1 .Tổng quan hoạt động giao nhận trong Logistics
3.4. Quy trình thực hiện nghiệp vụ giao nhận lô hàng gỗ dán
3.4.2 Quy trình giao nhận xuất khẩu lô hàng gỗ dán
a) Người xuất khẩu
- Tên: Công ty TNHH Kinh doanh và Xuất nhập khẩu Trường Thịnh
- Địa chỉ : Khu 16, Xã Địch Quả, Huyện Thanh Sơn, Tỉnh Phú Thọ
- Mã số thuế: 2600981118
- Điện thoại: +84975502597
- Đại diện pháp luật: Đỗ Thu Trang
- Ngành nghề chính: Sản xuất gỗ dán, gỗ lạng, ván ép và ván mỏng ép
b) Người nhập khẩu
- Địa chỉ: 4TH FLOOR, 252-4, BO MOON-DONG, 5-GA,SUNG BOOK-GU, SEOUL, 136-085, KOREA
- Điện thoại: +82 (0)70-5121-9448z
- F: +82 (0)70-7950-3697
c) Thông tin lô hàng:
Hai bên ký kết hợp đồng mua bán mặt hàng gỗ dán công nghiệp làm từ gỗ keo, bồ đề rừng thông.
- Số lượng: 32 Bundles
- Tổng trọng lượng (Gross Weight): 49000KGS Hàng được đóng gói trong 2 container 40’HC
- Thời gian giao hàng: 9/8/2021
- Điều kiện giao hàng: CFR Incheon , Korea, Incoterms 2020
- Số container/Số chì: TEMU7424979 / STIF630665 UETU5247459 / STIF630848
- Cảng đi: Đình Vũ Port, Việt Nam
- Cảng đến: Incheon Port, Korea
Công ty TNHH Kinh doanh và Xuất nhập khẩu Trường Thịnh đã ký hợp đồng với Công ty TNHH Pumex, thuê công ty làm thủ tục xuất khẩu lô hàng. Khi nhận được thông tin về đơn hàng của khách hàng, FWD sẽ tiến hành làm theo các quy trình cụ thể như sau:
Bước 1. Nhận yêu cầu từ phía khách hàng
Công ty Trường Thịnh gửi yêu cầu về lô hàng cho Công ty TNHH Pumex bao gồm các thông tin như sau:
- Số lượng và loại container cần đặt: 2 cont 40HC
- Thời gian sẵn sàng làm hàng: 9/8/2021
- Thời gian khởi hành dự kiến của tàu (ETD): 11/8/2021
- Cảng đến: Incheon, Korea
Bước 2: Lập Booking Request gửi cho hãng tàu
Căn cứ vào yêu cầu của Công ty TNHH Kinh Doanh Và Xuất Nhập Khẩu Trường Thịnh, bộ phận Chứng từ đã liên hệ với các hãng tàu để kiểm tra lịch tàu, xin báo giá cước biển, sau đó chọn hãng tàu SICT là hãng có giá hợp lí nhất ở tuyến này sau đó gửi thông tin cho phía người xuất khẩu
Bước 3. Nhận Booking Note từ hãng tàu
Hãng tàu sẽ gửi lại Booking Note & Empty Container Delivery Order bao gồm các thông tin sau:
- Booking number: HPH21071251
- Date: 28-07-2021
- Số lượng, loại container: 2*40HC
- Trọng lượng: 50000KGS
- Mặt hàng: Plywood
- Dự kiến xếp lên tàu: SITC LIAONING 2113N
- Chuyến: 2113N
- Ngày tàu chạy: 11/8/2021
- Ngày tàu đến: 17/8/2021
- Cảng xuất: DINH VU PORT
- Cảng đích: INCHEON, KOREA
- Nơi nhận hàng: INCHEON, KOREA
- SI cut time: 10:00 9/8/2021
- CY closing time: 10:00 10/8/2021
- Freight term: Prepaid
- Nơi lấy container: SITC – DINH VU
- Nơi hạ hàng: DINH VU PORT CONTAINER TERMINAL
Bước 4: Đến bãi chọn vỏ container, mang cho khách đóng hàng và hạ hàng về cảng
Nhân viên hiện trường mang theo Booking Note và giấy giới thiệu xuống bãi SITC – Đình Vũ, gặp nhân viên điều độ của bãi để xem danh sách và vị trí container rỗng loại 40 HC.
Sau đó, nhân viên hiện trường sẽ đi chọn vỏ container phù hợp với yêu cầu của khách hàng, bao gồm: trình trạng bên ngoài (sườn trái, sườn phải, phía trước, phía sau, hai cánh cửa, bốn trục cánh cửa, tay khóa, gầm sàn) và tình trạng bên trong (mặt sàn, sườn trái, sườn phải, nóc, mùi của container) cần chọn những vỏ không bị biến dạng, không méo, bẹp, phồng, không bị thủng, rách hay là bị cong vênh, sàn không bị xước nghiêm trọng, không có mùi,...
Sau khi chọn được vỏ container phù hợp, nhân viên sẽ chụp lại số container (UETU5247459, TEMU7424979). Nhân viên trở lại phòng điều độ của bãi, điền số container vào lệnh cấp vỏ container, đóng tiền nâng vỏ và nhận lại phiếu EIR, 1 kẹp chì và hóa đơn thu phí. Nhân viên hiện trường sẽ chuyển EIR và chì cho nhân viên phòng vận tải nội địa để tiến hành bố trí lái xe. Lái xe mang EIR, chì đến bãi SITC – Đình Vũ liên hệ nhân viên bãi để gắp container sau đó kiểm tra lại vỏ và vận chuyển đến kho khách hàng. Lái xe sẽ liên hệ với khách hàng để xác nhận thời gian, địa điểm xếp dỡ và chủ hàng chủ động bố trí nhân công. Tại kho của khách hàng, vỏ container được kiểm tra lần nữa rồi mới bắt đầu xếp hàng. Sau khi hàng được xếp vào container và được kẹp chì, lái xe sẽ vận chuyển container đã đóng hàng về hạ ở bến cảng container Đình Vũ, đóng phí hạ hàng, nhận lại hóa đơn và phiếu xác nhận hạ hàng. Sau đó, lái xe chuyển lại hóa đơn và phiếu xác nhận hạ hàng cho nhân viên chứng từ.
Bước 5: Gửi Shipping Instruction và VGM cho hãng tàu để lập B/L
Trong quá trình đóng hàng, nhân viên công ty xuất khẩu Trường Thịnh sẽ chuyển các thông tin về số kiện, số tấn, số cont, số chì cho bộ phận chứng từ của bên FWD là công ty TNHH Pumex để họ gửi cho hãng tàu SITC làm SI và VGM. SI là cơ sở để hãng tàu thiết lập
Thông tin cơ bản trên SI bao gồm:
- Tên tàu: SITC LIAONING 2113N
- Cảng xếp hàng: ĐÌNH VŨ PORT
- Cảng dỡ hàng: INCHEON, KOREA
- Số container: UETU5247459, TEMU7424979
- Một số thông tin về hàng hóa
Đối với hãng tàu SITC việc thực hiện gửi Shipping Instruction đã được thực hiện gửi qua mail của hãng tàu
SI là cơ sở để hãng tàu gửi Bill nháp cho công ty TNHH Pumex. Công ty sẽ kiểm tra các thông tin trên Bill, gửi cho khách hàng để kiểm tra lại tất cả các thông tin, nếu có gì sai sót thì cần báo lại ngay cho công ty FWD sửa đến khi hoàn hảo thì thông báo cho hãng tàu và hãng tàu sẽ phát hành Bill chủ gồm: 3 bản gốc và 3 bản copy.
Bước 6: Làm thủ tục Hải Quan
Bộ phận mở tờ khai hải quan của công ty TNHH Pumex sau khi nhận được Booking từ hãng tàu, tiến hành mở tờ khai hải quan hàng xuất, các chứng từ quan trọng cần thiết cần phải có bao gồm:
- Booking Note
- Hợp đồng mua bán
- Hóa đơn thương mại
- Packing List
Các thông tin trên sẽ được cập nhập và truyền dữ liệu trên phần mềm ECUSS5VN.Cơ quan hải quan sau khi kiểm tra thông tin về lô hàng mà bộ phận khai hải quan của công ty TNHH Pumex khai báo sẽ gửi trả kết quả phân luồng:
- Luồng vàng: cán bộ kiểm tra hồ sơ giấy hải quan.
Bước 7: Ứng trước tiền cho khách hàng thanh toán với hãng tàu
Trước khi tàu chạy và lấy Bill, công ty TNHH Pumex có trách nhiệm thanh toán đầy đủ các khoản phí cho hãng tàu SITC. Sau khi thanh
toán đầy đủ, phía hãng tàu sẽ giao Bill cho công ty FWD. Các chi phí gồm: Local charges: - THC - Phí Bill - Phí chì - Phụ phí khác Bước 8: Hãng tàu phát hành B/L gốc
Sau khi nhận được thanh toán từ công ty TNHH Pumex, SITC sẽ phát hành Master B/L. Trên Master Bill Of Lading sẽ không thể hiện những thông tin của người xuất khẩu và nhập khẩu thực sự mà thể hiện công ty Seven Seas và đại lý công ty ở Hàn Quốc.
Nội dung cụ thể trên Master Bill of Lading đã được thể hiện cụ thể qua chứng từ ở phần phụ lục.
Bước 9: Phát hàng House B/L và tập hợp chứng từ, xuất hóa đơn cho khách hàng
Công ty TNHH Pumex phát hành House Bill of Lading cho khách hàng, trên House bill sẽ thể hiện tên người xuất khẩu và nhập khẩu như trên hóa đơn thương mại.
Nội dung cụ thể trên House Bill of Lading đã được thể hiện cụ thể qua chứng từ ở phần phụ lục.
Bên công ty TNHH Pumex làm bảng kê yêu cầu bên XK thanh toán các khoản phí gồm:
- Phí local charges: THC, Bill, Seal fee, cước biển, VGM, phụ phí nếu có
- Phí nâng vỏ và hạ hàng tại bãi cảng
- Phí sử dụng tiện ích công trình cảng biển
- Phí vận chuyển đường bộ kéo vỏ rỗng về kho riêng đóng hàng, hạ hàng tại cảng để xuất tàu.
Bước 10: Gửi chứng từ cho đại lý (nếu có)
Trong trường hợp này, khách hàng yêu cầu gửi Master BL nên không cần gửi chứng từ cho đại lý.