3.3. Kế toán chi phí kinh doanh tại công ty TNHH Nippon Koei Việt Nam International
3.3.1. Nội dung chi phí kinh doanh tại công ty TNHH Nippon Koei Việt Nam International
Công ty TNHH Nippon Koei Việt Nam International áp dụng cách phân loại chi phí theo chức năng hoạt động, bao gồm: Chi phí giá vốn hàng bán, chi phí quản lý doanh nghiệp, chi phí sản xuất chung, chi phí tài chính và chi phí khác.
− Chi phí giá vốn hàng bán: là những chi phí có liên quan đến quá trình thực hiện dịch vụ, chiếm tỷ trọng lớn nhất trong tổng chi phí tại công ty.
Lương tháng= Lương cơ bản + các khoản phụ cấpSố ngày làm việc trong tháng Số ngày làm việc thực tế trong thángx
− Chi phí quản lý doanh nghiệp: là những chi phí phát sinh trong hoạt động quản lý chung của các phòng ban khác ngoài dự án bao gồm:
+ Chi phí cán bộ nhân viên (lương, các khoản phụ cấp, các khoản trích BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ,…).
Chi phí tiền lương được xác định trên cơ sở mức lương thỏa thuận trong hợp đồng, bảng chấm công hàng tháng và được tính theo công thức sau:
Quy trình hạch toán lương và các khoản trích nộp theo lương tại công ty: • Cuối tháng phòng nhân sự tập hợp bảng chấm công của các cán bộ
nhân viên trong công ty, lập bảng tính lương.
• Sau khi bảng lương đã được Tổng Giám đốc phê duyệt, phòng nhân sự chuyển bảng tính lương, bảng chấm công và bảng kê chuyển tiền cho nhân viên qua tài khoản cho phòng kế toán.
• Kế toán ngân hàng lập lệnh chuyển tiền lương cho nhân viên và xin phê duyệt của Kế toán trưởng, Tổng Giám đốc.
• Sau đó, kế toán ngân hàng sẽ hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương, các khoản thu qua lương theo quy định hiện hành của pháp luật.
• Toàn bộ hồ sơ liên quan đến tiền lương được lưu giữ tại bộ phận kế toán tiền lương theo chế độ lưu trữ tài liệu kế toán hiện hành.
+ Chi phí vật liệu như: văn phòng phẩm, chi phí đồ dùng văn phòng, chi phí điện, nước, điện thoại, internet, ….;
+ Chi phí sửa chữa TSCĐ bao gồm cả chi phí sửa chữa lớn và chi phí sửa chữa thường xuyên TSCĐ thực tế phát sinh trong kỳ. Trường hợp chi phí sửa chữa TSCĐ phát sinh một lần quá lớn được phân bổ cho các năm tiếp theo;
+ Chi phí công cụ, dụng cụ: công cụ, dụng cụ là loại tài sản dùng trong kinh doanh không đủ tiêu chuẩn là TSCĐ theo quy định hiện hành. Công cụ, dụng cụ có giá trị nhỏ được phân bổ vào chi phí một lần ngay khi xuất ra sử dụng hoặc được phân bổ cho nhiều chu kỳ kinh doanh tuỳ thuộc vào tính chất sử
Mức khấu hao = Nguyên giá
Thời gian sử dụng x 12 dụng và đặc điểm kỹ thuật của từng loại công cụ dụng cụ;
+ Chi phí khấu hao TSCĐ dùng cho quản lý doanh nghiệp gồm khấu hao các loại tài sản như: máy tính, điều hòa, xe ô tô,….Chi phí khấu hao TSCĐ là số tiền khấu hao cơ bản được trích vào chi phí kinh doanh trong kỳ. Chi phí khấu hao được tính theo phương pháp đường thẳng:
+ Ttrích lập dự phòng khó đòi;
+ Chi phí thuế phí, lệ phí: là các khoản thuế, phí, lệ phí phải nộp theo quy định của nhà nước như: Thuế môn bài, thuế nhà đất, thuế GTGT không được khấu trừ… và các khoản phí, lệ phí khác thực tế phát sinh tại đơn vị;
+ Các chi phí dịch vụ mua ngoài: Là các chi phí trả cho người cung cấp dịch vụ phục vụ cho quá trình kinh doanh của công ty như: chi phí thuê kiểm toán, chi phí mua ngoài khác;
+ Chi phí bằng tiền khác như chi hội nghị, tiếp khách, ….
− Chi phí tài chính: là những chi phí về lãi tiền vay, lỗ chênh lệch tỷ giá, … − Chi phí khác: là các khoản chi phí thanh lý, nhượng bán TSCĐ; các khoản
chi khác.
3.3.2. Kế toán chi phí giá vốn hàng bán tại công ty TNHH Nippon Koei Việt Nam International
Chứng từ sử dụng: − Phiếu xuất kho nguyên vật liệu;
− Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ; − Hóa đơn GTGT;
− Bảng kê phiếu mua hàng; − Bảng tính lương;
Tài khoản sử dụng:
Tại công ty, để theo dõi và hạch toán chi phí giá vốn hàng bán, công ty sử dụng tài khoản 632 – Gía vống hàng bán và từng yếu tố chi phí khác nhau được chi tiết theo từng mã mục chi khác nhau trên phần mềm máy tính.
Phương pháp ghi sổ kế toán:
Do lĩnh vực hoạt động của công ty mang tính đơn thuần là cung cấp sản phẩm dịch vụ tư vấn cho nên giá vốn sản phẩm cung cấp cho khách hàng cũng chính là toàn bộ chi phí trực tiếp có liên quan mà công ty đã bỏ ra. Kế toán tập hợp chi phí theo từng dịch vụ tư vấn khác nhau để lấy cơ sở xác định giá vốn. Trong quá trình thực hiện dịch vụ tư vấn, kế toán dự án sẽ tập hợp tất cả các chi phí dịch vụ phát sinh trong kỳ như: chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương trả cho cán bộ dự án, khấu hao TSCĐ, chi phí văn phòng phẩm, công cụ dụng cụ, điện, nước,.. phục vụ cho việc thực hiện dự án. Để theo dõi được chi phí của từng dự án, công ty đã lập hệ thống mã thống kê cho từng dự án và hạch toán theo từng mã đối tượng trên phần mềm. Ví dụ: mã CPDD1306 - dịch vụ tư vấn thiết kế cho dự án xây dựng công trình hầm đường bộ qua Đèo Cả, mã CMDD1620 - dịch vụ tư vấn thiết kế, lập dự toán cho dự án xây dựng công trình hầm đường bộ qua Cù Mông, ….
Cuối kỳ, sau khi tổng hợp chi phí theo từng đối tượng, kế toán tiến hành kết chuyển hoặc phân bổ các loại chi phí này, để tập hợp toàn bộ chi phí cho từng đối tượng chịu chi phí trên tài khoản 154- Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang”, phục vụ cho việc tính giá thành dịch vụ đã thực hiện trong kỳ. Khi dịch vụ đã hoàn thành, sản phẩm đã chuyển giao cho người mua, được xác định là đã bán trong kỳ, toàn bộ số phát sinh trên tài khoản 154- Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang đều được kết chuyển sang tài khoản 632 - Giá vốn hàng bán.
Cuối kỳ, toàn bộ giá vốn hàng bán trong kỳ được kết chuyển sang TK 911- Xác định kết quả kinh doanh.
Chứng từ sử dụng
Nhập dữ liệu vào phần mềm máy tính
Bảng cân đối số phát sinh Sổ cái TK632
Báo cáo tài chính Nhật ký chung TK632