót nào xảy ra.
Nội dung của Bill gồm có:
- Số vận đơn (number of bill of lading)
- Người gửi hàng (shipper)
- Người nhận hàng (consignee)
- Địa chỉ thông báo (notify address)
- Tên tàu (vessel hay name of ship)
- Cảng xếp hàng (port of loading)
- Tên hàng (name of goods)
- Số kiện (number of packages)
- Trọng lượng toàn bộ hay thể tích (total weight or measurement)
Dựa vào thông tin trên các giấy tờ mà người xuất khẩu đã gửi ở bước 2, nhân viên khai hải quan tiến thành lập tờ khai cho hàng hóa qua phần mềm khai báo hải quan điện tử ECUS – VNACCS 2018, cùng lúc đó sẽ tiến thành nộp phí cơ sở hạ tầng cho thành phố.
Các bước khai hải quan bao gồm:
1. Khai thông tin xuất khẩu (EDA): Người khai hải quan khai các thông tin xuất khẩu bằng nghiệp vụ EDA trước khi đăng ký tờ khai hải quan. Hệ thống tự động cấp số và bản khai thông tin xuất khẩu sẽ được lưu trên hệ thống VNACCS.
2. Đăng ký tờ khai (EDC): Trước khi tiến hành đăng ký tờ khai chính thức, nếu có sai sót nhân viên khai hải quan sẽ sử dụng nghiệp vụ EDB gọi ra màn hình thông tin xuất khẩu EDA để sửa, nếu không sai sót thì gửi đến hệ thống đăng ký tờ khai. Khi màn hình đăng ký tờ khai EDC phản hồi lại, người đăng ký sẽ kiểm tra các thông tin đã khai báo, nếu có vấn đề thì tiếp tục sử dụng nghiệp vụ EDB để tiến hàng sửa chữa.
3. Kiểm tra điều kiện đăng ký tờ khai: Trước khi cho phép đăng ký tờ khai, hệ thống sẽ tự động kiểm tra doanh nghiệp có đủ điều kiện đăng ký tờ khai hay không. Nếu không đủ điều kiện thì hệ thống sẽ không cho phép đăng ký tờ khai và sẽ phản hồi lại cho người khai hải quan biết.
Phân luồng tờ khai: Sau khi đăng ký, hệ thống tự phân luồng tờ khai theo 3 luồng sau: luồng xanh, luồng vàng, luồng đỏ.
Sau khi đã khai xong thì người khai hải quan in tờ khai để làm hồ sơ thông quan xuất khẩu. Hồ sơ hải quan bao gồm:
- Tờ khai hải quan xuất khẩu
- Invoice (Hóa đơn thương mại)
- Packing list (Phiếu đóng gói hàng hóa)
- Contract (Hợp đồng thương mại)
- Giấy giới thiệu
- Các giấy tờ khác nếu có (bảng kê kiểm lâm nếu xuất khẩu hàng liên quan đến gỗ)
Dựa vào kết quả phân luồng được trả về trên tờ khai, nhân viên hiện trường sẽ lên chi cục hải quan tiến hành các thủ tục cần thiết cho việc thông quan hàng hóa:
Luồng xanh: Các tờ khai được phân luồng xanh, nhân viên chỉ cần in tờ khai điện tử (2 bản) và cầm các chứng từ liên quan đem ra hải quan để thông quan. Nhân viên đóng lệ phí hải quan và nhận lại 1 tờ khai đã có dấu thông quan của hải quan.
Luồng vàng: cán bộ kiểm tra hồ sơ giấy hải quan. Nếu được yêu cầu sửa đổi, bổ sung hồ sơ thì thực hiện theo yêu cầu và xuất trình hồ sơ giấy để hải quan kiểm tra. Sau đó nếu được chấp nhận thông quan thì thực hiện tiếp bước 6, nếu cơ quan hải quan yêu cầu kiểm tra thực tế hàng hóa thì chuyển sang phần luồng đỏ – kiểm tra thực tế hàng hóa.
Luồng đỏ: Sau khi nhận kết quả trả về tờ khai xuất khẩu rơi vào luồng đỏ, nhân viên hiện trường vẫn tiến hành nộp lệ phí và làm thủ tục hải quan như với luồng vàng nhưng lúc này cán bộ hải quan sau khi kiểm tra hồ sơ sẽ chuyển sang cho bộ phận kiểm hóa. Sau khi tìm được hải quan kiểm hóa và biết ai sẽ kiểm hóa hàng hóa của mình, nhân viên hiện trường sẽ liên hệ và hẹn lịch kiểm hóa sớm nhất có thể. Sau đó xuống cảng tìm container cùng với cán bộ hải quan kiểm hóa tiến hành cắt seal và kiểm tra hàng hóa (5%, 10% tùy vào mức độ mà hải quan yêu cầu kiểm hóa). Tùy thuộc vào từng trường hợp thực tế hàng hóa có trùng khớp với thông tin của bộ chứng từ mà hải quan sẽ quyết định thông quan hay yêu cầu làm các công việc bổ sung khác. Sau khi đã có dấu thông quan của hải quan, nhân viên hiện trường nhanh chóng bấm lại seal mới (gồm seal hải quan và hãng tàu) và xin giấy xác nhận seal của bộ phận cắt/bấm seal có đóng dấu xác nhận của bộ phận bấm seal ở cảng. Tiếp đó mang tờ khai gốc và bản sao đến hải quan giám sát để thanh lý tờ khai và đến điều độ cảng vào sổ tàu (thanh lý tờ khai và vào sổ tàu trước Closing time cut - off – giờ cắt máng).
Sau khi hải quan trả lại cho mình tờ khai thông quan, xuống văn phòng đội giám sát để nộp hồ sơ để thanh lý gồm:
- Tờ khai thông quan (2 bản)
- Cán bộ hải quan sẽ tiến hành kiểm tra, xong họ sẽ đóng dấu mộc lên mã vạch và trả lại cho mình tờ khai gốc cùng mã vạch đã được đóng dấu hải quan.
- Vô sổ tàu: nộp tờ khai gốc + mã vạch đã đóng dấu hải quan vào bộ phận giám sát tàu xuất, sau đó họ sẽ nhập máy và in 2 phiếu xác nhận, ta sẽ kí tên và nhớ ghi số điện thoại vào. Đội vô sổ tàu giữ một liên, liên còn lại mình giữ.
Bước 7: Ứng trước tiền cho khách hàng thanh toán với hãng tàu
Trước khi tàu chạy và lấy Bill, công ty FWD sẽ bỏ tiền ra ứng trước với hãng tàu lấy hóa đơn cho khách hàng.
Các khoản thanh toán gồm có các loại phụ phí như sau:
- Phí Bill ( Bill Fee)
- Seal Fee ( Phí Chì)
- Phí THC ( Terminal Handling Cost)
- Telex Realease
- Phí cước biển ( Ocean Freight)
- Phụ phí nếu có (AFR, AMS,…)
- Phí cân đo VGM ( Verified Gross Mass)
- Handling Fee
- Nâng hàng, hạ vỏ
- Phí Hải quan Giám sát kho bãi
- Phí sử dụng tiện ích/ Xây dựng công trình cảng biển Hải Phòng
- Phí mở tờ khai hải quan hàng xuất
- Phí vận chuyển hàng hóa ( Lấy vỏ rỗng dưới cảng kéo về kho riêng)
Bước 8: Hãng tàu phát hành Master B/L
Sau khi khách hàng (người xuất khẩu) xác định các thông tin là chính xác, hãng tàu sau đó mới phát hành Bill gốc hoặc Surrender/
Seaway Bill. Việc phát hành Bill nào thì bước này phải tùy thuộc vào yêu cầu của khách hàng cũng như việc dựa vào thanh toán trên hợp đồng.
Note: Nếu là thanh toán theo L/C thì bắt buộc phải cần tới Bill gốc. Các trường hợp khác để tiện dụng, dễ hiểu hơn thì dùng Bill Surrender hoặc Seaway Bill.
Một bộ Bill gốc hoàn chỉnh sẽ có: 3 bản gốc và 3 bản copy
Bước 9: Phát hàng House B/L và tập hợp chứng từ, xuất hóa đơn cho khách hàng
Nhân viên chứng từ sẽ tập hợp lại các chứng từ cùng với các biên lai, hóa đơn và lập Debit Note nháp rồi gửi cho người xuất khẩu. Người xuất khẩu kiểm tra, đối chiếu và xác nhận các thông tin trên Debit Note đã đúng thì nhân viên kế toán phòng Kinh Doanh sẽ xuất Debit Note chính thức tới cho người xuất khẩu và yêu cầu thanh toán, bao gồm: - Phí cơ sở hạ tầng của thành phố - Phí nâng vỏ container, phí hạ hàng - Phí chì - Lệ phí hải quan - Phí dịch vụ
- Cước vận tải (nếu có)
- Các loại local charge (nếu có)
- Phí DOC (nếu có)
- Bảo hiểm hàng hóa (nếu có)
Sau khi người xuất khẩu đã thanh toán, nhân viên chứng từ sẽ gửi lại House B/L hoặc B/L gốc của hãng tàu cho khách hàng tuỳ thuộc vào thoả thuận của 2 bên. Kế toán hai bên kiểm tra, đối chiếu, xác nhận và nhân viên kế toán phòng Tài chính kế toán sẽ tiến hành xuất hóa