Có rất nhiều cách khác nhau để các công ty tự tổ chức và thực hiện các hoạt động kinh doanh quốc tế. Tuy nhiên, có 4 loại cấu trúc tổ chức phổ biến nhất được các công ty quốc tế lựa chọn và áp dụng.
a. Cấu trúc phân nhánh quốc tế (International Division Structure)
Cấu trúc phân nhánh quốc tế là cấu trúc tổ chức tách biệt các hoạt động kinh doanh quốc tế khỏi các hoạt động kinh doanh nội địa bằng việc thành lập một bộ phận quốc tế riêng biệt có
người quản lý riêng (xem hình 6.3). Trong đó, bộ phận quốc tế lại được chia thành các đơn vị tương ứng với các nước mà công ty đang hoạt động. Ví dụ, như Pháp, Brazil, Mỹ…trong mỗi một nước có một tổng giám đốc kiểm soát hoạt động sản xuất và marketing sản phẩm của công ty. Mỗi cơ sở trong từng nước thường tiến hành tất cả các hoạt động thông qua các phòng ban của chính nó, như phòng marketing và bán hàng, tài chính và sản xuất.
Hình 6.3: Cấu trúc phân nhánh quốc tế
Bởi vì, cấu trúc phân nhánh quốc tế tập trung những vấn đề chuyên môn có tính chất quốc tế vào một chi nhánh, các nhà quản lý chi nhánh trở thành các chuyên gia trong nhiều hoạt động như ngoại hối, chứng từ xuất khẩu, và vận động chính phủ sở tại. Bằng việc giao các hoạt động quố tế cho một bộ phận đơn nhất, công ty có thể giảm chi phí, tăng hiệu quả và không cho các hoạt động quốc tế phá vỡ sản xuất nội địa. Đây là những chỉ tiêu quan trọng đối với các công ty mới tham gia kinh doanh quốc tế và các hoạt động quốc tế của chúng chiếm một tỉ trọng nhỏ trong tổng hoạt động kinh doanh. Tuy nhiên, cấu trúc phân nhánh quốc tế cũng có thể gây ra những vấn đề sau:
Một là, các nhà quản lý quốc tế thường phải phụ thuộc vào các nhà quản lý trong nước về nguồn lực tài chính và bí quyết kĩ thuật có thể đem lại cho công ty lợi thế cạnh tranh quốc tế. Nếu việc phối hợp giữa các nhà quản lý không tốt có thể làm tổn thương kết quả thực hiện không chỉ của bộ phận quốc tế mà còn của toàn bộ công ty.
Hai là, tổng giám đốc của bộ phận quốc tế thường chịu trách nhiệm về mọi hoạt động ở tất cả các nước. Mặc dù, chính sách này tạo điều kiện cho việc phối hợp các nước với nhau, nhưng nó lại làm giảm quyền lực của các nhà quản lýở từng quốc gia. Cạnh tranh và hợp tác giữa tổng giám đốc và các giám đốc phụ trách quốc gia không tốt có thể gây tác hại cho kết quả thực hiện chung của toàn công ty.
b. Cấu trúc khu vực địa lý (Wordwide Area Structure)
Cấu trúc khu vực địa lý là cấu trúc trong đó tất cả các hoạt động toàn cầu của công ty được tổ chức theo nước hay theo khu vực (xem hình 6.4)
Trụ sở chính (Head quarters) Chi nhánh máy bay (nội địa) Chi nhánh tàu hỏa (nội địa) Chi nhánh ô tô (nội địa) Chi nhánh quốc tế Chi nhánh máy bay Braxin Chi nhánh tàu hỏa Mỹ Chi nhánh máy bay Pháp
Hình 6.4: Cấu trúc khu vực địa lý
Nếu công ty càng hoạt động ở nhiều nước thì khả năng tổ chức theo khu vực của công ty cũng càng lớn thay cho việc tổ chức theo nước. Thông thường, tổng giám đốc phụ trách mỗi nước hay mỗi khu vực. Theo cấu trúc này, mỗi bộ phận theo khu vực địa lý hoạt động như là một dơn vị độc lập, với hầu hết các quyết định được phân chia cho người quản lý khu vực hoặc quốc gia. Mỗi đơn vị có các phòng ban riêng như phòng cung ứng, sản xuất, Marketing và bán hàng, nghiên cứu và phát triển, kế toán…Mỗi đơn vị cũng có xu hướng quản lý hầu hết việc lập kế hoạch chiến lược của riêng nó. Trụ sở chính của công ty mẹ ra quyết định về chiến lược tổng thể của công ty và phối hợp các hoạt động của các cơ sở khác nhau.
Cấu trúc theo khu vực là phù hợp nhất đối với các công ty coi mỗi thị trường khu vực hay quốc gia là duy nhất. Cấu trúc này đặc biệt có ích khi giữa các quốc gia hay các khu vực có sự khác nhau lớn về văn hóa, chính trị hay kinh tế. Khi các tổng giám đốc có quyền giám sát các hoạt động ở chính môi trường họ hoạt động thì họ trở thành các giám sát viên duy nhất cần cho khách hàng của họ. Mặt khác, vì các đơn vị hoạt động độc lập, các nguồn lực được phân bổ có thể trùng nhau một phần và việc truyền đạt kiến thức từ đơn vị này sang đơn vị khác có thể không theo mong muốn.
c. Cấu trúc nhóm sản phẩm toàn cầu (Wordwide Product Division Structure)
Đây là cấu trúc tổ chức phân chia các hoạt động của công ty trên toàn thế giới theo nhóm sản phẩm (Xem hình 6.5).
Trụ sở chính (Head quarters)
Khu vực
Châu Mỹ Khu vực Châu Âu Khu vực Châu Á
Khu vực Trung Đông
và Châu Phi
Trung Quốc Hàn Quốc Nhật Bản
Hình 6.5: Cấu trúc sản phẩm toàn cầu
Chẳng hạn, các bộ phận trong công ty máy tính có thể là bộ phận mạng (Internet) và thông tin (Communications), bộ phận phát triển phần mềm (Software Development) và bộ phận công nghệ mới. Mỗi bộ phận sản phẩm, sau đó lại được chia ra thành các đơn vị trong nước và các đơn vị quốc tế. Như vậy, mỗi chức năng nghiên cứu và phát triển (R&D), Marketing…lại được lặp lại ở các đơn vị nội địa và các đơn vị quốc tế của mỗi bộ phận sản phẩm.
Do cấu trúc này khắc phục được một số hạn chế về phối hợp của cấu trúc phân nhánh quốc tế, nên cấu trúc này thích hợp đối với công ty cung các sản phẩm và dịch vụ đa dạng. Do trọng tâm cơ bản là sản phẩm, nên cả hai phía quản lý nội địa và quốc tế ở mỗi nhánh sản phẩm phải phối hợp các hoạt động của họ lại với nhau để không gây xung đột.
d. Cấu trúc ma trận toàn cầu (Global Matrix Structure)
Cấu trúc ma trận toàn cầu là cấu tổ chức phân chia chuỗi mệnh lệnh giữa các bộ phận sản phẩm và bộ phận khu vực (Xem hình 6.6).
Trụ sở chính (Head quarters)
Nhánh máy bay (toàn cầu)
Nhánh tàu hỏa (toàn cầu) Nhánh ô tô (toàn cầu) Chi nhánh tàu hỏa Ấn Độ Chi nhánh tàu hỏa Mexico Chi nhánh
tàu hỏa nội địa
Chi nhánh tàu hỏa
Đức
Trụ sở chính
(Head quarters) Bộ phận Châu Á Nhóm
máy bay
Bộ phận
Châu Mỹ Bộ phận Châu Âu
Nhóm tàu hỏa
Hình 6.6: Cấu trúc ma trận toàn cầu
Các ông chủ của nhà quản lý này là: - Chủ tịch nhánh ô tô
- Chủ tịch bộ phận Châu Mỹ
Hình trên đã cho thấy: Mỗi nhà quản lý phải thông báo cho hai ông chủ là chủ tịch khu vực địa lý và chủ tịch nhánh sản phẩm. Mục đích của cấu trúc ma trận là nhằm kết hợp các nhà quản lý khu vực địa lý và các nhà quản lý nhánh sản phẩm trong việc ra quyết định. Trên thực tế, việc kết hợp các chuyên gia từ các bộ phận khác nhau của tổ chức tạo ra một loại hình tổ chức mới – đó là nhóm công tác. Tính phổ biến của cấu trúc ma trận đã và đang tăng lên bởi vì các công ty cố gắng nâng cao tính tự chịu trách nhiệm, giảm chi phí sản xuất và phối hợp các hoạt động trên toàn thế giới.
Cấu trúc ma trận tránh được một số nhược điểm của các cấu trúc tổ chức khác, đặc biệt là việc cải tiến thông tin trong nội bộ và làm tăng hiệu suất của các công nhân được chuyên môn hóa cao. Đặc biệt là, cấu trúc ma trận có thể làm tăng sự phối hợp trong khi tăng sự năng động và đầu mối chịu trách nhiệm. Tuy nhiên, cấu trúc ma trận toàn cầu có hai bất lợi chủ yếu:
Thứ nhất, hình thức ma trận rất cồng kềnh. Nhiều cuộc họp được tổ chức đơn giản chỉ là để phối hợp hoạt động của các giám đốc các bộ phận khác nhau cho phép hoạt động một mình trong khu vực nhất định. Sau đó, nhu cầu phối hợp phức tạp lại có xu hướng làm cho việc ra quyết định làm tốn thời gian và làm chậm việc phản ứng từ các tổ chức.
Thứ hai, việc chịu trách nhiệm cá nhân có thể trở nên mơ hồ trong cấu trúc ma trận. Bởi vì, trách nhiệm được chia sẻ, các giám đốc này có thể đỗ lỗi cho việc thực hiện kém của các giám đốc khác. Hơn nữa, việc nhận ra nguồn gốc vấn đề trong cấu trúc ma trận là khó khăn và do đó việc tiến hành các họat động để sữa chữa cũng sẽ như vậy.
Có nhiều cách khác để các công ty quốc tế có thể nâng cao trách nhiệm và hiệu quả. Một cách thức ngày càng thông dụng ở các công ty quốc tế là sử dụng nhóm công tác để thực hiện mục tiêu và giải quyết các khúc mắc. Phần sau, chúng ta nghiên cứu vấn đề sử dụng nhóm công tác một cách chi tiết.