Cơ hội và thách thức
Tơ Bích Ngọc - CQ58/11.07
rong bối cảnh dịch Covid 19 bùng phát, thực hiện giãn cách xã hội, các bên khơng thể gặp gỡ trực tiếp để ký kết hợp đồng truyền thống. Để bảo đảm hoạt động kinh doanh thơng suốt trong bối cảnh dịch cịn diễn biến phức tạp, các doanh nghiệp tìm cách giải bài tốn duy trì ký kết các tài liệu với đối tác, cũng như tài liệu nội bộ. Đây là lý do nhu cầu với giải pháp ký kết điện tử tăng vọt trong thời gian vừa qua và trở thành nhu cầu thiết yếu của mọi doanh nghiệp. Tuy nhiên, phần đơng các doanh nghiệp chỉ mới dám “bước một chân” vì cịn băn khoăn về các vấn đề pháp lý, tính ứng dụng thực tế.
Tình hình thực hiện ký kết điện tử của doanh nghiệp
Trong thời đại phát triển cơng nghệ thơng tin như hiện nay, các phương thức giao kết hợp đồng cũng dần được đổi mới từ hợp đồng giấy thơng thường sang hợp đồng điện tử vì khả năng tiết kiệm thời gian, chi phí, sự kết nối và trao đổi dữ liệu nhanh chĩng, đặc biệt trong thời điểm dịch bệnh, việc gặp mặt trực tiếp đối tác là thứ gì đĩ “xa xỉ”.
Theo Prescient & Strategic Intelligence, trên thế giới, việc ứng dụng ký kết điện tử tăng trưởng khơng ngừng ở nhiều lĩnh vực. Theo đĩ, thị trường này được dự báo sẽ đạt tỷ lệ tăng trưởng kép CAGR gần 266% trong giai đoạn 2021-2030.
Theo ghi nhận từ FPT, tại Việt Nam, trong ba tháng tâm điểm của dịch Covid-19 lần thứ 4, nhu cầu sử dụng hợp đồng điện tử, chữ ký số của các doanh nghiệp, tổ chức đã tăng đến 100% so với thời điểm dịch chưa bùng phát trở lại. Trung bình, mỗi tháng cĩ hàng trăm doanh nghiệp liên hệ với các chuyên gia để nhận tư vấn triển khai việc ký kết hợp đồng điện tử. Lượng hợp đồng, hồ sơ được xử lý thơng qua nền tảng FPT.eContract tăng lên tới con số gần 500.000.
Hàng trăm doanh nghiệp đã quyết định đưa “ hợp đồng điện tử” vào danh sách “hàng thiết yếu” trong bối cảnh diễn biến phức tạp của dịch bệnh hiện nay. Nhiều doanh nghiệp/đơn vị đã sớm chuyển đổi và áp dụng hiệu quả như Vinamik, Vietjet Air, T
Vietbank, Ford Việt Nam, Sony Việt Nam, Toyota Financial Group, Be Group, ACS, 30 Shine…
Cơ hội ký kết điện tử của doanh nghiệp
Trong bối cảnh đại dịch Covid-19 vẫn đang tiếp diễn và chưa cĩ dấu hiệu kiểm sốt, thời gian ký kết hợp đồng của nhiều doanh nghiệp thường rơi vào trạng thái “khơng thể xác định” bởi các quy định hạn chế di chuyển điều đĩ đã dẫn đến chỉ trong 7 tháng đầu năm 2021, cĩ gần 80.000 doanh nghiệp đã phải rời bỏ thị trường. Đứng trước tác động tiêu cực như vậy, việc ký kết điện tử trở thành nhu cầu thiết yếu của mọi doanh nghiệp nhằm đảm bảo kinh doanh khơng gián đoạn nhất là khi khơng thể tiếp xúc trực tiếp, chuyển phát giấy tờ khĩ khăn hay gặp rào cản về khoảng cách địa lý. Hợp đồng điện tử chính là “cứu tinh” khi cho phép các doanh nghiệp ký kết hợp đồng từ xa trong thời điểm “ngăn sơng cấm chợ” này. Rõ ràng, đây là cơ hội rất tốt để Việt Nam cĩ thể đẩy mạnh ký kết hợp đồng điện tử.
Việc ký kết điện tử giúp doanh nghiệp tiết kiệm lên đến 80% chi phí và thời gian thực hiện khi quy trình ký kết hồn tồn là tự động từ khâu tạo lập - chuyển ký - lưu trữ và bảo mật đều được thực hiện nhanh chĩng và hồn tồn qua Internet. Chỉ cần cĩ máy tính, laptop, smartphone/tablet là cĩ thể ký kết mà khơng cần sắp xếp một cuộc gặp trực tiếp. Nhờ vậy, cĩ thể tiết kiệm thời gian chờ đợi, khơng làm gián đoạn việc ký kết vì bất cứ lý do khách quan nào. Hơn thế nữa, ký kết điện tử khơng chỉ đảm bảo kinh doanh khơng gián đoạn mà sẽ là bước đệm cho chuyển đổi số trong tương lai.
Việc thay đổi phương thức ký kết là một trong những giải pháp giúp doanh nghiệp tăng tốc hiệu quả vận hành, tạo đà cho sự phát triển trong tương lai. Khi nhiều doanh nghiệp chủ động dịch chuyển sẽ tạo thành làn sĩng thúc đẩy phát triển giao thương đồng bộ. Với các quy trình nội bộ, khi áp dụng các giải pháp cơng nghệ về ký kết điện tử sẽ thay đổi trải nghiệm cho cả nhân viên, lãnh đạo cơng ty, nâng cao hiệu suất trong xử lý cơng việc hàng ngày.
Việt Nam cũng cĩ hàng loạt các chính sách hỗ trợ hành lang pháp lý cho việc ký kết điện tử đa lĩnh vực như Luật Giao dịch điện tử số 51/2005/QH11, Nghị định số 52/2013/NĐ-CP về thương mại điện tử, Nghị định số 130/2018 về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số, Luật Lao động số 45/2019/QH14 cho phép ký hợp đồng lao động điện tử… Đây là thời điểm vàng để doanh nghiệp chuyển đổi sang ký kết điện tử để tạo lợi thế cạnh tranh vượt trội và tăng tốc phát triển, thuận lợi ngay từ điểm khởi đầu là ký kết hợp đồng.
Thách thức việc thực hiện ký kết điện tử
Bên cạnh những cơ hội rất lớn, Việt Nam cũng đứng trước khơng ít những khĩ khăn, thách thức trong quá trình thực hiện ký kết hợp đồng điện tử.
Về hành lang pháp lý, câu chuyện pháp lý liên quan đến việc xác nhận thanh tốn hồ sơ nghiệm thu, thanh tốn… đang là một trong những vấn đề cấp thiết trong việc ký kết điện tử. Theo khảo sát cĩ tới 92% doanh nghiệp đồng ý ký kết điện tử là xu hướng dịch chuyển tất yếu nhưng lại bày tỏ sự e ngại về tính pháp lý, chưa hiểu rõ giải pháp ký kết điện tử. Dù quy trình nghiệp vụ áp dụng khác nhau, các doanh nghiệp đều cĩ chung những băn khoăn về tính pháp lý, thuyết phục đối tác đăng ký sử dụng dịch vụ cùng với doanh nghiệp.
Vấn đề bảo mật thơng tin của doanh nghiệp là chính đáng và dễ hiểu khi thơng tin về các giao dịch điện tử, ngồi việc được lưu trữ trên hệ thống riêng của doanh nghiệp, cịn được sao lưu trên hệ thống của đơn vị cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số, để phục vụ cho cơng tác bảo trì, khắc phục sự cố kỹ thuật khi dữ liệu điện tử của doanh nghiệp gặp sự cố hoặc bị can thiệp bởi một bên thứ ba bất kỳ. Vấn đề thơng tin do hacker mạng tấn cơng cũng là một trong những rủi ro cho các bên trong việc ký kết hợp đồng điện tử. Pháp luật giao dịch điện tử hiện hành khơng quy định rõ nghĩa vụ bảo mật thơng tin của đơn vị cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số. Vì vậy, để đảm bảo yếu tố bảo mật thơng tin, khơng cịn cách nào khác, doanh nghiệp phải quy định nghĩa vụ bảo mật thơng tin của đơn vị cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số trong Hợp đồng cung cấp dịch vụ với đơn vị này.
Doanh nghiệp gặp khĩ khăn từ việc thay đổi nhận thức, thĩi quen của ban lãnh đạo, cấp quản lý, nhân viên. Số lượng cũng như tỷ lệ nhân viên cĩ kiến thức chuyên sâu về ký kết điện tử chưa nhiều, mới chỉ cĩ 63% các doanh nghiệp cĩ trên 10% cán bộ cĩ khả năng ký kết hợp đồng điện tử. Mặc dù trình độ về thương mại điện tử ở cấp độ cơ bản đạt mức cao nhưng về các hoạt động nghiệp vụ ký kết hợp đồng điện tử, mức phổ cập cịn thấp.
Giải pháp thúc đẩy việc thực hiện ký kết hợp đồng
Thứ nhất, nỗ lực hồn thiện và đồng bộ hố hành lang pháp lý giúp hình thức ký kết điện tử được cơng nhận rõ nét và cĩ thể liên kết chéo để kiểm tra, xác thực thơng tin.
Thứ hai, Nhà nước phải xây dựng cơ sở hạ tầng cơng nghệ thơng tin và truyền thơng tốt. Hệ thống thơng tin cần phải đảm bảo về tốc độ truyền dẫn thơng tin đủ lớn, độ ổn định và an tồn cao. Các cơ quan quản lý cần đảm bảo mức giá, chi phí phù hợp và chất lượng dịch vụ tốt để doanh nghiệp cĩ thể đầu tư xây dựng cơ sở vật chất, kỹ thuật riêng của mình nhằm phục vụ các giao dịch điện tử đặc biệt là ký kết điện tử.
Thứ ba, để phịng ngừa rủi ro trong ký kết điện tử, doanh nghiệp cung cấp hàng hố, dịch vụ cần tăng cường nhận thức về tầm quan trọng của việc thực hiện ký kết điện tử: xây dựng chiến lược ứng dụng thương mại điện tử và hợp đồng điện tử trong doanh nghiệp; tăng cường đầu tư xây dựng cơ sở hạ tầng thơng tin hiện đại để tạo điều kiện thuận lợi cho việc ký kết và thực hiện hợp đồng điện tử; đào tạo nguồn nhân lực đáp ứng yêu cầu của thương mại điện tử.
Thứ tư, các doanh nghiệp đã và đang tham gia thực hiện ký kết điện tử thì xây dựng hệ thống khách hàng tin cậy, xây dựng chiến lược ứng dụng thương mại điện tử, nâng cao kiến thức và kỹ năng về ký kết và thực hiện hợp đồng điện tử với các đối tác trong và ngồi nước nhưng cần nắm vững hệ thống luật quốc tế cũng như luật nước sở tại về giao dịch điện tử kèm theo các mẫu hợp đồng điện tử chuẩn mực.
Tài liệu tham khảo:
Ký kết điện tử - Chuyển đổi ph ng thức để tăng tốc cạnh tranh cho doanh nghiệp Việt (2021), https://vtv.vn/cong-nghe/ky-ket-dien-tu-chuyen-doi-phuong-thuc-de-tang-toc-canh-tranh-cho-doanh- nghiep-viet-20210920144604775.htm
Ký kết hợp đồng điện tử: Pháp lý rõ ràng, xác minh sau ký trong 3 giây (2021), https://vneconomy.vn/ky-ket-hop-dong-dien-tu-phap-ly-ro-rang-xac-minh-sau-ky-trong-3-giay.htm
Thư giãn: