STT Bộ phận Số lượng
1 Cus 2
2 Kế toán 1
3 Ops 2
4 Sales - Marketing 5
Thông qua việc khảo sát bằng biểu mẫu, nắm được cơ bản các vấn đề khó khăn trong quy trình giao nhận hàng xuất khẩu LCL bằng đường biển tại công ty. Các anh/ chị ở các bộ phận khác nhau nên sẽ có những phản ánh khác nhau về bước công việc do bộ phận mình trực tiếp thực hiện.
2.4.1.2.Phỏng vấn ngắn
Sau khi khảo sát bằng biểu mẫu google, tổng hợp lại các vấn đề mà nhiều nhân viên cùng đề cập đến rồi tiến hành phỏng vấn ngắn để tìm hiểu rõ hơn về vấn đề tồn tại đó.Thực hiện phỏng vấn ngắn một số nhân viên chuyên làm hàng xuất khẩu của công ty T&M Forwarding - chi nhánh Hải Phòng để hiểu hơn về các vị trí công việc và một số yêu cầu, khó khăn trong chuyên môn, nghiệp vụ.
− Anh Bùi Thanh Bình (Trưởng phòng giao nhận) − Chị Cao Thị Xuân Dung (Trưởng phòng kinh doanh) − Chị Phạm Song Hương (Nhân viên kinh doanh) − Chị Chu Thị Quỳnh Anh (Nhân viên kinh doanh) − Bùi Thị Trang (Nhân viên Chứng từ hàng xuất)
2.4.2. Đánh giá quy trình giao nhận hàng hoá xuất khẩu LCL tại công ty
25 năm hoạt động trong lĩnh vực giao nhận vận tải hàng hoá quốc tế do vậy Công ty TNHH T&M Forwarding đã có một quy trình làm việc khá chặt chẽ, nhìn chung hoạt động giao nhận xuất khẩu hàng lẻ của công ty được thực hiện một cách hiệu quả và chuyên nghiệp.
a, Điểm mạnh
− Thứ nhất, T&M Forwarding đã xây dựng được một hệ thống đại lý đa dạng tại nhiều các quốc gia trên thế giới. Là thành viên của các liên minh logistics quốc tế lớn nhất hiện nay: FIATA, WCA, ATLAS. Đây chính là một trong các điểm mạnh siêu việt để T&M trở thành một trong các sự lựa chọn hàng đầu của khách hàng.
Với việc tham gia và trở thành thành viên của các hiệp hội từ sớm, T&M đã xây dựng được cho mình mạng lưới trên 700 đối tác tại hơn 130 quốc gia trên toàn cầu. Với tư duy Win-Win trong chuỗi cung ứng, đại lý đầu nước ngoài sẽ hỗ trợ T&M trong việc tư vấn các loại thủ tục, chứng từ cần thiết cho các lô hàng xuất/nhập khẩu vào quốc gia đó, sau đó T&M sẽ tư vấn lại cho khách hàng, cùng với đó là báo các mức giá cạnh tranh cho T&M. Ngược lại, khi có lô hàng xuất/nhập vào thị trường đó, T&M sẽ sử dụng các dịch vụ mà đại lý cung cấp. Lợi ích đạt được:
+ 85% khách hàng có thể nhận được sự tư vấn hỗ trợ sớm nhất, đầy đủ nhất về các loại chứng từ, thủ tục, các yêu cầu đặc biệt về từng ngành hàng khi có nhu cầu xuất/nhập khẩu từ các thị trường nước ngoài. Từ đó, khách hàng có thể chủ động chuẩn bị chứng từ đầy đủ, tránh thiếu sót, tránh phát sinh các chi phí để bổ sung hay sửa đổi chứng từ, …
+ Khách hàng có thể tiết kiệm tới 20% các chi phí vận chuyển so với các bên fowarder khác. Do nhân viên kinh doanh đã có kinh nghiệm và xây dựng cho mình các đại lý riêng để handle hàng cho mình, quan hệ hợp tác lâu dài giúp cho T&M có các mức giá tốt nhất và cạnh tranh nhất trên thị trường.
+ Giải quyết kịp thời các vấn đề phát sinh tại nước ngoài tới 75%. Do có hệ thống đại lý đa dạng và làm việc chuyên nghiệp, nên khi có bất cứ vấn đề phát sinh, T&M và đại lý luôn có sự kết nối kịp thời để hỗ trợ, tìm phương án giải quyết tốt nhất cho khách hàng (làm sao để leadtime là ngắn nhất, chi phí phát sinh là thấp nhất,…).
− Thứ hai, văn phòng làm việc luôn đầy đủ trang thiết bị phục vụ tác nghiệp. Công ty thiết lập hệ thống điện tử EDI để nhập liệu thông tin và làm chứng từ cho hàng hoá, giúp cho
quá trình truy cập thông tin để làm chứng từ được chính xác và nhanh gọn, đáp ứng khối lượng thông tin và chứng từ lớn mà công ty tiếp nhận.
Công ty T&M Forwarding đã tiên phong ứng dụng giải pháp phần mềm doanh nghiệp từ rất sớm, ngay từ năm 2004 là thời điểm khởi đầu của các giải pháp công nghệ tổng thể. Doanh nghiệp này đã dùng Cargowise - một giải pháp toàn diện, và được đánh giá là hiệu quả nhất trên thế giới hiện nay cho các doanh nghiệp logistics.
• Tính năng vượt trội của Cargowise:
+ Giải pháp toàn cầu với cơ sở dữ liệu duy nhất, có khả năng kết nối với khách hàng, hệ thống của chính phủ và hệ thống phần mềm bên thứ 3, cung cấp tầm nhìn toàn cầu cho tất cả các bên liên quan.
+ Sử dụng theo yêu cầu, tính phí sử dụng dựa trên giao dịch (chi trả tiền khi có sử dụng) như: giao nhận (forwarding), hải quan, hãng tàu, đại lý, CFS, kho bãi, vận tải, chuyển phát và thương mại điện tử, tuân thủ địa lý, theo dõi định vị, và các bộ phận, phòng ban chức năng khác nhau như kinh doanh, quản lý quan hệ khách hàng CRM, quản lý giá (Pricing), kế toán, nhân sự, quy trình làm việc, chứng từ (Document), eDocs... đều được xử lý và quản lý tập chung trên nền tảng điện toán
đám mây)...
− Thứ ba, đội ngũ nhân viên của công ty hầu hết đều có trình độ Đại học với trình độ chuyên môn cao cùng kinh nghiệm trong lĩnh vực giao nhận. Qua phỏng vấn ngắn các anh/chị ở bộ phận Sales:
+ 100% các nhân viên Sales đều tốt nghiệp với trình độ Đại học ở các chuyên ngành kinh tế ngoại thương, logistics, …
+ 90% các nhân viên sử dụng thành thạo tin học văn phòng (Word, Excel, Power point, Out look, …)
+ 85% các nhân viên có khả năng nghe, nói, đọc, viết tốt bằng Tiếng Anh.
+ 60% các nhân viên có hai bằng ngoại ngữ (tiếng Hàn, tiếng Trung, tiếng Nhật, …). Bên cạnh đó, ban lãnh đạo, quản lý điều hành tốt, nhạy bén trong giải quyết các vấn đề phát sinh, thân thiện với nhân viên, tạo môi trường làm việc tốt, đạt hiệu quả cao. Đội ngũ nhân viên luôn nỗ lực, hết mình hoàn thành công việc với hiệu quả tốt nhất cùng sự
chính xác cao. Thêm vào đó là thời gian làm việc cùng nhau lâu dài tạo nên có sự gắn kết và hỗ trợ nhau chặt chẽ tạo nên một quy trình hoạt động hoàn chỉnh.
b, Điểm yếu
Bên cạnh những điểm mạnh kể trên, công ty vẫn còn một vài hạn chế trong quy trình giao nhận hàng hoá xuất khẩu:
− Thứ nhất, về tình hình nhân sự của công ty, nhân viên chứng từ hàng xuất đang bị quá tải công việc.