(Nguồn: Phòng kế toán- NKV)
− Kế toán trưởng: lập kế hoạch, kiểm soát và quản lý các quy trình và các hoạt động của công ty theo các quy định pháp luật Việt Nam và các yêu cầu nội bộ; là người tham mưu cho Ban Giám đốc trong lĩnh vực chuyên môn kế toán, tài chính và chịu trách nhiệm trước Giám đốc về các công việc thuộc nhiệm vụ và quyền hạn của mình. Kế toán trưởng là người đứng đầu phòng kế toán, là người tổ chức, chỉ đạo toàn diện công tác kế toán và toàn bộ các mặt công tác của phòng. Ngoài ra, Kế toán trưởng chịu trách nhiệm trước pháp luật về sự đầy đủ, chính xác, trung thực của các số liệu kế toán phát sinh trong báo cáo kế toán của đơn vị mình.
− Kế toán tổng hợp kiêm thủ quỹ: kế toán tổng hợp có nhiệm vụ lập các loại báo cáo nội bộ để gửi sang công ty mẹ; kiểm tra số dư cuối kỳ có hợp lý và khớp đúng với các báo cáo chi tiết; kiểm tra các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong
doanh nghiệp, kế toán tổng hợp chịu trách nhiệm về số liệu chi tiết đến tổng hợp trên sổ kế toán. Thủ quỹ quản lý việc thu chi tiền mặt tại quỹ; có trách nhiệm đảm bảo an toàn, không để xảy ra mất mát hao hụt về tiền; thực hiện thu chi tiền mặt sau khi đã kiểm tra đầy đủ chứng từ; lập báo cáo tiền vào/ ra và thường xuyên đối chiếu với tiền mặt tại quỹ.
− Kế toán công nợ: có nhiệm vụ lập chứng từ và ghi sổ kế toán chi tiết công nợ, các khoản phải thu, phải trả; lập báo cáo công nợ và báo cáo thanh toán. − Kế toán ngân hàng – tiền mặt: căn cứ vào các chứng từ đầu vào (hóa đơn giá
trị gia tăng, giấy đề nghị thanh toán, …), thực hiện thủ tục thanh toán thu chi tiền mặt và ngân hàng; theo dõi và hạch toán các nghiệp vụ thu chi.
− Kế toán thuế: lập hồ sơ, chứng từ và kiểm soát các vấn đề về thuế theo các quy định hiện hành; kê khai và nộp các sắc thuế khác nhau đúng hạn; giải trình số liệu cho cơ quan thuế khi có yêu cầu; thường xuyên cập nhật các thông tin, chính sách pháp luật về thuế để nắm được các cơ sở thực hiện sau đó đối chiếu số liệu báo cáo thuế.
− Ngoài ra mỗi kế toán viên sẽ chịu trách nhiệm một số các dự án của công ty theo sự phân công của Kế toán trưởng: theo dõi doanh thu, chi phí của dự án; lập hồ sơ thanh toán với Chủ đầu tư; theo dõi thanh toán với Chủ đầu tư và các nhà thầu phụ; các công việc khác phát sinh theo yêu cầu của người quản lý dự án.
Chế độ kế toán:
− Chế độ kế toán áp dụng: Công ty áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ tài chính. − Niên độ kế toán áp dụng: bắt đầu từ ngày 1/7 năm nay và kết thúc vào ngày
30/06 năm sau.
− Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán: Đồng Việt Nam Hình thức kế toán
Để phù hợp với đặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty, hiện tay công ty đang áp dụng hình thức kế toán trên máy tính. Sử dụng phần mềm kế toán CeAC giúp cho công tác ghi sổ kế toán, theo dõi các phần hành, các tài khoản trở nên đơn
giản, nhanh gọn hơn. Hệ thống sổ sách kế toán của công ty tương đối đầy đủ bao gồm sổ cái các loại tài khoản, các loại sổ tổng hợp và các loại sổ chi tiết.
Hàng ngày, các kế toán phụ trách các phần hành khác nhau căn cứ vào chứng từ kế toán hợp lý, hợp lệ để tiến hành nhập dữ liệu vào phần mềm kế toán. Cuối kỳ, kế toán tổng hợp sẽ đối chiếu, kiểm tra lại các phần hành và in sổ kế toán.
Chứng từ kế toán
Sổ quỹ Nhật ký chung Sổ chi tiết
Sổ cái
Bảng cân đối số phát sinh
Báo cáo tài chính Ghi hàng ngày
Ghi định kỳ Đối chiếu
Công ty áp dụng hình thức ghi sổ kế toán là hình thức Nhật ký chung. Trình tự ghi sổ kế toán tại công ty được thể hiện qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 3.3. Trình tự ghi sổ kế toán tại công ty TNHH Nippon Koei Việt Nam International
Phương pháp kế toán tại công ty
− Nguyên tắc ghi nhận tiền và các khoản tương đương tiền: Tiền và các khoản tương đương tiền bao gồm tiền mặt tại quỹ, các khoản tiền gửi không kỳ hạn, các khoản đầu tư ngắn hạn (không quá 3 tháng), có khả năng chuyển đổi dễ dàng thành một lượng tiền xác định và không có nhiều rủi ro trong chuyển đổi thành tiền.
− Phương pháp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.
− Tài sản cố định hữu hình và khấu hao: Tài sản cố định hữu hình được trình bày theo nguyên giá trừ giá trị hao mòn lũy kế.
Nguyên giá tài sản cố định hữu hình bao gồm giá mua và toàn bộ các chi phí khác liên quan trực tiếp đến việc đưa tài sản vào trạng thái sẵn sàng sử dụng.
Tài sản cố định hữu hình được khấu hao phương pháp khấu hao theo đường thẳng dựa trên thời gian hữu dụng ước tính. Thời gian khấu hao cụ thể như sau:
Số năm Phương tiện vận tải 6 - 10 Thiết bị quản lý 3 -5
3.2. Thực trạng kế toán doanh thu và thu nhập khác tại công ty TNHH Nippon Koei Việt Nam International
3.2.1. Nội dung doanh thu tại công ty TNHH Nippon Koei Việt Nam International
Với đặc thù là một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực tư vấn kỹ thuật, doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ phát sinh tại công ty chủ yếu từ việc thực hiện các hợp đồng cung cấp dịch vụ tư vấn thiết kế quy hoạch xây dựng, tư vấn thiết kế công trình xây dựng, giám sát thi công công trình, dịch vụ cung cấp chuyên gia thực hiện dự án, …
Ngoài ra còn có doanh thu hoạt động tài chính bao gồm: lãi tiền gửi tiết kiệm, lãi tỷ giá hối đoái phát sinh trong kỳ của hoạt động kinh doanh, lãi tỷ giá hối đoái phát sinh khi bán ngoại tệ, lãi tỷ giá hối đoái do đánh giá lại cuối năm tài chính các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ của hoạt động kinh doanh. Các khoản thu nhập khác từ hoạt động thanh lý TSCĐ, tiền thưởng tham gia các cuộc thi, …
3.2.2. Thủ tục chứng từ
Công tác tổ chức luân chuyển chứng từ kế toán doanh thu được công ty thực hiện khá khoa học, quy định cụ thể rõ ràng về nguyên tắc lập, nguyên tắc kiểm tra các chứng từ trong một số các giao dịch chủ yếu. Quy trình luân chuyển chứng từ cơ bản phù hợp với đặc thù tổ chức quản lý kinh doanh của công ty, đảm bảo cho việc tập hợp, sử dụng và kiểm tra chứng từ trong các giao dịch chủ yếu. Công tác bảo quản và lưu trữ chứng từ cũng đã được thực hiện theo quy định.
Hệ thống các chứng từ phản ánh doanh thu được sử dụng tại Công ty TNHH Nippon Koei Việt Nam International bao gồm:
− Hóa đơn GTGT (Phụ lục 3.1);
− Bảng xác định giá trị khối lượng công việc hoàn thành (Phụ lục 3.2); − Biên bản nghiệm thu khối lượng hoàn thành (Phụ lục 3.3);
− Hợp đồng dịch vụ tư vấn.
− Các chứng từ khác có liên quan: giấy báo có của ngân hàng, …. Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán doanh thu cụ thể như sau:
− Sau khi ký kết hợp đồng kinh tế với khách hàng, phòng kinh doanh giao hợp đồng cho các phòng ban như phòng dự án, phòng kế toán, phòng nhân sự, ban giám đốc. Do đặc thù của từng dự án trong từng hợp đồng kinh tế, Giám đốc kỹ thuật và trưởng phòng kỹ thuật sẽ lập kế hoạch thực hiện và phân công nhân sự thực hiện dự án.
− Khi sản phẩm dịch vụ hoàn thành bàn giao cho khách hàng và được khách hàng phê duyệt, nghiệm thu sản phẩm. Phòng kỹ thuật sẽ giữ một bộ và giao cho phòng kế toán 1 bộ chứng từ gốc đã được khách hàng phê duyệt để làm thanh toán bao gồm: bảng chấm công, biên bản bàn giao sản phẩm, biên bản nghiệm thu khối lượng sản phẩm hoàn thành, ….
− Phòng kế toán sau khi nhận được bộ chứng từ do phòng kỹ thuật chuyển sang, kế toán dự án sẽ lập bảng xác định giá trị khối lượng công việc hoàn thành, lập hóa đơn GTGT và phiếu đề nghị thanh toán. Bộ hồ sơ thanh toán bao gồm: hóa đơn GTGT, đề nghị thanh toán, biên bản bàn giao sản phẩm, biên bản nghiệm thu khối lượng sản phẩm hoàn thành, bảng xác định giá trị khối lượng công việc hoàn thành và các chứng từ khác có liên quan (nếu có). Bộ hồ sơ thanh toán được lập thành 4 bộ, giao cho khách hàng 2 bộ, phòng kế toán giữ hai bộ.
− Kế toán dự án sẽ ghi nhận doanh thu vào phần mềm máy tính và lưu một bộ hồ sơ thanh toán. Đồng thời xử lý hình thức thanh toán của khách hàng, nếu khách hàng chưa thực hiện thanh toán ngay thì kế toán sẽ ghi sổ công nợ và lưu lại để theo dõi công nợ. Nếu khách hàng thanh toán ngay bằng tiền mặt thì kế toán tiến hành lập phiếu thu và chuyển phiếu thu này cùng một bộ hồ
sơ thanh toán sang thủ quỹ. Nếu khách hàng thanh toán bằng hình thức chuyển khoản thì kế toán dự án sẽ đưa một bộ hồ sơ thanh toán cho kế toán ngân hàng để kẹp cùng chứng từ nhận tiền.
3.2.3. Tài khoản sử dụng
Hệ thống tài khoản phản ánh doanh thu hiện nay đang được áp dụng tại công ty đã tuân thủ theo chế độ kế toán doanh nghiệp theo thông tư 200/2014/TT-BTC. Tại công ty, để theo dõi và hạch toán doanh thu, công ty sử dụng các tài khoản sau:
− Tài khoản 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ; − Tài khoản 515 - Doanh thu hoạt động tài chính;
− Tài khoản 711 - Thu nhập khác.
3.2.4. Kế toán doanh thu và thu nhập khác tại công ty TNHH Nippon Koei Việt Nam International
3.2.4.1. Kế toán doanh thu cung cấp dịch vụ
Qua khảo sát thực tế cho thấy, công tác ghi nhận doanh thu của Công ty về cơ bản đảm bảo qui định của chuẩn mực kế toán số 14. Doanh thu bán hàng được ghi nhận đồng thời thỏa mãn tất cả 4 điều kiện sau:
− Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn;
− Có khả năng thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch cung cấp dịch vụ đó;
− Xác định được phần công việc đã hoàn thành vào ngày lập Bảng Cân đối kế toán;
− Xác định được chi phí phát sinh và chi phí để hoàn thành giao dịch cung cấp dịch vụ đó.
Trình tự kế toán doanh thu cung cấp dịch vụ tại công ty được tiến hành như sau:
− Kế toán viên phải căn cứ vào những chứng từ gốc và căn cứ vào tiến độ thực hiện do hai bên đã thống nhất, các biên bản xác nhận khối lượng công việc thực hiện và hóa đơn đã lập khi nghiệm thu hoàn thành bàn giao sản phẩm, hoặc hạng mục công việc, từng phần công việc hoàn thành để ghi nhận doanh thu, nhập dữ liệu vào phần mềm máy tính, ghi sổ chi tiết TK 511, sổ nhật ký chung và sổ cái TK 511 đồng thời lưu trữ và bảo quản các chứng từ. Sổ nhật ký chung TK 511 được thể hiện hiện qua phụ lục 3.4 và sổ cái TK 511 được thể hiện hiện qua phụ lục 3.5.
Chứng từ sử dụng
Nhập dữ liệu vào phần mềm máy tính
Bảng cân đối số phát sinh Sổ cái TK 511
Báo cáo tài chính Nhật ký chung TK511
− Trường hợp hợp đồng quy định nhà thầu được thanh toán theo tiến độ kế hoạch, khi kết quả thực hiện hợp đồng được ước tính một cách đáng tin cậy, thì doanh thu và chi phí liên quan đến hợp đồng được ghi nhận tương ứng với phần công việc đã hoàn thành do nhà thầu tự xác định vào ngày lập báo cáo tài chính mà không phụ thuộc vào hóa đơn thanh toán theo tiến độ kế hoạch đã lập hay chưa và số tiền ghi trên hóa đơn là bao nhiêu. Kế toán doanh thu hạch toán doanh thu trên phần mềm máy tính, ghi sổ chi tiết như minh họa trong phụ lục 3.6.
− Trường hợp hợp đồng quy định nhà thầu được thanh toán theo giá trị khối lượng thực hiện, khi kết quả thực hiện hợp đồng được xác định một cách đáng tin cậy và được khách hàng xác nhận, thì doanh thu và chi phí liên quan đến hợp đồng được ghi nhận tương ứng với phần công việc đã hoàn thành được khách hàng xác nhận trong kỳ được phản ánh trên hóa đơn đã lập. Kế toán doanh thu hạch toán doanh thu trên phần mềm máy tính, ghi sổ như minh họa trong phụ lục 3.7.
− Khi công ty nhận được tiền của khách hàng thanh toán, kế toán vào chứng từ ghi sổ như minh họa trong phụ lục 3.8.
Trình tự ghi sổ doanh thu cung cấp dịch vụ của công ty được thể hiện qua sơ đồ sau: