Đvt: triệu đồng TT Chỉ tiêu Tổng vốn 1 VCĐ 2 VLĐ
Nguồn: Phòng Kế toán – tài chính công ty cổ ph n Bestprice Nhìn vào bảng trên cho thấy, tổng vốn kinh doanh của công ty có sự biến động khác nhau trong giai đoạn 2018 – 2020, nếu nhƣ năm 2018 tổng vốn kinh doanh đạt 18670,1 triệu đồng thì đến năm 2019 tổng vốn kinh doanh tăng lên 20023 triệu đồng (tăng 7% so với năm 2018) rồi lại giảm mạnh vào năm 2020 khi tổng vốn kinh doanh chỉ còn 16041,9 triệu đồng (tƣơng ứng giảm 20% so với năm 2019). Trong đó, vốn lƣu động của công ty luôn đạt trên 90% và tăng nhẹ qua các năm. Cụ thể, năm 2018 đạt 16979,2 triệu đồng, chiếm 90,9% tổng vốn. Năm 2019, vốn lƣu động tăng lên 18540 triệu đồng, chiếm 92,6% tổng vốn. Năm 2020, mặc dù vốn lƣu động giảm mạnh còn 14846,7 triệu đồng nhƣng tỷ trọng vẫn chiếm khá cao tƣơng ứng 92,5% tổng vốn.
Tỷ trọng vốn lƣu động của công ty luôn chiếm tỷ trọng cao trên 90% tổng vốn. Cơ cấu vốn nhƣ trên là tƣơng đối hợp lý vì hoạt động chủ yếu của công ty là kinh doanh dịch vụ lữ hành du lịch, không đòi hỏi đầu tƣ nhiều vào TSCĐ. Điều này đã giúp cho việc kinh doanh của công ty diễn ra thuận lợi, và hạn chế thua lỗ ngay cả trong thời kỳ khó khăn nhất.
Qua bảng 2.6 cho chúng ta thấy chi tiết hơn sự biến động thay đổi của cơ cấu vốn lƣu động trong giai đoạn 2018- 2020:
- Khoản mục tiền và tƣơng đƣơng tiền: Trong giai đoạn 2018 – 2020, tổng tài sản của Bestprice có sự biến động mạnh qua các năm. Trong đó, khoản mục tiền và tƣơng đƣơng tiền năm 2019 tăng mạnh so với năm 2018 là 53% từ mức 1280,8 triệu
đồng lên 1956,2 triệu đồng, tuy nhiên năm 2020, khoản mục này là 1717,4 triệu đồng giảm so với 2019 là 12%. Trong cơ cấu vốn lƣu động của công ty, khoản mục tiền và tƣơng điền tiền chiếm tỷ trọng khá nhỏ và có sự thay đổi qua các năm. Năm 2018, chiếm tỷ trọng 6,9% thì đến năm 2019, năm 2020 khoản mục này chiếm tỷ trọng tăng lên lần lƣợt là 9,8% và 10,7%. Sự biến động nhƣ vậy cho thấy công ty đã có những thayd dổi trong chính sách quản lý tiền và các khoản tƣơng đƣơng tiền sao cho phù hợp với bối cảnh hoạt động kinh doanh của công ty trong thời kỳ suy thoái kinh tế do đại dịch covid-19 gây ra.
- Các khoản phải thu: Trong giai đoạn 2018 – 2020, các khoản phải thu ngắn hạn của công ty chiếm tỷ trọng lớn trong cơ cấu vốn lƣu động (trung bình chiếm trên 70%) và có xu hƣớng tăng lên trong giai đoạn trƣớc đó 2017 – 2019 do mở rộng quy mô kinh doanh lữ hành và khách sạn, từ mức 3509 triệu đồng (năm 2017) lên mức 13641 triệu đồng (năm 2018) tƣơng ứng mức tăng 75.8% và tiếp tục tăng 11% (năm 2019 so với năm 2018), nhƣng đến năm 2020 các khoản phải thu ngắn hạn giảm còn 11151,3 triệu đồng, tƣơng ứng giảm 27%. Nguyên nhân của việc các khoản phải thu ngắn hạn chiếm tỷ trọng cao trong cơ cấu vốn lƣu động của công ty, là do đặc thù hoạt động trong lĩnh vực du lịch, hàng tháng sẽ tổng kết công nợ vào cuối tháng, các bên đối soát để thanh toán, chính sách bán các dịch vụ du lịch của công ty, các đại lý, đối tác đặt dịch vụ và thanh toán sau.
- Đối với khoản mục hàng tồn kho (chủ yếu là các voucher nghỉ dƣỡng) của công ty cũng có sự biến động qua các năm trong giai đoạn 2018 – 2020, cụ thể năm 2018 là 2057 triệu đồng, chiếm tỷ trọng 11% cơ cấu vốn lƣu động. Năm 2019, lƣợng hàng tồn kho là 1403,6 triệu đồng, chiếm tỷ trọng 7% vốn lƣu động. Năm 2019 so với năm 2018, lƣợng hàng tồn kho giảm mạnh hơn 600 triệu đồng (tƣơng ứng giảm 32%). Năm 2020, lƣợng hàng tồn kho có giá trị 1978 triệu đồng chiếm 7,5% cơ cấu vốn lƣu động, tăng mạnh so với năm 2019 là gần 600 triệu đồng tƣơng ứng tăng 41% cùng kỳ năm ngoái. Lƣợng hàng tồn kho của doanh nghiệp chiếm tỷ trọng nhỏ và thay đổi qua các năm phản ánh khá chính xác tình hình hoạt động kinh doanh của công ty, khi mà công ty làm ăn khó khăn thì lƣợng hàng tồn kho ứ đọng sẽ tăng lên.
Bảng 2.6 Cơ cấu vốn lƣu động của công ty cổ phần công nghệ du lịch Bestprice giai đoạn 2018 – 2020 ĐVT: Triệu đồng TT Chỉ tiêu Tổng vốn lƣu động Tiền và tƣơng 1 đƣơng tiền Các khoản 2 phải thu 3 Hàng tồn kho
Nguồn: Phòng Kế toán – tài chính công ty cổ ph n Bestprice Để xem xét, đánh giá thực trạng quản trị vốn lƣu động của Công ty, ta phải xem xét việc quản trị của từng nhân tố cấu thành vốn lƣu động, từ đó có những đánh giá về ƣu điểm, nhƣợc điểm của công tác quản trị vốn nói chung và vốn lƣu động nói riêng tại Công ty.
2.2.2. Phân tích thực trạng Quản trị vốn bằng tiền
Vốn bằng tiền mặt của Công ty cũng giống nhƣ những doanh nghiệp khác đều bao gồm tiền mặt tại quỹ và tiền gửi ngân hàng. Là doanh nghiệp thƣơng mại dịch vụ hoạt động trong lĩnh vực du lịch với mức doanh thu hàng năm lên đến gần 200 tỷ đồng thì lƣợng tiền mặt và tiền gửi qua tài khoản của Công ty là rất lớn. Nếu quản trị tốt vốn bằng tiền sẽ giúp cho Công ty sử dụng một cách hiệu quả nhất tiền vốn cho hoạt động kinh doanh, hạn chế đến mức thấp nhất tình trạng "tiền chết" vẫn thƣờng xuyên diễn ra tại các doanh nghiệp. Đồng thời giúp Công ty chủ động trong việc thanh toán công nợ với khách hàng.
Đối với phần vốn bằng tiền, công ty luôn xác định mục tiêu:
- Đảm bảo xác định đƣợc mức dự trữ tiền hợp lý đáp ứng cho việc phát sinh hàng ngày đƣợc diễn ra liên tục, không gián đoạn: mua sắm nguyên vật liệu, hàng hoá và thanh toán các chi phí cần thiết cho doanh nghiệp hoạt động bình thƣờng. Bởi vì vốn bằng tiền là tài sản lƣu động có tính lỏng cao nhất, giao dịch mua bán trao đổi phải đƣợc thực hiện thanh toán bằng tiền mặt và chuyển khoản do vậy phải xác định lƣợng tiền mặt nói riêng và vốn bằng tiền nói chung một cách hợp lý, tránh tình trạng dự trữ quá nhiều không hiệu quả, hoặc quá ít gây ra thiếu tính thanh khoản của công ty.
- Công ty đã tận dụng tốt các cơ hội tức thời nhƣ sự biến động giảm giá, chiết khấu của nhà cung cấp (nhƣ các khách sạn, nhà hàng …) nhằm tăng doanh thu cho công ty cũng nhƣ tối đa hoá lợi nhuận.
- Ngoài ra, công ty lúc nào cũng duy trì một lƣợng vốn bằng tiền nhất định nhằm đáp ứng các nhu cầu phát sinh bất thƣờng về tiền mặt.
a) Xác định mức dự trữ tiền tại Công ty
Nhu cầu dự trữ vốn tiền mặt tại Công ty là để đáp ứng yêu cầu giao dịch hàng ngày nhƣ mua sắm hàng hoá, vật liệu và thanh toán các khoản chi phí cần thiết phục vụ cho hoạt động kinh doanh dịch vụ của Công ty. Bên cạnh đó Công ty cũng thƣờng xuyên dự trữ một lƣợng tiền đủ để ứng phó với những nhu cầu vốn bất thƣờng chƣa dự đoán đƣợc và đôi khi còn để thực hiện những cơ hội kinh doanh có tỷ suất lợi nhuận cao. Tuy nhiên để xác định mức dự trữ tiền tối thiểu, hiện nay công ty vẫn chƣa sử dụng phƣơng pháp tính toán nào một cách khoa học và phù hợp đối với công ty mình. Việc xác định dự trữ tiền mặt hoàn toàn phụ thuộc vào đánh giá chủ quan của ban giám đốc và kế toán trƣởng của công ty.
dựa trên mức xuất ngân quỹ trung bình hàng ngày của năm trƣớc liền kề nhân với số ngày dự trữ tiền vốn. Cụ thể, để xác định mức dự trữ ngân quỹ năm 2008, Công ty đã tính toán, thống kê số tiền xuất ngân quỹ bình quân mỗi ngày trong năm 2007 nhƣ sau:
Trong dự trữ ngân quỹ của Công ty thì dự trữ tiền mặt tại quỹ luôn chiếm tỷ trọng nhỏ (dƣới 10% tổng mức dự trữ ngân quỹ), qua đó cho thấy Công ty đã thực
hiện tốt chế độ dữ trữ tiền vốn tối thiểu, bảo đảm cho việc chủ động thanh toán công nợ đúng hạn và đều đặn
b) Dự đoán và quản lý các luồng nhập, xuất vốn tiền mặt (ngân quỹ) tại Công ty
Công ty thực hiện kế hoạch tài chính hàng năm trong đó có việc dự đoán và quản lý các luồng nhập, xuất vốn bằng tiền bao gồm việc dự đoán luồng thu ngân quỹ từ kết quả hoạt động kinh doanh (doanh thu), từ kết quả hoạt động tài chính, luồng tiền đi vay,… Việc dự đoán và quản lý đƣợc lập kế hoạch tổng thể cho cả năm, từng quý và đƣợc triển khai theo từng tháng. Theo đó, định kỳ vào thời điểm đầu năm, Ban giám đốc Công ty trực tiếp họp bàn, thảo luận về kế hoạch tài chính tổng thể của cả năm, trên cơ sở đó, bộ máy kế toán mà đứng đầu là Kế toán trƣởng tổ chức triển khai kế hoạch thu-chi tiền vốn cho hợp lý. Định kỳ hàng tháng báo cáo trong cuộc họp giao ban cán bộ chủ chốt để cùng phối hợp tổ chức triển khai trong toàn Công ty, nhất là khâu thu hồi công nợ bán hàng.
Trong các luồng nhập ngân quỹ thì luồng nhập ngân quỹ từ kết quả kinh doanh là quan trọng nhất. Nó đƣợc dự đoán trên cơ sở các khoản doanh thu bằng tiền dự kiến trong năm. Luồng tiền này Công ty hoàn toàn có thể dự đoán đƣợc theo kế hoạch doanh thu hàng năm lên tới trên 200 tỷ đồng và một dòng tiền tƣơng ứng sẽ thực hiện qua tài khoản của Công ty. Tuy nhiên, đến năm 2020 do tác động đại dịch covid-19 đến nền kinh tế nói chung, ngành du lịch nói riêng, nguồn quỹ tiền mặt của công ty cũng bị ảnh hƣởng.
Trên cơ sở dự đoán các luồng tiền nhập, xuất quỹ Công ty thực hiện so sánh để có thể nắm bắt đƣợc mức thặng dƣ hay thâm hụt ngân quỹ, từ đó có biện pháp xử lý kịp thời để cân bằng ngân quỹ nhƣ đẩy mạnh tốc độ thu hồi công nợ hay giảm tốc độ xuất quỹ bằng cách kéo dài các khoản nợ chƣa quá hạn hoặc có thể huy động bằng các nguồn vay ngắn hạn để bù đắp. Trong trƣờng hợp thặng dƣ ngân quỹ lớn Công ty thƣờng thực hiện biện pháp giải phóng tiền vay để giảm bớt chi phí về lãi vay; ngƣợc lại trong trƣờng hợp thâm hụt ngân quỹ thì Công ty sử dụng chính sách huy động vốn từ các ngân hàng và tổ chức tín dụng, từ cán bộ công nhân viên và các đối tƣợng khác, đôi khi chiếm dụng vốn đối với nhà cung cấp cũng đƣợc Công ty coi là biện pháp hữu hiệu trong việc khắc phục tình trạng thâm hụt ngân quỹ.
c) Quản lý, sử dụng các khoản thu chi vốn tiền mặt
Do hoạt động thu chi vốn tiền mặt của Công ty diễn ra hàng ngày, hàng giờ; hơn nữa vốn tiền mặt là một loại tài sản đặt biệt có khả năng thanh toán cao, dễ dàng chuyển hoá sang các hình thức tài sản khác. Vì vậy Công ty đã thực hiện các biện pháp quản lý, sử dụng vốn tiền mặt một cách chặt chẽ để tránh bị mất mát, lợi dụng. Cụ thể là:
- Mọi khoản thu chi vốn tiền mặt của Công ty đều thực hiện thông qua quỹ, không thu chi ngoài quỹ, tự thu, tự chi. Mọi khoản thu chi đều có sự phê duyệt của Giám đốc hoặc phó giám đốc đƣợc uỷ quyền.
- Công ty có sự phân định trách nhiệm rõ ràng trong quản lý vốn tiền mặt, nhất là giữa thủ quỹ và kế toán quỹ. Cụ thể, cán bộ Thủ quỹ không đƣợc kiêm nhiệm bất cứ nhiệm vụ, phần hành kế toán nào, Thủ quỹ thực hiện giám sát lần cuối các chứng từ thu chi do kế toán quỹ lập, tập hợp. Kế toán quỹ đƣợc giao cho cán bộ có nhiều kinh nghiệm, có tinh thần trách nhiệm cao trong công việc và phải đăng ký chữ ký trong hồ sơ chữ ký của Công ty. Định kỳ hàng quý, hoặc đột xuất Công ty tiến hành kiểm tra tình hình thu chi quỹ, kiểm kê quỹ để phòng ngừa tình trạng thất thoát quỹ hoặc quản lý ngân quỹ không khoa học.
- Công ty chỉ thực hiện thu chi tiền mặt đối với những trƣờng hợp có giá trị không lớn, thƣờng là dƣới 20 triệu đồng, các khoản thu chi lớn từ 20 triệu đồng trở lên thì Công ty sử dụng hình thức thanh toán không dùng tiền mặt nhƣ thanh toán qua ngân hàng. Trƣờng hợp khách hàng trả tiền hàng bằng tiền mặt với giá trị lớn thì kế toán Công ty cùng với khách hàng mang nộp trực tiếp vào tài khoản của Công ty tại ngân hàng để tránh trƣờng hợp phải quản lý lƣợng tiền mặt tại quỹ quá lớn và phát hiện kịp thời lƣợng tiền giả (nếu có). Trƣờng hợp Công ty đi thu hồi công nợ bằng tiền mặt thì cũng sẽ đƣợc nộp vào tài khoản tại ngân hàng ngay sau khi kết thúc hoạt động thu. Định kỳ, khi số luợng tiền mặt tại quỹ lớn (khoảng trên 700 triệu đồng) thì Công ty tổ chức nộp tiền vào tài khoản.
Bằng những biện pháp này mà trong nhiều năm qua Công ty không để xảy ra trƣờng hợp nào đáng tiếc trong quản lý ngân quỹ, luôn đƣợc các cơ quan thanh tra kiểm tra đánh giá tốt.
- Về quản lý các khoản tạm ứng tiền mặt, Công ty chỉ cho tạm ứng đối với những đối tƣợng là cán bộ của Công ty với mục đích tạm ứng là phục vụ nhiệm vụ.
Không cho tạm ứng đối với những công việc mang tính chất cá nhân hay không có mục đích rõ ràng. Không cho tạm ứng tiền mặt với giá trị trên 100 triệu đồng. Khi tạm ứng phải thể hiện rõ ràng thời hạn thanh toán và chỉ đƣợc tạm ứng lần sau nếu đã thanh toán hết số tạm ứng lần trƣớc. Công ty mở sổ sách theo dõi chi tiết tạm ứng đến từng đối tƣợng, từng món tạm ứng; định kỳ hàng tuần thông báo số dƣ nợ tạm ứng đến từng cán bộ nợ, định kỳ hàng tháng báo cáo Ban lãnh đạo và cán bộ quản lý từng phòng về tình hình thanh quyết toán tạm ứng để từ đó có biện pháp đôn đốc thanh toán kịp thời. Trƣờng hợp cán bộ có số dự nợ tạm ứng kéo dài, Giám đốc hoặc ban lãnh đạo sẽ yêu cầu cán bộ giải trình cụ thể và đề ra hƣớng xử lý dứt điểm. Diễn biến số liệu tổng hợp tình hình tạm ứng cho cán bộ qua các năm đƣợc thể hiện trong bảng dƣới đây: