2.6.1 K ho ch phân công th c hi n công vi c/nhi m v
Xây d ng k ho ch và trình bày các n i dung c a b n k ho ch không b t bu c theo m t khuôn m u nào, tuy nhiên ng i xây d ng k ho ch c n ph i thi t k và trình bày các n i dung c a b n k ho ch sao cho khoa h c, rõ ràng, giúp cho ng i đ c ho c các thành viên trong k ho ch d dàng nh n bi t đ c nhi m v , công vi c c a mình c n th c hi n, th i gian và ti n đ , c ng nh m c đ u tiên và s th c hi n. M u b n k ho ch phân công th c hi n các công vi c (nhi m v ) thi t k trên m t trang gi y đ c trìnhbày nh hình 3.4 trên. B n k ho ch trên m t trang gi y g m có các n i dung nh sau:
Hình 3.4: m u k ho ch trên m t trang gi y + Tiêu đ k ho ch
+ Ngày l p k ho ch + Tr ng/ph trách d án + M c đích k ho ch
+ Nhi m v /các n i dung công vi cvà các m c tiêu + Th i gian và ti n đ th c hi n công vi c
+ Ng i th c hi n và m c đ u tiên th c hi n công vi c
2.6.2. K ho ch kinh phí th c hi n
M t k ho ch th c hi n b t k m t d án/đ tài nào đi u không th thi u đó là kinh phí th c hi n, y u t tài chính là m t trong các y u t quy t đ nh s thành công c a d án. Vì v y, ngu n kinh phí th c hi n c n ph i có và ph i đ c phân b s d ng m t cách h p lý. Vi c trình bày s kinh phí th c hi n các nhi m v /công vi c có th th hi n trên b n k ho ch phân công th c hi n công vi c ho c c ng có th tách riêng m t k ho ch s d ng kinh phí, đi u này còn ph thu c vào tính ch t và m c đ ph c t p c a d án và các nhi m v c a k ho ch. M t b n k ho ch s d ng kinh phí có th thi t k đ n gi n nh hình 3.5 d i đây.
Hình 3.5: m u k ho ch kinh phí
Ví d , trích k ho ch kinh doanh c a công ty TAK 2019 – K ho ch phân công th c hi n bán hàng thi t k trên m t trang gi y nh d i đây.
r ng/ph trách: ……… M c tiêu: ……….. Ngày …………. TT N i dung TG1 TG2 TG3 TG4 TG5 TG6 TG7 TG8 TG9 TG10 TG11 TG12 1 Nhi m v 1 200 2 Nhi m v 2 300 3 Nhi m v 3 500 T NG C NG: K HO CH S D NG KINH PHÍ………... KD: Hu nh Th Thu S ng Tên SP 646,610,000 429,030,000 749,380,000 656,845,000 753,565,000 635,540,000
4500 Collagen Venus Charge Peptide 20.000mg 258 156 261 239 259.5 240 A A A A 3000 Oyster Extract - Tinh ch t chi t xu t t con hàu 104 96 115 143 148 145 A A B C 3000 Tinh ch t tr m n Atorrege AD+ Acne Spots 10ml 38 42 74 25 61 20 A A C B 200 SAKURAMIN WHITE 18 3 52 7 30 4 C C C C 120 DHA & Blueberry 7 3 19 26 21 5 C C C C
20 Grace program Essence 5 - Tinh ch t d ng tr ng
da 2 1 1 1 A
20 Grace program Washing 2 - S a r a m t 1 1 1 A 20 Kem d ng m Atorrege AD+ Medicated Face
Cream 35g 3 1 1 A
20 S a ch ng n ng d ng m Atorrege AD+ White
Up SPF30 PA++ UV Milk 35ml 2 3 1 5 3 A 261,249,000 174,057,000 304,815,000 266,543,500 306,312,500 256,564,000Giá v n 193,983,000 128,709,000 224,814,000 197,053,500 226,069,500 190,662,000chi t kh u NT (30%) 60,000,000 60,000,000 60,000,000 60,000,000 60,000,000 60,000,000L ng VP 51,728,800 34,322,400 59,950,400 52,547,600 60,285,200 50,843,200L ng bán hàng 8% 10,000,000 10,000,000 10,000,000 10,000,000 10,000,000 10,000,000 i n n c, SH phí 13,000,000 13,000,000 13,000,000 13,000,000 13,000,000 13,000,000Thuê VP 30,000,000 30,000,000 30,000,000 30,000,000 30,000,000 30,000,000Giao t 619,960,800 450,088,400 702,579,400 629,144,600 705,667,200 611,069,200 T NG C NG K HO CH KINH DOANH (BÁN HÀNG) 6 THÁNG 2019 V y - O nl in e N hó m E TC Th ng - O TC Tu y t - O TC N gâ n - O TC Th án g 2( ng ày ) Th án g 3 (n gà y) Th án g 4 (n gà y) Th án g 5 (n gà y) Th án g 6 (n gà y) M c t iê u 1 M c t iê u 2 M c t iê u 3 Th án g 1( ng ày ): Ngày: 10/12/2018 M c tiêu: S l ng hàng bán t ng 10% so v i 6 tháng 2018
M c tiêu n m K ho ch hoàn thành vào ngày( tháng): Th c hi n/ u tiên
Các
Các T các
Câu 2.1: Anh/Ch hãy trình bày các công vi c c b n c n th c hi n trong giai đo n chu n b l p k ho ch
Câu 2.2: Anh/Ch hãy trình bày các công vi c c b n c n th c hi n trong giai đo n l p k ho ch
Câu 2.3:Anh/Ch hãy trình bày các công vi c c b n c n th c hi n trong giai đo n hoàn thi n k ho ch
BÀI T P TH C HÀNH CH NG 3
Bài 2.1: Xây d ng k ho ch chi ti t cho ho t đ ng nhóm.
L u ý: đây là bài t p th c hành đ chu n b d thi v n đáp cu i k .
+ Sau khi Gi ng viên h ng d n, các nhóm t hoàn thi n b n k ho ch cho ho t đ ng mà nhóm đã ch n.
+ Các nhóm ti n hành th c hi n ho t đ ng theo k ho ch đã thi t k .
+ ánh giá m c đ đ t đ c c a các m c tiêu và m c đích k ho ch.
Bài 2.2: V n d ng ph ng pháp SMART đ đánh giá m c tiêu c a k ho ch ho t đ ng nhóm.
Bài 2.3: V n d ng ph ng pháp SMART đ đánh giá m c tiêu c a k ho ch h c
t p và phát tri n cá nhân.
Bài 2.4: V n d ng ma tr n SWOT đ nh n di n các đi m m nh, y u, thách th c
và c h i cho b n thân và đ a ra các chi n l c đ hoàn thi n b n thân.
CH NG 3
T CH C TH C HI N K HO CH VÀ QU N LÝ THEO M C TIÊU
M c tiêu ch ng
V ki n th c: cung c pcho sinh viên nh ng ki n th c c b n, các ph ng pháp
c n thi t cho vi c t ch c th c hi n m t k ho ch và qu n lý theo m c tiêu.
V k n ng: rèn luy n cho sinh viên các k n ng phân tích công vi c, phân công công vi c, qu n lý ti n đ th i gian, giám sát và đi u ph i th c hi n công vi c c a k ho ch.
V thái đ : rèn luy n cho sinh viên có thái đ chu n m c trong h c t p, nghiên
T ch c th c hi n k ho ch là m t trong nh ng k n ng c b n c a ng i qu n lý. Phân công công vi c, nhân s h p lý không nh ng giúp cho các công vi c đ t k t qu cao mà còn mang l i
nh ng l i ích thi t th c cho các bên liên quan th c hi n nhi m v . Ch ngnày s trình bày quá trình phân công và t ch c th c hi n các công vi c theo k ho ch. Các n i dung c b n nh phân công nhân s ph trách th c hi n, Xác đ nh ngu n l c tài chính và phân b s d ng h p lý, xác đ nh th i gian và qu n lý ti n đ th c hi n, giám sát và đièu ph i th c hi n, báo cáo t ng k t và nghi m thu. Ngoài ra, n i dung ch ng còn cung c p thêm các h ng d n v các k n ng đ ng viên, khen th ng, t o d ng lòng tin, trao đ i v i c p d i nh m giúp b n nâng cao s t tin và tr trành m t nhàqu n lý gi i và đáng tin c y.
3.1 T CH C TH C HI N K HO CH
3.1.1 Phân công nhân s ph trách th c hi n
Phân công nhân s là quy t đ nh giao công vi c hay nhi m v cho m t ng i ph trách th c hi n và tin t ng r ng ng i đó s hoàn thành t t nhi m v đ c giao. Phân công đ c th hi n d i nhi u hình th c khác nhau nh : b nhi m nhân viên vào m t v trí hay ch c v nào đó, ho c yêu c u nhân viên th c hi n công vi c c th nào đó [4].
Phân công nhân s th c hi n nhi m v c n quan tâm đ n hai v n đ c b n là quy n t quy t và kh n ng ki m soát. Nhân viên có th t mình gi i quy t công vi c trong ph m vi trách nhi m và quy n h n đ c giao phó. Ng i qu n lý hay lãnh đ o s tham gia v i t cách là ng i ki m tra, ki m soát công vi c và ti n đ th c hi n. Khi ch n ng i giao vi c, giao nhi m v c n ph i xem xét n ng l c c a ng i đó có phù h p không và có kh n ng hoàn thành t t công vi c trong ph m vi ngu n l c hi n có hay không. Phân công nhân s th c hi n công vi c c n ph i đ m b o r ng ng i đó có đ y đ quy n h n đ ch đ ng th c hi n công vi c
trên c s nh ng h ng d n ban đ u. Công vi c đ c th c hi n c n ph i có s theo dõi c a ng i qu n lý đ k p th i h tr c ng nh ki m soát đ c ch t l ng và ti n đ th c hi n công vi c và c a d án chung.
B ng 3.1. Các b c c a quy trình phân công nhân s
B c N i dung
Phân tích
Phân lo i và phân tích tính ch t, yêu c u c a công vi c đ giáo phó cho ng i có n ng l c chuyên môn, k n ng phù h p nh t
Ch đ nh Xác đ nh ng i có n ng l c, có kh n ng th c hi n t t
công vi c đ c giao
Ch d n H ng d n n i dung công vi c, cách th c hay ph ng
pháp th c hi n
Ki m soát Giám sát th c hi n, đánh giá công vi c và ki m soát ti n
đ
ánh giá T ng k t hay nghi m thu k t qu , s n ph m và rút kinh
nghi m
Phân công nhân s theo công vi c là m t quy trình di n ra liên t c và th ng xuyên g p trong t t c các t ch c hay đ n v . vi c b trí nhân s h p lý thì đ u tiên ph i phân tích và l a ch n các công vi c hay nhi m v c n giao phó. M i công vi c c n ph i xác đ nh rõ yêu c u c ng nh m c tiêu, m c đích đ t đ c và các tiêu chí cho đ i t ng th c hi n công vi c đó. i u này s giúp nhà qu n lý l a ch n đ c ng i phù h p đ đ a ra quy t đ nh giao vi c và h ng d n công vi c chi ti t. Công tác h ng d n, hu n luy n tr c th c hi n đóng vai trò r t quan tr ng trong quy trình giao nhi m v vì ng i ta không th th c hi n n u ch a hi u ho c còn m h v yêu c u c ng nh m c đích c a công vi c. B c quan tr ng quy t ch t l ng công vi c và đ m b o hoàn thành đúng ti n đ đ ra là khâu ki m tra và giám sát th c hi n. Công tác ki m soát là h t c n thi t và có th đ c
hi n m t cách khéo léo, t nh và không nên can thi p tr c ti p vào công vi c c a c p d i. Cu i cùng, m t công vi c hay m t nhi m v hoàn thành c n ph i đ c nghi m thu, t ng k t và đánh giá, rút kinh nghi m.
3.1.2 Xác đ nh ngu n l c tài chính và Phân b s d ng h p lý
V n đ quan tr ng sau khi xây d ng k ho ch nói chung là ph i xác đ nh đ c ngu n l c tài chính và phân b s d ng h p lý đ đ t đ c m c tiêu đ ra. Phân b ngu n l c tài chính là quá trình cân đ i các kho n thu, chi phí đ đ m b o quá trình th c hi n k ho ch không b gián đo n. Quá trình phân b ngu n l c tài chính th c hi n theo quy trình nh sau:
Hình 3.1. Quy trình th c hi n phân b ngu n l c tài chính
Trong m i ho t đ ng y u t tài chính luôn đóng m t vai trò quan tr ng, quy t đ nh s thành công c a m i công vi c đ hoàn thành k ho ch đã v ch ra. Ng i xây d ng k ho ch ph i c tính đ c và c tính chu n xác các kho n chi phí đ u vào nh chi phí nhân công, chi phí nguyên v t li u, chi phí s n xu t chung, chi phí qu n lý, chi phí khác. ng th i c ng ph i xem xét và c tính các kho n thu đ c c a đ n v trong ng n h n và dài h n đ có th cân đ i duy trì đ c các ho t đ ng c a k ho ch. V i m t k ho ch th c hi n luôn ph i có m t b n d toán t ng th và d toán chi ti t các kho n m c kèm theo. Trên c s c a các b n d toán, nh ng nhà lãnh đ o s xác đ nh các ngu n tài tr trong ng n h n và dài h n, đ ng th i th c hi n phân b các ngu n cho các ho t đ ng, các công
M c tiêu đ c xác l p K hohi n ch th c Phân b và s d ng ngu n v n Xác đnh ngu n tài chính c n Xác đnh ngu n tài tr tài chính
vi c m t cách phù h p nh t đ có th đ t đ c các m c tiêu c a k ho ch và ti t ki m ngu n l c.
3.1.3 Xác đnh th i gian và qu n lý ti n đ th c hi n
Xác đ nh th i gian và qu n lý ti n đ c a m t k ho ch hay m t d án có th s d ng v i nhi u ph ng pháp khác nhau, tuy nhiên trong khuôn kh giáo trình này s trình bày và h ng d n s d ng ph ng pháp s đ Gantt. S đ Gantt là m t công c do Henry Gantt gi i thi u nh m đ xác đ nh th i gian th c hi n các công vi c và qu n lý ti n đ c a k ho ch, trong đó các công vi c đ c bi u di n theo trình t th i gian v i tr c th i gian đ c trình bày theo tr c n m ngang. Các công vi c đ c bi u di n b ng các đo n th ng hay các thanh ngang. dài c a đo n th ng là đ dài c a công vi c và v trí gi a các đo n th ng bi u di n m i quan h tr c sau gi a các công vi c. Các công vi c trên đ ng g ng th ng đu c tô màu. N u k ho ch đang đ c tri n khai thì m t đo n th ng đ m nét s ch rõ ti n đ th c hi n c a công vi c. S đ Gantt có d ng nh b ng 3.2
Công vi c Công vi c tr c Th i gian b t đ u Th i gian th c hi n Th i gian k t thúc Th i gian
n v th i gian (ngày, tu n, tháng, quý, n m)
A
B
C
D
E
Ví d : B n H.T.M. Tiên (ch nhi m đ tài) đã lên k ho ch th i gian th c hi n các
công vi c nghiên c u đ tài khoa h c n m 2019 b ng s đ Gantt nh b ng 3.3
d i đây: B ng 3.3. S đ Gantt v qu n lý ti n đ th i gian th c hi n nckh 2019 Công vi c Công vi c tr c Th i gian b t đ u Th i gian th c hi n Th i gian k t thúc N m 2019 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 TL 1/1 89 30/3 TM TL 01/2 120 30/5 XD TM 01/6 30 30/6 NC TM 01/4 120 30/8 BB NC 1/8 60 30/9
Công vi c Công vi c tr c Th i gian b t đ u Th i gian th c hi n Th i gian k t thúc N m 2019 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 BC NC 01/9 120 30/11
Trong đó, các kí hi u công vi c nh sau:
TL: nghiên c u tài li u, các nghiên c u tr c liên quan đ n đ tài.
TM: Th c hi n vi t đ xu t đ tài NCKH n m 2019 và thuy t minh đ tài.