Có nhi u cách khác nhau đ có th xây d ng nên m t b n k ho ch, tuy nhiên đ xây d ng đ c m t b n k ho ch có tính khoa h c và chi ti t rõ ràng thì chúng ta có th dùng ph ng pháp 5W1H2C5M. Ph ng pháp bao g m các b c nh : phân tích môi tr ng và xác đ nh m c tiêu (Why); xác đ nh n i dung công vi c (What);
phân công th c hi n (nhân l c, th i gian, đ a đi m – Who, When, Where); xác đ nh cách th c th c hi n (How); xác đ nh ph ng pháp ki m soát và ki m tra (Control & Check); xác đ nh ngu n l c khác (Man, Money, Material, Machine và Method). Tuy nhiên, đ vi c xác l p các m c tiêu chu n xác h n ng i ta th ng ti n hành thêm vi c phân tích môi tr ng và đánh giá c h i. Do đó qui
trình xây d ng k ho ch nên ti n hành theo các b c sau
(hình 3.3):
1. Phân tíchmôi tr ng và xác đ nh m c tiêu (why)
2. Xác đ nh n i dung công vi c (what)
3. Phân công th c hi n (who, when, where)
4. Xác đ nh cách th c th c hi n (how)
5. Xác đ nh ph ng pháp ki m soát và ki m tra (2C – control, check)
6. Xác đ nh các ngu n l c khác (5M - man, money, material, machine và method)
2.5.1Phân tích môi tr ng và xác l p m c tiêu
Vi c phân tích môi tr ng bên ngoài và bên trong c a cá nhân hay t ch c và nh n di n các c h i c ng nh các nguy c là b c đ u tiên c a quá trình l p k ho ch mà ng i lên k ho ch c n ph i th c hi n. Ng i l p k ho ch c n ph i đánh giá đ c các tác đ ng t nh ng đi u ki n khách quan t bên ngoài nh kinh t , chính tr , v n hoá, xã h i, chính sách, môi tr ng, s c nh tranh, yêu c u khách quan,v.v.. đ i v i cá nhân hay t ch c. Ngoài ra, còn ph i đánh giá đ c kh n ng t bên trong c a cá nhân hay t ch c.
i v i cá nhân, c n ph i phân tích v nh ng khía c nh c a cá nhân nh : các giá tr c a b n thân, đam mê, c m , tr ng i, nh ng u đi m và h n ch c a b n thân trong h c t p, sinh ho t t p th , trong quan h v i b n bè và th y/cô giáo, tính cách, khí ch t, t duy, trí nh , c m xúc, tâm tr ng, tâm th , kinh nghi m, v n hi u bi t, n ng l c nh n th c, k n ng, k x o, nhu c u, tình c m, s c kh e, ngo i hình.
i v i t ch c, c n đánh giá nh ng y u t nh : qui mô, nhân l c, tài chính, l nh v c đ u t , qu n lý, n ng l c, ngu n l c, u th , v trí hi n t i,v.v...D i đây là quy trình th c hi n xây d ng k ho ch theo ph ng pháp 5W1H2C5M (Hình 3.3).
Hình 3.3. Quy trình xây d ng k ho ch5W1H2C5M
Phân tích môi tr ng bên ngoài và bên trong đ đánh giá các c h i c ng nh
các m i nguy c ph i đ i m t, ng i ta có th s d ng các nhi u công c khác nhau nh GrowthShare Matrix, Lifecyle pattems, chi n l c c nh tranh chung c a Michael Porter, New BCG Matrix, SWOT Matrix. Tuy nhiên, trong khuôn kh giáo trình này s s d ng ph ng pháp phân tích SWOT (đi m m nh, đi m y u, c h i và nguy c ) h ng d n cho sinh viên ng d ng phân tích môi tr ng đ xác l p các m c tiêu và xây d ng k ho ch.
Phân tích SWOT là m t trong các b c phân tích đ xác l p m c tiêu và xây d ng k ho ch chi n l c cho s n xu t kinh doanh c a các doanh nghi p. SWOT là c m t vi t t t c a nh ng ch cái đ u tiên c a các t ti ng Anh nh : Strengths ( i m
Phân tích môi tr ng Xác đ nh công vi c M c tiêu Phân công th c hi n Ngu n l c khác Xác đ nh cách th c
m nh), Weaknesses ( i m y u), Opportunities (C h i) và Threats (Thách th c) - là m t mô hình n i ti ng trong phân tích kinh doanh c a doanh nghi p.
Phân tích SWOT có th th c hi n đ xác đ nh nh ng m c tiêu chu n xác, rõ ràng và đ nh h ng đ a ra nh ng chi n l c th c hi n đ đ t đ c m c tiêu đã đ ra. D i đây là mô hình phân tích SWOT hay còn g i là SWOT Matrix.
SWOT Li t kê các c h i (O) Li t kê các nguy c (T)
Li t kê các đi m m nh (S) Chi n l c S-O S d ng các đi m m nh đ t n d ng các c h i. Chi n l c S-T S d ng các đi m m nh đ v t qua nh ng nguy c Li t kê các đi m y u (W) Chi n l c W-O T n d ng các c h i đ h n ch nh ng đi m y u. Chi n l c W-T
T i thi u hóa các đi m y u đ tránh đ c nh ng nguy c .
N i dung c a ma tr n SWOT có th tóm t t nh sau: Phân tích các y u t môi tr ng bên ngoài giúp doanh nghi p xác đ nh đ c nh ng c h i (O) và nguy c (T).
K t h p phân tích các y u t bên trong doanh nghi p đ xác đ nh đ c nh ng đi m m nh và đi m y u (W) c a doanh nghi p. T đó k t h p các S,W, O, T đ hình thành các chi n l c nh sau:
Chi n l c SO : Ph i s d ng m t m nh nào đ khai thác t t nh t c h i có đ c t bên ngoài.
Chi n l c ST: Ph i s d ng m t m nh nào đ đ i phó v i nguy c .
Chi n l c WO: Ph i kh c ph c đi m y u nào đ t n d ng t t nh t c h i đang có t bên ngoài ho c s d ng c h i nào đ kh c ph c nh ng y u kém hi n nay.
Chi n l c WT: Ph i kh c ph c nh ng y u kém nào đ gi m b t nguy c .
Chi n l c k t h p c S, O, W, T: S d ng m t m nh đ khai thác t t nh t c h i, l p d n nh ng y u kém và gi m b t nh ng nguy c .
Qua các chi n l c trong SWOT, ta s l a ch n ra các chi n l c kh thi nh t đ th c hi n.
Ví d : Quý 4/2017 công ty d c ph m TAK đã nghiên c u và phân tích th tr ng đã nh n di n đ c các đi m m nh, đi m y u, c ng nh các c h i và thách th c c a th tr ng trong n c. T đó, công ty TAK đã xác l p các m c tiêu chi n l c cho s n xu t kinh doanh n m 2018 t i th tr ng n i đ a nh sau (nh b ng d i): SWOT Opportunities (O) + Th tr ng s n ph m ch a bão hòa. + Nhu c u d ch v vi tính và đi n toán cao
Threats (T) + Các quy đ nh c a nhà n c v th tr ng, tài chính n i l ng. + Các nhà phân ph i ch a đáng tin c y. Strengths (S) + Tài chính m nh. + H th ng kênh phân ph i nhi u Chi n l c S-O Phát ti n th tr ng Chi n l c S-T a d ng hóa s n ph m và đ a vào th tr ng m i Weaknesses (W) + Thi u chuyên môn k thu t v máy tính, đi n toán. + Ch t l ng s n ph m, d ch v ch a cao Chi n l c W-O
Mua l i ho cthuê công ty đi n toán k thu t cao
Chi n l c W-T
C i ti n ch t l ng s n ph m, nâng cao ch t l ng d ch v . K t h p, liên k t v i các nhà phân ph i.
2.5.2 Xác đ nh n i dung công vi c và phân công th c hi n
Khi đã xác đ nh đ c m c tiêu rõ ràng thì v i m i m c tiêu c n ph i v ch ra ho c thi t k các công vi c phù h p đ có th đ t đ c m c tiêu đó. Ti p theo, v i m i công vi c c n ph i ch n l a và phân công cho ng i đ m trách th c hi n ho c ch u trách nhi m. Cu i cùng, c n ph i xác đ nh ti n đ công
2.5.3 Xác đ nh ph ng pháp th c hi n và ki m tra công vi c
có th th c hi n ho c hoàn thành m t nhi m v đ c giao thì cá nhân ho c nhóm/đ i ph trách ph i xác đ nh đ c ph ng pháp làm hay cách th c th c hi n công vi c có hi u qu nh t. Vi c l a ch n ph ng pháp th c hi n ph thu c vào n ng l c cá nhân/đ i/nhóm và đi u đó có th c n c d a trên nh ng tr i nghi m c a h .
Ph ng án là h th ng các l a ch n cách th c th c hi n m t công vi c hay m t nhi m v đã đ c v ch ra. Ph ng án c ng bao g m vi c phân công công vi c ho c trách nhi m cho t ng cá nhân/đ i/nhóm.
Hi u qu c a công vi c hay m c đ đ t đ c m c tiêu đ ra còn ph thu c vào ch đ và ph ng pháp ki m tra, đánh giá. Công vi c ki m tra, đánh giá là trách nhi m c a ng i làm qu n lý. Tùy theo tính ch t công vi c, nhi m v mà ng i qu n lý thi t k m t ch đ và các ph ng pháp qu n lý h p lý, hi u qu .
2.5.4 Xác đ nh các ngu n l c khác
Quy trình th c hi n xây d ngk ho ch theo ph ng pháp 5W1H2C5M đã đ c p r t rõ đ n các v n đ nh : Phân tích môi tr ng và xác đ nh m c tiêu (why); Xác đ nh n i dung công vi c (what); Phân công th c hi n (who, when, where); Xác đ nh cách th c th c hi n (how); Xác đ nh ph ng pháp ki m soát và ki m tra (2C –
ph n cho s thành công c a nhi m v , đó là đ i ng h tr , ti n b c, nguyên v t li u, máy móc, các chính sách, ch đ đãi ng (5M). Trong đó, y u t tài chính, t c là ngu n ti n đ th c hi n là r t quan tr ng, n u không có đ tài chính thì dù các y u t khác có m nh, có t t c ng s th t b i.