5 .Phương pháp nghiên cứu
1.2.Nội dung đào tạonguồn nhân lực trong tổ chức
7. Kết cấu củaluận văn
1.2.Nội dung đào tạonguồn nhân lực trong tổ chức
Xác ịnh nhu cầu o t o
Xác định nhu cầu đào tạo nhằm mục đích giải quyết vấn đề đặt ra như: Những kiến thức, kỹ năng cần thiết để đáp ứng như cầu của tổ chức; Những
kiến thức, kỹ năng cần thiết mà công chức hiện đang có, những kiến thức, kỹ năng mà công chức còn thiếu so với yêu cầu của lao động đang đảm nhiệm.
Xác định nhu cầu đào tạo là công việc đầu tiên khi tiến hành xây dựng một chương trình đào tạo. Để xác định chính xác nhu cầu đào tạo chúng ta phải tiến hành nghiên cứu kết quả của các phân tích liên quan đó là phân tích tổ chức, phân tích công việc và phân tích CBCC nhằm xác định được bộ phận nào có nhu cầu đào tạo. Đào tạo những kỹ năng kiến thức nào, cho đối tượng lao động nào.
1.2.1.1. hân t ch tổ ch c
- Phân tích mục tiêu phát triển của cơ quan: Bao gồm các mục tiêu ngắn hạn, trung hạn và dài hạn. Đây là nhân tố đóng vai trò quyết định trong xác định nhu cầu đào tạo và phát triển tổng thể.
- Phân tích nhu cầu nguồn nhân lực của cơ quan: Số lượng và chất lượng CBCC cần có để thực hiện mục tiêu chiến lược trong thời gian tới.
- Phân tích hiệu suất của cơ quan: Thông qua đánh giá chất lượng và số lượng hiệu quả hoạt động của tổ chức để nhận biết các vấn đề có cải thiện bằng đào tạo.
- Phân tích cơ quan là phân tích mức độ đạt được mục tiêu thông qua các chỉ tiêu như: năng suất lao động, chất lượng thực hiện công việc, hiệu quả, chi phí lao động, đánh giá được chỉ số hiệu quả về mặt tổ chức, kế hoạch chuẩn bị đội ngũ cán bộ kế cận, CBCC và môi trường tổ chức để xác định sự cần thiết áp dụng các hình thức đào tạo.
1.2.1.2. hân t ch t c nghi p
Đó là phân tích kỹ năng và các hành vi cần thiết để CBCC xác định được cách thức thực hiện tốt công việc được giao. Phân tích tác nghiệp chú trọng đến việc xác định xem người lao động cần phải làm gì để hoàn thành công việc một cách tốt nhất.
Thực chất của phân tích tác nghiệp là sử dụng bản mô tả công việc và yêu cầu công việc đối với người thực hiện, thông qua bảng mô tả này thì tổ
chức có thể nắm bắt được trình độ của mỗi người lao động, từ đó có thể bố trí, phân công công việc phù hợp với trình độ năng lực và khả năng giải quyết công việc được giao.
1.2.1.3. Phân tích c n , c ng ch c
Đó là phân tích năng lực và đặc tính của từng CBCC từ đó xác định ai là người cần thiết phải đào tạo và những quan điểm, kỹ năng, chương trình nào cần phải được chú trọng bổ sung đào tạo cho mỗi CBCC đảm bảo trang bị đầy đủ kiến thức, kỹ năng đáp ứng nhiệm vụ được giao. Phân tích CBCC đòi hỏi phải đánh giá đúng khả năng của cá nhân và kỹ năng nghề nghiệp của họ. Thông qua các hoạt động phân tích này chúng ta có thể xác định được nhu cầu đào tạo của cơ quan trong thời gian tới để cân nhắc khi xây dựng một kế hoạch đào tạo có hiệu quả.
1.2.1.4. ch n i t ng ào t o
Đào tạo CBCC là nhiệm vụ có tính chiến lược lâu dài nhằm đảm bảo nguồn nhân lực cho quản lý để phát triển KT - XH phù hợp với đặc điểm của từng địa phương. Vì vậy, lựa chọn đối tượng cần phải căn cứ vào nhu cầu đào tạo và đánh giá chất lượng CBCC hiện có, đánh giá việc thực hiện công việc của từng dựa vào đó xác định đối tượng đào tạo là những người chưa đủ yêu cầu đáp ứng công việc được giao hiện tại, người có hiệu quả công việc thấp phải được đào tạo để bắt kịp trình độ với đồng nghiệp, đáp ứng nhu cầu công việc được giao.
Đồng thời đối với những người có hiệu suất làm việc cao, có thành tích tốt cũng cần được đào tạo để cơ quan có kế hoạch thuyên chuyển và sắp xếp họ ở vị trí quan trọng hơn trong đơn vị. Việc lựa chọn đối tượng đào tạo phải kịp thời nhằm khuyến khích động viên đáp ứng công việc hiện tại và tương lai của tổ chức. Qua đó xác định đối tượng đào tạo là những người chưa qua đào tạo, chưa đáp ứng yêu cầu công việc hoặc những người có thành tích tốt, hiệu suất làm việc cao có thể tiến hành đào tạo thêm để tạo nguồn trong tương lai.
Một số yêu cầu khi lựa chọn đối tượng để đào tạo: Phải dựa trên cơ sở mục tiêu của tổ chức, khả năng, kỹ năng, trình độ cũng như nhu cầu được đào tạo của CBCC. Phải đảm bảo tính công bằng và hiệu quả, kịp thời đối với CBCC, đối với yêu cầu công việc.
1.2.1.5. D to n inh ph ào t o
Chi phí đào tạo bao gồm các khoản chi có chứng từ hợp lệ về chi phí trả cho người dạy, tài liệu học tập, trường, lớp, máy, thiết bị, vật liệu thực hành, các chi phí khác hỗ trợ cho CBCC và tiền lương, tiền đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp cho người học trong thời gian đi học. Trường hợp CBCC được gửi đi đào tạo ở nước ngoài thì chi phí đào tạo còn bao gồm chi phí đi lại, chi phí sinh hoạt trong thời gian đào tạo.
1.2.2. Xây dựng k k
ho ch c ương trìn o t o
1.2.2.1. Xây d ng kế ho ch ào t o
Kế hoạch đào tạo là việc đưa các vấn đề liên quan đến đào tạo nhân sự cạnh nhau, để xem xét, đánh giá và cân đối. Các vấn đề đó là: đối tượng được đào tạo, nội dung đào tạo, kinh phí, phương thức thực hiện, nơi đào tạo và kết quả cần đạt được.
Lập kế hoạch đào tạo cho phép nhà quản lý nắm được tổng quan tình hình để ra quyết định.
Lập kế hoạch để CBCC và lãnh đạo xem xét các vấn đề liên quan đến đào tạo hợp lý và chưa hợp lý. Ví dụ như thời lượng dài hay ngắn, kiến thức quá chuyên sâu hay chưa đủ sâu...
Xây dựng kế hoạch đào tạo là việc làm xác định nhu cầu về số lượng và chất lượng, thời gian đào tạo, địa điểm tổ chức và đối tượng cần thiết phải tham gia đào tạo. Khi xây dựng kế hoạch đào tạo phải đảm bảo có tính linh hoạt về thời gian, chủ động về địa điểm.
Đảm bảo việc thực hiện không ảnh hưởng lớn đến hoạt động của tổ chức, cần phải xây dựng kế hoạch đào tạo trong từng thời kỳ cụ thể, bám sát vào nhu cầu, dựa vào nguồn lực s n có cũng như nhu cầu công việc trong
tương lai từ đó nhận thấy tính hợp lý hay không về phương diện khối lượng, thời gian và kiến thức đào tạo.
1.2.2.2. Xây ng ch ơng tr nh ào t o
Từ nhu cầu và mục tiêu đào tạo cũng như các điều kiện hiện có của địa phương, các cơ quan quản lý s định hướng và điều chỉnh các chương trình đào tạo của các cơ sở đào tạo đang hoạt động ở địa phương mình. Chương trình đào tạo thường chia làm hai loại:
+ Chương trình chung: S giúp cho người học hình thành những kiến thức cơ bản, là điều kiện cần thiết của nhiều lĩnh vực. Với những kiến thức này người học có thể làm việc ở nhiều bộ phận khác nhau.
+ Chương trình chuyên sâu: Chương trình này s giúp cho người học có được năng lực chuyên môn. Nắm vững kiến thức trong lĩnh vực được đào tạo nhằm đáp ứng nhu cầu có tính chuyên môn của một lĩnh vực hoạt động chuyên biệt và mang lại hiệu quả cao.
Việc xây dựng chương trình đào tạo phải dựa vào nhu cầu đào tạo, mục tiêu đào tạo, đối tượng đào tạo, thời gian và đối tượng tham gia.
Các kiến thức cần đào tạo chủ yếu bao gồm: - Đào tạo về lý luận chính trị,
- Đào tạo kiến thức kỹ năng về quản lý nhà nước, - Đào tạo kiến thức, kỹ năng chuyên môn nghiệp vụ, - Đào tạo về ngoại ngữ, tin học.
1.2.2.3. ch n ph ơng ph p ào t o
Lựa chọn phương pháp đào tạo là khâu mang tính trọng yếu của quá trình đào tạo, nó có vai trò rất lớn trong việc quyết định tới hiệu quả của quá trình đào tạo.
Căn cứ vào nhu cầu cần tạo, đối tượng đào tạo mà xây dựng chương trình đào tạo cho phù hợp. Vì vậy, để chương trình đào tạo có hiệu quả cao thì phải thường xuyên xây dựng, đổi mới các phương thức đào tạo. Việc lựa chọn phương thức đào tạo thích hợp có vai trò hết sức quan trọng. Nếu đúng
phương thức đào tạo s tiết kiệm được nhiều kinh phí đào tạo, thời gian và nâng cao chất lượng đào tạo Một chương trình đào tạo có thể áp dựng nhiều phương pháp đào tạo khác nhau. Để chương trình đào tạo có hiệu quả thì việc lực chọn phương pháp đào tạo, phương tiện đào tạo, đội ngũ giáo viên thích hợp với mục tiêu và đối tượng đào tạo là rất quan trọng.
Phương pháp đào tạo đòi hỏi phải xem người học như là đối tác, thậm chí hơn nữa là chủ thể của quá trình đào tạo. Vấn đề không phải họ đến chỉ đơn thuần để nghe giảng mà còn để tham gia giải quyết các vấn đề đặt ra trong thực tiễn hoạt động công vụ. Trên thực tế hiện nay người ta sử dụng rất nhiều phương pháp đào tạo khác nhau áp dụng cho nhiều đối tượng. Tuy nhiên ở phạm vi đề tài này tác giả chỉ nêu ra một số phương pháp có thể áp dụng để đào tạo đối với nguồn lực đang nghiên cứu.
- Phương pháp kích thích tư duy, tìm ý tưởng: Phương pháp này giúp tìm ra các phương án, biện pháp thích hợp để kích thích khả năng sáng tạo, tăng cường khả năng tư duy của người học về một vấn đề hay lĩnh vực để tìm ra các phương án giải quyết. Phương pháp này đã và đang được triển khai ở các cơ quan, đơn vị nhằm nâng cao hiệu quả làm việc của cá nhân hay tập thể. - Phương pháp thảo luận: Đây là phương pháp đào tạo sử dụng các tài liệu đã được biên soạn dưới hình thức sách giáo khoa hoặc file mềm. Nội dung soạn thảo của tài liệu phải đưa ra được các dữ kiện, các câu hỏi, các nội dung của vấn đề mà học viên cần nắm bắt, cho phép học viên tự kiểm tra nhận thức của mình qua học tập bằng cách tự trả lời các câu hỏi có s n; phải đảm bảo thông tin phản hồi lại được cho học viên về kết quả của các câu trả lời mà họ đã trả lời.
- Phương pháp thuyết trình có minh họa: Học viên học ngay trên máy vi tính và được trả lời những thắc mắc của mình nhờ những chương trình máy tính đã được chuẩn bị trước. Phương pháp này còn cho phép kiểm tra kiến thức của học viên, từ đó họ có thể nhận biết được bản thân còn thiếu các kiến thức và kỹ năng nào, cần phải tham khảo tài liệu gì.
- Phương pháp nghiên cứu tình huống: Phương pháp tình huống dựa trên bảng mô tả tình huống, yêu cầu học viên phải nghiên cứu tình huống đó để nhận diện, phân tích vấn đề, đề xuất các giải pháp. Phương pháp này tạo nên môi trường học tập sinh động, khuyến khích mọi thành viên chia s ý tưởng, giải pháp của mình và học hỏi lẫn nhau.
- Phương pháp luân chuyển: Đây là phương pháp luân chuyển CBCC hoặc cấp lãnh đạo từ phụ trách lĩnh vực công tác này sang lĩnh vực công tác khác nhằm mục đích cung cấp cho họ những kiến thức và kinh nghiệm rộng hơn. Kiến thức thu được trong quá trình luân chuyển công tác rất cần thiết cho họ sau này để đảm nhiệm các công việc khác ở vị trí cao hơn.
1.2.3. Chuẩn bị cơ sở vật chất, tài chính, giáo viên
Đối với đào tạo Công chức, việc xác định địa điểm tổ chức và tài chính là yếu tố quan trọng nhằm đảm bảo yêu cầu đào tạo.
Địa điểm học phù hợp giúp Công chức giảm được gánh nặng công việc, tập trung, chuyên tâm cho học tập. Đơn vị đào tạo cần lựa chọn thời gian và địa điểm thích hợp cho từng loại đối tượng Công chức. Việc tổ chức đào tạo tập trung cần xem xét đến yếu tố thuận lợi về địa điểm. Nhóm những đối tượng có cùng địa điểm hoặc gần về mặt địa lý để tổ chức cùng một khóa đào tạo.
Chuẩn bị tài chính cẩn thận, chính xác cũng là một trong những yếu tố quan trọng trong việc tổ chức thành công một khóa đào tạo công chức. Nguồn kinh phí đào tạo là yếu tố quyết định đến số lượng Công chức được đào tạo. Kinh phí này thường do Nhà nước cấp (chỉ dành cho đào tạo công chức); kinh phí của đơn vị sự nghiệp đối với đào tạo viên chức); nguồn đóng góp của học viên (nếu các cơ sở đào tạo là những đơn vị sự nghiệp công tự chủ một phần tài chính); nguồn hỗ trợ của các chương trình, dự án. Các nguồn kinh phí này s được dung để đầu tư các nguồn lực cho đào tạo công chức, để kế hoạch đào tạo công chức được thực hiện có hiệu quả:
- Đầu tư xây dựng đội ngũ giảng viên cơ hữu: Đây là những người làm nghề giảng dạy, trực tiếp giảng dạy công chức. Họ là những giảng viên giảng
dạy trong hệ thống các cơ sở đào tạo của cơ quan hành chính. Xây dựng đội ngũ giảng viên cơ hữu là mục tiêu dài hạn của cơ quan hành chính, đội ngũ này được coi là lực lượng nòng cốt, quyết định đến chất lượng bồi dưỡng công chức các cấp.
- Đầu tư xây dựng đội ngũ giảng viên kiêm chức: Đội ngũ giảng viên kiêm chức là những người làm nghề quản lý tham gia giảng dạy, đó là những công chức của cơ quan hành chính tham gia giảng dạy cho công chức. Đây là nhiệm vụ quan trọng của các cơ quan tổ chức, vì đội ngũ giảng viên kiêm chức này là những người vừa có kiến thức chuyên môn, vừa có kỹ năng thực tế. Vì vậy kiến thức họ cung cấp cho học viên là vô cùng hữu ích, có khả năng áp dụng cao vào công việc sau khi đào tạo. Do đó, đội ngũ giảng viên này phải được lựa chọn kỹ càng, cẩn thận từ những người có trình độ chuyên môn, nghiệp vụ, có kinh nghiệm thực tế, nắm được phương pháp sư phạm, khả năng truyền đạt tố.
1.2.4. Triển khai thực hi n k ho c c ương trìn o t o
Việc tổ chức thực hiện kế hoạch đào tạo do bộ phận quản trị nhân lực chủ trì. Bộ phận này cần phối hợp với các bộ phận khác trong tổ chức để tiến hành các khâu công việc sau:
- Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của những cá nhân và bộ phận tham gia vào việc tổ chức thực hiện kế hoạch đào tạo.
- Đôn đốc các cá nhân có liên quan thực hiện kế hoạch đào tạo theo đúng lịch trình.
- Xác định những người cần đào tạo và được cử đi đào tạo trong từng đợt đào tạo. Căn cứ trên các quy định về việc lựa chọn đối tượng đào tạo, bộ phận quản trị s phối kết hợp với các bộ phận khác để xác định những người cần được cử đi đào tạo trong mỗi khóa đào tạo. Danh sách này có thể bao gồm những người chính thức và một số phương án dự phòng.
- Mở các lớp đào tạo. Cá nhân được giao phụ trách mở các lớp đào tạo s chọn thời gian và địa điểm. Trong trường hợp cần thiết có thể trình lên lãnh
đạo về việc điều chỉnh kế hoạch đào tạo. Trên cơ sở chương trình đào tạo đã lập, s xác định tên các giảng viên s mời giảng. Tổ chức cần soạn và gửi đi các văn bản sau:
- Công văn mời giảng viên. Trong công văn này cần nêu rõ giảng viên được mời s giảng nội dung gì? Cần chuẩn bị tài liệu giảng dạy nào? Thời gian